Đề án cải tiến chất lượng: Giảm tỉ lệ trả kết quả xét nghiệm miễn dich chậm của bênh nhân phòng khám tại bệnh viện Bãi Cháy năm 2020

1

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:ĐẶT VẤN ĐỀ .............................................................................................1
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN ...............................................................................................2
2.1. Giới thiệu về khoa Hóa sinh- Huyết học bệnh viện Bãi Cháy ...........................................2
2.1.1. Vài nét giới thiệu về bệnh viện Bãi cháy .................................................................................. 2
2.1.2. Giới thiệu khoa Hóa sinh – Huyết học...................................................................................... 2
2.2. Các bước thực hiện xét nghiệm tại phịng khám Bệnh viện Bãi Cháy..........................................5
2.3.Các giai đoạn q trình xét nghiệm miễn dịch………………………………… ………7
CHƯƠNG 3: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU.......................................................................10
3.1. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................10
3.2. Phân tích nguyên nhân ........................................................................................... 12
3.3. Chọn phương pháp thực hiện ................................................................................. 14
3.4. Kế hoạch can thiệp ................................................................................................ 15
3.5. Kế hoạch theo dõi đánh giá .................................................................................... 16
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ...................................................................... 17
4.1. Thời gian chờ đến khi được lấy mẫu xét nghiệm (T1)...................................................17
4.2. Thời gian xử lý mẫu( T2)...............................................................................................18
4.3.Thời gian phân tích mẫu (T3)..........................................................................................18
4.4. Thời gian kí duyệt kết quả (T4)......................................................................................19
4.5. Đánh giá hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch cải tiến.................................................19
CHƯƠNG V: BÀN LUẬN ...................................................................................... .......21
5.1 Thực trạng thời gian trả kết quả xét nghiệm miễn dịch...................................................21
5.2 Áp dụng các biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết quả xét
nghiệm................................................................................................................................... 21
5.3. Đánh giá hiệu quả của việc áp dung các biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết quả
xét nghiệm...............................................................................................................................27
KẾT LUẬN.... ................................................................................................ …............28
KIẾN NGHỊ ............................................................................................................... ….....29
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................30

Phiếu khảo sát thời gian trả kết quả xét nghiệm miễn dịch


1

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
Hiện nay các cơ sở Y tế nói chung và phịng xét nghiệm nói riêng hiện
đang phải đối mặt với thách thức về nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng cao.
Điều này địi hỏi các phịng xét nghiệm cần có những cơng cụ quản lý chất
lượng hữu hiệu để cải tiến chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khám chữa bệnh.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân là một tiêu chuẩn chất lượng
quan trọng của quản lý chất lượng phòng xét nghiệm. Năm 2019 bệnh viện Bãi
Cháy nói chung và khoa huyết học hóa sinh nói riêng đã và đang ứng dụng trả
kết quả xét nghệm qua phần mềm CNTT phần nào đáp ứng được nhu cầu khám
và điều trị bệnh, tuy nhiên cịn có một số kết quả xét nghiệm khơng trả đúng thời
gian quy định, thời gian trả kết quả bị kéo dài đặc biệt đối với xét nghiệm miễn
dịch do các nguyên nhân tại các giai đoạn sau; (1) thời gian chờ đến khi được
lấy mẫu, (2) thời giá xử lí mẫu, (3) thời gian phân tích mẫu bệnh phẩm, (4) thời
gian kí duyệt trả kết quả. Điều này dẫn đến mơt số bức xúc và khơng hài lịng ở
người bệnh đặc biệt đối với bệnh nhân phòng khám. Trước thực trạng này chúng
tôi đà tiến hành khảo sát thời gian trả kết quả xét nghiệm miễn dịch của bệnh
nhân phòng khám bệnh viện Bãi Cháy từ tháng 10/2019 đến hết tháng 12/2019
có kết quả là; tổng số bệnh nhân phịng khám có chỉ định miễn dịch là 18000
bệnh nhân, trong đó khoảng 900 bệnh nhân có thời gian trả kết quả miễm dịch
sau 90 phút, chiếm tỉ lệ 5% tống số xét nghiệm miễn dịch. Do vậy chúng tôi tiến
hành cải tiến với mục tiêu sau:
Giảm tỉ lệ trả kết quả xét nghiệm miễn dich chậm của bênh nhân phòng
khám tại bệnh viện Bãi Cháy năm 2020 từ 5% xuống 0%.

2

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU
2.1. Giới thiệu về khoa Hóa sinh-Huyết học bệnh viện Bãi Cháy.
2.1.1 Vài nét giới thiệu về bệnh viện Bãi Cháy.
- Bệnh viện Bãi Cháy là bệnh viện hạng I tuyến tỉnh, trực thuộc Sở Y tế
được giao chỉ tiêu kế hoạch 1000 giường bệnh;
- Về cơ cấu tổ chức, bệnh viện có 40 khoa, phòng và tương đương: 31
khoa Lâm sàng và Cận lâm sàng; 09 phòng Chức năng; 01 Trung tâm ung bướu
và Tổ cấp cứu vận chuyển ngoại viện.
- Về nhân lực, bệnh viện có 743 nhân viên (viên chức 230 người, cịn lại
là hợp đồng lao động). Trong đó:
+ Bác sỹ: 228 người (06 BSCKCII, 15 Thạc sỹ, 07 Bác sỹ nội trú, 74
BSCKI, 124 Bác sỹ, 02 Bác sỹ y học dự phòng)
+ Điều dưỡng, kỹ thuật viên và nữ hộ sinh; 410 người (02CKI, 49ĐH,
227CĐ, 119TH, 13 Y sỹ).
+ Dược sỹ: 25 người (01 thạc sỹ, 01CKI, 04 ĐH, 04CĐ, 15 TH,KTV)
+ Cán bộ khác: 80 người: ( 14 thạc sỹ, 37 ĐH, 02 CĐ, 02 TH, 25 Sơ học
và THPT)
- Chức năng nhiệm vụ:
Bệnh viện Bãi cháy là đơn vị đầu ngành của ngành Y tế tỉnh nhà với nhiệm
vụ như: khám chữa bệnh; đào tạo cán bộ y tế, nghiên cứu khoa học y học, chỉ
đạo tuyến về chun mơn kỹ thuật, phịng bệnh, hợp tác quốc tế, quản lý kinh tế.
Bệnh viện đã tập trung triển khai đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng khám chữa bệnh cho nhân dân trên địa bàn tỉnh và các vùng lân cận như:
Hải Phòng, Bắc Giang, Hải Dương......
2.1.2 Giới thiệu khoa Hóa sinh – Huyết học.
a. Các hoạt động chun mơn.
Khoa Hóa sinh – Huyết học được tách ra từ khoa Xét nghiệm bệnh viện

