THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG

THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY
TNHH VĂN TRỌNG
1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Trọng
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Văn Trọng được thành lập ngày 1/2/1993. Mặt hàng chủ yếu
của Công ty là sản xuất các loại máy hàn từ 150A đến 500A. Tuy là mặt hàng mới
sản xuất, nhưng các sản phẩm của Công ty đã được thị trường chấp nhận cả về mặt
chất lượng, mẫu mã, giá cả. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các
nhà máy, các công trình xây dựng và các xí nghiệp sản xuất khác. Ngoài ra, Công
ty còn sản xuất các thiết bị điện khác phục vụ tiêu dùng như: quạt chống nóng 3
pha, cầu dao các loại, đèn cao áp, đui đèn các loại...
Qua gần 10 năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên
thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu hoạt động cuả Công ty trong 2 năm gần
đây:
Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001
Tổng sản lượng cái 1.500 1.530
Tổng doanh thu đồng 3.375.000.000 34.875.000.000
Tổng lợi nhuận đồng 22.760.000 23.017.000
Thu nhập bình quân
tháng
đồng 400.000 420.000
Nộp Ngân sách Nhà nước đồng 23.625.000 24.412.500
1.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất
Công ty tổ chức sản xuất thiết bị điện trên diện tích 2000 m
2
nên việc bố trí
sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc chuyển vật liệu, thành phẩm
hay nửa thành phẩm từ kho này sang kho kia. Hay nói cách khác do xắp xếp các
khu vực hợp lý khoa học nên việc luân chuyển giữa các bộ phận sản xuất đảm bảo
nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn
chỉnh.

- Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô vừa nên chỉ thành lập 2 phân
xưởng sản xuất.
• Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ gia công các loại vật liệu
như sắt, tôn... để tạo nên khung máy hàn.
• Phân xưởng lắp ráp: Có nhiệm vụ cuốn dây để tạo nên cuộn sơ cấp, cuộn
thứ cấp của máy. Đồng thời phân xưởng này tập hợp các chi tiết của máy
để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh.
Quy trình sản xuất sản phẩm máy hàn như sau:
Tôn
Lắp sun từ
Quấn Tẩm Lắp
Thử điện
Th nh ruà ột máy
Sơn vân búa
KCS
Nhập kho
Đồng sơ
cấp
Sắt góc các loại
Cắt
Uốn
Khoan
H nà
Sơn chống gỉ
Khung
Lấy dấu
Đục lỗ
Tôn các loại
Cắt
Dập

Uốn
Sơn chống gỉ
Lắp
Về trang bị kỹ thuật:
Hầu hết máy móc của Công ty là máy cũ được trang bị từ khi mới thành lập
như máy tiện, máy cán dây, máy cắt cán... Gần đây do yêu cầu đổi mới công nghệ
chế tạo, Công ty đã mua thêm một số máy mới, đồng thời cải tiến sửa chữa những
máy cũ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động cuả Công
ty.
1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý xí nghiệp
Toàn bộ hoạt động của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Giám
đốc. Công ty có tất cả 4 phòng nghiệp vụ. Cụ thể như sau:
- Phòng kế hoạch vật tư: 3 người
. 1 cán bộ khai thác vật tư
. 1 cán bộ thống kê
. 1 thủ kho
- Phòng tài chính-kế toán: có nhiệm vụ quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản của xí
nghiệp.
- Phân xưởng sản xuất: Nơi diễn ra hoạt động sản xuất chính của doanh
nghiệp
- Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG
Giám đốc
Phòng T i chínhà
Kế toán
Phòng kế hoạch
vật tư
Ban
bảo vệ
Phân xưởng

sản xuất
Kho TP,
h ng hoáà
Kho
vật tư
1.4.Tổ chức phòng tài chính-kế toán
Phòng kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán của đơn vị, không tổ
chức bộ phận kế toán riêng ở từng phân xưởng mà bố trí nhân viên thông kế làm
nghiệp vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập các chứng từ, ghi chép
sổ sách các thông tin kinh tế một cách giản đơn sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về
phòng kế toán hạch toán.
Là đơn vị độc lập, kế toán Công ty có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết
quả cuối cùng của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách và
áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ hàng hoá. Cụ thể là Công ty áp dụng hình
thức hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ và theo phương pháp kế toán thường
xuyên.
Kế toán Công ty đã xây dựng một nguyên tắc rất chặt chẽ đó là kết hợp giữa
kế toán chi tiết nhằm đảm bảo công việc kế toán được tiến hành song song và việc
sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Vì vậy tạo điều kiện thúc đẩy
công tác kế toán tiến hành kịp thời, phục vụ tốt yêu cầu quản lý đảm bảo số liệu
chính xác, tiến độ công việc được thực hiện đều đặn trong tất cả các phần hành của
kế toán.
Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ sau:
- Đôn đốc, kiểm tra, thu thập đầy đủ , kịp thời các thông tin kinh tế của Công ty.
- Giúp giám đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ
ghi chép ban đầu phục vụ việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của Công ty.
- Tham gia tổ chức công tác kiểm kê tài sản cố định, tài sản vốn, vật tư..., tổ
chức quản lý vốn, hồ sơ theo qui định.
- Giúp giám đốc Công ty trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như sử
dụng vốn đúng mục tiêu, đúng chế độ.

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty bố trí phòng kế toán như
sau:
- Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán của
Công ty, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ hạch toán kế toán. Lập báo
cáo tài chính hàng tháng của Công ty.
- 1 kế toán vật liệu, chi phí và giá thành kiêm thủ quĩ
- 1 kế toán tiền lương, công nợ, tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu
thụ
2.Tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng
2.1. Đặc điểm vật liệu của Công ty
Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại vừa mua trong nước.
Các vật liệu phải nhập bao gồm: dây đồng bọc thuỷ tinh, dây đồng dẹt, tôn silic...
Những vật liệu mà Công ty mua của các doanh nghiệp trong nước là sơn các loại,
thanh nhôm, đế nhôm...
Việc theo dõi từng thứ vật liệu rất phức tạp, do Công ty sử dụng nhiều loại
vật liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra việc sắp xếp bảo quản vật liệu sao cho
phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, đòi hỏi Công ty phải bố trí cán
bộ, kho tàng một cách khoa học.
2.2.Phân loại vật liệu
Căn cứ vào đặc điểm vật liệu ở Công ty, các loại vật liệu được phân ra như sau:
- Vật liệu chính: bao gồm các loại đồng, tôn, sợi kẽm... Những loại vật liệu này
chiếm 60-75% tổng giá trị vật liệu
- Vật liệu phụ: bao gồm các loại sơn, thanh cách điện, đế nhôm... chiếm 25-
40% tổng chi phí vật liệu.
- Nhiên liệu: dầu, xăng
- Phụ tùng thay thế, sữa chữa cho máy móc như vòng bi, dây cu roa, chi tiết
khác
Đánh giá vật liệu
Đánh gía vật liệu là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật
liệu theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá vật liệu có thể sử dụng giá

thực tế hoặc giá hạch toán.
Tuy nhiên, thực tế tại Công ty TNHH Văn Trọng, kế toán chỉ sử dụng giá thực
tế để đánh giá vật liệu.
- Đối với vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua chưa có
thuế GTGT ghi trên hoá đơn của đơn vị bán (không tính các khoản chi phí thu
mua). Nếu thu mua không có hoá đơn GTGT, trị giá thực tế của vật liệu là tổng giá
thanh toán cho đơn vị bán (không có chi phí thu mua). Các chi phí thu mua vật liệu
hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung” để phân bổ trực tiếp vào giá
thành.
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 018324 ngày 17/7/02, mua 376 kg đồng bọc tuỷ
tinh của Công ty cơ điện Trần phú, đơn giá: 3500đ/kg, giá mua chưa có thuế là
13.160.000 đ, thuế GTGT là 1.316.000đ, Chi phí vân chuyển 100.000đ.
Khi nhập kho, kế toán ghi: giá thực tế của dây đồng là 13.160.000đ, phần thuế
GTGT ghi nợ TK 133, chi phí vân chuyển ghi nợ TK 627.
Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công bằng giá thực tế xuất kho
cộng chi phí thuê gia công.
- Đối với vật liệu xuất kho
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này,
Công ty căn cứ vào lượng vật liệu xuất ra theo thời gian để tính giá xuất thực tế
theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng vật liệu xuất kho thuộc
lần nhập trước, số còn lại được tính theo lần nhập sau. Cuối tháng tính ra đơn giá
thực tế của vật liệu tồn kho (làm căn cứ cho lần xuất tháng sau).
Ví dụ:
Giá thực tế đồng bọc thuỷ tinh cuối tháng 6/02 (đầu tháng 7/02) là:
Số dư đầu tháng 130 kg, giá thực tế: 35.500 đ/kg
1. Ngày 5/7 nhập kho 420 kg, đơn giá 35.200 đ/kg (chưa có thuế GTGT),
giá mua thực tế là 420×35.200 = 14.784.000 đ
2. Ngày 6/7 xuất kho 325 kg đồng
3. Ngày 17/7 nhập kho 376 kg, đơn giá 35.000 đ/kg (chưa có thuế GTGT),

