lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất

lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng
tiền trong doanh nghiệp sản xuất
I.Những vấn đề chung về vốn bằng tiền
I.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền
I.1.1. Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu
tồn tại dới hình thức giá trị, thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà
doanh nghiệp nào cũng cần và sử dụng cho sự tồn tại và phát triển của mình.
I.1.2 Phân loại vốn bằng tiền
Căn cứ vào tình hình tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy do Ngân hàng
Nhà nớc Việt Nam phát hành hay còn gọi là ngân hàng trung ơng (NHTW) và chỉ
có NHTW độc quyền phát hành. Tiền Việt Nam đợc sử dụng làm phơng tiện giao
dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy không phải do
NHTW Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị trờng Việt
Nam nh đồng đôla Mỹ, Bảng Anh, Franc Pháp, Yên Nhật
- Vàng bạc, đá quý, kim loại quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ
chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoạc một mục đích bất thờng khác chứ không phải
vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Căn cứ vào trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng
bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu đang đ ợc lu giữ tại két bạc của doanh
nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi, tiêu trực tiếp hàng ngày của doanh nghiệp.
- Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá
quý, kim loại quý, ngân phiếu mà doanh nghiệp đã mở tài khoản tại ngân hàng
để phục vụ cho việc giao dịch, thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tiền đang chuyển: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho
bạc Nhà nớc hoặc chuyển qua bu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ
tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhng cha

nhận đợc giấy báo hoặc sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền
Việt Nam và ngoại tệ.
I.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền, nhiệm vụ, nguyên tắc hạch
toán vốn bằng tiền
I.2.1. Đặc điểm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền vừa là phơng tiện đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh
nghiệp khi mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ, nguyên nhiên vật liệu phục vụ
cho quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các
khoản nợ. Vốn bằng tiền lại là loại vốn có tính linh hoạt cao nhất, nó có thể
chuyển đổi để dùng thành các loại tài sản khác, tính luân chuyển cao. Do đó, nó
cũng chính là đối tợng của sự gian lận, tham ô và tiêu cực trong doanh nghiệp. Bởi
vậy, vốn bằng tiền cần đợc quản lý hết sức chặt chẽ và cần đợc hạch toán theo các
nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam.
I.2.2 Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của
vốn bằng tiền.
- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu-chi và quản lý tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại quý.
I.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
- Mọi khoản tiền mặt (tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ), vàng bạc, đá quý, kim
loại quý đều phải quy đổi sang một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt
Nam để ghi chép trên tài khoản và sổ kế toán.
- Việc quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam phải theo tỷ giá thực tế do
ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố. Doanh nghiệp có thể dùng giá hạch toán
để ghi chép trong sổ kế toán, nhng phải đợc điều chỉnh theo giá thực tế vào thời
điểm cuối kỳ kế toán. nguyên tệ các loại phải sử dụng tài khoản riêng để phản
ánh. Tài khoản phản ánh nguyên tệ đợc ghi đơn và là tài khoản ngoài bảng cân đối
kế toán.
- Đối với vàng bạc, đá quý, kim lại qúy ở những đơn vị không kinh doanh
vàng bạc đợc ghi chép vào tài khoản tiền theo trị giá thực tế từng loại, từng thứ

vàng bạc, kim loại quý khi nhập theo giá nào phải xuất ra theo giá đó và có thể
sử dụng giá bình quân gia quyền hoặc giá thực tế từng lần nhập (phơng pháp nhập
trớc, xuất trớc hoặc nhập sau, xuất trớc).
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy
theo đối tợng, chất lợng. Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ,
vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy theo thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và
chính xác.
Tóm lại, hiểu đúng nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền trên sẽ
giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế
hoạch thu, chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
II. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền
II.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền
II.1.1 Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ đầu tiên, là phơng tiện chứng minh bằng văn
bản cụ thể của nghiệp vụ phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh
nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng pháp
tính toán, nội dung ghi chép theo quy định. Một chứng từ hợp lệ phải đảm bảo
một số yêu cầu sau:
- Ghi nhận phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo địa
điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế khách quan.
- Ghi nhận phản ánh rõ tên, địa chỉ, những ngời thực hiện các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh đó để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm vật chất khi cần thiết.
- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng tình
hình hiện có, tình hình biến động của các doanh nghiệp, của tài sản giúp cho việc
quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính đợc kịp thời.
Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền bao gồm: phiếu thu (01.TT),
phiếu chi (02.TT), biên lai thu tiền (05.TT), bảng kê vàng bạc đá quý (06.TT),
bảng kiểm kê quỹ (07a.TT dùng cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ). (Một số
mẫu biểu xem ở phụ lục).
Phiếu thu, chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi

ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trởng
duyệt (và cả thủ trởng đơn vị duyệt, đối với phiếu chi). Sau đó chuyển cho thủ quỹ
làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho
ngời nộp (hoặc ngời nhận tiền), 1 liên lu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu
thu, chi đợc thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: Các yếu tố cơ bản của chứng từ nh: tên
chứng từ, ngày tháng lập, số hiệu chứng từ, tên và địa chỉ của ngời có liên quan
đến nghiệp vụ, quy mô của nghiệp vụ phải dùng mực tốt, không phai và không đ-
ợc dùng bút chì để ghi chứng từ. Phần để trống trên chứng từ phải dùng bút gạch
chéo.
II.1.2 Luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Giống nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động
của vốn bằng tiền thờng xuyên vận động, luân chuyển theo trình tự sau:
- Tạo lập chứng từ: do hoạt động kinh tế thờng xuyên và hết sức đa dạng nên
chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều noọi dung, đặc điểm khác nhau.
Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, yêu cầu của quản lý mà sử dụng một chứng từ
thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của
những ngời có liên quan.
- Kiểm tra chứng từ: là việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: các
yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu
trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ
ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ: giúp kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán cung cấp nhanh
thông tin cho ngời quản lý. Khi sử dụng chứng từ phải phân loại chứng từ theo
từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán sau
đó lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi
sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu
giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lu trữ chứng từ: trong niên độ kế toán, chứng từ sau khi đợc sử dụng ghi sổ