Baĩ Cháy.
Khoa có chức năng nhiệm vụ thực hiện các xét nghiệm thuộc lĩnh vực


3

Hóa sinh, Miễn dịch, Huyết học, Đơng máu cho các bệnh nhân ngoại trú và nội
trú trong bệnh viện. Tại khoa Khám bệnh, hàng ngày có khoảng 500 đến 1000
bệnh nhân được chỉ định làm xét nghiệm Hóa sinh và khoảng 300 đến 500 bệnh
nhân được chỉ định làm xét nghiệm Miễn dịch.
b. Nhân lực và sơ đồ tổ chức.
- Khoa Hóa sinh – Huyết học có 20 nhân viên, trong đó có 03 Bác sỹ CKI,
02 bác sĩ CKĐH, 05 cử nhân kỹ thuật viên , còn lại là các KTV cao đẳng và
trung cấp.
- Khoa được chia thành 02 bộ phận: Bộ phận Hóa sinh- Miễn dịch và bộ
phận Huyết học- Đông máu.
- Sơ đồ tổ chức khoa như sau:
TRƯỞNG KHOA
KTV TRƯỞNG

HĨA SINH

MIỄN DỊCH

HUYẾT HỌC- ĐƠNG MÁU

c. Một số trang thiết bị tại khoa
Hiện tại bộ phận Hóa sinh, Miễn dịch có một số trang thiết bị như sau:
- 1 máy Hóa sinh Miễn dịch Cobas 8000 cơng suất 1.000 xét nghiệm/giờ (cả
điện giải).

- 02 máy xét nghiệm HbA1c.
- 02 máy xét nghiệm nước tiểu Urisys 601 công suất 240 test/h.
- 01 máy ly tâm KUBOTA (80 mẫu/lần), trong đó có 1 máy cũ.
- 02 máu khí máu b121, b221.
d. Một số quy định về việc thực hiện xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch tại khoa.
- Xét nghiệm Hóa sinh, miễn dịch khoa Khám bệnh, nội ngoại trú thực hiện


4

trên máy cobas 8000.
- Sau khi thực hiện các xét nghiệm xong thì kết quả xét nghiệm sẽ được ký
trả ngay khi có kết quả.
- Để thực hiện xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch cho bệnh nhân khoa Khám
bệnh, khoa Huyết học- Hóa sinh phân cơng cơng việc như sau:
STT Vị trí làm việc

Số lượng

Khoa - phịng

1

Phát số thứ tự lấy mẫu

01

Phòng CNTT-cây tự động

2

In và dán bacode

02

02: HH- HS

3

Lấy mẫu

04

04: HH-HS

4

Vận chuyển mẫu

02

02: HS-MD

5

Phân tích

02

02: HS-MD

6

Ký kết quả

04

04: HH-HS

- Quy định về thời gian trả kết quả cho bệnh nhân khoa Khám bệnh được quy
định như hình dưới:

Hình 1.1. Quy định thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân
khoa Khám bệnh


5

2.2. Các bước thực hiện xét nghiệm miễn dịch tại phòng khám Bệnh viện
Bãi Cháy.
STT
01

02

03

Bước tiến hành
BN nhận phiếu chỉ
định XN

BN nhận số thứ tự
chờ lấy mẫu
BN chờ để lấy mẫu

Mô tả
- Bệnh nhân đến khám bệnh tại khoa Khám
bệnh, nhận phiếu chỉ định XN từ bác sỹ khoa
Khám bệnh
- BN di chuyển từ phòng khám, đi nộp tạm
ứng (nếu khơng có BHYT), rồi di chuyển đến
nơi chờ lấy mẫu XN để nhận STT.
-BN ngồi tại khu vực chờ lấy mẫu.
Chờ đến lượt gọi vào lấy mẫu.
- KTV lấy mẫu nhận phiếu chỉ định và STT từ
BN.
-KTV kiểm tra phiếu XN, đối chứng với BN

04

Mã hóa phiếu chỉ
định xét nghiệm

(tên, tuổi…).
- KTV mã hóa số phiếu của BN bằng bacdoe
rồi dán lên dụng cụ chứa mẫu thích hợp với chỉ
định XN.
-KTV đưa lại phiếu chỉ định và dụng cụ chứa
mẫu cho BN.
- BN cầm phiếu chỉ định và dụng cụ chứa mẫu
ngồi vào vị trí lấy mẫu, đưa cả phiếu chỉ định

và dụng cụ chứa mẫu cho KTV lấy mẫu.

05

Lấy mẫu

- KTV lấy mẫu mẫu máu XN cho BN.
- KTV hướng dẫn BN lấy mẫu khác như nước
tiểu và hướng dẫn BN lên khoa để được hướng
dẫn lấy một số mẫu bệnh phẩm đặc thù của vi
sinh như đờm, dịch âm đạo.. .
- KTV thu gom mẫu từ các vị trí lấy mẫu, vận

06

Vận chuyển mẫu

07

Xử lý mẫu trước -KTV chạy máy xử lý mẫu theo thứ tự:

chuyển vào khu vực xử ký mẫu.


6

+ Chia mẫu theo chỉ định.

phân tích

+Sắp xếp các mẫu vào rack theo số thứ tự
mẫu.
-KTV chạy máy xếp các rack theo thứ tự vào
08

Phân tích mẫu

máy phân tích.
- Tiến hành phân tích theo quy trình hướng dẫn
vận hành máy.
-Nhân viên được phân công tiến hành kiểm tra

09

Ký duyệt, trả kết
quả

kết quả trên phần mềm quản lý phòng xét
nghiệm (LIS).
-Ký duyệt, trả kết quả nếu thấy phù hợp bằng
chữ điện tử.
- Khi kết quả nghi ngờ không phù hợp hoặc

10

Giải quyết khiếu khi có khiếu nại từ phía Lâm sàng, Bác sỹ và
nại (nếu có).

KTV chạy máy sẽ tiến hành kiểm tra lại máy,
mẫu (nếu cần thiết).

2.3 Các giai đoạn quá trình xét nghiệm miễn dịch.
stt

1

2

Giai đoạn
Thời gian chờ đến khi được
lấy mẫu (T1)
Thời gian xử lý bệnh phẩm
(T2)

Khái niệm
Thời gian từ khi BN nhận chỉ định đến
khi nhận được dụng cụ chứa mẫu đã
được mã hóa.
Thời gian từ lúc lấy barcod đến lúc
mẫu được đưa vào máy phân tích.
Thời gian từ lúc mẫu được đưa và

3

Thời gian phân tích mẫu (T3) máy xét nghiệm đến khi có kết quả đẩy
ra phần mềm quản lý xét nghiệm.

4

Thời gian kí duyệt trả kết quả

(T4)

Thời gian từ khi có kết quả phân tích
đến khi kết quả được ký duyệt bằng
chữ ký điên tử trên phần mềm quản lý.


7

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
3.1 Phương pháp nghiên cứu.
*) Đối tượng nghiên cứu.
Phiếu xét nghiệm miễn dịch miễn dịch của bệnh nhân phòng khám tại bệnh
viện Bãi Cháy thống kê qua mạng HIS.
*) Thiết kế nghiên cứu.
- Mô tả tiến cứu.
*) Địa điểm nghiên cứu.
Tại khoa Huyết học- Hóa sinh Bệnh viện Bãi Cháy.
*) Thời gian nghiên cứu.
Từ tháng 03/2020 đến tháng 10/2020.
*) Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu.
- Cỡ mẫu: Tồn bộ xét nghiệm miễn dịch phịng khám từ tháng 3 đến
tháng 9 năm 2020 tại khoa Huyết học – Hóa sinh.
- Phương pháp chọn mẫu: Khảo sát toàn bộ phiếu chỉ định xét nghiệm
Miễn dịch của bệnh nhân đến khám trong buổi sáng tại khoa Khám bệnh- Bệnh
viện Bãi Cháy trong vòng 1 tháng (trừ thứ 7 và chủ nhật), (khơng phân biệt bệnh
nhân có cả 2 xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch và các xét nghiệm khác vì xét
nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch được chỉ định chung và cũng lấy mẫu chung) sau
khi áp dụng các phương án cải tiến.
*) Biến số và chỉ số nghiên cứu.

Để thực hiện nghiên cứu, chúng tôi chia thời gian trả kết quả xét nghiệm
cho bệnh nhân từ khi nhận phiếu chỉ định xét nghiệm đến khi bệnh nhân nhận
được kết quả thành 4 giai đoạn từ T1 đến T4, được mô tả trong bảng sau:
Tên biến số
Thời gian
chờ đến khi
được lấy mẫu

Loại biến
số
Biến định
lượng

Định nghĩa

Phương

pháp

thu

thập

Thời gian từ khi BN nhận Thời gian BN được lấy
chỉ định (t1) đến khi nhận bacode trên mạng LIS.
được dụng cụ chứa mẫu đã ( t2)


8

được mã hóa.

(T1)

Thời gian từ lúc lấy barcos
Thời gian xử
lý bệnh
phẩm(T2).

Biến định
lượng

đến lúc mẫu được đưa vào
máy phân tích (máy nhận
bacode)
(T2 = t3 – t2).

Thời gian từ khi mẫu được
Thời gian
phân tích
mẫu (T3)

Biến định
lượng

đưa vào máy XN đến khi
có kết quả đẩy ra trên phần
mềm quản lý xét nghiệm.
T3 = t4-t3

Thời gian từ khi có kết quả
Thời gian ký
duyệt, trả kết
quả (T4).

phân tích đến khi kết quả
Biến định

được ký duyệt bằng chữ

lượng

ký điện tử trên phần mềm
quản lý XN (T4 = t5–t4).

Thời gian mẫu được
nhận bacode hiển thị
trên máy phân tích
(t3).

Thời gian ra kết quả
phân tích được hiển thị
trên phần mềm phòng
xét nghiệm và trên
giấy kết quả XN của
BN (t4).

Thời gian ký duyệt, trả
kết quả cho bệnh nhân
được hiển thị trên

phần mềm quản lý
bệnh viện (t5).

Tổng thời gian trả kết quả
cho BN từ khi BN nhận

Thời gian trả
kết quả xét

Biến định

nghiệm cho

lượng

BN (TAT)

barcod đến khi nhận được

-Tính tổng thời gian

kết quả (được coi là thời

các giai đoạn từ T1

điểm kết quả được ký

đến T4.

duyệt).