giá mua thực tế là 376×35.000 = 13.160.000 đ
4. Ngày 18/7, xuất kho 475 kg đồng
5. Ngày 20/7, nhập kho 400 kg, đơn giá 34.800 đ/kg (chưa có thuế GTGT),
giá mua thực tế là 400×34.800 = 13.920.000 đ
Giá thực tế đồng xuất trong tháng được tính như sau:
• Giá thực tế xuất 325 kg ngày 6/7:
130 kg, đơn giá đầu tháng: 130×35.500 = 4.615.000 đ
195 kg, đơn giá nhập 5/7 195×35.200 = 6.864.000 đ
11.479.000 đ
• Giá thực tế xuất 475 kg ngày 18/7:
225 kg, đơn giá nhập 5/7: 225×35.200 = 7.920.000 đ
250 kg, đơn giá nhập 17/7 250×35.000 = 8.750.000 đ
16.670.000 đ
Đơn giá thực tế tồn cuối tháng là:
126 kg, đơn giá nhập 17/7: 126×35.000 = 4.410.000 đ
400 kg, đơn giá nhập 22/7 400×34.800 = 13.920.000 đ
18.330.000 đ
2.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng
Chứng từ kế toán để hạch toán chi tiết vật liệu được sử dụng tại Công ty bao
gồm:
Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01-VT
Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02-VT
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 08-VT
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02-BH
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán như sau:
- Thủ tục nhập kho:
Khi vật liệu đến kho, thủ kho kiểm tra chất lượng, qui cách, số lượng, giá cả lô
hàng (Phụ lục, biểu số 1)
Sau đó, cán bộ phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán (Phụ lục, biểu số

2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để làm phiếu nhập kho (Phụ lục, biểu số 3).
Phiếu nhập kho được làm thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhâp,
phụ trách cung tiêu, người kiểm tra kỹ thuật. Một liên lưu ở phòng vật tư, một liên
giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển phòng kế toán, một liên giao cho
khách hàng.
- Thủ tục xuất kho:
Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch xuất vật
tư. Bộ phận kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật liệu tương
ứng (Phụ lục, biểu số 4). Mỗi phiếu được lập thành 3 liên: một lưu ở phòng vật tư,
một cho thủ kho vật liệu sau chuyển lên phòng kế toán, một cho người nhận vật
liệu.
Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song (như đã
trình bày ở phần trên). Cuối tháng, kế toán căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng
loại vật liệu tiến hành ghi số tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu (Phụ lục, biểu số 7)
để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp.
BIỂU SỐ 1
Đơn vị :Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 05-VT
Bộ phận: Phòng KHVT QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 11/11/1995 của BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
(Vật tư, sản phẩm hàng hoá)
Ngày 17 tháng 7 năm 2002
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 018324, ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện
Trần Phú.
Biên bản kiểm nghiệm gồm có:
Ô/B: Lê Hồng Nguyên Trưởng ban
Ô/B: Trần Kim Phi Uỷ viên
Ô/B: Nguyễn Quang Hùng Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT

Tên, nhãn hiệu qui
cách vật tư
Mã
số
Phương
thức kiểm
nghiệm
ĐVT
Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
đúng qui
cách
Số lượng
không
đúng qui
cách
1 Dây đồng bọc thuỷ
tinh
kg 376 376 0
Ý KIẾN CỦA BAN KIỂM NGHIỆM: Đã đạt chất lượng đưa vào sản xuất
Cán bộ kiểm nghiệm Thủ kho Trưởng ban Cán bộ giao nhận
BIỂU SỐ 2
HOÁ ĐƠN GTGT AQ/99.B
Liên 2 (giao cho khách hàng) N- 018324
Ngày 17/7/2002
Đơn vị bán hàng: Công ty cơ điện Trần Phú
Địa chỉ: 60 Phương Liệt, Thanh xuân Số tài khoản

Điện thoại: 8.691.109 Mã số
Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng
Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Số tài khoản
Địa chỉ: Gia lâm Mã số
Hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt
T
T
Tên hàng hoá dịch vụ Đ/ vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Dây đồng bọc thuỷ
tinh
kg 376 35.000 13.160.000
Cộng tiền hàng 13.160.000
Thuế GTGT: 10% Thuế GTGT 1.316.000
Tổng cộng thanh toán: 14.476.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm bảy sáu ngàn đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị