THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH NK HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT

Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại công ty vật t xuất
nhập khẩu hoá chất.
I - Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Vào ngày 4/11/1969 Tổng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT thành lập Công ty vận tải
hoá chất nhằm thực hiện chức năng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục quản lý và cung ứng
vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất.
Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá, nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong n-
ớc ngày càng tăng, đã ra quyết định số 824/HC-TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa
chất thành Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn
ngành hoá chất, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật
t, đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất.
Ngày 20/11/1992, Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp
nhà nớc, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này, do đó Công ty cũng đã
tiến hành thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993. Quyết định này quy định ngành nghề kinh
doanh chủ yếu : Vật t thiết bị, vận tải, các loại hoá chất, nguyên liệu hoá chất, thiết bị văn phòng, phân bón, phân
NPK và các loại hàng hoá khác.
Ngày 9/1/1997, để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàn cầu hoá, nhất là khi Việt Nam
đã ra nhập khối ASEAN, và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO Tổ chức thơng mại thế giới, theo QĐ
số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật t
và xuất nhập khẩu hoá chất.
Theo quyết định này, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công
ty Hoá chất Việt Nam, là tổ chức kinh tế do Nhà nớc đầu t, thành lập và tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh
nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà nớc giao. Công ty có :
1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Vietnam Chemical Import and Export Corporation )
2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cho đến nay, trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng, Công ty
vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ lợi nhuận mỗi năm, kết quả
này là một cố gắng rất lớn của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu
trong những năm tiếp theo.
2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến, chức năng, nghĩa là các nhân viên trong công ty tổ
chức thực hiện theo một đờng thẳng, ngời thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên
trực tiếp ngời phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyền mình. Những
quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đợc thủ trởng thông qua biến thành
mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới. Dới đây là mô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) :
Sơ đồ 15 : Bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc
Phó giám đốc
P. Tổ chức, hành chính
P.Kế hoạch
P.Vận tải
P.Xuất nhập khẩu
P.Kế toán, tài chính
P.Xây dựng cơ bản
Chi nhánh vật t XNK hoá chất TPHCM
Chi nhánh vật t XNK Hải Phòng
Chi nhánh vật t hóa chất Đà Nẵng
Xí nghiệp vật t vận tải Hoá chất
Chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban trong Công ty :
Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất, nhập khẩu
vật t, thiết bị, các loại hoá chất, phân bón, các nguyên liệu hoá chất và các loại
hàng hoá khác.Thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu, xuất khẩu
của giám đốc giao, hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh
có hiệu quả.
Phòng kế hoạch : Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt :
Tài chính, lao động và tiền lơng, kỹ thuật cơ bản, vận chuyển trình Giám đốc ký
duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện
Phòng vận tải : Nắm chắc số lợng, chất lợng phơng tiện vận tải của Công
ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách
hàng khi có yêu cầu.

3. Kết quả hoạt động một số năm gần đây.
Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000, 2001, 2002( Bảng 1)
Bảng số 1 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây
( Đơn vị : 1000đ )
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620
Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135
Tổng TS 155091122 112596372 186308755
Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432
Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323
Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755
Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556
Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277
Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279
Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459
Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820
Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102
Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436
Tổng thu nhập trớc thuế 1550691 1615572 1618358
Thuế TNDN 449931 500728 517844
Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514
Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000
( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000, 2001, 2002 )
Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Bảng số 2) để thấy
và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về
kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không.
Bảng số 2 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077

Hệ số đầu t TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007%
Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lợng hàng hoá lu chuyển nhiều, do đó vốn
lu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì nhỏ, Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm
95,56% tổng số tài sản, TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000. Hệ số tài trợ
tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độc lập về mặt tài chính của doanh
nghiệp, nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn, qua bảng trên thấy rằng hệ số này
còn rất nhỏ chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều đợc đầu t bằng nguồn vốn vay, do đây là doanh
nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng
đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ), trong 3 năm
trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các
khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bình thờng càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến
hành lu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao. Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận
trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần, chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này
không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận. Thu nhập
bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá, đây quả là một cố gắng lớn của doanh
nghiệp trong việc tăng thu nhập cho ngời lao động theo từng năm, nhng so với mức lạm phát trong những năm
gần đây thì mức tăng này cũng cha phải là cao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với
các năm trớc thì mức tăng thu nhập nh vậy cũng cha đảm bảo cho lắm. Lợi nhuận của công ty có đợc là từ hoạt
động kinh doanh, ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính mà chủ yếu là từ các khoản đầu t tài chính
ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầu t dài hạn khác ). Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ
thanh lý TSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ. Nhìn
chung tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt, các chỉ tiêu tài chính là ổn
định và đảm bảo, các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt. Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở
hữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp đợc đảm bảo hơn
nữa. Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ
không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chính do đó cần tăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu và sản xuất hơn nữa.
4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Để đáp ứng yêu cầu cho hạch toán kế toán thì công ty tiến hành tổ chức bộ máy kế toán nh sau :

Sơ đồ số 16 : Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ)
Kế toán thanh
toán và theo
dõi tiền lơng
Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá
Kế toán ngân hàng
Thủ quỹ
Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM
Bộ phận kế toán xí nghiệp
Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng
Phòng kế toán có các chức năng, nhiệm vụ sau :
Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,
vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài
chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài
sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động
tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà n-
ớc.
Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ
trong mỗi thơng vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thơng .
5. Đặc điểm vận dụng tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh quá trình
lu chuyển hàng hoá NK tại công ty.
5. 1. Đặc điểm hệ thống tài khoản.
Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài
khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các
thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của
đơn vị. Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài
chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình. Công ty đã sử dụng cả hệ

thống tài khoản ghi kép và ghi đơn, sử dụng tài khoản dự phòng, sử dụng các tài
khoản nguồn vốn cũng nh tài khoản nguồn kinh phí. Chỉ có các tài khoản thuộc
nhóm đầu t tài chính ngắn hạn, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình, nợ dài hạn
và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn.. Riêng trong phần lu chuyển hàng
hoá , kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán ( Kể cả NK trực tiếp và
NKUT ).
Tiền mặt tại quỹ : TK 1111,TK 1112
Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C Tiền gửi ngân hàng công th-
ơng bằng VND ; TK 1122C Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD ;
TK1123C Ký quỹ ngân hàng Công thơng
Hệ thống tài khoản tiền vay : TK 311C Vay ngắn hạn ngân hàng công
thơng, TK 311Đ Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
TK 131N Phải thu phòng nhập ; TK131X Phải thu phòng xuất,
TK131 đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
TK 331N Phải trả phòng nhập ; TK331X Phải trả phòng xuất, không
chi tiết cho từng nhà cung cấp.
TK 156 Hàng hoá nhập kho ; TK 632 Giá vốn hàng bán ;
TK 511 Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác ; TK 911 Xác định kết
quả kinh doanh.
TK 413 : chênh lệch tỷ giá.
Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh : TK007, TK 151, TK157,
TK531, TK532, TK 515, TK 635.
5.2. Hình thức sổ kế toán.
Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức
Nhật ký chung ( Sơ đồ 3 )
Sơ đồ số 17 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ chi tiết
Sổ cái các TK

Báo cáo tài chính
Chú thích : : Phản ánh hàng ngày
Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán INFOBUS VD . Các
tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ
trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đ ợc quản trị một cách hợp nhất do một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc Chuyển sổ vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính chơng trình máy
tính.
Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần
hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đ ợc lu giữ
trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và
các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng.
5. 3 - Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân
đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết
toán tài chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 -
DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính.Các báo cáo
trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm : Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái các tài khoản, ngoài ra còn có Sổ
chi tiết của TK 131 theo đối tợng công nợ phải thu.
5. 4. Chứng từ sử dụng.
Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia với nhau do đó chứng từ sử
dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp
và NKUT Công ty sử dụng các chứng từ sau đây :
Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinh doanh NK, Phiếu thanh
toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phơng án trả nợ.
Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại.
Hoá đơn thơng mại.
Hoá đơn (GTGT)
Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan.
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.
Vận tải đơn.

Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ, báo Có
Lên báo cáo định kỳ
Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê đóng gói, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng
lợng.
II . Thực trạng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty vật t và
xuất nhập khẩu hoá chất .
1. Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.
Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác, hoá chất là loại hàng hoá
đặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng, ngoài
ra không chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác
nhau theo quy định trong giấy phép kinh doanh. Các loại hàng hoá của Công ty
đáp ứng nhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp
hoá chất trên phạm vi cả nớc. Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy
định của Nhà nớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty.
Đây là đặc điểm nổi bật về hàng hoá NK mà Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá
chất đang tiến hành các hoạt động NK.
Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau :
Nhóm 1 : Các loại hoá chất :
- Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na
2
SO
4,
Calcium carbibe, A.chloride ),
các loại acid (Axit stearic, Silicon dioxide, Axit boric, Axit nitric ),
- Các loại hoá chất khác ( Than đen, Selenium, D-G : Hoá chất sản xuất sơn,
Formalin, Jolene hơng liệu, Laundrosil hơng liệu, Cotlonfluer, Hydrogen
peroxide, chất phòng lão, đất đèn, PAC chất lọc nớc, Amina, thuốc tuyển,
Titanium dioxide, oxit kẽm, Monolude, Vulcan 5H )
Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác :
- Cao su tổng hợp,Vải mành, thép các loại ( Tanh, ống thép không gỉ )

- Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE
- Giấy bao bì
- Phân bón.
Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bị
cô đặc , Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làm
lạnh, Xe cẩu, máy ủi
Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron,
Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm.
2. Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty.
Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất
đợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ
hàng NK tại thị trờng nội địa. Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt
đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh
toán. Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau :
B ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK.
Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhà
cung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào các
Đơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu
thị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty.
Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi những
điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
B ớc 2 : Xin giấy phép NK
Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty
làm thủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế. Hoá chất
là một ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộ
phòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK. Còn lại những lô
hàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này.
B ớc 3 : Mở L/C
Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển,
Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàng

tiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này. Thời gian mở L/C đợc quy định
trong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau, thông thờng mở khoảng 15 đến 20
ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng. Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm
bộ thủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ), Hợp đồng mua
hàng nớc ngoài, Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để ký
quỹ mở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ
gốc từ nớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty
kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo
chữ ký hậu cuả Ngân hàng để nhận hàng, sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển
tiền cho ngời xuất khẩu. Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty tơng đối dài, th-
ờng khoảng 3 tháng trở lên, tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng
có hiệu lực thanh toán.
B ớc 4 : Đôn đốc ng ời bán giao hàng.
Cán bộ phòng XNK có trách nhiệm gửi th, Fax, hoặc gọi điện thúc giục ng-
ời bán giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký.
B ớc 5 : Làm thủ tục hải quan.
Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá , tên hàng, số l ợng, giá trị,
phơng tiện vận tải, NK từ nớc nào đầy đủ các thông tin theo quy định của Nhà n ớc và của Tổng cục hải quan,
tiến hành theo dõi quá trình kiểm tra hàng hoá của Hải quan.
B ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng .
Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận
chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK, một cán bộ tổ chức theo
dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng
hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol. Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận ,
số lợng, chất lợng khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp
lý, hợp lệ thì tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít )
hoặc chuyển thẳng. Khi kiểm nhận nhập kho xong, hai bên ký xác nhận vào các
bộ chứng từ có liên quan, nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách
nhiệm của từng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua
hàng , biên bản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế

toán để ghi sổ .
B ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá .
Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ
an toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng
Hải phòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK.
Công ty chỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến
các điểm bán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội. Công ty chỉ tiến hành vận chuyển
đến các địa điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải
luôn điều hoà việc chuyên chở hàng hoá .
B ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghi
trong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả cho
ngân hàng đã mở L /C.
B ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )