Những lí luận chung về kế toán và tổ chức công tác kế toán vật liệu

Những lí luận chung về kế toán và tổ chức công tác
kế toán vật liệu
1.1.Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất .
1.1.1. Vai trò, đặc đIểm của vât liệu :
Vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất ( t liệu lao động, sức lao động và đối tợng lao động) , là cơ sở vật chất để
hình thành nên thực thể của sản phẩm. Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không
ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. Về mặt hiện vật nó chỉ
tham gia vào một chu kì sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu
dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của vật liệu đợc
chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới của sản phẩm tạo ra. Về mặt kĩ thuật, vật
liệu là những tài sản vật chất tồn tại dới nhiều trạng tháI khác nhau, phức tạp về mặt
đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trờng xung quanh.
Từ những đặc điểm trên của vật liệu cho ta thấy chúng có vị trí, vai trò
hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản
xuất.
1.1.2 Yêu cầu quản lí.
Quản lí vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. để quản lí
tốt vật liệu trớc hết quản lí chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
vạt t là một trong những yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng . Thực hiện tiết
kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lợng của
sản phẩm, hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Tổ chức quản
lí chặt chẽ vật liệu sẽ hạn chế đợc những mất mát h hỏng, giảm bớt đợc những rủi ro
thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .Quản lí vật liệu còn là điều kiện để đánh giá lại tài
sản cuả đơn vị một cách đầy đủ xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan của
thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp .
Với ý nghĩa đó, việc quản lí của doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo các
yêu cầu sau:

- Quản lí chặt chẽ các quá trình thu mua vật liệu trên các mặt: số lợng, chất l-
ợng, giá cả và thời hạn cung cấp. Tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua,
đảm bảo vật liệu mua về đúng yêu cầu sử dụng và giá cả phải hợp lý, lựa chọn đúng
thời điểm thu mua để hạ thấp chi phí thu mua góp phần hạ giá thành sản phẩm.
- Tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng nh trên đờng vận chuyển. Phải có
một hệ thống kho tàng, phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của
từng loại vật t nhằm hạn chế hao hụt, h hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo
quản , vận chuyển.
- Quản lí việc dự trữ vật liệu: PhảI đảm bảo dữ trữ một lợng nhất định để quá
trình sản xuất không bị gián đoạn. PhảI dữ trữ sao cho không vợt quá mức dữ trữ tối
đa ( để sản xuất liên tục bình thờng ).
- Quản lí việc sử dụng vật liệu : Cần thực hiện theo các định mức tiêu hao,
đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hợp lí.
1.1.3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu
Để quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành bình thờng, các doanh nghiệp
phải có kế hoạch mua và dữ trữ các loạI vật t hợp lí. Đối với các doanh nghiệp sản
xuất cần phải đảm bảo việc cung cấp vật t kịp thời cả về số lợng và chất lợng. Trong
đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tợng lao động cấu thành thực thể sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất, đối tợng lao động đợc chuyển hoá toàn bộ giá trị vào giá trị
sản phẩm mới và hình thành chi phí nguyên vậu liệu trực tiếp.
Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm
vụ sau đây:
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của
vật t, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính tóan đúng đắn trị giá vốn ( hoặc giá
thành) thực tế của vật t , hàng hoá nhập, xuất, tồn kho nhằm cung cấp thông tin kịp
thời, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp .
-Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t, hàng hoá, kế
hoạch sử dụng vật t, hàng hoá cho sản xuất.
-Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp
thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.

1.1.4. Những nội dung chủ yếu của về hạch toán vật liệu
Để thực hiện tốt các yêu cầu quản lí và các nhiệm vụ của kế toán vật liệu thì
đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại và lập danh sách vật liệu .
-Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản vật t. Trong kho trang bị đầy
đủ phơng tiện, các công cụ cân đo đong đếm vật t. Về nhân sự phải có nhân viên bảo
vệ, thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho.
- Xây dựng định mức vật t cần thiết: Các định mức vật t tối đa, tối thiểu, các
định mức sử dụng vật t nh các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản.
- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ và luân
chuyển chứng từ cho khoa học, hợp lý.
-Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách một cách thích
hợp.
-Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật t cũng nh các báo cáo tình
hình nhập, xuất, tồn kho vật t.
-Tổ chức phân tích về tình hình vật t và những thông tin kinh tế cần thiết.
1.2. Phân loại, đánh giá vật liệu
1.2.1. Phân loại.
Trong doanh nghiệp vật liệu bao gồm nhiều loại, và có nhiều vai trò , tác dụng,
tính chất lý hoá khác nhau và luôn biến động thờng xuyên, liên tục hàng ngày trong
quá trình sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, thứ vật liệu
cần thiết phảI tiến hành phân loại vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu có thể chia thành
nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây
dựng và vật liệu khác.
Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh
nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến gia
công.
1.2.2.Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo

những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
1.2.2.1.Các nguyên tắc đánh giá.
Vật t, hàng hoá hiện có ở doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ sách kế toán
theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền bỏ ra của doanh nghiệp để có số vật t,
hàng hoá đó. Sự hình thành trị giá vốn của vật t, hàng hoá đợc phân biết ở các giai
đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh nh:
+Trị giá vốn của vật t, hàng hoá tại thời đIểm mua hàng là số tiền thực tế phải
trả cho ngời bán( còn gọi là giá mua thực tế).
ở các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì trị giá
mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT ,trừ đi các khoản chiết
khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng, hàng trả lại (nếu có).
ở các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT trực tiếp thì trị giá mua
thực tế là trị giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT), trừ đi các khoản chiết khấu, giảm
giá hàng mua đợc hởng, hàng trả lại (nếu có).
+Trị giá vốn hàng mua nhập kho là trị giá thực tế của hàng mua nhập kho cùng
các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, các
khoản chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có).
+ Trị giá vốn hàng của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời
đIểm nhập kho.
1.2.2.2.Các cách đánh giá vật liệu
Đánh gía vật liệu theo giá thực tế:
-Đối với vật liệu nhập kho:
Nguyên tắc giá đòi hỏi giá thực tế của vật liệu bao gồm toàn bộ chi phí mua
sắm gia công chế biến vật liệu bao gồm hai bộ phận giá bản thân vật liệu và chi phí
mua, chi phí gia công, chế biến. Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu bao gồm các yếu tố
cấu thành khác nhau.
+Vật liệu mua ngoài, giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản
thuế nếu có) cộng với chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,
phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng, chi phí nhân viên)
trừ các khoản chiết khấu hàng mua đợc hởng (nếu có).

+Vật liệu doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất
kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
+Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu xuất thuê chế
biến gia công với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về
doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị gia công chế biến.
+Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật
liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
+Giá thực tế của vật liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng,
có thể theo giá ớc tính.
- Giá thực tế vật liệu xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu, kế toán phải tính toán
chính xác giá thực tế cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau. Có nhiều cách
xác định giá vật liệu xuất kho:
+Tính theo giá thực tế đích danh
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao. Giá thực tế vật
liệu xuất kho đơc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần
nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.
+Tính theo giá bình quân gia quyền:
Đơn giá bình
quân gia
quyền
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì +
Giá thực tế vật liệu nhập
kho trong kì
Số lợng vật liệu tồn đầu kì +
Số lợng vật liệu nhập kho
trong kì

Giá thực tế vật = Số lợng vật liệu *Đơn giá bình quân gia
liệu xuất kho xuất kho quyền

+Tính theo giá nhập trớc, xuất trớc (Fifo):
Nguyên vật liệu nhập trớc thì xuất trớc, nhập sau thì xuất sau, nhập theo giá
nào thì xuất theo giá đó. Nguyên vật liệu tồn kho tính theo lần nhập sau cùng.
+Tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo) Nguyên vật liệu nhập sau thì xuất tr-
ớc còn nguyên liệu nhập trớc thì xuất sau. Nhập theo giá trị nào thì xuất theo giá trị
đấy. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kì theo giá nguyên vật liệu nhập lần đầu tiên
hoặc nguyên vật liệu tồn đầu kì. Phơng pháp này có u điểm là cạp nhật kịp thời về
giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu và chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít
doanh điểm nguyên vật liệu với số lần nhập xuất không nhiều.
+Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu tồn kho theo giá mua lần cuối cùng. Ph-
ơng pháp này coi giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo lần cuối cùng. Giá
trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:
Giá trị NVL xuất = Giá trị NVL + Giá trị NVL - Giá trị NVL
dùng trong kì tồn đầu kì mua vào trong kì tồn cuối kì
Giá trị NVL = Số lợng NVL * Đơn giá mua NVL mua lần
tồn cuối kì tồn cuối kì cuối cùng
Phơng pháp này khá đơn giản nhng không kịp thời và thờng đợc áp dụng trong
các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kì.