THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI

Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y
tế Hà Nội
I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác
kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch
toán kinh tế độc lập dới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và sự lãnh
đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội.
Hiện nay, trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động, cạnh tranh gay gắt,
công ty có một số chức năng và nhiệm vụ nh sau:
* Chức năng của công ty:
- Đợc quyền tổ chức mạng lới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng
thuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền đại lý.
- Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dợc liệu, hoá chất, mỹ phẩm và trang
thiết bị y tế,...
- Đợc liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nớc để kinh
doanh, sản xuất thuốc.
Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã đợc cấp giấy phép xuất nhập
khẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5
triệu USD/ năm.
* Nhiệm vụ của công ty:
- Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dợc phẩm và thiết bị y tế dới dạng
nguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lới bán buôn bán
lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội.
- Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dợc.
Giám đốc
P. Giám đốc KD PGĐ Tài chính
P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật
P.tài vụ thống kê

Ban Marketing Ban sản xuất Ban kiều hối Tổng kho Hiệu thuốc bán buôn
Hiệu thuốc nội ngoại thànhHiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thànhHiệu thuốc nội ngoại thành
P. kinh doanh XNK
- Đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo về việc diệt trừ tận gốc mọi ổ dịch bệnh
phát sinh tại địa bàn.
- Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc y tế, liên tục giám
sát, kiểm tra các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công tác quản lý, công ty đã
sắp xếp bộ máy quản lý theo sơ đồ sau:

Nhìn chung, công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hoàn toàn hợp
lý, phù hợp với điều kiện khách quan và chủ quan. Chính vì bộ máy tổ chức chặt
chẽ nh vậy mà doanh nghiệp đã đạt đợc nhiều thành tựu lớn trong sản xuất kinh
doanh nh hoàn thành vựơt mức kế hoạch doanh số đề ra là 10,57% (về số tuyệt đối
là 34,25 tỷ đồng); hàng nội địa tăng, doanh số vật t, trang thiết bị y tế tăng,...
Hoạt động chính của công ty là kinh doanh các loại thuốc, dợc phẩm, dợc
liệu, thiết bị y tế. Để hoạt động kinh doanh diễn ra thờng xuyên, liên tục, công ty
đã thiết lập đợc mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đầu vào. Công ty phấn đấu
luôn là một khách hàng đáng tin cậy, luôn mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp
trong và ngoài nớc. Các nhà cung cấp trong nớc của công ty là các Công ty Dợc
phẩm. Đối với nguồn nhập khẩu, công ty cũng có quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng
nớc ngoài nổi tiếng thế giới về lĩnh vực dợc phẩm và thiết bị y tế nh: Pháp, Đức,
Thuỵ Sĩ, Anh, Hà Lan, Nhật Bản, ấn Độ,... Nhờ vậy, công ty luôn cung cấp kịp thời
thuốc chữa bệnh cho bệnh nhân và nhập khẩu đợc nhiều loại thuốc mà các Công ty d-
ợc phẩm trong nớc cha sản xuất đợc.
Là một doanh nghiệp thơng mại, công ty không chỉ quan tâm đến đầu vào
mà còn chú trọng đến đầu ra. Công ty rất coi trọng công tác nghiên cứu thị trờng.
Các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đều căn cứ trên nhu cầu thị trờng.
Chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và chính sách thâm nhập thị trờng bằng mọi cách để
mở rộng thị trờng tiêu thụ đang đợc công ty đa vào thực hiện. Hiện nay, trong