TAT =T1+T2+T3+T4


9

*) Kỹ thuật và công cụ thu thập số liệu.
- Số liệu được thu thập từ phầm mềm quản lý bệnh viện, trên thiết bị phân
tích và phần mềm HIS tại khoa.
- Số liệu được xử lý trên phần mềm EXCEL.


10

3.2. Phân tích ngun nhân.
Chúng tơi tiến hành thảo luận, phân tích nguyên nhân theo sơ đồ khung xương cá, như sau:

Thiếu

Nhân Lực

Chưa Tách
riêng theo
chuyên ngành
đào tạo

CNTT
hay lỗi
Thtiết bị chưa
đảm bảo

Chưa đảm
bảo 5S

Tổ chức xắp xếp

Phân công
chưa hợp lý

Cơ sở vật chất

Tổng thời
gian trả
kết quả xét
nghiệm
miễn dịch
kéo dài

Trang thiết bị
Hóa chất

Không được
bảo dưỡng
đúng quy
định

Chưa được
chuẩn máy
đúng quy định

Không đủ

Không cung
cấp kịp thời


11

3.3. Lựa chọn giải pháp
Từ các nguyên nhân gốc rễ, chúng tôi đã đưa ra giải pháp, phương pháp
thực hiện, sử dụng phương pháp chấm điểm hiệu quả và khả thi để lựa chọn giải
pháp cải tiến, kết quả như sau:

STT

1

NN
gốc
rễ

Nhân
lực

Điểm

NN cụ thể

- Thiếu.
- Chưa tách
riêng bộ phận
theo đúng

chuyên ngành
đào tạo.

Tích
Lựa
PP thực hiện
số
Hiệu Khả điểm chọn
quả thi
- Xin hỗ trợ 1
2
2
Khơng
phịng
điều
chọn
dưỡng tại các vị
trí lấy mẫu.
- Tách riêng bác 5

5

25

Chọn

5

25

Chọn

5

25

5

25

sỹ kí duyệt cho
mỗi bộ phận
Huyết học –
Đơng máu và
Sinh hóa- Miễn
Dịch
- Phân công 1 5
trong 2 nhân viên
chạy

- Phân công

2

Tổ
chức
xắp
xếp

nhân lực chưa

hợp lý.

máy đến

sớm 30 phút để
chạy nội kiểm và
bổ sung hóa chất 5
nếu cần thiết.
- Tăng cường 1
vị trí lấy mẫu giờ
cao điểm.

- Chưa đảm bảo - Thực hiện 5S 5
5S tại các vị trí. tại các vị trí.

Chọn


12

3

4

5

- CNTT: hay bị
lỗi mạng, máy in
barcod lỗi, hỏng,
thiếu máy tính

làm việc.
Cơ sở
vật
- Thiết bị chưa
chất
đảm bảo: máy ly
tâm cũ, hay bi
lỗi không đảm
bảo công suất
làm việc.
Trang - Bảo dưỡng
thiết máy theo định
bị
kỳ và hàng ngày
chưa
nghiêm
ngặt.
- Chưa đảm bảo
thời gian chuẩn
máy đúng quy
định.

Hóa
chất

- Khơng đủ số
lượng đầu ngày
do bổ xung thiếu
- Không cung
cấp kịp thời theo

thời gian dự trù

- Đề xuất phòng 2
CNTT nâng cấp
tốc độ mạng LAN
và giảm bớt các
thao tác khi ký
chữ ký điện tử.
- Đề xuất sửa 1
chữa hoặc thay
mới.

3

6

Khơng
chọn

2

2

Khơng
chọn

- Thường xun
kiểm tra, bảo trì
bảo dưỡng máy
và các yếu tố liên

quan.
- Phân công 1
trong 2 nhân viên
chạy máy đến
sớm 30 phút để
chạy nội kiểm và
bổ sung hóa chất
nếu cần thiết.
-Bổ xung hóa
chất vào các buổi
chiều trong tuần.
-Phối hợp với
khoa dược dể
đảm bảo hóa chất
về đúng thời gia
quy định.

5

5

25

Chọn

5

5

25

Chọn

5

5

25

Chọn

5

5

25

Chọn


13

3.4. Kế hoạch can thiệp

ST
T

CV cần thực hiện

1

- Tách riêng bác sỹ kí
duyệt cho mỗi bộ phận
Huyết học -Đơng máu
và Sinh hóa- Miễn
Dịch.
- Phân cơng 1 trong 2
nhân viên chạy máy đến
sớm 30 phút để chạy
nội kiểm và bổ sung
hóa chất nếu cần thiết.
- Tăng cường thêm 1 vị Thường Tại
khoa
trí lấy mẫu và nhân viên xuyên
HHlấy mẫu trong giờ cao
HS
điểm: từ đầu giờ sáng
đến 9h30
- Thực hiện 5S tại các
vị trí.
- Thường xun kiểm
tra, bảo trì bảo dưỡng
máy và các yếu tố liên
quan.
- Bổ xung hóa chất vào
các buổi chiều trong
tuần.
Phối hợp với khoa dược
dể đảm bảo hóa chất về
đúng thời gian quy

định.

2

3

4
5

6

7

TG bắt Địa
đầu- kết điểm
thúc

Người
thực
hiện

Người
giám sát

Nguồn lực

Bác sĩ

CNTT

Bs Hiên
NV

Y tá
trưởng
KTV
Hằng

NV khoa

NV
Kĩ sư
hãng,
NV
Bs
Nhung
NV

Bs
Hiên

Kĩ
sư
hãng+
KTV
NV khoa

Bs Hiên

3.5. Kế hoạch theo dõi và đánh giá.

3.5.1. Thời gian đánh giá
- Trước can thiệp: tháng 10/2019- 12/2019
- Trong can thiệp: đánh giá hàng tháng, bắt đầu từ tháng 03/2020
- Sau can thiệp: tháng 09/20120.
3.5.2. Phương pháp đánh giá: đánh giá bằng phiếu khảo sát.


