LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHIỆP

Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh
nghiệp công nghiệp
I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất.
1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất.
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh
doanh, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp
đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm là
chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. Dới tác động của lao động, vật liệu thay đổi
hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của
sản phẩm đợc sản xuất ra.
Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá
thành của sản phẩm nên thông thờng trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm.
Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến một
số chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm,
chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu chi phí.
Do vị trí quan trọng của vật liệu trong cấu tạo của giá thành sản phẩm, các
doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu thu
mua ,bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Vật liệu tham gia thờng xuyên vào quá trình sản xuất, biến động liên tục. Các
doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động của vật liệu từ đó có
kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các
nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo
đủ về số lợng, đúng về chất lợng, quy cách, chủng loại. Giá mua, chi phí thu mua
phải hợp lý sao cho đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp đồng thời
đáp ứng cung cấp đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu là phải tổ chức tốt kho tàng
bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản

đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
Ngoài ra việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, trên cơ sở các
định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí về vật
liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh
doanh. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, tránh
tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t ảnh hởng đến tình hình tài chính nh lãng
phí vốn do dự trữ nhiều hoặc việc cung ứng và thu mua không kịp thời nhằm đảm
bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục cũng là một trong các yêu cầu
quản lý đối với vật liệu.
2. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lí vật liệu.
Vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu
thành nên giá trị sản phẩm. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu một
cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lí và kiểm
soát tài sản của doanh nghiệp, tránh h hỏng mất mát, lãng phí vật liệu trong quá
trình sản xuất. Hơn nữa nó tạo điều kiện kiểm soát có hiệu quả đợc chi phí và giá
thành sản phẩm do cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho
sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm.
Tổ chức công tác kế toán vật liệu là việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế
toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong
doanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp tình hình hiện có, tăng, giảm của
vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: số lợng, chất
lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Bên cạnh đó công tác kế toán vật
liệu cũng phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm. Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu cũng phải phù
hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị
của doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý
vật liệu.
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ

chi tiết đến tổng hợp số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình
nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Đồng thời, kế toán vật liệu cũng cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thực
hiện định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu, phát
hiện những vật liệu kém phẩm chất để có những biện pháp nâng cao hiệu quả sử
dụng, dự trữ vật liệu.
II.Phân loại và tính giá vật liệu
1. Phân loại vật liệu
Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại có công dụng khác
nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản , dự trữ trên
những địa bàn khác nhau. Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và
quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp, căn cứ dùng để phân loại vật liệu công dụng
nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trng này vật liệu ở
các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên liệu và vật liệu tham gia
trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm.
Nguyên liệu, vật liệu chính này bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá. Ví dụ: giấy đợc mua
từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành vở cũng đợc coi là vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: Vật liệu phụ là các loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật
liệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tính năng, tác dụng của sản phẩm và các
loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại t liệu lao động,
phục vụ cho công việc lao động của công nhân.
- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục vụ cho sự
hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Thực chất
đây là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng do việc sản
xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân,
hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại vật
liệu phụ thông thờng.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho

máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà
doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Các doanh nghiệp có thể phân chia từng loại vật liệu nêu trên thành từng thứ,
từng loại chi tiết hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu
của đơn vị mình. Trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm
vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số của vật liệu tạo điều
kiện thuận lợi trong công tác quản lý và cơ giới hoá công tác kế toán.
2. Tính giá vật liệu
Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình
hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh. Lựa chọn phơng pháp tính giá
trong kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác giá trị của vật liệu dự
trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đúng đắn chi phí về vật liệu trong giá thành sản
phẩm. Nh vậy, đánh giá vật liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức kế toán
vật liệu và là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu
dùng, dự trữ.
Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng là phải tiện lợi, phù
hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo những
nguyên tắc mà Nhà nớc quy định.
a) Giá thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xây dựng
theo từng nguồn nhập:
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực
tế VL
nhập kho

=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Thuế
nhập khẩu
(nếu có)
+
Chi phí
thu mua -
Giảm giá
hàng mua
đợc hởng
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí
bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi
nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế.
Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giá mua
ghi trên hoá đơn ngời bán là giá không có thuế giá trị gia tăng.
Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giá mua
là giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.
Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật
liệu.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị
vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi
phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt trong định mức...).
Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia
liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí
tiếp nhận (nếu có).
Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị

thu hồi tối thiểu.
Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đ-
ơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Giá các loại vật liệu và chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu
mua... nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Trờng hợp vật liệu là sản
phẩm nông, lâm, thuỷ sản... mua của ngời trực tiếp sản xuất không có hoá đơn thì
ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hóa,
đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi.
b) Giá thực tế xuất kho:
Việc sử dụng các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho trong từng doanh
nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cơ cấu, chủng loại vật liệu của doanh nghiệp đó
cũng nh trình độ quản lý, trình độ kế toán. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một
trong các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sau:
Giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá trị
bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp này thì
giá vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá thực
tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ
- Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho khá đơn giản và phản ánh
kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
- Nhợc điểm: không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật
liệu kỳ này.
Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ).
Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định trên cơ sở bình
quân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quân
Đơn giá thực
tế bình quân