phạm vi cả nớc, hầu hết tất cả các nhà thuốc, công ty thuốc t nhân và các bệnh
viện của tỉnh, thành phố đều đợc công ty phân phối thuốc. Ngoài trụ sở chính tại
Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh.
Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã
đạt đợc những kết quả đáng khích lệ. Cụ thể, kết quả sản xuất kinh doanh trong 2
năm 2000 - 2001 nh sau:
Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh
của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong 2 năm 2000 2001
Đơn vị tính: Triệu đồng
Khoản mục
Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1. Tổng doanh thu 360.204 100 358.105 100 -2.099 0
2. Các khoản giảm trừ 2.888 0,8 2.945 0,82 57 0,02
3. Doanh thu thuần 357.316 99,2 355.160 99,18 -2.156 -0,02
4. Giá vốn hàng bán 280.134 77,77 263.407 73,56 -16.727 -4,21
5. Lợi tức gộp 77.182 21,43 91.753 25,62 14.571 4,19
6. Chi phí bán hàng 69.815 19,38 83.876 23,42 14.061 4,04
7. Chi phí QLDN 4.441 1,23 4.978 1,39 537 0,16
8. Lợi tức thuần 2.926 0,81 2.899 0,81 -27 0
9. Thu nhập HĐĐTTC 6.104 1,69 5.002 1,39 -1.102 -0,3
10. Chi phí HĐĐTTC 5.973 1,66 4.861 1,36 -1.112 -0,3
11. Lợi tức HĐĐTTC 131 0,04 141 0,04 10 0
12. Thu nhập HĐBT 5.882 1,63 7.920 2,21 2.038 0,58
13 Chi phí HĐBT 5.799 1,61 6.118 1,71 319 0,1
14. Lợi tức HĐBT 83 0,02 1.802 0,5 1.719 0,48
15. Tổng lợi tức trớc thuế 3.140 0,87 4.842 1,35 1.702 0,48
16. Thuế lợi tức phải nộp 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15
17. Lợi tức sau thuế 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33
Qua bảng trên cho thấy tổng lợi tức sau thuế của doanh nghiệp năm 2001

so với năm 2000 tăng lên 1.157,36 triệu đồng. Một trong những những nguyên
nhân chính là do doanh nghiệp đã tìm đợc nguồn hàng rẻ hơn nên đã giảm đợc giá
mua, tức là giảm đợc giá vốn hàng bán.
Mặc dù giảm đợc giá vốn hàng bán nhng doanh nghiệp lại không quản lý
tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên đã làm cho 2 khoản chi
phí này tăng thêm 14.598 triệu đồng.
Nh vậy, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm kiếm, khai thác nguồn hàng để giảm
chi phí. Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải chú trọng đến việc quản lý các khoản
mục chi phí khác để kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm 2002 đạt
cao hơn năm 2001 này.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:
Công ty dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là doanh nghiệp có qui mô vừa nhng
địa bàn hoạt động tơng đối rộng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục và
ở nhiều nơi. Tuy nhiên, công ty có một đội ngũ kế toán mạnh, thiết bị tính toán
hiện đại, thông tin liên lạc giữa các đơn vị dễ dàng, thuận lợi. Trớc những đặc
điểm, điều kiện nh vậy, công ty lựa chọn và sử dụng hình thức kế toán vừa tập
trung vừa phân tán. Công ty tổ chức phòng tài vụ thống kê tại văn phòng của công
ty và các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ. Phòng tài vụ thực hiện việc hạch toán
các nghiệp vụ kinh tế , tài chính liên quan đến các hoạt động của công ty. Các tổ
kế toán tại các cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng tài vụ công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặtKế toán ngân hàngKế toán kho Kế toán phải thuKế toán phải trảKế toán kê khai thuếThủ quỹ
Các nhân viên hạch toán ban đầu tại các đơn vị trực thuộcKế toán tại các cửa hàng
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội
Phòng tài vụ thống kê của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội đợc chia
thành các bộ phận sau:
- Kế toán trởng: là ngời đảm nhận quản lý tài chính ở cấp cao nhất, có

trách nhiệm điều hành và tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp chứng
từ gốc, số liệu ở các Sổ kế toán chi tiết để ghi vào Sổ cái và Bảng tổng hợp
chi tiết, đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào
số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết,
Báo cáo kế toán.
- Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi của doanh
nghiệp. Định kỳ, kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và
kế toán trởng. Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ thu chi đã đợc duyệt (có
kèm theo chứng từ gốc) tiến hành ghi chép vào các sổ quỹ. Cuối tháng đối chiếu
số liệu với kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán ngân hàng để lập Bảng tổng
hợp thu chi, báo cáo tổng số thu chi trong tháng với kế toán tổng hợp.
- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của
tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng trên cơ sở bản sao kê, giấy báo nợ, báo có
của ngân hàng, kèm theo chứng từ gốc phản ánh sự tăng giảm của tiền gửi ngân
hàng lên Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng, đối chiếu số liệu với kế
toán tiền mặt, kế toán phải thu, kế toán phải trả để lập Bảng tổng hợp thu chi,
báo cáo với kế toán tổng hợp.
- Kế toán kho: theo dõi việc nhập, xuất, tồn của hàng hoá cả về mặt giá trị
và số lợng. Do có quá nhiều mặt hàng với số lợng lớn nên kế toán trởng đã phải
bố trí 2 nhân viên làm kế toán kho. Vì thế công việc không bị ứ đọng. Hai kế toán
kho này sẽ căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho do thủ kho chuyển lên, kiểm
tra, ghi Sổ nhập - xuất - tồn hàng hoá. Cuối tháng, kế toán kho cộng sổ đối
chiếu với thẻ kho theo số lợng, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn, báo cáo với
kế toán tổng hợp giá trị hàng xuất, nhập, tồn.
- Kế toán phải thu: theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và các khoản phải
thu của khách hàng. Cuối tháng, báo cáo doanh thu bán hàng, lập bảng kê phải
thu của khách hàng cho kế toán tổng hợp, thờng xuyên đôn đốc thu hồi nợ, không
để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty.
- Kế toán phải trả: theo dõi tình hình mua hàng và các khoản nợ phải trả

ngời bán. Cuối tháng, báo cáo với kế toán tổng hợp về giá trị của số hàng mua vào
và số tiền còn nợ của từng ngời bán.
- Kế toán kê khai thuế: theo dõi và kê khai số thuế nhập khẩu, thuế giá trị
gia tăng đầu vào, đầu ra của số hàng hoá doanh nghiệp mua vào, bán ra đã đợc
xác định trong kỳ. Ngoài ra, kế toán này còn phải theo dõi cả phần thuế thu nhập
doanh nghiệp và thu sử dụng vốn ngân sách. Hàng tháng, lập các bảng kê khai
thuế theo quy định nộp cho cơ quan thuế.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiếtBảng kê
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
- Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã đợc duyệt tiến hành thu tiền, chi
tiền từ quỹ. Định kỳ, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế
toán kê khai thuế rồi báo cáo với kế toán tổng hợp số tiền đã thu, đã chi trong kỳ
và số tiền hiện còn tại quỹ đến cuối kỳ.
Trong điều kiện hiện nay, công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký - chứng từ.
Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ:
Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty dợc phẩm thiết bị y
tế Hà Nội là hợp lý. Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán đợc thiết lập theo đúng
chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì
thế đã tạo đợc sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh đợc sự trùng lặp,
chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất. Vì vậy, kế toán của
doanh nghiệp đã thực hiện đợc tốt các chức năng của mình là thu thập, xử lý, cung
cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty.
II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà
Nội .
ở công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và

thanh toán tiền hàng đều đợc tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống
các hiệu thuốc bán buôn, bán lẻ khắp các quận huyện. Định kỳ, các hiệu thuốc lập
dự trù (số lợng, quy cách từng loại thuốc dự kiến sẽ tiêu thụ trong kỳ sau) gửi lên
phòng kinh doanh công ty. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các hiệu
thuốc rồi tiến hành gọi hàng từ các công ty Dợc phẩm. Sau khi hàng về nhập kho
và đợc cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập
kho. Tiếp đó, phòng kinh doanh thông báo cho các hiệu thuốc tới kho công ty
nhận hàng.
Việc thanh toán tiền hàng do phòng tài vụ - thống kê đảm nhận, đợc tiến
hành tuỳ thuộc vào từng phơng thức thanh toán đã thoả thuận giữa hai bên.
1. Hạch toán ban đầu:
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép,
phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban
đầu ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất đợc chú trọng.
ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ
liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc sử dụng và ghi chép
theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Yêu cầu: ngời ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải
có tính pháp lý.
- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
phòng kế toán.
- Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối t-
ợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban
đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ
sau:
- Hoá đơn GTGT:
+ Giá bán (cha có thuế GTGT).
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).

- Hoá đơn bán hàng:
Đợc sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng tại các cơ sở kinh
doanh thuộc đối tợng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán
hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT.
- Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 04 liên:
+ 01 liên lu tại phòng kinh doanh.
+ 01 liên giao cho kế toán kho.
+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT).
+ 01 liên giao cho thủ kho.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT).
Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá
đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào đợc khấu
trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào.
Ví dụ:
Ngày 01 tháng 03 năm 2002, công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000
(Thuế GTGT 5%) của Công ty thơng mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt,
ngời mua là chị Nguyễn Vân Anh.