14

CHƯƠNG 4:KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. Thời gian chờ đến khi được lấy mẫu xét nghiệm(T1).

Biểu đồ 4.1.1. Thời gian từ khi BN nhận chỉ định xét nghiệm đến khi lấy
mẫu xong.
Nhận xét:
T1 nhanh nhất vào tháng 3 là 5.82 phút, chậm nhất vào tháng 6 là 11.7 phút.
Các tháng dao động không nhiều.
4.2. Thời gian xử lý bệnh phẩm(T2).

25

20.7

20
15

10.38

12.2

11.6

13.14
10.3

11.18

9.66

10

T2

5
0

Trước Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng
cải
3
4
5
6
7
8
9
tiến


15

Biểu đồ 4.1.2. Thời gian xử lý bệnh phẩm.
Nhận xét:
- Thời gian xử lý mẫu Miễn dịch trong tháng 6 dài nhất là 13.14 phút do
thời điểm này vào mùa hè lượng bệnh nhân đông mẫu bị ùn lại nhiều. Các tháng
còn lại thời gian xử lý mẫu gần bằng nhau.
4.3. Thời gian phân tích mẫu (T3)

T3
57,1
60
50

41,04

40,48

44,26

40,42 39,02

40

33,44

30
20

T3

36,78

10

0
Trước Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng
cải
3
4
5
6
7
8
9
tiến

Biểu đồ 4.1.3. Thời gian phân tích mẫu.
Nhận xét
- Thời gian phân tích mẫu giữa các tháng ít dao động, thời gian trung bình
dài nhất là 44,26 phút, thời gian trung bình ngắn nhất là 33,44 phút.

4.4. Thời gian ký duyệt, trả kết quả (T4).

T4
25
20
15
10

20,2
14,88

12,66
8,44

7,48

7,82

8,04

8,64

5
0
Trước Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng
cải
3
4
5
6
7
8
9
tiến

T4


16

Biểu đồ 4.1.4. Thời gian ký duyệt, trả kết quả (T4).
Nhận xét:
- Thời gian trung bình ký duyệt kết quả xét nghiệm dài nhất là 14.88 phút,
thời gian ngắn nhất là 7.48 phút.
4.5. Đánh giá hiệu quả của viêc thực hiện kế hoạch cải tiến.
Đánh giá hiệu quả thông qua thời gian trả kết quả xét nghiệm.
Trước
Giai đoạn

(phút)

Thời
Sau (phút)

gian Thời

giảm (phút)

gian

giảm (%)

T1

14.5

7.04

7.46

51.1

T2

20.7

9.66

11.04

53.3

T3

57.1

36.78

20.32

35.5

T4

20.2

8.64

11.56

57.2

TAT

112.5

61.94

50.56

44.9

Bảng 1. So sánh thời gian trả kết quả XN Miễn dịch trước và sau cải tiến.
Nhận xét:

TAT
112.5
120
100
80

61.94
50.56

60

44.9
TAT

40

20
0
Trước (phút) Sau (phút)

Thời gian
giảm (phút)

Thời gian
giảm (%)

Biểu đồ 4.1.5. So sánh thời gian trả kết quả XN Miễn dịch trước và sau cải
tiến.


17

Nhận xét:
- Nhìn chung thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch giảm ở tất cả các
giai đoạn phân tích, trong đó giảm nhiều nhất là giai đoạn T4 với tỷ lệ giảm
57,2% so với trước khi cải tiến, tương đương với giảm được 11.56 phút. Giai
đoạn giảm ít nhất là giai đoạn T3 với tỷ lệ giảm là 35.5 % so với trước cải tiến,
tương đương với giảm 20.32 phút. Có hai giai đoạn giảm được khoảng một nửa
là giai đoạn T1 (giảm 51.1%), giai đoạn T2 (giảm 53.3 %,).
- Tổng thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch giảm 44.9%, tương
đương 50.56 phút so với trước cải tiến, từ 112.5 phút xuống còn 61.94 phút.


18

CHƯƠNG 5: BÀN LUẬN

5.1. Thực trạng thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch.
Chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng thời gian trả kết quả xét
nghiệm Miễn dịch cho bệnh nhân khám ngoại trú tại khoa Khám bệnh, bệnh
viện Bãi cháy, chúng tôi nhận thấy, thời gian trả kết quả cho bệnh nhân là tương
đối dài trung bình là 112.5 phút trong đó có tới 5% kết quả được trả chậm hơn
so với thời gian quy định.
Các giai đoạn từ T1 đến T4 kéo dài với một số các yếu tố liên quan đến
tình hình dịch bệnh covid trong thời gian qua, một số các nguyên nhân khách
quan về nhân lực ( nguồn lực trong khoa chủ yếu là nữ trong độ tuổi sinh đẻ,
nghỉ chế độ chưa theo kế hoạch...), trang thiết bị, máy móc, sự phân công nhân
lực vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu khám chữa bệnh trong thực tế.
Với việc triển khai và áp dụng các biện pháp cải tiến như chúng tôi đã
trình bày ở trên, thời gian trả kết quả miễn dich bệnh nhân phòng khám đã cải
thiên đáng kể.
5.2. Áp dụng các biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết quả xét
nghiệm.
5.2.1. Chuẩn hóa các quy trình.
- Từ việc phân tích số liệu và quan sát thực tế, chúng tôi nhận thấy việc
thực hiện các thao tác, các bước trong các quy trình của quá trình thực hiện xét
nghiệm của mỗi nhân viên trong khoa tại mỗi vị trí là khơng thống nhất, người
làm nhanh, người thì làm chậm, thậm chí có nhân viên cịn làm sai. Ngun
nhân là do chưa có các quy trình hướng dẫn một cách đầy đủ và chi tiết cho
nhân viên, hoặc nếu có thì là quy trình chung chung hoặc có thể có nhưng khơng
phải tất cả các nhân viên đã được đào tạo và cam kết thực hiện theo quy trình
đó. Từ đó chúng tơi đã tiến hành xem xét cập nhật lại các quy trình đã có, bổ
sung các quy trình cịn thiếu, bao gồm:
+ Những quy trình quản lý và quy trình kỹ thuật của khoa Xét nghiệm nói
chung và của khoa Hóa sinh – Huyết học. Bao gồm các quy trình trước, trong và

