MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐT&XD BẢO QUÂN

Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán NVL
tại công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo Quân
I. Nhận xét chung
Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là một công ty trẻ. Kể từ khi thành lập
Công ty đã từng bớc lớn mạnh về mọi mặt. Đến nay Công ty đã thành lập đợc 5 năm
với những bớc thăng trầm khi chuyển sang cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt. Công
ty đã gặp không ít những khó khăn nhng với sự quyết tâm của toàn bộ công nhân
viên công ty phát triển vững mạnh và làm ăn có hiệu quả.
Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã và đang sử dụng hệ thống tài khoản
thống nhất theo quyết định số 144/2001/QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính
ban hành, đồng thời áp dụng hình thức kế toánNhật kí chung và thực hiện chế độ
báo cáo tài chính theo QĐ 167/2001BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính dùng cho
các Doanh nghiệp. Công tác kế toán của Công ty không ngừng củng cố và hoàn
thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế
của công ty. Trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán luôn đợc nâng cao, các kế toán
viên đều sử dụng thành thạo máy tính. Ngay từ đầu năm 2001 công ty đã cài đặt phần
mềm kế toán. Đây là một phát triển đáng kể của công ty trong công tác kế toán giúp
cho kế toán viên giảm nhẹ đợc công việc. Những cố gắng và thành tích đó là thành
quả của toàn bộ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng.
Trong hạch toán kế toán ở công ty, hạch toán kế toán NVL là một khâu quan trọng vì
chi phí NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm.
Việc theo dõi nhập xuất kho NVL đợc tổ chức khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa
kho và phòng kế toán, đảm bảo chính xác về mặt số lợng, chất lợng. Mặt khác, công
ty có một hệ thống kho tàng chắc chắn, kiên cố và đợc hợp lý theo từng chủng loại và
từng thứ NVL.
Trong thời gian thực tập ở Công ty em nhận thấy công tác hạch toán kế toán
NVL ở công ty có những u, nhợc điểm sau:
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 1
1. Ưu điểm
Về cơ bản, công tác quản lý và kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD
Bảo Quân là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL trong quá trình
sản xuất, Công ty Bảo Quân đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng nh hạch
toán NVL. Điều đó thể hiện ở chỗ :
Về công tác hạch toán vật liệu, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán
NVL theo từng công trình, hạng mục trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Một
năm công ty hạch toán vào bốn quý, một quý có ba tháng đợc hạch toán một cách
đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu.
Công tác tổ chức kế toán đợc thiết kế khá hợp lý, bao quát đợc các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ đã giúp cho kế toán chi tiết
NVL theo dõi chính xác sự biến động của NVL trong toàn công ty, đồng thời giúp
cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp thuận lợi.
Công ty còn có bộ máy kế toán gọn nhẹ, mô hình quản lý và mô hình kế
toán khoa học phù hợp với cơ chế thị trờng hiện nay. Các phòng ban của công ty
đã giúp cho ban lãnh đạo của công ty giám sát thi công, quản lý kinh tế, tổ chức
sản xuất kinh doanh theo khoa học và ra quyết định đúng đắn, nhờ đó công ty đã
khẳng định đợc vị thế của mình và tạo uy tín trên thị trờng.
1. Nhợc điểm
Bên cạnh những thành tích đạt đợc, kế toán NVL của công ty cũng còn có một
số hạn chế nhất định nh sau:
Hệ thống kho bảo quản vật t chật hẹp đôi khi không thể dự trữ đủ những
vật t có trọng lợng và kích thớc lớn nh thép tấm, sơn, cát, sỏi
NVL mua về cha đợc kiểm nghiệm chặt chẽ và có biên bản kiểm
nghiệm.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 2
Khi có nhu cầu về NVL ở các công trình, đơn vị tự đi mua và xuất thẳng
tới chân công trình hoặc có thể nhập tại kho nơi thi công công trình, do đó sẽ gây
khó khăn cho công tác hạch toán và theo dõi NVL của kế toán tại công ty.
NVL mua về đợc xuất thẳng không qua kho nhng kế toán vẫn làm thủ
tục nhập xuất kho bình thờng.