sẽ đợc bảo quản ở các phần hành kế toán liên quan. Sang đầu năm sau khi báo cáo
các quyết toán đợc duyệt thì chứng từ và sổ sách kế toán sẽ đợc chuyển vào bộ
phận lu trữ chứng từ của doanh nghiệp và phải tuân thủ chế độ lu trữ chứng từ tài
liệu kế toán của nhà nớc quy định. Trờng hợp mất chứng từ kế toán phải báo cáo
với thủ trởng và kế toán trởng. Riêng mất biên lai, hoá đơn bán hàng séc trắng
phải báo cáo với cơ quan thuế và công an địa phơng. chứng từ kế toán đợc lu trữ
theo nguyên tắc sau:
+ Chứng từ không bị mất
+ Khi cần có thể tìm lại nhanh chóng
+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ
Tạo lập chứng từ phát sinh
Kiểm tra chứng từ
Sử dụng chứng từ
Bảo quản, sử dụng lại
Lu trữ chứng từ
Phân loại
Định khoản
Hình 1: sơ đồ luân chuyển chứng từ
Hình 2: sơ đồ luân chuyển của phiếu thu
Ngời nộp tiền
Kế toán thanh toán
Kế toán trởng
Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp
Bảo quản lu trữ
Hình 3: sơ đồ luân chuyển của phiếu chi
Ngời nhận tiền
Kế toán thanh toán
Kế toán trởng
Thủ trởng đơn vị

Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp
Bảo quản lu trữ
II.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt tại quỹ bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, đá
quý, kim loại quý đó là một khoản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải
có để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp của mình.
Việc hạch toán tiền mặt tại quỹ phải căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi
tiền hoặc các chứng từ gốc khác có liên quan kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi
nh giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai
thu tiền
II.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là tài khoản 111-tiền
mặt. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này nh sau:
TK 111-tiền mặt
- D đầu kỳ: số tiền mặt, ngân phiếu,
vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ
có đầu kỳ
- Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân
phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý,
ngoại tệ tăng trong kỳ (kể cả số thừa
quỹ do kiểm kê)
- Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân
phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý,
ngoại tệ giảm trong kỳ (gồm cả số thiếu
do kiểm kê)
- D cuối kỳ: các khoản số tiền mặt,
ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại
quý tồn quỹ
* Tài khoản 111-tiền mặt gồm có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111-tiền Việt Nam dùng để ghi chép tình hình thu chi tiền
Việt Nam tại quỹ, gồm cả ngân phiếu tại quỹ.
- Tài khoản 1112-tiền ngoại tệ dùng để ghi chép tình hình thu chi và số
hiện có của ngoại tệ tại quỹ theo trị giá đã quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113-vàng bạc đá quý dùng để ghi chép tình hình nhập-xuất và
số hiện có của vàng bạc, đá quý theo giá mua thực tế.
II.2.2 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ
- Chỉ phản ánh vào TK 111-tiền mặt, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng bạc, đá quý thực tế xuất-nhập quỹ.
- Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị và cá nhân khác ký cợc, ký
quỹ tại đơn vị thì việc quản lý và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn
vị. Riêng vàng bạc, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân,
đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng sau đó tiến hành niêm phong, có
xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong đó.
- Khi tiến hành nhập-xuất quỹ có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập-
xuất vàng bạc đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận- ngời giao, ngời cho phép
nhập-xuất quỹ theo quy định của chế độ, chứng từ kế toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ, ghi chép theo
trình tự phát sinh các khoản thu-chi, xuất-nhập quỹ ngân phiếu, tiền mặt, vàng
bạc, đá quý, tính ra số tồn qũy ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký
cợc, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quỹ là ngời chịu
trách nhiệm nhập-xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ.
- Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và
tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. nếu có chênh lệch, kế toán
và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp sử
lý chênh lệch (báo thừa hoặc thiếu hụt).
II.2.3 Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam :
- Thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá hay cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách
hàng và nhập quỹ.

Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK511-doanh thu bán hàng
Có TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp
- Nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu nhập hoạt động khác của doanh nghiệp
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK711-thu nhập hoạt động tài chính
Có TK721-thu nhập hoạt động bất thờng
Có TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp
- Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trớc của khách hàng và nhập quỹ
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK131-phải thu khách hàng
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK112 (1121)-tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
- Nhận tiền ký cợc, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn và nhập quỹ
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK338 (3388)-phải trả khác (nếu ký cợc, ký quỹ ngắn hạn)
Hoặc Có TK344-ký cợc-ký quỹ dài hạn
- Thu hồi tiền ký cợc, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn và nhập quỹ
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK144-ký cợc-ký quỹ ngắn hạn
Có TK244-ký cợc-ký quỹ dài hạn
- Thu hồi vốn từ các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ
Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)
Có TK121-đầu t chứng khoán ngắn hạn
Có TK128-đầu t ngắn hạn khác
Có TK221-đầu t chứng khoán dài hạn
Có TK222-góp vốn liên doanh dài hạn
Có TK288-đầu t dài hạn khác
- Chi tiền mặt để mua sắm vật t, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi cho đầu t xây

dựng cơ bản
Nợ TK152-nguyên vật liệu
Nợ TK153-công cụ-dụng cụ
Nợ TK156-hàng hoá
Nợ TK211-tài sản cố định hữu hình
Nợ TK213-tài sản cố định vô hình