Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở trong các doanh nghiệp sản xuất

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở trong các
doanh nghiệp sản xuất
1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có các yếu tố sản xuất
cơ bản, đó là t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động. Trong đó nguyên
vật liệu đóng vai trò là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, còn tài
sản cố định và những công cụ, dụng cụ khác là t liệu lao động, lao động của con
ngời chính là yếu tố sức lao động. Nh vậy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố
cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong khâu sản xuất.
Về mặt hình thái, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dới tác
động của sức lao động và t liệu lao động, NVL sẽ thay đổi hình thái vật chất ban
đầu. Chính vì tác dụng cấu thành nên thực thể sản phẩm mà đặc điểm, tính chất
của các loại nguyên vật liệu sẽ chi phối đặc điểm, tính chất của những sản phẩm
do chúng tạo nên.
Về mặt giá trị ,chúng chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và
chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Sự chuyển
dịch giá trị của nguyên vật liệu đồng nghĩa với sự phát sinh chi phí nguyên vật
liệu. Nói đến chi phí là phải nói đến giá thành, vì chỉ dựa trên cơ sở tiết kiệm chi
phí thì các doanh nghiệp mới có thể hạ giá thành. Chi phí về NVL thờng chiếm tỷ
trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh
nghiệp sản xuất, nh công nghiệp chế biến: khoảng 70%, công nghiệp nhẹ: 65%,
công nghiệp cơ khí: 50-60%
Hiện nay hạ giá thành là một trong những biện pháp tối quan trọng của các
doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Muốn vậy các doanh
nghiệp không thể không quan tâm đến việc giảm yếu tố chi phí nguyên vật liệu
một cách hợp lý.
Nh vậy nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp không chỉ về mặt hiện vật mà nó còn ảnh hởng không
nhỏ tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và của toàn bộ
nền kinh tế nói chung.

1.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu
1.2.1 Sự cần thiết của việc quản lý nguyên vật liệu.
Trong mọi hình thái kinh tế xã hội, tính hiệu quả của hoạt động sản xuất
kinh doanh luôn là mục tiêu không thể không xét đến, cho dù làm việc gì và hoạt
động trên lĩnh vực nào, con ngời luôn mong muốn có đợc lợi ích cao nhất với mức
hao phí bỏ ra là thấp nhất, đặc biệt mục tiêu này càng thể hiện rõ hơn trong nền
kinh tế thị trờng, khi mà vấn đề tối đa hoá lợi nhuận đợc đặt lên hàng đầu. Muốn
tối đa hoá lợi nhuận, trớc tiên phải phấn đấu giảm chi phí sản xuất, trong đó có
yếu tố chi phí nguyên vật liệu.
Xuất phát từ lý do trên và xuất phát từ đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh, thì việc quản lý NVL là một nhu cầu khách
quan của mọi nền sản xuất xã hội.
1.2.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu.
Nh đã trình bày ở trên, quản lý NVL là tất yếu khách quan đối với mọi nền
kinh tế xã hội. Tuy nhiên do đặc điểm, trình độ sản xuất khác nhau mà yêu cầu và
cách thức quản lý cũng không giống nhau giữa các thời kỳ. Xã hội ngày càng phát
triển thì các phơng thức quản lý cũng ngày càng hiện đại và phức tạp hơn.
Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội trên tất cả các lĩnh vực :
khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá, nhu cầu của xã hội ngày một tăng đòi hỏi
sản phẩm nhiều hơn, đa dạng hơn cả về kích cỡ màu sắc, chủng loại, mẫu
mã.Trong bối cảnh đó, yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải cung cấp đầy
đủ, kịp thời cả về số lợng và chủng loại NVL nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình
sản xuất.
Trong nền kinh tế thị trờng nhu cầu vật chất là rất lớn và đa dạng, nguồn nguyên
liệu sẵn có trong tự nhiên không còn đủ đáp ứng những nhu cầu này, đòi hỏi những nhà
kinh tế phải xem xét đến tính khan hiếm và đắt đỏ của yếu tố đầu vào.
Do vậy bên cạnh việc khai thác NVL đáp ứng cho sản xuất,chế tạo sản phẩm,
nhà kinh tế phải tìm mọi biện pháp sử dụng NVL hợp lý và tiết kiệm. Muốn vậy
cần phải tăng cờng công tác quản lý NVL.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu là
phải chặt chẽ ở tất cả các khâu , từ khâu thu mua, bảo quản, sử đụng cho đến khâu

