Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long

Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng
cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng
long
I. Nhận xét chung về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở
nhà máy thuốc lá Thăng long
1. Nhận xét về công tác quản lý vật liệu:
Qua chăng đờng hơn 40 năm xây dựng và phát triển, nhà máy thuốc lá
Thăng long đã không ngừng phát triển, lớn mạnh và trởng thành về mọi mặt.
Trong lịch sử phát triển của mình, nhà máy đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn, trở
thành lá cờ đầu của nghành thuốc lá Việt nam. Để đạt đợc những kết quả nh trên,
nhà máy đã thực hiện tốt quản lý vật liệu sản xuất nói chung và hạch toán nguyên
vật liệu nói riêng.
Nh chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự tồn tại và
phát triển của doanh ngiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là
một biện pháp giúp doanh ngiệp kiểm soát đợc lợng nguyên vật liệu cần dùng là
bao nhiêu để đáp ứng yêu cầu của sản xuất, có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu
kịp thời. Nhà máy thuốc lá Thăng long đã xác định cho mình một mô hình quản lý
khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản, sử dụng cho sản xuất
. Nhà máy có sự theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xởng. Tại
các phân xởng đều có đội ngũ cán bộ phụ trách tình hình nguyên vật liệu dùng sản
xuất và nắm vững số tồn tại trong kho sau quá trình sản xuất là bao nhiêu, để có kế
hoạch bảo quản.
Khâu thu mua: nhà máy có đội ngũ cán bộ tiệp liệu đảm bảo cung cấp đủ
nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầu đủ hoá đơn, chứng từ, đảm
bảo chất lợng, chủng loại.
Khâu bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học.
Trong các kho đều đợc trang bị đầu đủ các phơng tiện bảo quán, bảo vệ thích hợp,
đảm bảo cho vật liệu đợc phản ánh trung thực về mặt số lợng và giá trị.
Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu đợc sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết
kiệm. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh xem xét nhu
cầu, tính hợp lý, hợp lẽ và theo đó sẽ xuất kho đáp ứng yêu cầu theo số thực có.

2. Nhận xét về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại nhà máy
Xuất phát từ thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với việc
nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng
long em nhận thấy:
- Nhà máy đã thực hiện tơng đối hoàn chỉnh, toàn diện, động bộ trên tất cả
các nội dung công tác kế toán : chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán, báo cáo, tạo
ra hệ thống văn bản pháp quy trong lĩnh vực kế toán một cách hoàn chỉnh.
- Cùng với sự phát triển nhà máy, công tác quản lý kinh tế nói chung và
công tác kế toán nói riêng đã không ngừng đợc cải thiện, củng cố, hoàn thiện và
trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và ra quyết định sản xuất kinh doanh,
đồng thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của công ty. Để đạt đợc
những điều đó, cán bộ quản lý phải nhanh chóng kịp thời nắm bắt đợc tình hình
kinh tế chuyển đổi, từ đó sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán một cách gọn nhẹ, phù
hợp với yêu cầu sản xuất . Bên cạnh đó, nhà máy còn lựa chọn các cán bộ có năng
lực, kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt và xử lý
thông tinh nhanh chóng kịp thời để giúp cho qúa trình sản xuất diễn ra liên tục.
- Nhà máy luôn quan tâm đến biệc nâng cao, đào tạo về nghiệp vụ, trình độ
cho phòng kế toán. Trong phần kế toán nguyên vật liệu, cán bộ kế toán phần hành
và các nhân viên khác có liên quan đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn
có ý thức nâng cao trình độ và phản ứng kịp thời, đúng đắn mỗi khi có nghiệp vụ
phức tạp về vật t xảy ra.
- Hệ thống chứng từ áp dụng tại nhà máy đảm bảo các yêu cầu bắt buộc
của chế độ kế toán về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ... Trên tất cả các chứng từ đều thể hiện khá đầy đủ các yếu tố pháp
lý: Tên chứng từ , địa chỉ nơi thực hiện, ngày tháng, số lợng, nội dung chứng từ ,
số lợng thực nhập, thực xuất... Qua các chứng từ đã đợc lập chi tiết nh vậy, kế toán
dễ dàng kiểm tra và nắm bắt thông tin cụ thể về tình hình xuất nhập tại kho.
- Về đánh giá nguyên vật liệu, nhà máy dùng giá thực tế cho vật liệu nhập
kho và giá trung bình cho vật liệu xuất kho, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá vật
liệu thực tế xuất kho theo phơng pháp hệ số giá. Việc đánh giá nguyên vật liệu nh

