TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CCDC TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG SỐ 1

Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu, CCDC tại
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1
I. Đặc điểm chung ở Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây
dựng số 1
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 trực thuộc Cảng Hà Nội, đợc
thành lập theo quyết định số: 1629/TCCB ngày 31/12/1983
Xí nghiệp chính thức chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nớc sang Xí
nghiệp Cổ phần theo quyết định số 1640/QĐ-BXD ngày 03/12/2003 trụ sở của
Xí nghiệp đặt tại 78 Bạch Đằng - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
Xí nghiệp có t cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật, có con
dấu riêng, có điều lệ và tổ chức hoạt động. Khi mới chuyển đổi Xí nghiệp kinh
doanh vật liệu xây dựng số 1 có vốn điều lệ là 11.200.000.000 đồng. Cổ phần
phát hành lần đầu: 112.000 Cổ phần mệnh giá một cổ phần là 100.000 đồng, trị
giá 11.200.000.000 đồng. Trong đó, cổ phần nhà nớc: 70.180 cổ phần, trị giá
7.018.000.000 đồng chiếm 62.66% vốn điều lệ, cổ phần bán cho ngời lao động
trong công ty 41.820 cổ phần, trị giá 4.182.000 đồng chiếm 37.84% vốn điều lệ.
Tổng số lao động có đến thời điểm cổ phần hoá là: 1.121 ngời, tổng số lao
động chuyển sang xí nghiệp cổ phần là 858 ngời, tổng số lao động d là 263 ngời.
Từ một doanh nghiệp nhà nớc hoạt chính trong lĩnh vực kinh doanh vật
liệu xây dựng, sau khi cổ phần hoá xí nghiệp đã mở rộng ngành nghề thành sản
xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, bao gồm các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Xây dựng các công trình công cộng nhà ở và xây dựng khác
- Trang trí nội thất, kinh doanh nhà, vật t, vật liệu xây dựng
- Giám sát các công trình xây dựng
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nớc và các tổ chức
kinh tế liên doanh
- Sửa chữa các công trình xây dựng
- Cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình xây dựng
1 1
- Cho thuê các loại máy móc thiết bị cơ giới và phơng tiện vận tải

- Kinh doanh kho bãi
- Đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 có 5 đội xây dựng, 1 đội
máy và 1 đội quản lý
Trong quá trình hoạt động kinh doanh xí nghiệp đã cung cấp nguyên vật
liệu và góp phần thi công nhiều công trình dân dụng va công nghiệp có vốn đầu
t trong nớc và liên doanh với nớc ngoài. Với bề dày kinh nghiệm xí nghiệp đã
tạo cho mình một uy tín lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp chuyển đổi từ
doanh nghiệp nhà nớc sang xí nghiệp cổ phần. Những công trình đã đợc nhà nớc
công nhận công trình có chất lợng cao nh: Đại học Quốc Gia Hà Nội, Khách sạn
Tây Hồ, Khu đô thị Bắc Linh Đàm và nhiều công trình khác.
Dới đây là những chỉ tiêu kinh tế của năm 200...và trong những năm tiếp
theo của xí nghiệp khi mới chuyển đổi:
Đơn vị tính: triệu đồng
T
T
Các chỉ tiêu chủ yếu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Tổng giá trị sản lợng 200.438 220.000 245.000
2 Tổng doanh thu 151.000 168.000 196.000
3 Vốn điều lệ 11.245 11.245 11.245
4 Các khoản nộp Nhà nớc 929,5 1.052 1.240
2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 hoạt động sản xuất kinh
doanh chủ yếu trên các lĩnh vực nh: kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh hạ
tầng khu công nghiệp, xây lắp.... Do đó mang nét đặc thù của ngành xây dựng
cơ bản, qúa trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng kéo dài và phức tạp trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng, địa
điểm thi công khác nhau cho nên quy trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là
khép kín từ giai đoạn thiết kế đến giai đoạn hoàn thiện đa vào sử dụng và

nguyên tắc tổ chức sản xuất là quản lý tập trung.
2 2
Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ nhật kỳ chung
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của xí nghiệp. Hội
đồng quản trị (HĐQT) xí nghiệp là cơ quan cao nhất của xí nghiệp giữa hai kỳ
đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị quyết định phơng hớng sản xuất, phơng án tổ
chức, cơ chế quản lý của xí nghiệp để thực hiện các nghị quyết của đại hội đồng
cổ đông của xí nghiệp. Ban kiểm soát là ngời thay mặt cổ đông để kiểm soát
mọi hoạt động kinh doanh và điều hành của xí nghiệp.
Xí nghiệp đợc điều hành bởi Giám đốc và các Phó Giám đốc do HĐQT
bổ nhiệm và các phòng ban chuyên môn giúp việc nh: Phòng Tài vụ, Phòng Kế
hoạch - Kỹ thuật, Phòng Kinh tế thị trờng, Phòng Tổng hợp, Các phòng ban có
các trởng phòng phụ trách xí nghiệp đợc HĐQT phê duyệt.
Có thể khái quát bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí
nghiệp bằng sơ đồ sau:
Qui trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Xí nghiệp áp dụng hệ thống kế toán mới hiện hành, các dữ liệu kế toán đ-
ợc kiểm tra xử lý bằng máy vi tính.
Phơng pháp hạch toán kế toán các loại hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phơng pháp đích
danh
3 3
Kế toán trưởng

Kế toán VL, CCDC, TSCĐKế toán tiền lương, BHXHKế toán NH, vốn bằng tiềnKế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán ở các đội
Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp ghi
thẻ song song.
3. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản
xuất kinh doanh tình hình trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán và thông tin,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên kế toán của xí nghiệp, bộ máy kế toán
của xí nghiệp đợc tổ chức và thực hiện kế toán theo hình thức tập trung
Việc tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ,
đơn giản, đảm bảo sự chỉ đạo chặt chẽ tập trung thống nhất của kế toán trởng,
đồng thời kết hợp với nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên phòng
kế toán và chuyên môn hoá công tác kế toán của bộ phận kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp
s
* Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn
bộ công tác kế toán trong toàn xí nghiệp. Kế toán trởng giúp giám đốc xí nghiệp
chấp hành các chính sách chế độ quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật
về chế độ lao động, việc sử dụng quỹ tiền mặt và quỹ phúc lợi cũng nh việc chấp
hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán.
4 4
* Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định: Có nhiệm vụ thực
hiện ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, vật liệu và
công cụ dụng cụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để tiến hành nhập
dữ liệu vào máy. Khi đó, chơng trình phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ
nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
* Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ lập bảng tổng hợp
thanh toán tiền lơng cho khối văn phòng của xí nghiệp. Kế toán tổng hợp lơng

còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lơng của tất cả các công trình theo quy định
hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tợng sử dụng. Căn cứ vào
bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện
hành.
* Kế toán ngân hàng, vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra các
khoản thanh toán với ngời bán và các đơn vị nội bộ trong công ty, kiểm tra theo
dõi các khoản TGNH, tiền vay ngân hàng, có nhiệm vụ viết uỷ nhiệm chi, uỷ
nhiệm thu để thực hiện các khoản thanh toán với khách nợ và chủ nợ.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của xí nghiệp căn cứ vào phiếu thu,
chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, cuối ngày
thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền
* Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong qúa trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp tập hợp chi phí và tính
giá thành cho từngời công trình, công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán
định kỳ
4. Hình thức hạch toán.
Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức nhật ký chung việc áp dụng
hình thức này đã mang lại cho xí nghiệp những kết quả đáng quan tâm, biểu
hiện đợc những u điểm trong công tác kế toán áp dụng trên máy vi tính.
Hình thức kế toán nhật ký chung áp dụng tại xí nghiệp kinh doanh vật
liệu xây dựng số 1 bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
5 5
Đội 1 Đội 2 Đội 3 Đội 5 Đội máy Đội quản lýĐội 4
Phòng tài vụ Phòng KHưKT Phòng KTTT Phòng tổng hợp Ban dự án khu CN
Phó giám đốcPhó giám đốcKế toán trưởng Phó giám đốc
Giám đốc
Hội đồng quản trị

Đại hội cổ đông Ban kiểm soát
- Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
và tổ chức sản xuất kinh doanh
II. Thực tế hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1
1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp:
6 6
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 hoạt động kinh doanh trong
lĩnh vực xây dựng, xây lắp công trình nên những vật liệu đợc sử dụng trong sản
xuất có các đặc thù riêng.
Để xây dựng các công trình lớn cần phải sử dụng một khối lợng lớn
nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lợng. Có các loại vật
liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, xi măng trắng Hải Phòng,
xi măng Hoàng Thạch,..., thép bao gồm thép trong nớc, thép nhập khẩu với thép
tròn, thép tấm, thép gai... các loại gạch.... Có những loại vật liệu là sản phẩm của
ngành nông nghiệp nh: gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha và các loại vật liệu
khác.
Khối lợng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu
cần khối lợng lớn nh: xi măng, cát, gạch, thép, có những loại sử dụng ít nh: đinh,
ốc, các loại công cụ dụng cụ trong xí nghiệp gồm: găng tay, máy hàn...
Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể
công trình. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây
dựng. Qua đó thấy đợc vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong công nghiệp
xây dựng.
Ngoài việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu cũng
có sự khác biệt. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các đại lý trong địa bàn, vận
chuyển thuận tiện và nhanh chóng, có loại vật liệu xí nghiệp phải đi mua ở xa
nh: vôi, cát,..., có những loại có thể bảo quản ở kho nh: xi măng, sắt thép, đồ
kim khí, đồ mộc. Có những loại vật liệu phải đến tận nơi khai thác để mua và

không thể bảo quản trong kho, phải để ngoài trời nh: cát, sỏi, vôi, đá.... gây khó
khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt, mất mát ảnh hởng đến quá trình xây
dựng công trình, đến giá thành công trình. Vì vậy, xí nghiệp cần thiết phải có
biện pháp vận chuyển, bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu.
Việc thu mua vật liệu có thể do các đội tự mua, có thể do phòng KHTH
vật t cấp hoặc điều động từ các đơn vị khác về. Việc cung cấp vật liệu đợc dựa
trên cơ sở định mức tiêu hao vật liệu của Nhà nớc. Khi lợng vật liệu sử dụng vợt
qúa định mức thì các đội phải giải trình, nếu không giải trình đợc thì phần vợt
định mức đó phải đợc khấu trừ vào lãi của các đội, của công trình. Hàng tháng,
các đội lập kế hoạch thực hiện số lợng cùng với dự trù sử dụng vật liệu. Khi mua
vật liệu, cán bộ tiếp liệu của phòng KHTH vật t làm thủ tục nhập kho. Sau đó,
7 7
kèm theo các chứng từ hợp lệ, kế toán các đội viết phiếu xin lĩnh tiền để trả cho
bên bán. Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu ở xí nghiệp còn nhiều
khó khăn cần tháo gỡ.
Do hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đòi hỏi khối lợng vật t lớn và phải
bảo đảm tiến độ thi công của công trình nên vật t luôn đợc tính toán trớc và dự
trữ trong kho tránh tình trạng khan hiếm vật t làm ảnh hởng đến công trình. Do
vậy trờng hợp mua vật t về xuất ngay không qua kho là không có.
2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu:
2.1. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho
Vật liệu đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và vào các thời điểm khác
nhau nên giá thu mua và chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu
nhập kho cũng khác nhau. Do vậy, chúng đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá
thực tế trên thị trờng, là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua gồm có chi
phí vận chuyển thì đợc tính cho vật liệu đó.
Giá thực tế vật liệu
mua ngoài nhập kho
=
Giá mua ghi trên

hoá đơn
+
Chi phí thu mua
(nếu có)
Do xí nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá
đơn là giá cha có thuế GTGT.
2.2. Đối với vật liệu xuất kho
Do đối tợng vật t sử dụng của xí nghiệp rất lớn, chủng loại đa dạng tình
hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên nên xí nghiệp đã sử dụng giá hạch toán hàng
ngày.
3. Kế toán chi tiết vật liệu.
3.1. Hạch toán ban đầu
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải
phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu
cả về số lợng, chất lợng và giá trị. Tất cả các trờng hợp nhập, xuất tồn kho phải
có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo đúng chế độ đã quy định làm cơ sở pháp lý
để ghi sổ kế toán.
- Thủ tục nhập kho
8 8
Nhân viên cung ứng của đội, xí nghiệp nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua
vật t, khi vật t về đến kho thì nhânviên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên
bán vật t lên ngời có trách nhiệm ở đội, xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ
của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật t, số lợng, chất lợng
ghi trên hoá đơn với thực tế, nếu thấy đúng thì làm thủ tục nhập kho và viết
phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
- Một liên giao thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
- Một liên kẹp với hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán
- Một liên giao cho đơn vị, xí nghiệp giữ để đối chiếu
Trớc đây, xí nghiệp kí hợp đồng mua vật t và thờng nhập thẳng về kho của
xí nghiệp. Đội nào có nhu cầu về vật t sẽ viết giấy xin cấp vật t. Tuy nhiên, do áp

dụng linh hoạt quy chế để các đội đợc phép tự mua vật t theo các quy định của
xí nghiệp nên hiện nay công trình ở đâu có kho tại chân công trình đó.
9 9
Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004, xí nghiệp đã mua vật t của công ty
TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Ngân Hà và nhận đợc hoá đơn sau:
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng 02 - B
Ngày: 19 tháng 2 năm 2004 HĐ: 0016648
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX và XNK Ngân Hà.
Địa chỉ: 13/3 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0101298311
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Trí Dũng
Đơn vị: Đội 4 - Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1
Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trng - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Séc MS: 0100104933 - 1
TT Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000
Cộng tiền hàng: 16.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế. 1.600.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 17.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời bảy triệu sáu trăm nghìn đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dáu, ghi rõ họ tên)
10 10