=
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
- Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập
xuất trong kỳ.
- Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối tháng, do đó
công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực hiện các
khâu kế toán khác.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập, xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi lần
nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn
cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp
nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.
- Ưu điểm: Phơng pháp này đã khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp
trên, việc tính giá đợc chính xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu
trong kỳ. Công việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.
- Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tính
toán nhiều.
Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập chỉ thích hợp áp dụng với
các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực
hiện kế toán bằng máy vi tính.
Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO):
Theo phơng pháp này, giả định rằng số vật liệu đợc nhập kho trớc thì xuất kho
trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế xủa từng số hàng
xuất. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá
thực tế vật liệu xuất trớc. Phơng pháp này thích hợp khi giá cả của vật liệu ổn định
hoặc có xu hớng giảm.
- Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm và gần đúng với luồng nhập_xuất
vật liệu trong thực tế.

- Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều.
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít loại vật liệu,
số lần nhập kho của mỗi loại vật liệu không nhiều.
Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO):
Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định rằng những loại vật liệu đợc nhập vào
kho sau cùng sẽ đợc xuất ra trớc tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trớc.
Phơng pháp này phù hợp trong trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lên vì khi
đó số xuất theo giá mới sẽ cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm do đó số thuế thu
nhập doanh nghiệp phải nộp giảm. Doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại.
- Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm hơn so với phơng pháp FIFO .
- Nhợc điểm: Phơng pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất hàng trong thực tế. Tr-
ờng hợp giá cả thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên thiếu
chính xác.
Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần
suất nhập, xuất của các loại vật liệu không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời
hạn bảo quản.
Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá trị xuất kho của vật liệu đ-
ợc xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Việc tính giá vật liệu xuất kho chính
xác tuy nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Ph-
ơng pháp này thích hợp cho cho các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng
từng lô vật liệu nhập kho, khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lô đó.
Phơng pháp giá hạch toán:
Đối với phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán tính
giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở chênh lệch giữa giá thực
tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức:
Giá thực tế vật
liệu xuất kho
= Giá hạch toán vật
liệu xuất kho

* Hệ số giá
vật liệu
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu
tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế vật liệu
nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu
tồn kho đầu kỳ
+ Giá hạch toán vật liệu
nhập kho trong kỳ
- Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch
toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của
các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối
kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập,
xuất kho vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin
về giá không kịp thời.
III. Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu
1. Khái niệm
Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thờng rất đa dạng, nhiều chủng loại và
chiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất diễn ra
đợc liên tục và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc cung cấp nguyên
vật liệu kịp thời, đầy đủ. Do đó nhiệm vụ cấp bách của kế toán là phải theo dõi,
kiểm soát đợc tình hình biến động của vật liệu.
Bên cạnh đó, vật liệu là một trong những tài sản của doanh nghiệp, kế toán

phải hạch toán và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả
chỉ tiêu hiện vật và giá trị, không chỉ ở từng kho, từng nhóm, từng thứ mà có thể
còn phải chi tiết tỉ mỉ theo từng chủng loại, chất lợng, quy cách... tuỳ theo yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng
từ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý
vật liệu nói riêng.
2. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu.
Việc quản lý vật liệu đợc thực hiện bởi rất nhiều bộ phận khác nhau có liên
quan, tuy nhiên kế toán và thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình
nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để
hạch toán chi tiết từng loại vật liệu. Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hành bởi
kế toán và thủ kho bao gồm các yêu cầu sau:
Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức ở từng kho và ở bộ
phận kế toán của doanh nghiệp.
Kế toán và thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng
thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu gồm cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Đồng thời, số liệu giữa Sổ kế toán chi tiết và số liệu ghi chép của thủ kho tại
kho phải đảm bảo khớp đúng về nội dung, chỉ tiêu, giá trị. Số liệu kế toán tồng
hợp cũng phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.
Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp một cách kịp
thời, đầy đủ các thông tin về vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, các doanh nghiệp
có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho phù hợp
nhằm đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất. Tuy nhiên, cơ sở để kế toán và thủ kho
tiến hành ghi chép vào các sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu đó là các chứng từ kế
toán.
Chứng từ các doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất

vật liệu là các chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài chính ban hành. Đó có thể là các
chứng từ mang tính chất bắt buộc hoặc các chứng từ có tính chất hớng dẫn, tự lập.
Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu gồm các
loại:
- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn (GTGT) khi mua hàng.
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH)
Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ các
yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để
phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm
tra của kế toán.
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh
nghiệp lựa chọn, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
sau:
- Sổ (thẻ) kho.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số d...
Trong đó sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) đợc dùng dể theo dõi số lợng nhập,
xuất, tồn kho từng thứ vật liệu. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn
hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm, hàng hoá, sau đó giao cho thủ
kho để ghi chép hàng ngày. Sổ này đợc dùng cho cả 3 phơng pháp hạch toán chi
tiết vật liệu.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc
dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số
lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong

doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên có thể mở thêm các Bảng kê
Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
a) Ph ơng pháp thẻ song song .
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, ở kho phải
mở thẻ kho theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu
để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho từng
danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ
kho.
Tại kho:
Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm
tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ
kho. Sau mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ
kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số l-
ợng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho trên thẻ kho với số lợng
vật liệu thực tế tồn trong kho để đảm bảo đã ghi chép đầy đủ. Hàng ngày hoặc
định kỳ 3, 5 ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã đợc phân loại theo
từng thứ, từng nhóm vật liệu cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán:
Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết
cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu: số lợng và giá
trị.
Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi
cả về giá trị của vật liệu. Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển
đến, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ có liên
quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển...), ghi đơn giá

vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ sở các
chứng từ đó kế toán ghi vào các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với
thẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng của các
sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp
chi tiết nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị.
Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song theo sơ đồ 1.1:
Sơ đồ 1.1
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp N- X- T
Sổ kế toán tổng hợp
(1) (1)
(3)
(2) (2)

(4)
(5)


Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo
sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị

hàng tồn kho.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lợng.
Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó làm
hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng
loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không thờng
xuyên. Phơng pháp này rất tiện lợi đối với các doanh nghiệp sử dụng máy vi tính
để xử lý số liệu kế toán và hiện nay đang đợc áp dụng phổ biến tại các doanh
nghiệp.
b) Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển .
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một b-
ớc phơng pháp thể song song.
ở kho:
Theo phơng pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho vẫn sử dụng các
thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại vật liệu về
mặt số lợng. Cách lập và ghi thẻ kho đã đợc trình bày ở trên.
ở phòng kế toán:
Sau khi nhận đợc các chứng từ đã đợc phân loại do thủ kho chuyển lên, kế
toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Để theo dõi từng loại vật liệu
nhập, xuất về khối lợng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ
đối chiếu luân chuyển không đợc ghi chép hàng ngày nh trong hạch toán chi tiết
theo phơng pháp thẻ song song mà đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép
một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng.
Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi một dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển.
Kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất để tổng hợp số liệu làm cơ sở
ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối
chiếu chỉ tiêu số lợng vật liệu ở Sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng vật liệu ở thẻ
kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số
liệu kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

chuyển đợc khái quát theo sơ đồ 1.2:
Sơ đồ 1.2
Kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp
(1) (1)
(4)
(2) (2)
(3) (3)

(5)
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực
hiện, số lợng ghi chép có bớt so với phơng pháp thẻ song song.
+ Nhợc điểm: ở phơng pháp này vẫn tồn tại sự ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu
số lợng, khối lợng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh h-
ởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợng khác
nhau. Mặt khác, nếu không lập Bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng
từ nhập, xuất trong các tháng để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm
lẫn, sai sót. Nếu nhập Bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp không có nhiều
nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do đó

không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình biến động vật liệu hàng ngày.
c) Ph ơng pháp sổ số d .
Phơng pháp sổ số d đã có một sự thay đổi so với 2 phơng pháp trên và đợc sử
dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu
nhập, xuất, tồn kho. Đặc điểm của phơng pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu
về số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị. Phơng pháp sổ số d là sự
kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế
toán. Từ đó phơng pháp này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thờng xuyên giữa
công tác hạch toán của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp
thời. Công việc hạch toán đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán theo trình tự sau:
ở kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập, xuất, tồn trên
cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định
thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho
phải đợc thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật
liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo
các chứng từ nhập, xuất. Trong phiếu giao nhận chứng từ, thẻ kho phải ghi rõ số l-
ợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu: lập riêng cho phiếu nhập kho và
phiếu xuất kho.
Ngoài ra, vào cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ
kho để ghi vào Sổ số d. Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho vào ngày
cuối tháng để ghi sổ. Sổ số d đợc mở cho từng năm (theo dõi tổng hợp theo loại
vật t) và vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm,
mỗi loại có dòng cộng loại.
ở phòng kế toán:
Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, nhân viên kế toán có trách nhiệm xuống
kho để kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đã
đợc thủ kho phân loại. Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ,
thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận đợc, kế toán tiến hành đối chiếu với

các chứng từ khác có liên quan (Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua bán...). Trên
cơ sở giá hạch toán đang sử dụng kế toán tính giá theo từng chứng từ và tổng cộng
số tiền ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa
tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng luỹ kế nhập, Bảng
luỹ kế xuất vật liệu.
Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi các phần nhập,
xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu và tính ra số tồn kho cuối tháng
của từng nhóm, loại vật liệu rồi ghi vào cột tồn kho cuối tháng của Bảng kê này.
Đồng thời, cuối tháng nhận đợc Sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá
hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số d cột thành tiền. Sau đó kế toán vật
liệu đối chiếu giữa số liệu cột tồn kho cuối tháng của nhóm, loại vật liệu tơng
ứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số d và đối chiếu với kế
toán tổng hợp về mặt giá trị.
Nội dung, trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát nh
sau (Sơ đồ 1.3):
Sơ đồ 1.3
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ số d
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập
Bảng luỹ kế xuất
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Chứng từ xuất
Bảng tổng hợp N-X-T
(1) (1)
(5)