dự trữ.
+ Khâu thu mua: NVL tồn tại dới dạng tài sản dự trữ thờng xuyên biến động.
Muốn quản lý tốt, doanh nghiệp phải quan tâm cả về khối lợng, chất lợng, quy
cách ,chủng loại, giá mua, chi phí thu mua (địa điểm thu mua, phơng tiện vận
chuyển), tính ổn định của nguồn hàng.Thời gian thu mua cũng phải đợc lập cho
phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
+ Khâu bảo quản: việc tổ chức hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ
các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu
tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu của
công tác quản lý đối với nguyên vật liệu.
+ Khâu sử dụng: sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức dự
toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng
nguồn tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần thực hiện tốt việc
nghi chép, phản ánh tình hình nhập và xuất dùng NVL trong hoạt động sản xuất
kinh doanh.
+ Khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối
đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh đợc diễn ra một cách bình thờng không bị ngừng trệ hoặc gián đoạn do việc
cung ứng, thu mua không kịp thời hoặc tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá
nhiều NVL.
Quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ
là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh
nghiệp.
1.3 Vai trò, sự cần thiết và nhiệm vụ của công tác kế
toán nguyên vật liệu
1.3.1 Vai trò, sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Nh trên đã trình bày, để quản lý tốt NVL thì đòi hỏi nhà quản lý phải quản lý
tốt ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Có rất nhiều
công cụ mà các nhà quản lý có thể sử dụng để thực hiện việc quản lý nói trên, nh-
ng trong đó có một một công cụ không thể thiếu đó chính là quản lý bằng hệ

thống thông tin.Với chức năng cung cấp một hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ
và kịp thời, hạch toán kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đóng một vai
trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp lý. Hạch toán
kế toán NVL có chính xác đầy đủ kịp thời thì nhà lãnh đạo mới nắm bắt đợc tình
hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu thực tế đang diễn ra nh thế
nào, từ đó có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp nhằm đảm bảo cho quá trình sản
xuất không bị gián đoạn. Mặt khác, nhờ công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp
sẽ biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, đồng thời nó còn là khâu đầu tiên giúp
công việc hạch toán giá thành đợc chính xác. Do vậy hạch toán NVL phải đảm
bảo chính xác, kịp thời và khoa học. Cùng với sự phát triển không ngừng của cuộc
cách mạng khoa học công nghệ ngày nay thì yêu cầu và cách thức tổ chức quản lý
của doanh nghiệp cũng dần thay đổi, trong đó cách thức quản lý thông tin thủ
công đang dần dần đợc thay thế bằng những phơng pháp hiện đại hơn, điều đó đợc
đánh dấu bởi sự thâm nhập mạnh mẽ cuă công nghệ tin học vào trong công tác
lý,công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán trên máy là quá trình thiết kế và sử
dụng các chơng trình theo đúng nội dung , trình tự của các phơng pháp kế toán để
thu nhận xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm một cachs chính xác, kịp thời
và có hệ thống, đáp ứng đợc yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin . Với việc
ứng dụng tin học vào công tác kế toán đã giúp nâng cao hiệu suất công tác kế
toán, do khi áp dụng phần mềm kế toán thì các doanh nghiệp không phải thực
hiện một số khâu công việc theo cách thủ công nh: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế
toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán, mà chỉ phải thực hiện các
công việc nh phân loại, bổ xung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu
từ chứng từ gốc vào máy, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể
đa ra các quyết định cho phù hợp. Tuy nhiên máy tính và tin học chỉ là phơng tiện
trợ giúp cho kế toán viên trong xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chúng không
thể thay thế hoàn toàn con ngời,do đó doanh nghiệp luôn phải đặt lên hàng đầu
việc đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ tốt và tổ chức
công tác kế toán máy vẫn phải tuân thủ theo các nội dung vàyêu cầu của tổ chức
công tác kế toán trong điều kiên thủ công.

1.3.2. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu
Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ
vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đã xác
định nhiệm vụ của kế toán NVL nh sau:
1. Thực hiện đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản
lý thống nhất của nhà nớc, yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
2. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập- xuất- tồn
kho vật liệu cả về hiện vật và giá trị.Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế NVL
nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý doanh
nghiệp.
3. áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra các
bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các
sổ (thẻ) kế toán chi tiết để theo dõi NVL.
4. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Phát
hiện kịp thời, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ
đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực
tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất.
5. Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nớc qui định, lập
các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích
kinh tế tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu.
Nh vậy kế toán vật liệu là công cụ phục vụ quản lý vật liệu. Thông qua việc tính
toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật liệu bằng hệ
thống các phơng pháp khoa học mà biết đợc thông tin một cách đầy đủ kịp thời, chính
xác về tình hình tài sản nói chung và về vật liệu nói riêng.
1.4. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất.
1.4.1. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiêp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại khác nhau với
nội dụng công dụng và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một
cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại thứ vật liệu phục vụ cho

nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hạnh phân loại chúng theo những tiêu
thức phù hợp.
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau đây:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ):
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, NVL chính là đối tợng chủ yếu cấu thành
lên thực thể chính của sản phẩm nh: sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy
cơ khí, vải trong các doanh nghiệp may... Nửa thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm nh sợi mua ngoài trong các doanh
nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên liệu chính.
- Vật liệu phụ: vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể chính của sản
phẩm nhng có khả năng làm tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản
xuất đợc thực hiện một cách bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ
thuật nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn...
- Nhiên liệu : trong các doanh nghiệp sản xuất, nhiên liệu bao gồm các loại ở
thể lỏng, khí, rắn dùng cung cấp nhiệt lợng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm, giúp cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong qúa trình
hoạt động sản xuất kinh doanh nh: xăng,dầu, than, củi, hơi đốt.
-Phụ tùng thay thế : Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện, vận tải...
-Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng
cho công việc xây dựng cơ bản ( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí
cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản )
-Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm nh: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài
sản cố định.
Việc phân chia nh trên chỉ mang tính tơng đối bởi vì có loại nguyên vật liệu
đối với doành nghiệp này là nguyên vật liệu chính nhng đối với doanh nghiệp
khác lại là vật liệu phụ.
*Ngoài cách phân loại nh trên thì căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL

cũng nh nội dung phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán, doanh nghiệp
có thể chia nh sau:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: ví dụ nguyên vật liệu phục vụ
quản lý ở các phân xởng, tổ, đội sản xuất hoặc cho nhu cầu bán hàng hay quản lý
doanh nghiệp...
* Nếu căn cứ vào nguồn hình thành, có thể chia NVL thành các loại: NVL
nhập do mua ngoài, do tự gia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh, do nhận
biếu tặng...
1. 4.2. Đánh giá nguyên vật liệu.
1.4.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Trong kế toán các nguyên tắc chi phối đến việc đánh giá NVL đó là: nguyên
tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng.
* Nguyên tắc giá gốc: theo nguyên tắc khi nhập kho NVL phải đợc đánh giá theo
giá thực tế (bao gồm cả giá mua và toàn bộ chi phí mua) và khi xuất kho cũng phải xác
định giá vốn thực tế theo đúng phơng pháp quy định.
* Nguyên tắc nhất quán: nguyên tắc này đòi hỏi các phơng pháp tính giá mà
doanh nghiệp đang áp dụng phải đợc sử dụng thống nhất trong một thời gian dài
( ít nhất là trong một kỳ kế toán).
* Nguyên tắc thận trọng: những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
NVL có khả năng làm giảm nguồn vốn của doanh nghiệp, kế toán có thể ghi nhận
ngay mà không cần phải có chứng cớ chắc chắn (nguyên tắc này nhằm ghi nhận
trớc những khoản tổn thất có thể phát sinh nguồn vốn của doanh nghiệp). Ngợc
lại, đối với những nghiệp vụ liên quan đến NVL có khả năng làm tăng nguồn vốn
của doanh nghiệp thì kế toán chỉ đợc phép ghi nhận khi đã có đầy đủ bằng chứng
chắc chắn chứng minh cho tăng đó.
1.4.2.2. Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu.
Theo hệ thống văn bản hiện hành quy định về việc hạch toán NVL thì NVL nhập

xuất kho sẽ đợc phản ánh theo đúng trị giá vốn thực tế với các nội dung sau:
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Căn cứ vào từng nguồn nhập mà trị giá thực tế nguyên vật liệu đợc xác định
nh sau:
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá vốn
thực tế của
VL nhập
kho
=
Giá mua
ghi trên hoá
đơn
+
Chi phí
mua thực tế
-
Các khoản chiết
khấu thơng mại,
giảm giá hàng
mua, hàng mua
bị trả lại
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua ghi
trên hoá đơn là giá cha có thuế GTGT.
Đối với những hoá đơn có tính đặc thù nh: tem th, vé tàu... thì giá cha có
thuế đợc tính chuyển theo công thức sau:
Giá cha có thuế GTGT =
Tổng giá thanh toán
1 + % thuế suất GTGT
Những cơ sơ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên

GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì giá mua ghi
trên hoá đơn là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi,
chi phí bảo hiểm...
+Đối với NVL nhập kho do tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế của