THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG, KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng,
kết quả bán hàng tại Công ty Thơng
mại Hà Nội
1. Đặc điểm chung Công ty Thơng mại Hà Nội
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Thơng mại Hà Nội , tiền thân là cửa hàng Bách hoá Tổng hợp ra
đời cách đây 44 năm theo quyết định số 337/QĐ-NT ngày 28/8/1960 của Bộ
nội thơng (nay là Bộ Thơng Mại ). Đến ngày 13/02/1993, sau khi đợc thành
lập theo quyết định số 387/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, Bách hóa
Tổng hợp đợc đổi tên thành Công ty Thơng mại Hà Nội. Công ty là loại hình
doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bán lẻ, hoạch toán độc lập, trực thuộc Sở
Thơng mại Hà Nội.
Trong suốt thời gian từ năm 1960 1989, Công ty với tên gọi là Bách
hoá Tổng hợp, kinh doanh theo cơ chế bao cấp, việc mua bán hàng hoá của
Công ty đều theo kế hoạch cấp trên giao một cách chủ quan, cứng nhắc, tách
rời nhu cầu thực tế, mua theo kế hoạch, bán theo tiêu chuẩn. Vì vậy, nhiệm
vụ chủ yếu của Công ty là bảo quản phân phối hàng hóa. Từ năm 1989 theo
quyết định 217/HĐBT của Hội đông Bộ trởng, Công ty đã chuyển sang hạch
toán kinh doanh độc lập. Có thể nói rằng đây là những năm đầy khó khăn do
hậu quả của nhiều năm hoạt động theo cơ chế cũ. Nhất là trong một thị trờng
có hoạt động cạnh tranh diễn ra hết sức sôi động, dới đủ mọi hình thức, với
nhiều thành phần kinh tế khác nhau làm cho Công ty gặp không ít khó khăn.
Trớc tình hình đó Công ty đã mạnh dạn, sáng tạo vận dụng u thế của cơ chế
thị trờng đa ra những quyết định nhằm đổi mới quản lý kinh tế,phần nào đã
đem lại những kết quả không nhỏ.
Hoà chung vào cơ chế thị trờng cạnh tranh tự do, để tháo gỡ những khó
khăn chuyễn dần sang hạch toán kinh tế độc lập, lấy hiệu quả kinh doanh làm
mục tiêu cụ thể. Trong 2 năm 1992 1993, thực hiện chủ trơng của Nhà n-
ớc về thu hút vốn đầu t nớc ngoài. Công ty Thơng mại Hà Nội đã cùng với
một công ty lớn của Anh là DRAGON PROPERTIVES.LTD Thành lập
một liên doanh lấy tên là Trung tâm thơng mại Hà Nội (tên giao dịch quốc tế

là Hà Nội Plaza.Ltd). Liên doanh này đợc Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác và đầu
t Việt Nam (nay là Bộ Kế Hoạch và Đầu T) cấp giấy phép số 855/CP ngày
4/5/1994. Thời gian hoạt động của liên doanh là 40 năm với tổng số vốn đầu
t là 41 triêu USD, để xây dựng tại trung tâm thơng mại một siêu thị hoạt động
đa ngành, kinh doanh hàng hoá và căn hộ cho thuê.
Đến đầu năm 1995, Công ty Thơng mại Hà Nội có thêm nhiệm vụ khẩn
trơng giao mặt bằng cho liên doanh (tức cửa hàng Bách hoá tổng hợp tại 24
Hai Bà Trng cũ), đồng thời giải quyết chế độ một cách hợp lý cho những ngời
1
2
trớc đây đã làm việc tại Công ty nhng nay phải nghỉ một thời gian để chờ liên
doanh chính thức đi vào hoạt động, đảm bảo đời sóng cho nhữug ngời đi làm.
Ngày 10/9/1995, Công ty đã bàn giao mặt bằng cho bên liên doanh. Trụ
sở chính của Công ty từ Hai Bà Trng chuyển sang 18 Hàng Bài, rồi tới 25
Tôn Đức Thắng và nay chuyển về cơ sổ mới tại B12 Nam Thành Công. Tuy
nhiên liên doanh Hà Nội Plaza trong suốt những năm qua đã tiến triển một
cách chậm chạp mà nguyên nhân chính là do những thay đổi từ phía đối tác
nứơc ngoài. Đến nay công trình đã chính thức đợc Nhà nớc cho phép chấm
dứt hợp đông liên doanh, giải thể trớc thời hạn. Một số công nhân viên đã
tạm nghỉ và chuyển việc khác mặc dù vẫn thuộc biên chế của Công ty. Thời
gian này công ty làm ăn kém hiệu quả, thua lỗ. Tuy nhiên điều này không
kếo dài, năm 1998 khi công ty xây dựng xong trụ sở của mình ở Cát Linh thì
tình hình kinh doanh đi vào ổn định. Từ đó tới nay, hoạt động kinh doanh của
Công ty ngày một thuận lợi.
Có đợc kết quả này là do Công ty đã xác định đúng hớng đi trong hoạt
động kinh doanh, đồng thời phải kể tới sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ
công nhân viên trong Công ty.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
1.2.1.Chức năng
Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, có chức

năng tổ chức và thực hiện lu thông hàng hoá tiêu dùng phục vụ chủ yếu cho
đời sống nhân dân trên địa bàn thủ đô và các tỉnh lân cận khác bằng công
việc: xác định nhu cầu thị trờng, tìm nguồn hàng, mua vào, quá trình lu trữ,
bán ra cho ngời tiêu dùng cả bán buôn và bán lẻ.
1.2.2.Nhiệm vụ
Công ty Thơng mại Hà Nội với chức năng nh trên, Công ty thực
hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổ chức công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công, chến biến.
- Tổ chức mạng lới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh,
các đơn vị khác và cá nhân trong nứơc.
- Tổ chức công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lu thông hàng hoá thờng xuyên
liên tục ổn định trên thị trờng.
- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t mở rộng
kinh tế, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc qua việc nộp thuế hàng năm.
1.2.3.Quyền hạn
Công ty Thơng mại Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau:
- Đợc kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc.
- Đợc quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà
nớc.
2
3
- Đợc chủ động định giá bán hàng hoá phù hợp với giá cả thị trờng và với các
chính sách của Nhà nớc.
- Đợc tham gia hội chợ, triển lãm để quản cáo hàng hoá, tham gia hội nghị, hội
thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Đợc mở tài khản vay vốn tại ngân hàng.
1.3.Đặc điểm kinh doanh của Công ty
Công ty Thơng mại Hà Nội kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau
thuộc các ngành phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân nh: Thực phẩm, đồ

dùng gia đình, sản phẩm văn hoá giáo dục, vật liệu trang trí nội thất...
Trong nền kinh tế năng động công ty đã mở rộng quan hệ với mọi
thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hoá cho nhiều
thành phần kinh tế khác. Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phơng
thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh h-
ởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty.
1.4.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, có truyền thống, với
tổng số nhân viên toàn Công ty là 280 ngời, trong đó số lợng nhân viên chỉ
khoảng 20 ngời. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản
lý tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô
hình trực tuyến gọn nhẹ. Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có quyền lực
cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, với khách hàng và cán bộ
nhân viên Công ty. Giúp việc giám đốc có phó giám đốc và các phòng ban
chức năng trong Công ty.
Nh trình bày ở Sơ đồ 1 (Trang sau), Chức năng nhiêm vụ cụ thể của từng
bộ phận nh sau:
- Giám đốc: Là ngời phụ trách chung tính hình kinh doanh của đơn vị
và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là ngời đại diện cho
Nhà nớc về mặt pháp lý. Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt
động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nớc và nghị quyết đại
hội công nhân viên chức của Công ty. Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, công
nhân viên công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Giám đốc
Phòng
TC-HC
Phòng
Kế toán
3
4

Phòng
Kinh doanh
Phòng Kế hoạch
nghiệp vụ
Các cửa hàng
Cửa hàng 18 Hàng Bài
Cửa hàng 1E Cát Linh
Cửa hàng
191 Hàng Bông
Cửa hàng B21 Nam Thành Công
Cửa hàng và kho Lạc Trung
Lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp
Lãnh đạo chỉ đạo gián tiếp
Sơ đồ 1 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thơng mại Hà Nội
Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất. Công ty
phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Giám đốc
tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng thức hợp lý nhằm đại hiệu quả và
đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nớc, lợi ích Công ty và lợi ích của cán bộ
công nhân viên công ty. Hiện nay Công ty không có phó giám đốc, mà chỉ có
một phó giám đốc đã điều sang liên doanh (Công ty Đầu t Thơng Mại Tràng
Tiền).
- Các phòng ban chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức
năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn
bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dới đợc thực hiện quyết dịnh và
nhiệm vụ đợc phân công.
Các bộ phân chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng
quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi hớng dẫn bộ phận
hoạt động kinh doanh và các cấp dới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân
công.
Các bộ phân chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình đ-

ợc giao mà còn phối hợp với nhau để hoạt động của Công ty đợc tiến hành th-
ờng xuyên liên tục đạt hiệu qua cao.
- Phòng tổ chức hành chính: Gồm 10 ngời, có nhiệm vụ giúp ban giám
đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động nh: tiền l-
ơng, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra.
4
5
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực
cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và
trình độ của từng ngời, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động,
chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch, số lợng và chất lợng lao động dựa vào mức tiêu hao
lao động theo quý, tháng, năm.
Tổ chức các hình thức tiền lơng, xây dựng phơng án trả lơng và hớng
dẫn, kiẻm tra tình hìch trả lơng của Công ty.
Thờng xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hớng dẫn nghiệp
vụ cho nhân viên. Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảm đảo
những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty.
- Phòng kế toán tài vụ: Gồm 4 ngời, giúp ban giám đốc quản lý và sử
dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm. Thực hiện và chỉ đạo
các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán. Phòng kế toán có những nhiệm vụ
cụ thể sau:
Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính.
Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lợng tiền vốn và
các quỹ Công ty hiện có.
Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính
toán các khoản lãi, lỗ với Ngân hàng theo chế độ kế toán thống kê hiện hành.
Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ.
Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời,
thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế.

Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nớc. Thực
hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về
vật t tiền vốn, tài sản của Công ty. Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh,
làm cơ sở cho giám đốc biết đợc tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông
tin cần thiết cho các đối tợng có liên quan khác.
- Phòng kinh doanh: Gồm 4 ngời, giúp giám đốc triển khai các hợp
đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển
mạng lới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh.
- Phòng kiến thiết cơ bản: Gồm 2 ngời, giúp giám đốc triển khai giám
sát công tác xây dựng cơ bản.
- Các cửa hàng Công ty bao gồm:
+ Cửa hàng 18 Hàng Bài
+ Cửa hàng 191 Hàng Bông
+ Cửa hàng B21 Nam Thành Công
+ Cửa hàng Lạc Trung và Kho Lạc Trung
+ Cửa hàng 1E Cát Linh
Mỗi cửa hàng có một của hàng trởng, một cửa hàng phó, có tổ chức kế
toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty. Các cửa hàng có chức năng
bán hàng theo kế hoạch Công ty giao. Tổ chức bán buôn, bán lẻ và các dịch vụ
5
6
khác. Lãi gộp của cửa hàng nộp cho các Công ty theo tỷ lệ quy định, phần lợi
nhuận còn lại cửa hàng tự phân phối cho ngời lao động.
Để tạo điều kiện cho các cửa hàng tự chủ và năng động trong kinh
doanh, công ty giao cho cửa hàng quản lý vốn và tài sản hiện có của cửa hàng
đó và ứng vốn cho ngời lao động. Định mức tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh
của từng cửa hàng trong từng thời gian nhất định. Công ty định mức vốn lu
động cần thiết cho mỗi cửa hàng đề làm cơ sở ứng vốn thực tế. Tổng số vốn ứng
cho các cửa hàng chiếm 40%-50% tổng số vốn hiện có của Công ty.
2.Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết

quả bán hàng tại Công ty Thơng mại Hà Nội
2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty Thơng mại Hà Nội hoạt động trên địa bàn rộng, bao gồm
nhiều cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc
Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập
trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo
các cửa hàng của Công ty thực hiện hạch toán theo pháp lệnh kế toán thống
kê, hàng tháng, quý, năm xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình
hình tài chính của từng cửa hàng
Để giúp cho việc tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính
xác giúp giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phơng án điều chỉnh
kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trờng, giám đốc Công ty đã trang bị
cho phòng kế toán phần mềm kế toán Fast Accounting. Việc áp dụng phần
mềm kế toán rất thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu , cung cấp thông tin, in
báo cáo cho giám đốc và nhà quản lý, nó còn chi tiết cụ thể, dễ làm, dễ hiểu,
tăng hiệu quả công tác kế toán một cách rõ rệt.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán hàng
tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phòng kế toán của Công ty gồm 4 ngời và đợc phân công chức năng
từng nhân viên kế toán cụ thể nh sau:
- Kế toán trởng, kiêm chủ tịch công đoàn chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế
toán, tổ chức hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Tham
mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản
công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập các báo cáo quyết toán
vào cuối quý, năm. Đồng thời phải quan tâm đến đời sống CNVC bảo vệ
quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho ngời lao động.
- Kế toán thuế: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục
thuế Hà nội, làm báo cáo chỉ tiêu tài chính nộp cho Sở Thơng mại Hà nội,
theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ.
- Phó phòng phụ trách: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt,

tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với Ngân
6
7
hàng. Vào chứng từ, bảng kê, nhật ký các cửa hàng nộp về Công ty để nhập
máy lên tổng hợp, cân đối bảng phát sinh các tài khoản.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiên mặt ở Công ty đồng
thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng.
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty thơng mại Hà nội
Kế toán trởng
Phó phòng
phụ trách
Kế toán
Thuế
Thủ quỹ
Kế toán các cửa hàng
Chỉ đạo trực tiếp
Chỉ đạo gián tiếp
2.2.Hình thức kế toán tại Công ty
Hệ thống TKKT Công ty áp dụng theo hệ thống TKKT doanh nghiệp
bán hàng theo quyết định 1141 TC- QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài
chính có sửa đổi bổ sung theo thông t số 89/2001/TT-BTC ngày 09/10/2001
của Bộ tài chính.
Hình thức kế toán: Kế toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung.
7
8
Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo
đúng chế độ kế toán hiện hành. Bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản
- Sổ, thẻ chi tiết

Công ty thực hiện kế toán bằng máy, cuối tháng theo phần mềm kế
toán cài đặt, khi có lệnh, chơng trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in
ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý
thông tin của doanh nghiệp. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện
qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
Các báo cáo kế toán
Xử lý tự động theo chơng trình phần mềm kế toán
- Mỗi hàng hoá mỗi hàng hóa đợc đặt trên máy một mã riêng đợc gọi
là mã hàng, chẳng hạn:
Bánh đậu xanh Bảo Long có mã HH001
Bánh kem xốp Thái có mã HH002
Bánh trứng nớng có mã HH003
Bên cạnh mă hiệu là các thuộc tính mô tả khác nh: Tên hàng hoá, đơn
vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho. Các
thông tin này đợc sử dụng để tự động hoá khi nhập xuất các chứng từ, nhập
xuất số liệu.
Việc khai báo hàng hoá đợc thực hiện ngay từ khi chơng trình đợc đa
vào sử dụng tại Công ty. Tuy nhiên trong quá trinh sử dụng, nếu có phát sinh
thêm hàng hóa mới, phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm.
- Danh mục khác hàng: Đợc dùng để quản lý chung các khách hàng
có quan hệ mua bán với Công ty, mỗi khách hàng đợc nhận diện bằng một
mă hiệu đợc gọi là mã khách hàng. Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn
đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nh tên khách hàng, địa chỉ
mã số thuế. Việc khai báo danh mục khách hàng đợc thựcủa hiện khi bắt đầu
đa phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên

có thể khai báo thêm.
Đối với khách hàng mua hàng của Công ty, kế toán tiến hành xây dựng
hệ thống mã hóa theo phơng pháp mã hoá kiểu ký tự nh sau:
8
9
Khách hàng là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý ký gửi mang mã
hiệu là DL và thực hiện đánh số bắt đầu từ 001.
Ví dụ:
Cửa hàng 191 Hàng Bông có mã là: DL001
Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã là: DL002
-Hàng hóa của Công ty mua về đem nhập kho đợc theo dõi riêng trong
một kho- Kho hàng hóa. Kho này có mã là: KHOCTY. Ngoài ra hàng hoá ký
gửi tại các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại của Công ty đợc theo dõi
riêng trong các kho- KHOCH. Mỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại
mở riêng một kho.
Chẳng hạn: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mẵ kho là: KHOCH01
Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã kho là: KHOCH02
-Danh mục tài khoản: Việc xây dựng tài khoản kế toán của Công ty th-
ơng mại Hà nội đợc tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định,
các tài khoản đợc mã hoá theo đúng số tài khoản. Khi khai báo hệ thống tài
khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài
khoản, loại tiền.
Việc khai báo các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu đợc
nhanh chóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ
chi tiết theo đúng yêu cầu của ngời sử dụng.
- Công ty Thơng mại Hà Nội là một công ty có lợng hàng hóa lu thông
lớn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống dân c. Phơng thức bán hàng hiện nay
của công ty nh sau:
+ Phơng thức bán hàng trực tiếp
+ Phơng thức hàng gửi bán

Phơng thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng: Theo phơng thức này,
hàng hoá đợc trao đổi trực tiếp đến ngời mua (xuất hàng hoá thẳng cho ngời
mua). Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng. Hình thức thanh
toán sẽ đợc thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm.
Phơng thức bán hàng này đợc Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày
càng a thích.
Loại đối tợng thứ hai theo phơng thức bán hàng trực tiếp này là các đại
lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo
yêu cầu của các đại lý. Các đại lý này đều không đợc hởng hoa hồng đại lý
mà chỉ đợc Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho. Theo ph-
ơng thức này, khi hàng hoá đợc giao cho khách hàng, Công ty không có
quyền kiểm soát, Công ty thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền. Điều này
chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng.
Phơng thức hàng gửi bán: Đối tợng mua hàng theo phơng thức này là
các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại. Khi xuất kho hàng gửi bán, công
ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trong trờng hợp này, mặc dù
9
10
hàng hoá đã đợc giao cho khách hàng nhng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm
soát, quản lý của Công ty và Công ty cha nhận đợc xác định doanh thu.
Doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại
bán đợc hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty. Lúc này,
Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với
các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại.
Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình
thức thanh toán sao cho thuận tiện. Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều
hình thức khác nhau nh tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trớc hay trả chập.
Vì là một doanh nghiệp thơng mại, các hình thức bán hàng, thanh toán
ngoài việc trực tiếp ảnh hởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh

nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
2.3. Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thơng
mại Hà Nội .
2.3.1. Nội dung doanh thu bán hàng:
Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ
thuộcủa đối tợng nộp thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là
toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT.
2.3.2. Chứng từ:
Để hạch toán các nghiệp vự phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và
doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau:
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo có
Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) đợc sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá
trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại
thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng,
phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn đợc lập 03 liên:
Liên 1 lu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho
lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho
thủ
10
11
Biểu 2.1
Hoá Đơn
Mẫu số: 01 GTGT - 3LL
Giá trị gia tăng
AM/2004B
Liên 3: Dùng để thanh toán 0092004

Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng Mại Hà Nội
Địa chỉ: B21 Nam Thành Công
Số tài khoản:
Điện thoại: MS:0100106987-1
Họ và tên ngời mua hàng: Anh Thịnh
Tên đơn vị : Công ty Quốc Thái
Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS:0101101068
ST
T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số l-
ợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Kẹo dâu mền Thùng 30 87560 2626800
2 Kẹo sôcôla Sữa Thùng 45 112500 5062500
3 Bánh kem Thái Thùng 22 247320 5441040
4 Cocacola Lon Két 17 90700 1541900
Cộng tiền hàng: 14672240
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1467224
Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464
Số tiền viết bằng chữ: Mời sáu triệu một trăm ba mơi chín ngàn bốn trăm
sáu t đồng
Ngời mua hàng Ngời bán
hàng
Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
11
12

kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên
phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này.
+ Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận đợc thông báo cửa hàng, siêu thị,
trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ đợc. Phòng kinh doanh tiến hành lập
hoá đơn GTGT. Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao
cho khách hàng còn liên 3 đợc chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào
máy.
Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế
các loại chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD
- Phiếu thu tiền mặt có mã PT
- Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC
Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất
kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là
Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo
có.
2.3.3. Tài khoản sử dụng:
Công ty thơng mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty
trong một kỳ hoạt động kinh doanh.
Tài khoản 511 chỉ đợc Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản
5111- Doanh thu bán hàng hoá.
Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh
việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản
131.
Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của
khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp
vụ bán hàng phát sinh.
2.3.4 Quy trình nhập liệu:

Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực
hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau:
Tại phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu , Kế toán chọn
menu Cập nhập số liệu. Trong menu cập nhật số liệu, Kế toán kích chuột
vào menu con Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Chơng trình sẽ lọc
ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc nhập cuối cùng và hiện lên
màn hình cập nhật chứng từ để biết đợc các chứng từ cuối cùng đợc nhập.
Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới
12
13
để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER
để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới.
Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu
2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây:
Biểu 2.2:
- Mã khách : Đối với khách hàng thờng xuyên, mă hoá đã đợc khai
báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách
hàng trong danh mục khách hàng.
Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, cha có mã
khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng
cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng.
- Ngời mua hàng: Kế toán cần nhập tên của ngời đến mua hàng
- Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng.
- Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ
TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay
hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán
voà tài khoản 131
- Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn đợc tiến hành khi nhập hoá đơn
đầu tiên khi đa phần mềm vào sử dụng
13

14
- Số SERI: nhập số seri đợc in trong hoá đơn GTGT
- Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn
GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh
vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Th-
ơng mại Hà Nội, khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập
liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng
nhau.
- Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT,
kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này đợc phản ánh
trong danh mục vật t sản phẩm.
- Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là
KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản
ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thơng mại siêu thị.
- Số lợng: Nhập số lợng của từng mặt hàng xuất bán đợc ghi trong hoá
đơn GTGT.
- Giá bán: Nhập giá bán đơn vị của từng hàng hoá xuất bán đợc ghi
trong hoá đơn GTGT.
- Tài khoản kho: Theo khai báo các loại hàng hoá trong danh mụa vật t
sản phẩm, tài khoản kho đợc mặc định là (156). Do vậy, đối với
hàng hoá gửi bán, xuất bán, kế toán cần sửa lại tài khoản kho là 157.
- Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hoá đơn. Hàng hoá của Công ty
có chung một mức thuế suất là 10%.
Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên
hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) đợc
máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật t.
Sau khi nhập số lợng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động
tính toán giá trị cho cột Thành tiền VNĐ của từng mặt hàng máy sẽ tự
động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng Tiền hàng.
Căn cứ vào mã thuế GTGT kế toán khai báo, căn cứ vào gía trị tiền

hàng, máy tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên công
thức sau:
Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất
Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế
Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc minh hoạ trong (Biểu
2.2) sau khi nhập các thông tin có liên quan về hoá đơn GTGT, Kế toán kích
chuột vào nút Lu hoặc ấn tổ hợp phím ALT-L để tiến hàng lu chứng từ. Máy
sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo
định khoản sau:
Nợ TK 131
Có TK 5112
14
15
Nợ TK 131
Có TK 33311
Nợ TK 632
Có TK 1561
Cuối tháng, máy sẽ tự động tính toán và hạch toán vào cuối tháng,
khi kế toán chạy phần hành tính giá trung bình.
Biểu 2.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng
Biểu 2.3
Sở thơng mại Hà Nội
Công ty thơng mại Hà Nội
Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng (Trích)
Từ 01/08/2004 đến ngày 31/08/ 2004
STT
Mã
khách
Tên khách hàng Doanh thu Thuế
GTGT

Tổng tiền
1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 421478053 42147812 463625865
2 KH002 Cửa hàng B12 Nam Thành Công 289762851 28976295 318739146
3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 675241624 67524183 742765807
4 KH004 Trung tâm Thơng Mại Cát Linh 382619527 38261960 520881487
5 KH005 Công ty Tân An 76135189 7613521 83748710
6 KH006 Công ty CP Hơng Nam 24674233 2467427 27141660
7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 38715085 3871512 42586597
... ... ... ... ... ...
Tổng cộng: 3586432175 358643287 3945075462
Ngày 31 tháng 08 năm 2004
Ngời lập biểu
(Ký, họ tên)
Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo
các chỉ tiêu, doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng đợc in ra vào cuối tháng
để kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng
khách hàng trong tháng.
Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
15
16
Néi dung: Ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty trong mét
kú kinh doanh (Mét th¸ng)
16
Biểu 2.4
Sở thơng mại Hà Nội
Công ty thơng mại Hà Nội
Sổ cái tài khoản (Trích)
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/08/2004 đến 31/08/2004

Số d đầu kỳ: 0
Chứng từ Khách hàng
Diễn giải TK Đối ứng
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
02/08 HD 92004 Công ty Quốc Thái Mua hàng 131 14672240
02/08 HD 92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công Mua hàng 131 21572681
02/08 HD 92006 Công ty Ân Hoàng Mua hàng 131 12647133
02/08 HD 92007 Công ty TNHH TM & DV Trờng Tín Mua hàng 131 17434217
03/08 HD 92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông Mua hàng 131 31627893
03/08 HD 92009 Siêu thị 18 Hàng Bài Mua hàng 131 25683175
03/08 HD 920010 T.T Thơng Mại Cát Linh Mua hàng 131 27451769
04/08 HD 920011 Công ty An Dơng Mua hàng 131 14917508
... ... ... ... ... ...
31/08 PKT Kết chuyển doanh thu bán hàng 511->911 3586432175
Tông phát sinh nợ: 3586432175
Tổng phát sinh có: 3586432175
D nợ cuối kỳ: 0
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên)
17
Tác dụng: Sổ cái Tài khoản 511 đợc dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ
hàng tháng của Công ty theo từng hoá đơn bán hàng.
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kế toán kết chuyển tự động để kết
chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ sang tài khoản 911- Xác định
kết quả kinh doanh (Phần này đợc trinh bày cụ thể hơn ở mục 2.2.7). Chơng
trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái tài khoản 511,911.
2.2.3 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng:
Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh

hởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty. Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với
khách hàng.
Để tránh việc nhập trùng chứng từ đối với hình thức thanh toán tiền ngay,
phần mềm Fast quy ớc cả hai chứng từ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất
kho và phiếu thu tiền mặt đều đợc hạch toán thông qua Tài khoản 131- Phải
thu của khách hàng. Vì lý do đó nên khi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh,
dù thanh toán ngay hay thanh toán chậm, kế toán đều sử dụng Tài khoản
131- Phải thu của khách hàng.
Sau khi nhập liệu cho hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chơng
trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131
theo định khoản sau:
Nợ TK 131
Có TK 5111
Sau khi nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt, chơng trình tự động xử lý và
phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau:
Nợ TK 1111
Có TK 131
Cuối tháng, chơng trình tự động tổng hợp số liệu chi tiết cho từng khách
hàng và phản ánh vào bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131.
Biểu 2.5: Sổ chi tiết Tài khoản 131
Nội dung: Đối với những khách hàng còn nợ, chơng trình phần mềm Fast
cho phép kế toán tiến hành theo dõi riêng trên sổ chi tiết Tài khoản 131- Phải
thu của khách hàng. Sổ chi tiết tài khoản 131 đợc mở riêng cho từng khách
hàng.
Muốn chơng trình in ra sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng nào, tại
phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, kế toán vào Báo cáo công nợ phải thu,
kích chuột vào sổ chi tiết công nợ của một khách hàng, tại ô mã khách hàng,
kế toán đánh mã khách hàng. Khi đó, sổ chi tiết 131 cho mã khách hàng đó
sẽ xuất hiện và cho phép kết xuất in ra khi có lệnh.Biểu 2.5

18