THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT THÁI

Thực trạng kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại
công ty tnhh đầU TƯ Và THƯƠNG MạI VIệT THáI
2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Đầu t và thơng mại
Việt Thái
2.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý
2.1.1.1. Lịch sử thành lập:
Qua khảo sát và trên thực tế thị trờng cùng với điều kiện về vốn,kinh nghiệm
kinh doanh của mình...Công ty TNHH Đầu t và Thơng mại Việt Thái đợc thành lập với
03 thành viên có t cách pháp nhân đầy đủ theo pháp luật Việt Nam,vốn điều lệ 4,1 tỷ
VNĐ. Giấy phép thành lập số 4557/GP/TLDN Uỷ ban nhân dân thánh phố Hà Nội cấp
ngày 05/08/1999.
Trụ sở giao dịch: Số 1,lô 5,ngõ 51,Lãng yên,Phờng Thanh Lơng,Quận Hai Bà
Trng, Hà Nội.
Tên đăng ký chính thức bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Đầu t và Thơng mại
Việt Thái
Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: VIệT THáI INVESMENT AND
COMMERCIAL COMPANY CO.,LTD .
Điện thoại: (84)04.9842639
Fax: (84)04.8526706: 04.8512744
Công ty là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tài khoản tại ngân hàng
ACB.
Nghành nghề đăng ký kinh doanh :
- Buôn bán t liệu tiêu dùng;
- Nhập khẩu hàng hóa;
- Bán buôn,bán lẻ các mặt hàng nhập khẩu cho các đơn vị kinh doanh,cá nhân.
Công ty đăng ký kinh doanh đa nghành nhng hiện tại công ty hoạt động chủ yếu
với chức năng nhập khẩu hàng hoá các loại phục vụ cho tiêu dùng trong nớc.Cung cấp
các mặt hàng dân dụng cho các bạn hàng trên khắp các tỉnh thành trên cả nớc bằng
việc nhập khẩu sản phẩm từ nớc ngoài.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty có đăng ký kinh doanh với nhiều nghành nhng nghành nghề kinh doanh

chính là nhập khẩu.
Khách hàng của công ty là các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại,các hộ kinh
doanh,ngời tiêu dùng cuối cùngHiện nay,công ty có khoảng 500 bạn hàng thờng
xuyên đều là những ngời mua hàng với số lợng lớn để bán. Mạng lới khách hàng của
công ty nằm ở nhiều các tỉnh thành phố trên cả nớc.
Sản phẩm của công ty đến tay ngơi tiêu dùng trong cả nớc theo một kênh phân
phối khá ngắn(qua một trung gian thơng mại ). Điều này làm tăng khả năng cạnh tranh
về giá cho sản phẩm của công ty.Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác công ty phải chịu
sự cạnh tranh khắc nghiệt của các đối thủ trên thơng trờng. Đòi hỏi công ty phải hoàn
thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức quản lý,kinh doanh,quản lý kinh tế mà cụ thể là công tác
kế toán để có thể đứng vững.Các đối thủ cạnh tranh của công ty là các doanh nghiệp
nhà nớc,doanh nghiệp t nhân kinh doanh cùng nghành hàngHiện nay công ty chủ
yếu nhập khẩu các sản phẩm từ các nhà sản xuất,các công ty kinh doanh xuất nhập
khẩu của Thái Lan,Lào.
2.1.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý công ty.
Công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng gồm: Ban giám đốc,Giám đốc và các
phòng ban theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy QLKD của Công ty TNHH Đầu t và thơng mại
Việt Thái.
BAN GIáM Đốc
giám đốc
Phòng kỹ
thuật
Phòng kinh
doanh
Phòng hành
chính
Phòng kế toán
- Ban giám đốc: Gồm các thành viên góp vốn là bộ phận đầu não quyết định toàn
bộ hoạt động kinh doanh của công ty

- Giám đốc: Là ngơi điêu hành hoạt động tổng thể của công ty.Thừa hành mệnh lệnh
của Ban giám đốc chỉ đạo công việc các phòng ban,ra quyết định trong phạm vi quyền
hạn của mình
- Phòng kỹ thuật: Gồm các chuyên viên và công nhân kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm
tra hàng hoá nhập khẩu về có đúng quy cách hợp đồng không. Sửa chữa những hỏng
hóc trong thời gian bảo hành cho khách hàng
- Phòng kinh doanh: Tổ chức thu thập xử lý phân tích các thông tin liên quan đến
hoạt động kinh doanh của công ty va xu hớng biến động của thị trờng.
- Phòng hành chính: là bộ phận xem xét, nghiên cứu các văn bản,quyết định của
nhà nớc,của công ty có phù hợp không,phân tích các thủ tục,điều khoản trong hợp
đông thơng mại
- Phòng kế toán: Quản lý tài sản,nguồn vốn của công ty.Hạch toán kế toán các
nghiệp vụ phát sinh nh:nhập khẩu hàng hoá,bán buôn,bán lẻ
2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Hàng ngày, các phòng ban thống kê, ghi chép những thông tin kinh tế có liên
quan tới công tác kế toán và gửi lên Phòng Kế toán để Phòng Kế toán xử lý và tiến
hành công việc kế toán. Từ những đặc điểm trên, Công ty tổ chức Bộ máy Kế toán theo
sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu t và thơng
mại Việt Thái.
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán
Kế toán nhập khẩu
Kế toán vật t hàng hoá
Kế toán quỹ
Phòng Kế toán trong Công ty gồm có 06 ngời:
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc, tổ chức bộ máy kế toán,
phân công trách nhiệm và công việc cho từng kế toán viên, là ngời chịu trách nhiệm
chung về báo cáo tài chính của công ty. Xét duyệt kiểm tra các công việc liên quan đến

kế toán tài chính của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Là trợ lý cho kế toán trởng, giúp tổng hợp các số liệu kế
toán,lập báo cáo thuế,báo cáo kết quả kinh doanh,báo cáo tài chính đa lên kế toán tr-
ởng xem xét ký duyệt.
-Kế toán thanh toán:
+ Theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ kế toán trớc khi thanh toán
+Theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán các khoản có liên quan đến
công nợ, chuyển vào chứng từ gốc hợp lệ để viết phiếu thu chi, lập kế hoạch tín dụng,
kế hoạch về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán vật t, hàng hoá: Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn của hàng hoá về
mặt số lợng và giá trị.Kết hợp với bộ phận kho để kiểm soát hàng hóa một cách chặt
chẽ.
- Kế toán nhập khẩu: Làm thủ tục nhập khẩu, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu,
nhập kho hàng hoá.
- Kế toán quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày, chịu trách nhiệm về
quản lý quỹ tiền mặt của Công ty
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty:
Cho đến nay công ty vẫn áp dụng hệ thống Tài khoản kế toán doanh nghiệp ban
hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các Quyết định,
Thông t bổ sung, sửa đổi theo qui định của Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam.
- Niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán năm báo cáo( bắt đầu từ
01/01 đến 31/12 hàng năm).
- Phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
- Khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng.
- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
-Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: Sử dụng tỷ giá thực tế bán ra của ngân
hàng ngoại thơng Vietcombank.

Hình thức kế toán mà công ty đã áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký
chung. Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh
và định khoản kế toán nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung ghi sổ
cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện ở sơ
đồ sau:
Chứng từ gốc(hoá đơn
GTGT, phiếu xuất kho)
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết (chi tiết bán
hàng,hàng hoá)
Sổ nhật ký đặc biệt
(nhật ký bán hàng,
nhật ký thu tiền)
Sổ nhật ký chung
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ cái
TK 151,156
Bảng cân
đối số phát
sinh


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng,hoặc định kỳ
Đối chiếu kiểm tra
2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty
TNHH Đầu t và Thơng mại Việt Thái

