Những vấn đề lý luận chung về công tác nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Những vấn đề lý luận chung về công tác nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất.
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý nguyên vật liêu trong
quá trình sản xuất kinh doanh
1.2. Khái niệm
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động và là mổt trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất. Nguyên vâtk liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh
thì không giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu và nó chỉ tham gia vào một
quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị toàn bộ của nguyên vật liệu đợc chuyển
toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc là chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
1.3. Đặc điểm
Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất nh sắt thép trong
doanh nghiệp cơ khí xây dựng, sợi trong doanh nghiệp dệt
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và chúng bị
tiêu hao toàn bộ để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm, giá trị của chúng đợc
chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành của sản phẩm.
1.3.1. Vị trí
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
kinh doanh của một doanh nghiệp. Chúng là đối tợng tác động trực tiếp của quá
trình sản xuất tạo ra sản phẩm, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình
trệ, doanh nghiệp sẽ không hoàn thành đợc kế hoạch đặt ra. Giá trị sản phẩm của
doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng của nguyên vật liệu và tình hình
biến động của chi phí nguyên vật liệu vì chúng thờng chiếm tỷ lệ từ 60% đến 80%
giá thành sản phẩm. Từ đó thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng không nhỏ tới
lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần chú ý tới công tác kế toán
nguyên vật liệu tại doanh nghiệp mình.
1.3.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiệ vật và chỉ tiêu giá trị ở
mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ đến khâu sử dụng
* Khâu thu mua: Để có đợc vật t đáp ứng đợc kịp thời cho quá trình sản
xuất kinh doanh thì nguồn chủ yếu là khâu thu mua nên ở khâu này đòi
hỏi phải quản lý chặt chẽ vế số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại,
giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Khâu bảo quản dự trữ: Doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi,
thực hiện tốt chế độ bảo quản và xác định đợc định mức dự trữ tối thiểu,
tối đa cho từng loại vật t để giảm bớt hao hụt, h hỏng, mất mát đảm bảo
an toàn và giữ đợc chất lợng của vật t.
* Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở
định mức tiêu hao dự toán chi phí nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá
thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.4. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp
1.2.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy
đủ tình hình thu mua, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vât liệu. Mặt
khác, thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu ta còn biết đợc chủng loại, quy
cách, chất lợng có đảm bảo hay không, số lợng thừa hay thiếu, từ đó ngời quản lý
đề ra những biện pháp thích hợp nhằm kiểm soát giá cả, chất lợng của nguyên vật
liệu.
Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu có thể thấy đợc tình hình thực
hiện kế hoạch sử dụng và cung cấp nguyên vật liệu nh thế nào từ đó có biện pháp
đảm bảo nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó kế toán nguyên vật
liệu còn liên quan trực tiếp đến kế toán giá thành sản phẩm.
Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ có những thông tin chính xác để
cung cấp cho nhà lãnh đạo nắm bắt đợc tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu
để công tác biện pháp điều chỉnh thích hợp.

1.4.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Thực hiện phân loại, đánh giá vật t phù
hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh
nghiệp.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phơng pháp kỹ thuật về
hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời, hớng dẫn các bộ phận kế toán, các đơn vị
trong doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán ban đầu về nguyên
vật liệu, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật
liệu, có những biện pháp ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật
liệu thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu
hao vào đối tợng sử dụng giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm đợc chính
xác.
Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, để ghi
chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động
tăng, giảm của vật t trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin
cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính và phân tích
hoạt động kinh doanh.
Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,vận
chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập, xuất, tồn và quản lý nguyên
vật liệu nhằm cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời cho sản xuất.
1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu
1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại.
Nhằm giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả
đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần
phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp, do tính chất, đặc thù
sản xuất kinh doanh của mình mà cung có cách phân loại nguyên vật liệu thích
hợp nhằm phuc vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Nguyên vật liệu nhìn chung đợc phân loại theo các cách sau đây:
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
-Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể của
sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không
giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu chính của
doanh nghiệp khác, đó là đối với sản phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia
công chế biến.
- Vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng
phụ có thể làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc là đảm bảo
cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thờng đợc.
-Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong
quá trình sản xuất kinh doanh gồm xăng, dầu
-Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa những máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị,
công cụ, khí vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
-Vật liệu khác: là những vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên.
Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh
nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ.
Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng
loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở cho hạch toán chi phí tiết nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu chia làm hai nguồn:
-Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên
doanh
-Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.Cách phân loại này
làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là
cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu
-Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+Nguyên vật liệu dùng cho trực tiếp chế tạo sản phẩm
+Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xởng, dùng cho bộ phận
BH và QLDN.
-Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác
+Đem góp vốn liên doanh
+Đem quyên tặng
* Lập danh điểm vật t
- Khái niệm: Lập danh điểm là quy định cho mỗi thứ vật t một ký hiệu
riêng biệt bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ cái ) thay thế tên gọi,
quy cách. kích cỡ của chúng.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật t có thể đợc xây
dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không
trùng lặp. Thông thờng hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký
hiệu loại, nhóm vật t kết hợp với chữ cái đầu tiên của tên vật t để ký hiệu thứ tự
vật t. Danh điểm vật t đợc sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan
trong doanh nghiệp nhằm thống nhất quản lý từng thứ, loại vật t.
1.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu
1.3.2.1 Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu
Tổng hợp nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập, xuất tồn kho
của nguyên vật liệu.
Giúp cho kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
1.3.2.2 Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật t là việc xác định giá trị của vật t ở những thời điểm nhất định và
theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác, chân thực và thống
nhất. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động nên phải đánh giá theo
trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài hay tự gia công chế biến.
* Nguyên tắc giá vốn ( Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho- Ban hành và
công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của
Bộ Tài Chính ): Vật t phải đợc đánh giá theo giá gốc, là toàn bộ các chi

phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc những vật t ở địa điểm và trạng
thái hiện tại.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
thì : Giá gốc = Giá mua + Chi phí thu mua
-Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì: Giá
gốc = Giá mua( Cha thuế) + Chi phí vận chuyển ( có thuế)
* Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng
tồn kho. Trên báo cáo tài chính đợc thực hiện trên hai chỉ tiêu: đó là trị giá vốn
thực tế vật t và dự phòng giảm giá hàng tồn kho( điều chỉnh giảm giá)
* Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
vật t phải đảm bảo tính thống nhất. Tức là kế toán phải áp dụng phơng pháp đó
nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp cơ thể thay đổi phơng pháp
đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế
toán trung thực hợp lý hơn. Đồng thời, phải giải thích đợc sự thay đổi đó.
* Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật t: đợc phân biệt ở các thời điểm
khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh
-Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua.
-Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập.
-Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất.
-Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ.
1.3.2.3 Các phơng pháp đánh giá vật t
Giá vốn thực tế của vật liệu có tác dụng lớn trong công tác quản lý kế toán
nguyên vật liệu. Nó đợc dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên
vật liệu, tính toán phân bổ chính xác về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản
xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị vật liệu thực tế hiện có của
doanh nghiệp.
a. Xác định trị giá vốn thực tế của vật t nhập kho
* Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại
thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình

mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật t, trừ đi các
khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm
chất.
* Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản
xuất của vật t tự gia công chế biến.
* Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho
là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến (+)Số tiền
phải trả cho ngời nhận gia công chế biến (+) Các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi
giao nhận.
* Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật t nhập
kho do hội đồng liên doanh thỏa thuận (+) Các chi phí khác phát sinh khi tiếp
nhận vật t.
* Nhập kho do đợc cấp: Trị giá vốn thực tế của vật t nhập kho là giá ghi
trên biên bản giao nhận (+) Các chi phí phát sinh khi nhận
* Nhập kho do đợc biếu tặng, đợc tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là
giá trị hợp lý (+) Các chi phí khác phát sinh.
b. Xác định trị giá vốn thực thế của vật t xuất kho
Vật t đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên
có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho vật t tùy thuộc vào đặc điểm hoạt
động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán ở từng
doanh nghiệp mà lựa chọn các phơng pháp thích hợp để xác định trị giá vốn thực
tế của vật t xuất kho. Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho đợc ban hành và công bố
theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc hớng dẫn kế toán
thực hiện bốn ( 04 ) chuẩn mực kế toán có các phơng pháp xác định trị giá vốn
của vật t xuất kho:
* Phơng pháp theo giá đích danh: Theo phơng pháp này thì khi xuất kho vật t căn cứ
vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn
thực tế của vật t xuất kho. Phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp
có chủng loại vật t ít và nhận diện đợc từng lô hàng.
* Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho

đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo
công thức:

= x

Doanh nghiệp có thể tính đơn giá bình quân theo các cách sau:
* Cách 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:
Đơn giá bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ
* Cách 2: Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc:
Đơn giá bình
quân gia quyền
Số lợng vật t
xuất kho
Trị giá vốn thực tế
vật t xuất kho
Đơn giá bình
quân cuối kỳ
trớc
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc)
Số lợng thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ tr-
ớc)
* Cách 3: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Đơn giá bình

quân sau mỗi lần
nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
+ Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t
+ Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân
cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định.
Ưu điểm: Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm.
Nhợc điểm: Nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối
kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
+ Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình
quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động
Ưu điểm: Theo hình thức này xác định trị giá vốn thực tế vật t hàng ngày cung
cấp thông tin đợc kịp thời.
Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này
rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
* Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc: Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định hàng
nào nhập trớc thì xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn
kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của từng lần nhập sau cùng.

= x

Ưu điểm: Phơng pháp này phản ánh tơng đối chính xác giá trị nguyên vật liệu
xuất dùng và tồn kho cuối kỳ. Khi giá có xu hớng tăng thì áp dụng phơng pháp
Đơn giá tính
theo từng lần
nhập
Số lợng xuất
kho của từng

lần nhập
Giá thực
tế xuất
kho
này sẽ có lãi nhiều hơn khi áp dụng các phơng pháp khác vì giá vốn hàng bán hiện
tại đợc tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trớc với giá thấp hơn hiện tại.
Nhợc điểm: Nó cũng có một số nhợc điểm đó là phải theo dõi chặt chẽ từng
nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu và doanh thu hiện tại không phù hợp với chi
phí hiện tại vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra từ chi phí trong quá khứ.
*Phơng pháp nhập sau- xuất trớc: Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định là hàng nào nhập sau sẽ xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của từng lần nhập.
Ưu điểm: Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát. Phơng pháp cho
thấy đợc sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong hiện tại vì doanh thu hiện tại
đợc tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu mua ở thời điểm gần nhất và khi giá nguyên
vật liệu trên thị trờng có xu hớng tăng lên, việc áp dụng phơng pháp này sẽ cho
giá vốn cao hơn.
Nhợc điểm: Phơng pháp này cũng có một số nhợc điểm đó là bỏ qua luồng
nhập, xuất vật liệu trong thực tế, giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với
giá thực tế nếu có xu hớng tăng và đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng lần
nhập kho.
1.4. Phơng pháp kế toán nguyên vật liệu
1.4.1. Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.4.1.1. Khái niệm: Là phơng pháp kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán
trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ
số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật t về
số lợng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các
sổ kế toán chi tiết và vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết vật t phù hợp
để góp phần tăng cờng quản lý vật t.
1.4.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật t đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời,
đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995, theo QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Trởng Bộ Tài Chính và
theo Quyết định 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001; Quyết định 89/2002/ TT-
BTC ngày 09/10/2002, các chứng từ kế toán vật t bao gồm:
* Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT )
* Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT )
* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT )
* Biên bản kiêm kê vật t ( Mẫu 08-VT )
* Hóa đơn GTGT- MS 01 GTKT-2 LN
* Hóa đơn bán hàng Mẫu 02-GTKT- 2 LN
* Hóa đơn cớc vận chuyển ( Mẫu 03- BH )
Các chứng từ này phải đợc lập một cách đầy đủ và kịp thời theo đúng quy
định về mẫu biểu về nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghhiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
Ngoài ra, còn có các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn:
* Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( Mẫu 04- VT )
* Biên bản kiêm nghiệm ( Mâu 05- VT )
* Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 06- VT )
1.4.1.3 Các phơng pháp hạch toán chi tiết
Phơng pháp ghi thẻ song song
* ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chéo hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho
nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận chứng từ nhập xuất Thủ kho phải
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận,
thực xuất vào chứng từ và Thẻ kho. Định kỳ Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất
đã phân loại theo từng thứ vật t cho phòng kế toán.

* ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết để ghi chếp tình hình
nhập, xuất cho từng thứ vật t theo cả hai chỉ tiêu: Số lợng và giá trị. Kế toán sau
khi nhận đợc các chứng từ của Thủ kho gửi lên phải kiểm tra lại và hoàn chỉnh
chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật t,
mỗi chứng từ ghi một dòng.
Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó đối chiếu: sổ kế
toán chi tiết với thẻ kho cỉa thủ kho, số liệu trên dòng tổng cộng trên bảng kê
nhâp- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp,số liệu trên sổ kế toán chi tiết
với số liệu kiểm kê thực tế.
* Tr×nh tù sæ ®îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å:
KÕ to¸n chi tiÕt vËt theo ph¬ng ph¸p ghi thÎ song song
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập- xuất- tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
( ) Ghi hàng ngày
( ) Ghi cuối tháng
( ) Đối chiếu cuối tháng
+Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và đối chiếu
+Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng và khối lợng ghi chép còn nhiều.
+Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật t,
việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên. Đặc biệt trong những doanh nghiệp đã
áp dụng kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có
nhiều chủng loại vật t diễn ra thờng xuyên. Do đó, xu hớng phơng pháp này đợc
áp dụng ngày càng rộng rãi.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn

kho của vật t theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất thì Thủ kho
phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhận, thực
xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột trên Thẻ kho, định kỳ gửi lên
phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho
từng thứ vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển đ-
ợc mở cho cả năm và đợc ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ vật t đợc ghi một dòng
trên sổ.
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra,
hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật t,
chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng, hoặc có thể lập bảng kê nhập, bảng
kê xuất.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chừng từ ( hoặc bảng kê) để ghi vào sổ
đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Tiến hành
đối chiếu số liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.
* Trình tự sổ đợc khái quát theo sơ đồ:
Kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê nhập Bảng kê xuấtSổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
( ) Ghi hàng ngày
( ) Ghi cuối tháng
( ) Đối chiếu cuối tháng
+Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng
+Nhợc điểm: Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế
toán về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán và kho chỉ tiến
hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.

+Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật t ít
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày, phơng pháp
này thờng ít đợc áp dụng trong thực tế
Phơng pháp ghi sổ số d
+ ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho nh hai phơng pháp trên. Đồng thời, cuối
tháng Thủ kho còn ghi vào Sổ số d số tồn kho cuối tháng của từng loại vật t vào
cột số lợng. Sổ số d do kế toán lập cho từng kho và đợc mở cho cả năm. Trên Sổ
số d vật t đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm, loại có dòng nhóm, cộng
lại. Cuối mỗi tháng, sổ số d đợc chuyển cho Thủ kho để ghi chép.
+ ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên
Thẻ kho của Thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau đó kế toán ký
xác nhận vào từng Thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế
toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoành chỉnh chứng từ và tổng hợp
giá trị (Giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật t để ghi chép vào cột Số tiền trên
phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này đợc ghi chép vào Bảng kê lũy kế nhập,
Bảng kê lũy kế xuất vật t.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để cộng tổng số
tiền theo từng nhóm vật t để ghi vào Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đồng thời, sau
khi nhận đựơc Sổ số d do Thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số d về số l-
ợng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật t tơng ứng để tính ra số tiền ghi vào
cột số d bằng tiền.
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số d bằng tiền của Sổ số d với cột trên
Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập- xuất- tồn với số
liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
* Trình tự sổ đợc khái quát theo sơ đồ
Kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp ghi sổ số d