Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp điện

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
xí nghiệp xây lắp điện
I. Đánh giá chung.
Xí nghiệp Xây Lắp Điện đến nay đã hoạt động đợc 8 năm vừa xây dựng và
phát triển cùng với nền kinh tế mở cửa, xí nghiệp đã đứng vững. Công tác quản lý
nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng cải tiến và hoàn thiện, nó
đã thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán tại xí
nghiệp. Xí nghiệp đã cung cấp cho nền kinh tế những công trình có giá trị và
những trạm biến thế có chất lợng nên xí nghiệp đã đợc nhà nớc tặng thởng huân tr-
ơng và giấy khen, điều đó đã góp phần không nhỏ vào việc khẳng định mình trong
ngành điện và góp phần đắc lực vào việc phục vụ sinh hoạt cho nhân dân.
Để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng, qua đúc kết kinh nghiệm xí nghiệp
đã nhanh chóng sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội
ngũ cán bộ có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao.
Để đạt đợc những kết quả trên không thể không kể đến sự phấn đấu nỗ lực
của toàn bộ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp nói chung và những kết quả đạt
đợc của tập thể phòng kế toán nói riêng. Về cơ bản, việc tổ chức công tác kế toán
của doanh nghiệp là phù hợp với tình hình cụ thể của đơn vị có quy mô. Doanh
nghiệp luôn luôn chấp hành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nớc, tổ chức mở các sổ,
thẻ kế toán phù hợp để phản ánh và kiểm soát kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát
sinh. Nhờ đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói
riêng đã góp phần bảo vệ tài sản của xí nghiệp.
Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu phải lập các
chứng từ nh:
Phiếu xuất kho.
Phiếu nhập kho.
Thẻ kho.
Hoá đơn giá trị gia tăng. Các chứng từ và việc ghi chép của xí nghiệp rất rõ
ràng và theo đúng quy định của nhà nớc.
Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán doanh nghiệp đã áp dụng đúng chế độ
và biểu mẫu quy định 1141/ TC/ QĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Tài Chính.

1
Nh đã trình bày ở phần II, vật liệu nhập kho của xí nghiệp chủ yếu là do mua
ngoài, nên khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331" phải trả ngời bán" để
phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với ngời bán. Tất cả các
vật liệu nhập kho đợc phản ánh trên nhật ký chứng từ số 5 theo bút toán:
Nợ TK 152.
Có TK 331.
Nh vậy qua TK 331, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc tình hình vật
liệu, tài sản có của xí nghiệp. Từ đó có những quyết định đúng đắn, kịp thời đối
với công tác thu mua vật liệu ở những kỳ tiếp theo.
Bên cạnh những u điểm, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp
vẫn còn có những nhợc điểm nh: các mẫu sổ kế toán sử dụng vẫn cha khoa học và
thuận lợi, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật liệu cha thật chuẩn, chứng từ
luân chuyển còn chậm.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật
liệu tại xí nghiệp.
1. Giải pháp 1: Xây dựng danh điểm vật liệu.
Để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và thống nhất, sự đối
chiếu kiển tra đợc thuận lợi, khi có sai sót thì dễ phát hiện công ty nên xây dựng
và mở sổ danh điểm vật t để theo dõi. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi,
nhãn hiệu quy định các vật liệu doanh nghiệp nên phân nhóm vật liệu. Các vật liệu
có tác dụng và tính năng tơng đồng đợc xếp thành một nhóm chính sau đó chi tiết
theo từng loại vật liệu cụ thể. Khi mở sổ danh điểm vật liệu doanh nghiệp phải có
sự nghiên cứu sắp xếp của phòng kỹ thuật vật t về sự đặt tên phân nhóm của vật
liệu, sau đó trình lên cấp chủ quản biết để quản lý. Việc mở sổ danh điểm vật t có
tác dụng và ý nghĩa lớn trong công tác quản lý và hạch toán.
Mẫu sổ danh điểm vật t
STT
Ký hiệu
Tên nhãn hiệu quy

cách vật liệu
Đơn vị
tính
Ghi chú
Nhóm
Danh điểm
vật liệu
1 A01 A0101 Que hàn Kg
... ... ... ...
10 B0101 Thép tấm 8 ly Kg
2
.. B0102 Thép tấm 10 ly Kg
... ... ... ...
90 D0101 Dầu Diezel Lít
... D0102 Dầu SAE 90 Lít
... ... ...
2. Giải pháp 2: Tổ chức kế toán tạm ứng thu mua nguyên vật liệu.
Thực tế tại doanh nghiệp, việc tạm ứng tiền cho cán bộ phòng kỹ thuật vật t
để mua nguyên vật liệu là nghiệp vụ thờng xuyên, việc xuất vật t cho các đội để
sửa chữa đều sử dụng TK 141. Do đó ta nên theo dõi riêng trên một quyển sổ.
Mẫu Sổ theo dõi nh sau
STT Diễn giải
Chứng từ
Nợ TK 141 ghi Có
TK liên quan
Có TK 141 ghi Nợ
TK liên quan
Số
hiệu
Ngày

tháng
... 111 ... 627 111 334...
Cột diễn giải: Ghi nội dung tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng.
Cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK liên quan: Khi nhận các chứng từ liên quan
đến phiếu tạm ứng ghi sổ theo nội dung sau: Ghi số hiệu ngày tháng của phiếu chi
vào cột chứng từ, ghi Có tiền tạm ứng vào cột ghi Có TK liên quan, đối ứng ghi Nợ
TK 141.
Cột ghi Có TK 141, ghi Nợ TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu xuất kho
cho sửa chữa hay thu hồi lại tạm ứng để ghi tài khoản liên quan đối ứng Có TK
141.
3. Giải pháp 3: Mở sổ chi tiết vật liệu.
Doanh nghiệp có thể dùng sổ chi tiết vật liệu để theo dõi số tiền của vật t chi
tiết theo từng kho, từng ngời bảo quản. Còn việc theo dõi số lợng do thủ kho theo
dõi trên thẻ kho. Mẫu sổ nh sau:
3
Sổ chi tiết vật liệu
Kho: (Bộ phận quản lý).
Tồn đầu kỳ...
Chứng từ
Nợ TK 152 ghi Có TK
liên quan
Có TK 152 ghi Nợ TK
liên quan
Tồn
kho
Số Ngày 111 ... Cộng Nợ 627 ... Cộng Có
Cộng
4. Giải pháp 4: áp dụng công nghệ tin học.
Hoà nhập cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hoà nhập với xu h-
ớng phát triển chung của toàn thế giới. Việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch

toán là tơng đối phổ biển và thực sự cần thiết đối vơí mỗi doanh nghiệp.
ở xí nghiệp Xây Lắp Điện việc trang bị máy vi tính cũng đã đợc đầu t đáng kể và
đang dần đợc hoàn thiện.
Riêng đối với kế toán nguyên vật liệu, khi xác định đợc danh điểm vật t trên
cơ sở đó ngời lập trình viết chơng trình cho máy. Công việc tiếp theo là kế toán tr-
ởng phân công ngời lập dữ liệu của kế toán vật t vào máy, tổ chức bảo quản, lu trữ
chứng từ sổ kế toán và báo cáo vật t khi đợc in ấn ra.
4
Trình tự kế toán đợc khái quát nh sau
Dữ liệu đầu vào
Nhập chứng từ vật t.
Các thông tin máy yêu cầu( mã vật t, nơi bảo quản, đối tợng sử dụng).
Khai báo những yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính.
Máy vi tính sử lý thông tin và đa ra sản phẩm.
Sổ kế toán liên quan.
Sổ chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết.
Báo cáo nhập - xuất - tồn vật t.
Trong công việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán cũng nh công tác
quản lý phải có sự đồng bộ, thống nhất thì mới mang lại hiệu quả. Do vậy doanh
nghiệp cần tổ chức tốt một số nội dung sau:
Tổ chức mua máy vi tính và trang bị phần mềm kế toán phù hợp với chức
năng, quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải phù hợp với trình độ
sử dụng của nhân viên kế toán và khối lợng nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Tổ chức việc đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử
dụng thành thạo máy vi tính.
5