vậy là hợp lý vì đặc điểm nguyên vật liệu của nhà máy là thờng có sự biến động và
yêu cầu cuả kế toán là nắm bắt và phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng
ngày. Cách đánh giá nh vậy đã phần nào khắc phục đợc sự biến động của giá cả,
công tác kế toán cũng không bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên, vận dụng cách
đánh giá này làm tăng khối lợng công việc của kế toán . Nhng do nhà máy sử dụng
hệ thống máy vi tính đã đợc lập sẵn, công thức đã đợc cài đặt trên máy sau mỗi
nghiệp vụ nhập máy tính, máy tính tự động tính ra giá xuất, công việc thực hiện đ-
ợc nhanh gọn hơn.
- Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu,
nhà máy sử dụng phơng pháp thẻ song song phơng pháp kế toán đơn giản nhất
và dễ làm đối với kế toán vật liệu , thủ kho và những ngời có liên quan. Hơn nữa,
kế toán dùng máy vi tính để tính toán, in ra các bản in chi tiết, tổng hợp, giảm
đáng kể khối lợng ghi chép tính toán, đa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. Tuy
nhiên, với một nhà máy lớn nh nhà máy thuốc lá Thăng long thì phơng pháp thẻ
song song không phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập xuất diễn ra nhiều và đa dạng
về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số lợng trên thẻ kho và các số
chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lợng của vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu
nhập xuất nguyên vật liệu mất nhiều công sức.
- Về tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu : nhà máy thực hiện ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên, phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của nhà
máy. Kế toán nên căn cứ và chứng từ để luân chuyển và ghi bảng ghi chi tiết và
vào số chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài) Bảng kê chi tiết là căn cứ tập
hợp chứng từ ban đầu tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp các bản tổng hợp, sổ
tổng hợp. Trên các bảng kê đã thể hiện đợc nội dung, quy mô nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và ghi chép vào tài khoản theo chế độ quy định.
- Về hệ thống sổ kế toán : Hiện nay nhà máy đã áp dụng hệ thống sổ kế
toán theo hình thức nhật ký chứng từ , là hình thức phổ biến và có nhiều u điểm
phù hợp với điều kiện kế toán của nhà máy nói chung và kế toán nguyên vật liệu
nói riêng.
- Về ứng dụng công kỹ thuật trong công tác kế toán : nhà máy đã trang bị

hệ thống máy vi tính cho phòng tài chính kế toán khá đầy đủ. Cùng với sự giúp đỡ
của một chuyên gia về máy tính, công việc về kế toán tài chính đợc tiến hành
nhanh gọn, chính xác hơn, trong ghi chép, tính toán, lập biểu.
Có đợc những kết quả tốt đẹp nh trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ
nhân viên kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển
lớn mạnh của nhà máy, công tác kế toán tại phòng tài vụ ngày càng đợc hoàn thiện
và đổi mới để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán các quá trình sản xuất , kinh
doanh của nhà máy.
Bên cạnh những kết quả tốt đẹp nh trên, công tác hạch toán nguyên vật liệu
vẫn còn tồn tại những mặt cha hợp lý. Dới một góc độ là một sinh viên thực tập,
em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến để có thể phần giúp cho công tác kế toán nói
chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại nhà máy đạt kết quả cao hơn trong
việc phản ánh các hoạt động sản xuất kinh doanh .
Kiến nghị 1: Kiến nghị về ứng dụng máy vi tính vào hạch toán vật liệu
Hiện nay, đứng trớc nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nớc ta đang diễn ra
một quá trình tin học hoá trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, áp dụng
máy vi tính vào các công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hớng
vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế
toán của nhà máy. Tuy nhiên cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán về mặt tâm
lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hởng đến
hoạt động của nhà máy mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế,
việc đa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh
gây xáo động lớn trong quy trình hạch toán.
Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chơng trình tự động hoá
toàn bộ chơng trình về xử lý, lu giữ, bảo quản chứng từ , in ấn sổ sách. Với nhà
máy thuốc lá Thăng long kế toán chi tiết nguyên vật liệu phần lớn đợc thực hiện đ-
ợc thực hiện trên máy vi tính, nhng bảng kê số 2 và bảng kê số 3 vẫn phải do kế
toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo đợc độ
chính xác cao.
Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi

tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý cha đợc nhanh đã hạn chế tới công tác
kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Từ thực tế nh vậy, em
nghĩ nhà máy có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy tính để
tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ta những kết quả đẹp và chính xác. Bên cạnh đó
doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất
cả các nhân viên máy phần hành để nâng cao hơn nữa chất lợng của quản lý kế
toán, tạo đà cho sự phát triển của nhà máy sau này.
Kiến nghị 2: Kiến nghị về hạch toán chi tiết vật liệu
Hiện nay, nhà máy đang sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán
chi tiết nguyên vật liệu một phơng pháp đơn giản dễ làm, nhng theo em nó
không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn nh nhà máy thuốc lá Thăng
long. Vì công tác ghi chép số liệu xuất và tồn kho giữa kế toán nguyên vật liệu và
thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật t càng bộc lộ rõ điểm yếu này. Em
nghĩ rằng nhà máy nên sử dụng phơng pháp số d thay cho phơng pháp thẻ song
song vì ngoài việc khắc phục đợc sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số
liệu nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu , phơng pháp tồn kho còn có u điểm
khác phù hợp với đặc điểm của công ty chẳng hạn nh chủng loaị vật t phong phú,
tồn nhập xuất lớn...
Theo phơng pháp số d trình tự hạch toán đợc tiến hành theo các bớc sau:
Bớc 1: Giống phơng pháp thẻ song song, tại kho thủ kho vẫn dùng thẻ để
ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho về mặt lợng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho
cần phải ghi rõ khối lợng tồn kho và sổ số d.
Bớc 2: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu , kế toán lập
bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng
ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế
nhập, bảng luỹ kế xuất, rồi từ đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo
chỉ tiêu gía trị của từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu .
Bớc 3: Kế toán mở sổ số d (sử dụng cho cả năm) theo từng kho, từng loại
nguyên vật liệu đợc ghi một dòng số tổng hợp d về khối lợng và về giá trị. Sau đó
giao cho thủ kho ghi cột số d (cuối tháng) và đa lên phòng kế toán ghi cột số d

bằng cách lấy lợng sổ số d nhân với giá hạch toán .
Bớc 4: Cuối tháng, đối chiếu số d của sổ số d với số d của bảng luỹ kế
nhập về mặt giá trị.
Sổ số d
STT Tên quy cách
chủng loại
Đơn vị Định mức dự trữ Số d đầu năm SD T.1 SD T.2 SD T.12
Thấp nhất Cao nhất Số lợng Thành tiền
1
2
Tổng cộng
Kiến nghị 3: Kiến nghị về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo quy luật của nền kinh tế thị trờng, hàng hoá nói chung và nguyên vật
liệu nói riêng đợc mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo yêu cầu sử dụng.
Giá cả của chúng cũng thờng xuyên không ổn định, có thể tháng này giá
nguyên vật liệu cao hơn giá của tháng trớc và ngợc lại, lại càng khó khăn cho công
việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh . Em nghĩ, việc lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với nhà máy thuốc lá Thăng long, nhất là
khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thờng mà chủng loại nguyên vật liệu
lại càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho sẽ giúp công ty bình ổn giá thị trờng. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công
tác kiểm toán và kiểm tra kế toán của công ty.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập theo các điều kiện:
Số dự phòng không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty
sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng năm trớc và có bằng chứng về các vật
liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trờng thấp hơn giá ghi
trên sổ kế toán .
Trớc khi lập dự phòng, nhà máy phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm
giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng nguyên vật liệu

tồn kho thực tế, nhà máy xác định mức dự phòng theo công thức sau:
Mức dự phòng
giảm giá
nguyên vật liệu
cho năm kế
toán
Lợng vật liệu
tồn kho giảm
giá tại 31/12/
năm báo cáo
Giá hạch toán
trên sổ kế
toán
Giá thực tế trên
thị trờng tại
31/12
Giá thực tế nguyên vật liệu trên thị trờng bị giảm giá tại thời điểm
31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trờng. Việc lập dự phòng phải tiến
hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết tài
khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê là căn cứ để
hạch toán vào chi phí quản lý của nhà máy .
Theo thông t 33, để hạch toán và theo dõi dự phòng giảm giá vật liệu
tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159.
Em nghĩ rằng nhà máy nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói
chung và nguyên vật liệu nói riêng vì làm nh vậy và tuân thủ nguyên tắc
thận trọng trong kế, lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong hoạt động kinh
doanh .
II. Phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói
riêng và TSLĐ nói chung.

Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng giữ
một vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp luôn hớng tới mục tiêu lợi nhuận.
Do vậy, họ phải cố gắng sao cho hạ thấp đợc giá thành sản phẩm, nâng cao
doanh thu. Mục tiêu đặt ra là doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vật liệu một
cách hiệu quả nhất, tiết kiệm nhằm giảm bớt chi phí sản xuất sản phẩm. Thực
tế cho thấy ở nhà máy thuốc lá Thăng long, nguyên vật liệu đợc sử dụng hợp
lý. Để đánh giá kỹ hơn nữa, ta phải sử dụng một số chỉ tiêu sau:
Tình hình sử dụng nguyên vật liệu định mức
Chỉ tiêu Cuối năm 2001 Cuối năm 2002 Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1 2 3 4 5 6 7
1.NVL 39.407.913.216 27,75 42.105.583.452 30,03 2.697.670.236 106,8
2.CC-DC 1.011.588.276 0,71 1.223.124.966 0,87 211.536.690 120,9
3.Giá trị SDDD 23.143.505.084 16,3 21.615.830.351 15,42 -152.764.730 93,4
4.Thành phẩm 78.454.523.701 55,24 75.266.451.801 53,68 -3.188.071.900 95,9
Cộng 142.217.530.277 100 140.210.990.570 100 -1.806.539.707 98,7