19

sau xét nghiệm.
+ Những quy trình quản lý và quy trình kỹ thuật của một số khoa phịng
liên quan: như phịng CNTT, phịng Vật tư, khoa Kiểm sốt nhiễm khuẩn…như
quy trình vận hành trang thiết bị, quy trình bảo trì bảo dưỡng thiết bị, quy trình
ký chữ ký điện tử, quy trình in bacode cho bệnh nhân…
- Sau khi chuẩn hóa các quy trình, chúng tơi tiến hành đào tạo cho tất cả
các nhân viên liên quan và yêu cầu tất cả các nhân viên được đào tạo ký cam kết
đã hiểu và thực hiện đúng theo quy trình đã được đào tạo.
- Việc chuẩn hóa các quy trình đã giúp khắc phục những nguyên nhân gây
ra lãng phí do con người trong các giai đoạn như:
+ Nhân viên đến vị trí làm muộn, bỏ vị trí hoặc làm việc riêng.
+ Kỹ năng làm việc tại các vị trí như: lấy mẫu, in bacode, dán bacode, xử lý
mẫu, phân tích mẫu…
+ Gián tiếp thực hiện phương pháp chất lượng từ gốc hay “làm đúng từ
đầu”. Mỗi giai đoạn đều được thực hiện một cách chính xác, thống nhất, tránh
phải làm đi làm lại.
- Ngoài ra, việc cải tiến, tối ưu hóa các quy trình của cơng nghệ thơng tin
cũng đã làm giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân:
+ Tối ưu hóa phần mềm in bacode cho bệnh nhân từ việc in từng phiếu
theo số phiếu cho bệnh nhân sang in một lần tất cả các bacode theo số hồ sơ cho
bệnh nhân, giảm bớt được việc phải kiểm tra xem bệnh nhân có đưa đủ phiếu chỉ
định hay chưa, và giảm được một số lượng lớn các thao tác in.
+ Tối ưu hóa tốc độ mạng LAN cũng như giảm bớt các thao tác trong việc
ký chữ ký điện tử cũng góp phần làm giảm thời gian lãng phí trong giai đoạn ký
kết quả cho bệnh nhân.
5.2.2. Quản lý bằng các công cụ trực quan.
- Ở đây chúng tôi đã sử dụng quản lý bằng dụng cụ trực quan cho hai đối
tượng: đối tượng là nhân viên khoa Xét nghiệm và đối tượng là bệnh nhân.

+ Với đối tượng là bệnh nhân chúng tôi sử dụng các chỉ dẫn bằng hình


20

ảnh như: sơ đồ khoa Khám bệnh tại các vị trí cần thiết, quy trình khám bệnh
tổng qt trên màn hành tivi chiếu liên tục, dán các chỉ dẫn trên nền nhà, các chỉ
dẫn bằng bảng hướng dẫn khác hoặc các hướng dẫn viên đã giúp bệnh nhân dễ
dàng di chuyển đến những vị trí cần thiết, làm giảm thời gian lãng phí của bệnh
nhân trong gian đoạn T1. Bên cạnh việc giảm được thời gian T1 việc dùng các
công cụ trực quan để hướng dẫn còn giúp bệnh nhân dễ dàng thực hiện các quy
trình khác trong quá trình khám bệnh, giúp mang lại sự thoải mái và hài lòng
cho bệnh nhân.
+ Đối với nhân viên khoa Xét nghiệm, ngồi việc xây dựng các quy trình
chuẩn (SOP) để truyền đạt cho tất cả các nhân viên, giúp cho việc thực hiện các
quy trình một cách chính xác, thống nhất, chúng tơi cịn xây dựng các Hướng
dẫn tại chỗ (hay cịn gọi là quy trình rút gọn), được đơn giản hóa hoặc trực quan
bằng các hình ảnh dễ quan sát để thực hiện dán ngay tại các vị trí làm việc tương
ứng cụ thể. Bên cạnh đó cịn có các bảng kiểm giúp cho việc thực hiện và giám
sát thực hiện các quy trình xét nghiệm như: Bảng kiểm tại các khu vực làm việc,
biểu đồ Levey – Jennings, bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm phòng xét nghiệm,
Bảng theo dõi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị…
5.2.3. Phương pháp 5S.
Việc thực hiện 5S tại các vị trí khác nhau trong phịng xét nghiệm có tác dụng:
- Sắp xếp gọn gàng các vị trí làm việc, giúp tạo khơng gian làm việc gọn
gàng, thuận lợi để thực hiện công việc.
- Luôn sẵn sàng các vật tư tiêu hao, dụng cụ cần thiết để thực hiện công
việc, tránh hiện tượng hết khi đang thực hiện công việc khiến nhân viên phải
dừng công việc để bổ sung vật tư, dụng cụ.
Trong quá trình thực hiện xét nghiệm thì mỗi giai đoạn đều cần những vật

tư tiêu hao và dụng cụ khác nhau, tại một số thời điểm trong quá trình thực hiện
xét nghiệm thì các vật tư đó bị hết khi đang thực hiện công việc như: giấy in số
chờ, giấy in bacode, các dụng cụ chứa mẫu, bơm kim tiêm lấy mẫu, bơng cồn,
hóa chất…nó sẽ khiến cơng việc bị tạm ngưng lại để cho nhân viên đi bổ sung


21

các hóa chất, vật tư đó thì cơng việc mới được tiến hành trở lại. Có một số giai
đoạn chỉ cần dừng lại trong thời gian ngắn: như việc hết bơm kim tiêm, nhưng
cũng có những giai đoạn sẽ phải dừng lại rất lâu: ví dụ như hết hóa chất Miễn
dịch, do phải chờ các kết quả xét nghiệm có hết kết quả rồi mới được dừng máy
để bổ sung, sau khi bổ sung máy sẽ kiểm tra hóa chất và chạy chu trình khởi
động hết khoảng 30 phút, nếu số lơ thay đổi thì bản thân xét nghiệm đó lại phải
thêm bước hiệu chuẩn và chạy nội kiểm, nếu đạt mới được tiến hành phân tích
tiếp do đó sẽ gây chậm trễ rất nhiều.
Chúng tôi đã phối hợp với phòng Quản lý chất lượng tập huấn 5S cho tất
cả các nhân viên, phân công việc thực hiện 5S tại các vị trí làm việc. Xây dựng
văn hóa 5S mọi nơi, mọi lúc và tiến hành đôn đốc, giám sát và kiểm tra. Sau một
thời gian, việc thực hiện 5S đã trở thành thường quy, thành thói quen của tất cả
nhân viên và mọi vị trí làm việc, từ đó giảm được rất nhiều thời gian lãng phí
trong q trình thực hiện xét nghiệm như:
+ Trong giai đoạn T1, không bị hết giấy in số chờ, giấy in bacode, dụng
cụ chứa mẫu,các vật tư tiêu hao phục vụ lấy mẫu như: bơm tiêm, bông
cồn, dụng cụ chứa rác thải...
+ Trong giai đoạn T2 đã khơng cịn việc hết hóa chất và phải chờ bổ sung
giữa giờ khi đang làm việc.
5.2.4. Chất lượng từ gốc hay “làm đúng ngay từ đầu”.
Với xét nghiệm thì việc đảm bảo được chất lượng từ gốc là rất quan trọng,
đó là việc mã hóa đúng bệnh nhân giúp cho việc lấy mẫu đúng, và các quy trình

thực hiện tiếp theo mới có ý nghĩa. Nếu lấy mẫu nhầm từ bệnh nhân này sang
bệnh nhân khác thì các giai đoạn tiếp theo có nhanh đến đâu, có chất lượng đến
đâu thì cũng khơng có ý nghĩa vì khơng mang lại kết quả chính xác cho bệnh
nhân, thậm chí cịn mang đến hậu quả khơng tốt cho bệnh nhân nếu không được
phát hiện và kiểm tra lại. Do đó để đảm bảo được việc thực hiện xét nghiệm
được chính xác cho bệnh nhân thì mỗi giai đoạn đều phải thực hiện một cách
chính xác nhất. Điều đó địi hỏi việc phải tiêu chuẩn hóa các quy trình thực hiện


22

từng giai đoạn của xét nghiệm và yêu cầu tất cả mọi nhân viên đều phải tuân thủ
làm theo như:
+ Quy trình kiểm tra đối chiếu bệnh nhân khi: in bacode và phát dụng cụ
chứa mẫu, lấy mẫu.
+ Quy trình thực hiện nội kiểm, để đảm bảo cho các thiết bị hoạt động tốt
và chính xác.
Sau khi thực hiện tốt các quy trình thì thu được kết quả là:
+ Tỷ lệ mẫu bị dán nhầm mẫu: khơng có trường hợp nào dán nhầm.
+ Tỷ lệ mẫu dán nhầm bacode từ tp này sang tp khác giảm , khơng
cịn trường hợp dán nhầm tuýp.
+ Tất cả các xét nghiệm đều đạt nội kiểm trước khi tiến hành phân tích xét
nghiệm.
+ Kết quả ngoại kiểm đều đạt trên 95% kết quả ngoại kiểm đạt tiêu chí tốt
trở lên.
Do đó, giảm được lãng phí sai sót ban đầu, khơng phải tiến hành lấy lại mẫu
và kiểm tra lại bệnh nhân, các máy phân tích hoạt động tốt, khơng bị gián đốn để
kiểm tra, góp phần giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân.
5.2.5. Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị.
Trong q trình sử dụng các trang thiết bị, máy móc thì việc bảo trì bảo

dưỡng là hết sức quan trọng. Việc bảo trì bảo dưỡng giúp cho các trang thiết bị
hoạt động ổn định và bền hơn, loại bỏ những nguy cơ tiềm tàng trước khi nó
phát sinh gây ra hỏng hóc thiết bị một cách bất ngờ, khơng kiểm soát dẫn tới
việc phải chờ đợi, sửa chữa gây kéo dài thời gian trả kết quả xét nghiệm và thiệt
hại về chi chi phí sửa chữa. Mỗi dụng cụ, thiết bị từ đơn giản đến phức tạo đều
phải thực hiện các quy trình bảo trì bảo dưỡng thường xuyên hoặc định kỳ. Do
đó chúng tơi đã xây dựng cho mỗi thiết bị một quy trình bảo dưỡng chi tiết,
trong đó nêu rõ các công việc cụ thể, trách nhiệm của từng nhân viên trong việc
thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và có bảng kiểm để theo dõi. Hiện tại, việc bảo
trì bảo dưỡng thiết bị được chia thành hai loại:


23

- Bảo trì bảo dưỡng hàng ngày: do các nhân viên hàng ngày sử dụng các
dụng cụ, thiết bị đó thực hiện vào cuối mỗi ngày làm việc. Ví dụ như:
+ Pipet tự động sau khi sử dụng vệ sinh sạch sẽ, để ở nơi khô ráo.
+ Máy ly tâm sau khi sử dụng phải vệ khử khuẩn hàng ngày.
+ Các máy phân tích thì phải thực hiện các quy trình bảo trì hàng ngày
theo hướng dẫn như: rửa W1, W2, lệnh cuối ngày, lau kim hút…
- Bảo trì bảo dưỡng định kỳ: có thể theo tuần, tháng, quý…do nhân viên
được phân cơng phụ trách thiết bị, nhân viên phịng Vật tư hoặc do kỹ sư của
bên cung cấp thiết bị thực hiện tùy thuộc vào mức độ đòi hỏi về mặt kỹ thuật
của việc bảo trì. Việc bảo trì, bảo dưỡng này yêu cầu phải có kế hoạch từ trước,
thường là kế hoạch hàng năm, được giám sát thực hiện của lãnh đạo phòng xét
nghiệm (như phụ lục).
Việc bảo trì, bảo dưỡng cũng bao gồm việc dự trù và thay thế các vật tư,
linh kiện theo khuyến cáo của nhà sản xuất nhằm giảm bớt việc xẩy ra lỗi hỏng
hóc thiết bị đột ngột, ngồi dự kiến, gây ra lãng phí do chờ đợi sửa chữa, thay
thế như: thay bóng đèn, thay dây bơm nước rửa, thay cuvet…

5.2.6. Giảm số lượng trong mỗi lần giao nhận mẫu.
Việc giảm số lượng mẫu mỗi lần vận chuyển, bàn giao và phân tích cũng
là một cơng cụ rất tốt để giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân.
Khi mẫu được bàn giao lớn gây ra việc xử lý mẫu trước phân tích kéo dài trong
khi máy phân tích đã phân tích xong lơ trước, đến khi mẫu được cho vào thiết bị
thì thời gian của mẫu sau cùng lại kéo dài hơn do phải chờ máy phân tích các
mẫu trước nó, hậu quả là gây ra rất nhiều thời gian lãng phí. Sau khi dùng biện
pháp để giảm số mẫu mỗi lần bàn giao thì số mẫu một lần vận chuyển đã giảm
xuống, việc thu gom mẫu với số lượng ít hơn đã nhanh hơn, có thể sắp xếp theo
thứ tự nên bàn giao nhanh và tránh được những sai sót khi bàn giao mẫu, việc sử
lý mẫu ít hơn đã được sắp xếp theo thứ tự cũng nhanh hơn, khi đưa mẫu vào
máy phân tích thì cũng giảm thiểu được việc chờ đợi máy phân tích những mẫu
trước, đặc biệt là với máy Miễn dịch có cơng suất thấp (170 xét nghiệm/giờ),


24

giảm thiểu các chờ đợi lãng phí, tạo nên một dòng chảy liên tục, giúp giảm thời
gian trả kết quả cho bệnh nhân.
5.2.8. Phân công công việc hợp lý.
Việc phân cơng cơng việc hợp lý tại các vị trí và các giai đoạn trong quá
trình thực hiện xét nghiệm cũng rất quan trọng. Nó giúp cho mỗi giai đoạn đảm
bảo được hiệu suất làm việc tối ưu, không quá nhanh cũng khơng q chậm, phù
hợp với nhân lực hiện có tại khoa. Nếu đầu giờ làm việc, nhân viên lấy mẫu đến
muộn hoặc vắng thì số lượng bệnh nhân chờ lấy mẫu sẽ bị dồn lại, chờ lâu, trong
khi ở các giai đoạn sau đều đang sẵn sàng và chờ nhận mẫu để phân tích. Nếu số
lượng nhân viên lấy mẫu quá nhiều, thì việc lấy mẫu sẽ nhanh, thời gian chờ của
bệnh nhân sẽ giảm nhưng ở giai đoạn phân tích lại bị ứ lại do số lượng mẫu quá
lớn, xử lý lâu và vượt quá công suất của các thiết bị phân tích, và cũng tốn thêm
nhân viên để lấy mẫu. Do đó cần phân tích tình hình nhân lực cụ thể và số lượng

công việc hàng ngày và từng thời điểm trong ngày để bố trí nhân lực một cách
hợp lý.
5 .3. Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các biện pháp cải tiến để giảm thời
gian trả kết quả xét nghiệm.
Từ việc áp dụng các biện pháp cải tiến để giảm thời gian trả kết quả xét
nghiệm cho bệnh nhân trong từng giai đoạn của quá trình xét nghiệm đã cho
những hiệu quả nhất định.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch đã giảm rất nhiều. Thời gian
trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch giảm 49.9% từ 112.5 phút xuống cịn 61.9
phút. Trong đó thì tất cả các giai đoạn đều giảm. Giai đoạn cải tiến hiệu quả nhất
là giai đoạn T4. Sau khi cải tiến, thời gian T4 đã giảm 57.2 % từ 20.2 phút
xuống cịn 11.56 phút.
Tuy nhiên trong q trình thực hiện chúng tơi có gặp một số thuận lợi và
khó khăn như sau:
*) Thuận lợi:
- Nhân viên trong khoa đoàn kết đồng lòng thực hiện theo kế hoạch nhằm