TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.

Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và
phát triển nông thôn.
I: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty xây dựng và phát triển
nông thôn.
1. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán công ty.
Cung cấp thông tin liên quan đến tình hình tài chính kế toán phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu, tài liệu cho lãnh đạo công ty để họ
quyết định các phơng án kinh doanh tối u.
Ghi chép, tính toán phản ánh số hiện có và tình hình luân chuyển sử dụng tài
sản, vật t, tiền vốn cũng nh quá trình tập hợp, tính toán chi phí, phân bổ chi phí và
kết quả kinh doanh của công ty
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh tế tài chính. Cung cấp
thông tin phuc vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc đối với hoạt động
kinh doanh của công ty
2. Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty xây dựng và phát triển nông thôn đợc tổ chức
theo kiểu trực tuyến tham mu nghĩa là giữa kế toán trởng với các phần hành có
mối quan hệ có tính chất tham mu (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ chủ yếu). Công ty
áp dụng phơng thức này vì nó rất thích hợp với công ty có quy mô vừa, địa bàn
kinh doanh rộng, bao gồm nhiều đội tổ thi công.
3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh
doanh, tình hình trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ
nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán của công ty, công ty xây dựng và phát
triển nông thôn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.
Toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán
của công ty. Bộ phận trực thuộc tức là ở các đội không tổ chức bộ phận kế toán
riêng mà chỉ làm nhịêm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập chứng
từ, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi về phòng tài chính kế toán của công ty.
Chứng từ kế toán đội phải lập đầy đủ và kịp thời theo đúng quy định về nội dung
và phơng pháp lập.

4. Phân công lao động trong bộ máy kế toán.
- Số lợng lao động kế toán
Các phần hành kế toán đợc phân chia rõ ràng cho các kế toán viên trong
phòng. Chính vì vậy công tác kế toán dần dần đợc chuyên môn hoá, phù hợp với
khối lợng công việc và đáp ứng đợc với nhu cầu quản lý. Phòng kế toán của công
ty xây dựng và phát triển nông thôn có 5 ngời trong đó có 1 ngời kế toán trởng, 1
thủ kho và 3 kế toán viên.

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty xây dựng và phát triển nông thôn
- Chức năng, nhiệm vụ của từng ngời trong bộ máy kế toán
Kế toán trởng:
Giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế
toán ngoài ra còn điều hành các công việc chung trong phòng kế toán và
chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính kế
toán của công ty
Hớng dẫn, chỉ đạo việc mở các sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán và phản
ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá trình vận
động của tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Kế toán trởng sẽ trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong
phòng đồng thời tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời,
đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả lao động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Nghiệm thu khối lợng công trình đã hoàn thành cho các đội, đơn vị trực
thuộc cũng nh các phòng chức năng xây dựng có chế độ quản lý, kế hoạch
mua sắm trang thiết bị mới.
Tính toán trích nộp đúng đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản
nộp cấp trên, các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả.
Kế toán trởng
Thủ quỹ
Kế toán tiền mặt, l-

ơng và bảo hiểm xã
hội
Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân hàng
và TSCĐ
Kế toán đội xây
dựng số 25
Kế toán TTTV đầu t và
xây dựng
Kế toán đội xây
dựng số 1
Chịu trách nhiệm về công tác lu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán, thờng
đào tạo bồi dỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán đáp ứng đợc
nhiệm vụ của công ty giao. Đồng thời tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi
hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nớc và quy định
của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các cá nhân và bộ phận
phòng, đội có liên quan.
Kế toán trởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát trong phạm vi toàn Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của kế toán trởng đồng thời là chức năng nhiệm vụ
của phòng. Kế toán trởng căn cứ vào thực tế tổ chức sản xuất của Công ty
để phân công nhân trong cho phù hợp.
Kế toán tổng hợp:
Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các
chứng từ phát sinh của khối cơ quan Công ty.
Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc, đội xây dựng công trình đều
phải qua bộ phận kế toán tổng hợp duyệt: báo cáo sản phẩm dở dang, báo
cáo lơng, báo cáo nhập, xuất, tồn vật liệu, báo cáo sử dụng xe, máy thi
công

Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội xây lắp các đơn vị trực thuộc
để lập Bảng cân đối phát sinh của toàn Công ty.
Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu
nhập Doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài
chính và hoạt động bất thờng của Công ty.
Nhận số liệu từ kế toán tiền lơng, đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật
liệu, máy thi công, chi phí khác,... thì bộ phận này tiến hành kết chuyển
toàn bộ các chi phí trên vào tài khoản 154 - sản phẩm dở dang. Khi công
trình hoàn thành thì kết chuyển vào tài khoản 632 - giá vốn xây lắp. Sau đó
kế toán tổng hợp kết chuyển giá vốn xây lắp sang tài khoản 911 - xác định
kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần.
Kế toán ngân hàng và tài sản cố định:
Theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc, tiền vay ngân hàng và tiền
gửi ngân hàng.
Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tài
sản cố định (TSCĐ), lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và
trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty.
Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ đồng thời lập báo cáo tổng hợp tăng giảm
TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao.
Kế toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xã hội:
Cán bộ kế toán này chịu trách nhiệm viết Phiếu thu, Phiếu chi trên cơ sở
chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ căn cứ thu và xuất tiền chi dùng tại Công ty
sau đó tập hợp vào sổ quỹ hàng tháng đối chiếu với thủ quỹ Công ty.
Đồng thời cán bộ kế toán này kiêm luôn kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã
hội có trách nhiệm tính lơng và bảo hiểm xã hội cho CBCNV theo chế độ
quy định.
Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lơng của công ty, lập bảng
thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh quyết toán, tổng hợp tiền l-
ơng toàn công ty.
Kế toán căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng, hàng quý kế toán

tiến hành trích bảo hiểm xã hội theo dõi các tài khoản sau: TK 334, 3382,
3383, 3384, 111,...
Theo dõi, kiểm tra lu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền l-
ơng, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác
liên quan đến tiền mặt, tiền lơng, tiền thởng và BHXH.
Thủ quỹ:
Thu và chi tiền trên cơ sở các chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu
chi đã đợc duyệt. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ thu chi, các chứng từ
ngân hàng và quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ.
Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lu
trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lu
dữ.
Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền
khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thờng xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán
và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng, lập báo cáo chi tiết công nợ giữa
Công ty với các đơn vị hàng tháng, quý...
Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật thu chi và tồn quỹ. Theo dõi, ghi
chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. Lu trữ các loại sổ sách chứng từ
thuộc phần việc đợc phân công
Kế toán đội và kế toán trung tâm t vấn:
Đội xây dựng là một đợn vị sản xuất trực tiếp trực thuộc Công ty cho
nên các đội có thể hạch toán chứng từ để nộp lại cho kế toán tổng hợp.
Kế toán đội và kế toán trung tâm t vấn không tổ chức bộ máy kế toán mà chỉ
có các nhân viên kế toán. Các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên
quan đến chi phí sản xuất (nguyên vật liệu, lao động, các chi phí khác). Định kỳ
hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về Công ty để đối chiếu so
sánh với nhân viên kế toán của phòng.
5. Mối liên hệ giữa tổ chức bộ máy kế toán với tổ chức bộ máy quản lý
chung của công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
a, Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ

Cán bộ phòng kế toán có trách nhiệm tiếp nhận các hóa đơn, chứng từ có liên
quan đến hoạt động kinh doanh của công ty từ khách hàng, từ đội sản xuất và ký
vào sổ giao chứng từ.
b, Kiểm tra hóa đơn, chứng từ
Cán bộ phòng kế toán kiểm tra hóa đơn, chứng từ (kiểm tra tính hợp lệ, số
tiền, nội dung, ngày phát hành, tên và mã số thuế của khách hàng, chữ ký, dấu của
các bên có liên quan). Nếu thấy hợp lệ thì giữ lại còn nếu không thì trả lại cho
khách hàng, cho các bộ phận gửi đến để đổi lại hóa đơn hoặc chỉnh sửa lại hóa
đơn theo quy định của Bộ tài chính.
c, Phân loại chứng từ.
Kế toán phân loại hóa đơn theo các phần hành kế toán máy để khi nhập số
liệu vào máy đợc dễ dàng, tránh lầm lẫn nh : tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản
cố định
d, Hạch toán kế toán
Dựa vào hóa đơn kế toán viên định khoản theo đúng chế độ tài chính đã quy
định của nhà nớc. Dựa trên chơng trình phần mềm kế toán mà công ty đang sử
dụng (hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm vacom), kế toán viên nhập dữ
liệu theo từng chứng từ đã phân loại.
e, Lập các báo cáo tài chính
Trên cơ sở các dữ liệu đã nhập, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính
theo chế độ quy định của nhà nớc bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả
kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính, đồng thời lập các báo cáo quản trị
theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo công ty nh báo cáo chi tiết chi phí, doanh thu
theo từng hoạt động
Trách nhiệm Tiến trình thực hiện
CB kế toán

CB kế toán
Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ
Không

Hợp lệ
Kiểm tra hóa đơn,
chứng từ
Trả lại
Lãnh đạo
công ty
CB kế toán

CB kế toán
CB kế toán
Lãnh đạo
công ty
Sơ đồ mối liên hệ giữa bộ máy kế toán với tổ chức bộ máy quản lý
chung của công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
g, Ký duyệt các báo cáo tài chính
Sau khi đã lập xong các báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp trình kế toán tr-
ởng xem xét ký duyệt. Nếu có sai sót hoặc thiếu kế toán trởng yêu cầu chỉnh sửa,
bổ sung, ký duyệt sau đó mới chuyển cho lãnh đạo công ty ký duyệt.
h, Phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh
So sánh các chỉ tiêu của năm nay với năm trớc để tìm ra nguyên nhân tăng,
giảm. từ đó tìm ra biện pháp tối u để tăng lợi nhuận
Phân tích tình hình sử dụng vốn, khả năng thanh toán nợ và thu hồi nợ
i, Kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo công ty
Sau khi tổng hợp xong các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị của công
ty kế toán trình lãnh đạo công ty xem xét, ký duyệt đồng thời đề xuất các biện
pháp tăng cờng quản lý doanh thu.
k, Lu hồ sơ
Các hồ sơ: hóa đơn chứng từ, các báo cáo tài chính của công ty, các sổ sách
liên quan đến công ty đợc lu tại phòng tài chính kế toán của công ty.

II: Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty xây dựng và
phát triển nông thôn.
Kiểm tra, ký duyệt
Tập hợp, phân loại chứng từ
Hạch toán
Lập các báo cáo tài chính
Ký duyệt
1. Chế độ chứng từ
- Các chứng từ kế toán áp dụng tại công ty đều tuân thủ theo chế độ kế toán
quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính
- Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ đặc thù nh hợp đồng giao
khoán, hợp đồng thuê máy, bản thanh lý hợp đồng ...
2. Chế độ tài khoản
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn luôn tuân thủ chế độ kế toán quyết
định 1864/QĐ - BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính và tuân thủ theo quyết
định sửa đổi và bổ sung: quyết định 149/2001/QĐ/BTC ngày 31/12/2001 của Bộ
Tài chính
Để hệ thống tài khoản sử dụng hợn, công ty đã có một số thay đổi nhỏ dựa
theo tính đặc thù trong tổ chức sản xuất của ngành xây lắp nh:
- Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
Do nguyên vật liệu là yêu tố chủ yếu của ngành xây lắp nên công ty đã mở
chi tiết cho tài khoản 152
+ Thứ nhất: chi tiết theo công trình
ví dụ: TK 152A: công trình hồ Nà Cáy huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn
+ Thứ hai: chi tiết theo từng loại vật liệu
Những loại vật liệu có tính năng công dụng nh nhau thì xếp cùng một nhóm
và đánh mã số cho từng nhóm đó, ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, cấp 3 để
theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thể theo từng thứ
ví dụ: TK 152.01: xi măng

TK 152.01.01 xi măng Chin phon
TK 152.01.02 xi măng Bút sơn
- Tài khoản 141: tạm ứng đợc chi tiết thànhTK 1413: Tạm ứng cho đội xây
dựng.
- Tài khoản 151: hàng mua đang đi đờng, không sử dụng vì vật t mua về luôn
có hóa đơn kèm theo, không có trờng hợp hóa đơn về mà hàng cha về và
ngợc lại.
- Tài khoản 157: hàng gửi bán, không sử dụng vì công ty đấu thầu rồi mới
tiến hành thi công.
- Tài khoản 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, không sử dụng do công ty
không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Tài khoản 121, 128, 129, 228, 229: cha đợc sử dụng trong hệ thống tài
khoản kế toán của công ty.
3. Chế độ sổ sách
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn thống nhất áp dụng hình thức
chứng từ ghi sổ và chứng từ ghi sổ của công ty đợc lập mỗi tháng một lần vào cuối
tháng.
Vì là một công ty có quy mô vừa, hoạt động kinh doanh diễn ra khá thờng
xuyên. Để đảm bảo chính xác của thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lợng công
việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán công ty đã áp dụng kế
toán máy vào công tác kế toán.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ rồi
định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên chứng từ,
phân loại chứng từ theo đối tợng, nghiệp vụ rồi nhập số liệu vào máy theo từng
phần hành, kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên máy với số liệu trên chứng từ
gốc. Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp in ấn sổ sách, báo cáo, các sổ tổng hợp, sổ
chi tiết sẽ do máy thực hiện hoàn toàn. kế toán chỉ việc lu dữ chứng từ gốc, các sổ
tổng hợp, các sổ chi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán.

Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán của công ty xây dựng và phát

triển nông thôn
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc
Bảng kê chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Kiểm tra, đối chiếu
Với hình thức này u điểm là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phân công chia
nhỏ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh vừa. Tuy nhiên việc
ghi chép thờng trùng lặp, dễ nhầm lẫn, sổ sách nhiều
4. Chế độ báo cáo tài chính
Hiện nay công ty mới chỉ lập 3 báo cáo theo quy định Nhà nớc đó là bảng cân
đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính theo
quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính.
III: Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu tại công ty xây
dựng và phát triển nông thôn.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng thuế giá trị gia tăng và nộp
thuế theo phơng pháp khấu trừ
1. Phơng pháp và quy trình hạch toán trên phần hành kế toán tài sản cố
định
Mấy năm gần đây do tính chất công trình giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài trong nhiều năm,

địa bàn hoạt động xa trụ sở công ty nên mấy năm gần đây công ty đầu t mua sắm trang thiết bị mới
100%. Tài sản cố định tăng do mua sắm đều bằng nguồn vốn tín dụng còn tài sản cố định giảm do
thanh lý, nhợng bán
Nguyên giá tài sản giá mua ghi trên hoá chi phí vận chuyển
cố định mua ngoài đơn cha thuế lắp đặt
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình
Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng, giảm, hiện có TSCĐHH theo nguyên
giá
Kết cấu Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐHH tăng khi mua sắm
Bên Có: Nguyên giá TSCĐHH giảm khi thanh lý, nhợng bán
D bên Nợ: phản ánh nguyên giá TSCĐ cuối kỳ
Tài khoản này gồm có:
TK 2112: nhà cửa, vật kiến trúc
TK 2113: máy móc thiết bị
TK 2114: phơng tiện vận tảI
TK 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý
TK 2118: Tài sản cố định văn phòng công ty
Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định hữu hình (HMTSCĐ). Tài khoản này
phản ánh giá trị biến động tăng, giảm hao mòn tài sản cố định
Bên Nợ: phản ánh giá trị HMTSCĐ giảm
Bên Có: phản ánh giá trị HMTSCĐ tăng khi trích khấu hao hoặc nhận tài sản cố
định đã qua sử dụng
D bên Có: phản ánh giá trị TSCĐ cuối kỳ
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản sau:
TK 341: vay ngắn hạn
TK 811: chi phí khác
Tk 1332: thuế giá trị gia tăng đầu vào
TK 627: chi phí sản xuất chung
TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 623: chi phí sử dụng máy thi công
TK 341 TK 211
TK 811
Nguyên giá TSCĐ giá trị còn lại
Tổng giá cha có thuế của TSCĐ
thanh toán TK 1332 xoá sổ
Thuế GTGT TSCĐ TK 214
đầu vào khấu hao TSCĐ

TK 3381 TK 1381

Tài sản cố định thừa do Tài khoản cố định thiếu
kiểm kê chờ xử lý do kiểm kê chờ xử lý
sơ đồ hạch toán tổng hợp tài sản cố định
b, Hạch toán khấu hao tài sản cố định (KHTSCĐ)
Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng
Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ Nguyên giá Tỉ lệ khấu hao
TSCĐ năm Thời gian sử dụng TSCĐ TSCĐ năm