Do công ty phải nhập đến 80% NVL,nên điều tất yếu là công tác bảo
đảm NVL rất khó khăn. Dẫn đến tình trạng công ty phải phụ thuộc nhiều vào các
nhà cung cấp và chịu biến động lớn của tình hình kinh tế trong khu vực cũng nh
kinh tế thế giới.
ở công ty việc tạm ứng cho cán bộ đi mua NVL chỉ theo dõi trên sổ
theo dõi thanh toán với ngời bán mà không theo dõi trên sổ tạm ứng. Do đó không
theo dõi đợc các khoản tạm ứng theo từng lần thanh toán của ngời tạm ứng. Vậy
cần phải hoạch toán các khoản tạm ứng thu mua NVL theo đúng nội dung kinh tế
phát sinh.
Sau thời gian thực tập tại công ty,đợc sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong
phòng kế toán em đã phần nào nắm bắt đợc những u nhợc điểm nổi bật trong công
tác kế toán của công ty. Sau đây em xin mạnh dạn đa ra một vài đề xuất nhỏ hy vọng
đóng góp phần nào trong việc nâng cao công tác hoạch toán kế toán NVL của công
ty Bảo Quân.
I. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl
tại công ty
Qua thời gian thực tập tại Công ty Bảo Quân với góc độ là một sinh viên. Em
mạnh dạn đa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty:
1. Hoàn thiện việc mở rộng hệ thống kho bảo quản vật t
Mặc dù trong điều kiện có thể công ty đã có những u tiên đầu t cho sản xuất
và kho tàng song vẫn rất nhỏ hẹp. Do bất lợi về diện tích kho bãi nên kho vật t không
thể dự trữ toàn bộ lợng vật t lớn mua về, đặc biệt là những vật t có trọng lợng và kích
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 3
thớc lớn nh thép tấm, đá, sỏi Do điểm hạn chế nh vậy nên công rác quản lý và kế
toán vật t tại công ty có những điểm khác biệt:
Những vật t có kích thớc lớn khi mua về đợc xuất thẳng tới các phân x-
ởng. Tuy nhiên kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho vật t (lập phiếu nhập kho) và
theo dõi biến động của các loại vật t trên thẻ kho.
Khi các phân xởng có nhu cầu xử dụng vật t, nhân viên kinh tế phân x-
ởng lập phiếu xuất kho chuyển cho phòng vật t đối chiếu với định mức sử dụng

vật t và ký xác nhận. Cuối cùng, phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.
Theo cách trên, các nghiệp vụ nhập xuất kho chỉ diễn ra trên giấy tờ, thủ kho
chỉ theo dõi đợc biến động của vật t trên sổ sách. Tuy đây là biện pháp nhằm khắc
phục những khó khăn trớc mắt của công ty nhng ngay tại thời điểm hiện tại cách
quản lý này đã bộc lộ một vài nhợc điểm nhất định nh :
Các phiếu xuất kho không đợc bàn giao cho thủ kho ngay trong tháng vì
vậy những nghiệp vụ xuất kho vật t này không đợc phản ánh trên thẻ kho.
Để khắc phục tận gốc khó khăn này, theo em công ty nên mở rộng mặt bằng
sản xuất và hệ thống kho tàng nhằm đẩy mạnh sản xuất và nâng cao chất lợng quản
lý vật t. Trớc mắt, công ty nên thuê thêm nhà kho còn về lâu dài thì có thể chuyển ra
ngoại thành là nơi có quỹ đất rộng rãi.
2. Lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài
nhập kho.
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý
NVL, NVL mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nghiệm để xác định đợc số lợng,
quy cách chất lợng thực tế của NVL. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung
cấp.
Để kiểm nghiệm vật t mua vào, công ty cần lập ban kiểm nghiệm vật t. Ban
kiểm nghiệm gồm: Phòng Kế hoạch kỳ thuật, Phòng kế toán, Thủ kho. Sau khi kiểm
nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hoá
đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định ró
nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 4
3. Tăng tính chủ động để đáp ứng nhu cầu về NVL
Công ty phải tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL nội địa, mở rộng mối
quan hệ làm ăn với nhiều nhà cung cấp nớc ngoài để tăng khả năng chọn lựa. Ngoài
ra công ty nên đầu t nghiên cứu và tìm kiếm các NVL mới, có thể khai thác hoặc
thay thế.
4. Kế toán chặt chẽ hơn về các khoản tạm ứng để thu mua NVL
Trong công ty Bảo Quân, việc tạm ứng tiền cho cán bộ cung tiêu đi mua NVL

là nghiệp vụ tơng đối thờng xuyên và đợc sự đồng ý của ban giám đốc. Số tiền tạm
ứng cho cán bộ cung tiêu đi mua NVL trong kỳ là tơng đối lớn. Tuy nhiên kế toán
mới chỉ theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ chi tiết với ngời bán mà
không theo dõi trên sổ theo dõi tạm ứng. Nh vậy cán bộ cung tiêu của công ty có t
cách là là ngời bán NVL cho công ty và khoản tạm ứng này không đợc theo dõi về
thời hạn thanh toán, không theo dõi đợc các khoản tạm ứng theo từng lần thanh toán
vì vậy dễ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn của công ty và dẫn đến
việc hạch toán không đúng với nội dung kinh tế phát sinh.
Theo em để khắc phục tình trạng này em xin đa ra ý kiến tham khảo nh sau :
Kế toán nên sử dụng TK 141 (TK tạm ứng) để hạch toán các khoản tạm
ứng.
Công ty nên thay đổi phơng pháp hạch toán nghiệp vụ thu mua NVL
bằng tiền tạm ứng. Cụ thể là :
o Khi đợc sự đồng ý của ban giám đốc về khoản tạm ứng nào đó kế
toán căn cứ vào chứng từ xin tạm ứng và phiếu chi ( do kế toán thanh toán
ghi) để ghi sổ định khoản
Nợ TK141 : Tạm ứng (chi tiết đối tợng)
Có TK 111
o Khi số NVL đợc mua bằng tiền tạm ứng đó về nhập kho công ty, kế
toán căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 141 : Tạm ứng (chi tiết đối tợng)
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 5
o Nếu tiền tạm ứng mua NVL còn thừa, ngời nhân tạm ứng nộp lại thì
kế toán ghi theo định khoản :
Nợ TK 111 : Số tiền thừa
Có TK 141
o Nếu ngời tạm ứng không nộp ngay số tiền thừa mà doanh nghiệp trừ
dần vào lơng, kế toán ghi :

Nợ TK 334
Có TK 141
o Nếu số tiền mua NVL còn thiếu, kế toán thanh toán sẽ tiến hành chi
tiếp số thiếu, kế toán ghi:
Nợ TK 141
Có TK 111
o Nếu kế toán thanh toán cha ghi tiếp số thiếu thì ghi sổ theo định
khoản :
Nợ TK liên quan (151,152,153)
Có TK 3388
o Khi đã thanh toán số còn thiếu, kế toán ghi
Nợ TK 3388
Có TK 111
Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141
Phơng pháp lập : Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi đối tợng tạm ứng đợc theo
dõi trên một trang sổ :
Cột STT : Ghi số thứ tự phát sinh các lần tạm ứng;
Cột chứng từ : Ghi số hiệu ngày, tháng của phiếu chi, séc ;
Cột diễn giải : Ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng;
Cột d đầu tháng : phản ánh số tiền tạm ứng cha mua hết NVL;
Cột d cuối tháng = D nợ đầu kì + Số phát sinh nợ Số phát sinh có;
Cột ghi nợ TK 141, ghi có TK liên quan phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời
đi mua NVL phát sinh trong tháng;
Cột hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ khác ghi số liệu ngày tháng;
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 6
Cột ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK liên quan phản ánh giá trị vật t hàng hóa
mua về chi tiết hạch toán và giá thực tế.
Để thực hiện có hiệu quả, mọi nghiệp vụ thu mua hàng hoá, vật t đều phải ghi
rõ thời hạn thanh toán, khoản tạm ứng sử dụng không hết, tạm ứng bổ xung và ngời
đó sẽ không nhận đợc khoản tạm ứng sử dụng không hết mới cho đến khi sử dụng

hết hoặc thanh toán xong số tạm ứng cũ đó.


Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 7
kết luận
Công tác tổ chức kế toán NVL là một nội dung quan trọng của quản lý kinh tế.
Quản lý tốt NVL, sử dụng NVL một cách có hiệu quả, hợp lý tiết kiệm sẽ góp phần
không nhỏ vào việc nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm.
Qua thời gian thực tập tìm hiểu ở Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân đã giúp
em thấy đợc vai trò của kế toán NVL trong việc tổ chức quản lý NVL và giúp cho em
thấy đợc cần phải vận dụng lý luận và thực tế nh thế nào để đạt hiệu quả cao nhất.
Vì thời gian thực tập ngắn,trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi
đợc những sai sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thấy, cô và cán bộ kế toán
công ty để bản luận văn này hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy giáo TS Hà Đức
Trụ cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán đã giúp em hoàn thành bản luận văn này.

Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 8
Mục lục
Lời mở đầu
Chơng I - những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác
kế toán nvl trong các doanh nghiệp xây lắp1
Kết luận
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 9
Phụ Lục 01:
sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 10
Thẻ Kho
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ
nhập
Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp
nhập-
xuất- tồn