2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu ở công ty
Tại Công ty TNHH Đầu t và thơng mại Việt Thái nghiệp vụ nhập khẩu rất đợc
coi trọng, là một trong những hoạt động kinh doanh chính của Công ty, tạo điều kiện
cho Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên
trong công ty.
Công ty Nhập khẩu các mặt hàng nh: tivi, tủ lạnh, các linh kiện điện tử chủ
yếu từ thị trờng Thái Lan. Với phơng thức nhập khẩu ngoài nghị định th ( Nhập khẩu
tự cân đối) và với hình thức nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu công ty đã chủ động lựa
chon đối tác, tiến hành giao dịch và ký kết hợp đồng Nhập khẩu trong phạm vi pháp
luật cho phép. Đến nay Công ty đã và đang hoạt động có hiệu quả, thực hiện đầy đủ
nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu trớc hết cán bộ ở phòng kế hoạch kinh
doanh xuất nhập khẩu của công ty sau khi nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu ở thị trờng
trong và ngoài nớc cùng với việc xem xét kế hoạch nhập khẩu của công ty phải lập ph-
ơng án trình lên giám đốc công ty. Giám đốc tham khảo ý kiến của Phó giám đốc và
Kế toán trởng phê duyệt. Sau đó cán bộ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng với các đơn vị nớc ngoài thông qua hình thức
đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng cố định. Nếu việc đàm
phán có kết quả công ty tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thơng chính thức.
Hợp đồng ngoại thơng phải đợc ký kết theo đúng nguyên tắc, đúng quy định
của pháp luật hiện hành, phải ghi rõ ràng đầy đủ các điều khoản theo quy định và các
Báo cáo tài chính
điều khoản hai bên thoả thuận, phải có chữ ký đại diện hợp pháp của hai bên. Hợp
đồng ngoại thơng phải đợc thể hiện dới hình thức văn bản (đây là hình thức bắt buộc
đối với các đơn vị xuất nhập khẩu ở nớc ta trong giao dịch với các nớc ). Hợp đồng đợc
lập ra với số lợng bản gốc tuỳ thuộc vào sự thoả thuận ( thờng là nhiều hơn hai bản )
có thể lập bằng tiếng Anh hay tiếng Việt. Mỗi bên sẽ giữ một số lợng bản gốc nhất
định để làm cơ sở pháp lý cho sự ký kết và triển khai thực hiện.
2.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Đầu t và thơng
mại Việt Thái

Công ty chủ yếu sử dụng hình thức Nhập khẩu trực tiếp để tham gia ký kết hợp
đồng Nhập khẩu với phơng thức thanh toán T/T ( gồm thanh toán trả trớc hoặc thanh
toán trả sau tuỳ theo điều kiện từng hợp đồng ), hoặc thanh toán bằng L/C, đối với
hình thức Nhập khẩu uỷ thác công ty ít sử dụng.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Đối với nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp :
+ Hợp đồng ngoại thơng
+ Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice )
+ Phiếu đóng gói
+ Tờ khai hàng hoá Nhập khẩu
+ Biên lai thuế Xuất - Nhập khẩu, thuế GTGT hàng Nhập khẩu
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insurance )
+ Phiếu nhập kho
+ Lệnh chuyển tiền
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ
+ Giấy báo của Ngân hàng: báo nợ, báo có
+ Một số chứng từ liên quan khác nh: giấy đề nghị tạm ứng,phiếu chi
Đối với nghiệp vụ Nhập khẩu uỷ thác:
Các chứng từ sử dụng nh nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp ngoài ra còn có thêm
một số chứng từ:
+ Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu
+ Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác Nhập khẩu
+ Hoá đơn dịch vụ hoa hồng uỷ thác
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Trong hạch toán các nghiệp vu nhập khẩu, công ty đã vận dụng hệ thống tài
khoản thống nhất do vụ chế độ kế toán thuộc Bộ tài chính quy định. Công ty không sử
dụng tài khoản sáng tạo thêm để phục vụ cho việc hạch toán, tuy nhiên công ty có mở
rộng chi tiết một số tài khoản cấp 4,5 để theo dõi cho từng đối tợng hạch toán. Cụ thể
các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu bao gồm :
- TK 156: Hàng hoá

TK 15611 : Giá mua hàng hoá
TK 15612 : Chi phí thu mua hàng hoá
- TK 131: Phải thu khách hàng
TK 1311: Uỷ thác Nhập khẩu
TK 1312: Phải thu khách hàng
- TK 144: Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn
- TK 111 : Tiền mặt
TK 11111 : Tiền mặt Việt Nam của công ty
TK 11112 : Tiền mặt ngoại tệ của công ty
TK 1111 : Tiền mặt ở quỹ của công ty
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
TK 1121 : Tiền gửi Việt Nam của công ty
TK 1121 : Tiền gửi ngoại tệ của công ty
- TK 1121 đợc chi tiết theo từng ngân hàng
TK 112111 : Tiền gửi Việt Nam của công ty-NH ngoại thơng VN
TK 112112 : Tiền gửi VN của Cty-NH Ngoại thơng Quảng Ninh
- TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
- TK 3333 : Thuế xuất nhập khẩu
- TK 3388 : Phải trả khác
- TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
- TK 331 : Phải trả ngời bán
- TK 641 : Chi phí bán hàng
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
Đối với nghiệp vụ Nhập khẩu trực tiếp:
Để thấy đợc tình hình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty
TNHH Đầu t và thơng mại Việt Thái, ta có thể thông qua quá trình hạch toán của một
hợp đồng nhập khẩu trực tiếp,cụ thể:
Hợp động nhập khẩu trực tiếp số 52/NK2/TBTB ngày 15/2/2006 giữa Công
ty Công ty TNHH Đầu t và thơng mại Việt Thái, Việt Nam (bên mua) và Công ty YHI
HOLDING PTE LFD, Thái Lan về việc mua 250 chiếc Tivi Panasonic, 21 in. Các điều

khoản của hợp đồng quy định rõ.
- Giá trị hợp đồng là : 31.250 USD (CIF Hải Phòng)
- Phơng thức thanh toán L/C không huỷ ngang
- Địa điểm giao hàng : Cảng Hải Phòng
Hợp đồng còn quy định rõ ràng về số lợng, chủng loại, các hoá đơn chứng từ,
bao bì, mẫu mã, điều kiện về phẩm chất, chất lợng, điều kiện về vận chuyển và giao
hàng, khiếu nại và các điều kiện có liên quan khác.
- Phí mở L/C và điện phí : (0,2%+20 USD ) = 82,5 USD
- Thuế nhập khẩu : 10%
- Thuế GTGT : 10%
- Lệ phí vận chuyển và bốc dỡ hàng về kho là : 440.000 VND
+ Ngày 18/3/2006 Công ty nhận đợc bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến, sau
khi kiểm tra đối chiếu với các điều kiện của L/C công ty chấp nhận trả tiền.
+Ngày 26/3/2006 Công ty nhận đợc thông báo hàng đã về đến cửa khẩu
cảng Hải Phòng, công ty cử cán bộ tại trạm tiếp nhận Hải Phòng và các bộ phụ trách
theo dõi hợp đồng đi nhận hàng và làm thủ tục hải quan (Tỷ giá tính thuế do hải quan
quy định là 15.950 VND/USD).
+Ngày 29/3/2006, sau khi kiểm nhận hàng hoá đầy đủ số lợng, phẩm chất quy
cách đúng mẫu mã, Công ty làm thủ tục nhập kho hàng hoá .
+Ngày 29/3/2006, Công ty nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng về việc thanh
toán L/C cho lô hàng cho Công ty YHI HOLDING PTE LFD, Thái Lan.
Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu đợc thực hiện nh sau:
- Ngày 16/3/2006, công ty ký quỹ mở L/C, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân
hàng kế toán ghi sổ theo định khoản sau: (tỷ giá thực tế 15.914 VND/USD , khoản ký
quỹ mở L/C là 30% giá trị hợp đồng).
Nợ TK 144 : 31.250*30%*15.914 = 149.193.750