TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

Tình hình tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các
khoản trích theo lơng
1. Tình hình tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo
lơng
1.1 Tình hình chung về quản lý, sử dụng lao động và quản lý quỹ tiền l-
ơng
Lực lợng lao động hay nguồn nhân lực của công ty là một trong những nhân
tố quan trọng, quyết định quá trình hoạt động SXKD. Một doanh nghiệp muốn
phát triển tốt thì cần phải quan tâm và nâng cao chất lợng đào tạo nguồn nhân
lực.
Nhận thức đợc vấn đề này, từ khi cơ chế chuyển từ bao cấp sang nền kinh tế
thị trờng Công ty đã có những biện pháp đổi mới về kỹ thuật, công nghệ, tổ chức
lại lao động, đào tạo và đào tạo lại tay nghề cho cán bộ công nhân viên, có kế
hoạch cải tiến phơng pháp lao động để công nhân viên có thể làm việc hiệu quả
hơn. Các biện pháp trên đã có tác dụng thiết thực đối với việc sử dụng hợp lý lao
động và thời gian phân công lao động theo trình độ chuyên môn, giáo dục thái độ
lao động đúng đắn và thực hành tiết kiệm. Mặt khác, Công ty cũng rất chú ý đến
việc sắp xếp, kiện toàn tổ chức các bộ phận sản xuất cũng nh công việc trong tổ ở
các phân xởng.
Bảng số lợng CNV tại Công ty sứ Thanh Trì - 2003
ST
T
Đơn vị Tổng số
Hợp
đồng
Biên chế
Giới tính
Nam Nữ
1

1


1 Ban lãnh đạo 4 4 4 -
2 Phòng Tổ chức LĐTL 4 4 2 2
3 Văn phòng 8 7 1 3 5
4 Phòng Tài chính - Kế toán 9 9 2 7
5 Phòng Kinh doanh 68 66 2 55 13
6 Phòng Xuất khẩu 2 2 - 2
7 Phòng Kế hoạch đầu t 10 10 7 3
8 Phòng Kỹ thuật - KCS 11 10 1 6 5
9 Nhà máy sứ Thanh Trì 300 292 8 211 89
10 XN sản xuất khuôn mẫu 136 132 4 124 12
Tổng số
552 532 20
414 138
Trong đó:
+ Số ngời có trình độ đại học là: 87 ngời. Chiếm 15,8% trong tổng số lao động
của toàn Công ty.
+ Số ngời có trình độ Cao đẳng, Trung cấp là 62 ngời. Chiếm 11,23% trong
tổng số lao động của toàn Công ty.
Định mức lao động của Công ty:
- Thời gian làm việc chế độ của một công nhân viên trong 1 tháng là 26 ngày.
- Thời gian làm việc chế độ của một công nhân viên trong 1 ngày là 8 giờ.
Công ty đã xây dựng đợc định mức sản phẩm sản xuất trên cơ sở thời gian
hao phí của sản phẩm và thời gian ca làm việc.
2
2

1.2. Quỹ lơng và phơng pháp xây dựng định mức tại Công ty.
a) Quỹ lơng.
Từ khi quyết định 217/HĐBT ra đời đã đánh dấu một bớc ngoặt lớn về quyền
tự chủ trong kinh doanh. Nhà nớc không quản lý tổng quỹ lơng của Công ty một
cách trực tiếp mà Công ty có quyền xây dựng cho mình một quỹ lơng nhng phải do
cấp trên thông qua và phê chuẩn. Trên cơ sở đó, Công ty sứ Thanh Trì đã xác định
quỹ tiền lơng nh sau:
TL
CN
= ĐGgđi x Q
Trong đó:
TL
CN
: Tiền lơng công nhân.
ĐGgđi : Đơn giá tiền lơng giai đoạn thứ i.
Q : Số lợng sản phẩm thực tế.
b) Quy trình xây dựng định mức tại Công ty sứ Thanh Trì:
B ớc 1 : Cán bộ phòng Kỹ thuật - KCS phân chia dây chuyền công nghệ theo các
giai đoạn công nghệ, số lợng lao động và mức độ phức tạp của giai đoạn công nghệ
đó. Tập hợp các loại sản phẩm có quy trình công nghệ giống nhau hay tơng tự nhau
vào một nhóm.
Khi có mẫu đặt hàng của khách, cán bộ phòng kỹ thuật-KCS tiến hành phân
tích các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm rồi sau đó mới đa vào sản suất.
Ví dụ: Để sản xuất ra một sản phẩm thì bao gồm các công đoạn sau:
- Nhập nguyên liệu, vật liệu- Chế tạo khuôn mẫu- Chế tạo hồ- Chế tạo men-Đổ
rót.
- Sấy mộc - Kiểm tra, hoàn thiện mộc - Phun men - Dán chữ - Lò nung.
- Phân loại - Đóng gói - Nhập kho.
Để xác định mức độ phức tạp của các loại sản phẩm các cán bộ định mức
đã kết hợp với các bộ kỹ thuật dựa trên những kinh nghiệm thực tế và yêu cầu

kỹ thuật của sản phẩm cũng nh tiêu chuẩn chất lợng của ngành gốm sứ. Mức độ
phức tạp thể hiện ở hệ số điều chỉnh (hệ số quy đổi). Hệ số quy đổi đợc xây
3
3


dựng dựa trên nguyên tắc: Chọn một loại sản phẩm quy ớc có hệ số bằng 1, các
sản phẩm khác đợc quy đổi theo hệ số khác nhau( trong bài báo cáo này ta chọn
sản phẩm bệt có hệ số là 1).
Hệ số này đợc cán bộ định mức đa ra không theo tiêu chuẩn của ngành mà
do Công ty chọn để tơng ứng với cấp bậc công việc, quá trình sản xuất, kế
hoạch quỹ lơng và phù hợp với Công ty.
B ớc 2 : Cán bộ định mức sẽ tiến hành bấm giờ hao phí thời gian sản xuất ra 1
sản phẩm của từng bộ phận và tính đơn giá sản phẩm cho bộ phận đó. Thực tế họ
không thể xuống phân xởng để khảo sát từng sản phẩm một mà việc xác định thời
gian hao phí sản xuất của một sản phẩm chỉ là tơng đối và sử dụng kinh nghiệm để
tính toán.
Ví dụ: Với sản phẩm bệt VI1T, két VI15, xí xổm ST4, có thời gian hao phí và
đơn giá sản phẩm nh sau:
STT Bộ phận/ Sản phẩm Hao phí (h) Đơn giá sản phẩm
1
Nguyên liệu:
- Bệt VI 1T
- Két VI 15
- Xí xổm ST 4
0,059
0,07
0,038
285 đ/sp
335 đ/ sp

184 đ/sp
2
Đổ rót:
- Bệt VI 1T
- Két VI 15
- Xí xổm ST 4
0,894
0,242
0,333
5160 đ/sp
1281đ/ sp
1601đ/ sp
3
Nghiền men:
- Bệt VI 1T
- Két VI 15
- Xí xổm ST 4
0,037
0,033
0,022
196 đ/ sp
176 đ/ sp
118 đ/ sp
4 Kiểm tra mộc:
- Bệt VI 1T
- Két VI 15
0,102
0,057
0,031
541 đ/ sp

300 đ/ sp
166 đ/ sp
4
4


- Xí xổm ST 4
Đơn giá sản phẩm đợc xây dựng dựa vào hao phí thời gian và giới hạn quỹ lơng
mà Tổng giám đốc Công ty đã quy định. Có việc quy định này là do Công ty sứ
Thanh Trì là một doanh nghiệp Nhà nớc dới sự quản lý của Tổng công ty Thuỷ tinh
và Gốm xây dựng, do đó việc lập quỹ lơng và đơn giá tiền lơng phải đợc Tổng công
ty xét duyệt. Việc lập đơn giá sản phẩm sẽ quyết định đến đơn giá tiền lơng cho nên
ngời cán bộ lập đơn giá sản phẩm phải cẩn thận để không gây ảnh hởng đến thu
nhập của ngời công nhân.
Ví dụ: Bộ phận đổ rót quy định tiền lơng bình quân của công nhân là
1.200.000đ/ tháng. Hao phí thời gian/đv sp bằng 0,741h.
Đơn giá một giờ =
1.200.000đ
26 ngày x 8h
= 5.769,2 đ/sp.
Đơn giá sản phẩm = 0,741h x 5.769,2đ/sp = 4.275 đ/sp
B ớc 3 : Định mức sản phẩm / 1 ca đợc xây dựng dựa vào thời gian hao phí của 1
sản phẩm và thời gian ca làm việc.
Ví dụ: Với bộ phận đổ rót ta có:
Sản phẩm bệt VI 1T:
Hao phí thời gian = 0,741
h
x 60 = 44,46 phút/ sp
Số sản phẩm/ 1 ca =
8

h
x 60
44,46 phút/sp
= 11 sp/ ca
B ớc 4 : Lập kế hoạch sản phẩm năm, định biên lao động, kế hoạch quỹ lơng,
đơn giá tiền lơng kế hoạch.
- Căn cứ vào kết quả sản suất kinh doanh của năm trớc, các định mức kỹ thuật
đợc ban hành để lập kế hoạch sản phẩm năm nay, rồi định biên lao động cho các
phân xởng, bộ phận, phòng ban.
Các sản phẩm khác đợc quy đổi dựa trên hệ số của sản phẩm bệt.
5
5


STT Tên sản phẩm Hệ số quy đổi
1 Bệt 1
2 Két + Nắp 0,65
3 Chậu 0,75
4 Chân 0,5
5 Sản phẩm khác 0,55
Đơn giá tiền lơng kế
hoạch
=
Tổng quỹ lơng tháng
Tổng sản phẩm bệt quy đổi
- Sau đó phân bổ đơn giá cho các sản phẩm dựa vào hệ số quy đổi của từng loại.
- Tính đơn giá chi tiết cho từng loại sản phẩm dựa vào đơn giá vừa đợc phân bổ.
- Đơn giá trả trực tiếp cho cán bộ CNV (75% đơn giá kế hoạch).
- Đơn giá tiền lơng đợc sử dụng nh sau:
+ 60% đơn giá tiền lơng trả cho công nhân công nghệ.

+10% đơn giá tiền lơng trả cho công nhân phục vụ.
+ 30% đơn giá tiền lơng trả cho quản lý.
B ớc 5 : Cán bộ định mức sẽ báo cáo lên lãnh đạo và trình Tổng công ty về xây
dựng định mức để quyết định ký duyệt.
B ớc 6 : Đa định mức có cả đơn giá tiền lơng áp dụng thực hiện cho từng bộ
phận, phân xởng và các tổ đội sản xuất.
TL
CN
= ĐG
gđi
x Q
2. Tổ chức hạch toán lao động tiền luơng và các khoản trích theo lơng tại
công ty sứ Thanh Trì.
Tiền lơng và các khoản trích theo lơng đã góp một phần không nhỏ để tạo nên
giá thành của thành phẩm trong doanh nghiệp. Nó không chỉ phản ánh giá trị của
sức lao động trong sản phẩm mà nó còn thể hiện số lợng, chất lợng lao động, việc
sử dụng thời gian lao động và cả việc bố trí lao động trong doanh nghiệp. Cơ cấu
lao động hợp lý thì chi phí tiền lơng trong giá thành sẽ giảm và khi đó thu nhập của
ngời lao động sẽ tăng.
6
6


Nhận thức đợc hai mặt đó cho nên trong công tác hạch toán nói chung Công ty
sứ Thanh Trì đã rất chú trọng đến công tác kế toán này. Trong nhhững năm gần đây
Công ty đã quan tâm xây dựng một cơ cấu lao động hợp lý, tích cực giảm biên chế
hành chính, tăng cờng lực lợng công nhân sản xuất. Tuy nhiên đó mới chỉ là những
cố gắng bớc đầu. Phơng hớng phấn đấu trong thời gian tới là Công ty cần có nhiều
biện pháp tích cực để có thể giảm tỷ lệ lao động gián tiếp trong tổng số lao động
của toàn Công ty xuống mức thấp nhất.

Căn cứ vào quỹ lơng, Công ty Sứ Thanh Trì chủ động định biên nhân lực và
phân phối tiền lơng theo quy chế trả lơng của đơn vị dựa theo tiêu chuẩn của Tổng
Công ty ban hành, bảo đảm không vợt quá mức quy định.
Công ty đã sử dụng quỹ tiền lơng nh sau:
- Chi lơng trực tiếp cho cán bộ công nhân viên: 75% đơn giá lơng kế hoạch.
- Chi thởng, lễ, tết,.... :10% đơn giá lơng kế hoạch.
- Quĩ sáng kiến cải tiến kỹ thuật : 5% đơn giá lơng kế hoạch.
- Quĩ dự phòng : 10% đơn giá lơng kế hoạch.
Phơng pháp hạch toán lao động tiền lơng taị Công ty sứ Thanh Trì.
Công ty áp dụng hai hình thức hạch toán:
- Hạch toán theo thời gian lao động.
- Hạch toán theo kết quả lao động.
2.1. ở bộ phận gián tiếp.
Công ty hạch toán lao động bằng cách dùng bảng chấm công cho từng phòng
và từng bộ phận công tác theo mẫu biểu thống nhất. Thời gian lao động của cán bộ
công nhân viên đợc phản ánh đầy đủ trên bảng chấm công. Số liệu trên bảng chấm
công là căn cứ đầy đủ để tính lơng cơ bản cho cán bộ công nhân viên và lơng tăng
thêm sau khi đã nhận lơng thời gian.
Ví dụ: Bảng chấm công của phòng Tổ chức lao động (Biểu 2.1)
Bảng chấm công của bộ phận Quét nhôm Ôxít (Biểu 2.2)
7
7


Biểu 2.1 - Bảng chấm công
Tháng 04/ 2004
tt
H
ọ
v

à
tê
n
H
S
L
C
B
Ng
ày
tro
ng
th
án
g
Qui ra công
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1
8
19 20 21 22 23 24 25
2
6
2
7
28 29
3
0
Công
Sp
Công

Tg
Công
BHXH
Ngừng
việc
100%
Lg
Ngừng
việc...%
Lg
1 N
g
u
y
ễ
n
T
3,
2
3
+ + + + + + + + + +
+
+ + + + + +
+
+ + + + + +
+
+ + + + 2
9
8
Công ty sứ Thanh Trì

Bộ phận: P. TCLĐ
8


h
Õ
T
u
Ê
n
2
N
g
u
y
Ô
n
X
u
©
n
K
h
o
¸t
2,
7
4
+ + +
+

+ + + + + +
+
+ + + + + + + + + + + +
+
+ + + +
2
8
3 §
ç
T
2,
0
2
+ + +
+
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 2
6
9
9


h
a
n
h
N
h
µ
n
4

P
hÝ
H
å
n
g
A
n
1,
7
8
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +
2
6
C
é
n
g
1
0
9
- -
10
10



Biểu 2.2 - Bảng chấm công
Tháng 04/ 2004
t

t
Họ và tên
HS
LCB
Ngày trong tháng Qui ra công
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
2
6
2
7
28 29 30
Công
Sp
Côn
g Tg
Công
BHXH
Ngừng
việc
100%
Lg
Ngừng
việc...
%
Lg
1
Phạm
Thu Thuỷ
2,33 k k k k P k k k k k k k k k k k P k k k k k k k k k k k k 27 3
2

Trơng Thị
Bình
3,73 k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 29 1
3
Nguyễn
Hữu Liên
1,72 k k P k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 28 2
Cộng 84 - - 6
Ký hiệu chấm công: Lơng SP: K ; Lơng TG: + ; ốm, điều dỡng: Ô ; Con ốm: CÔ ; Thai sản: TS ; Nghỉ phép: P
11
Công ty Sứ Thanh trì
Bộ phận: Quét nhôm Ôxít.
11


2.2 ở bộ phận trực tiếp.
Hạch toán lao động tiền lơng theo kết quả lao động của công nhân sản xuất trực tiếp đồng
thời cũng hạch toán theo thời gian lao động. Vì vậy, ngoài bảng chấm công ra, còn có các
chứng từ khác để hạch toán kết quả lao động. Cách hạch toán này thờng áp dụng cho hình thức
trả lơng sản phẩm, lơng khoán. Căn cứ vào Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, cán bộ các
phân xởng có thể xác định đợc số lợng sản phẩm mà công nhân hoàn thành trong tháng. Từ đó
dựa vào đơn giá sản phẩm để tính lơng cho từng ngời.
Ví dụ: Bảng tính lơng tháng 04/2004 tại bộ phận Quét nhôm Ôxít (Biểu 3, Biểu 4)
12
12


Biểu 4 - Bảng tính lơng
Tháng 04/ 2004
tt Họ và tên

HSL
+PC
Bậc
Lg
Lơng TG Lơng SP Lơng xếp loại
Lơng
phép lễ
P.cấp
trách
nhiệm
Lơng
khác
Tổng cộng l-
ơng
Các khoản phải trừ
Còn lĩnh
K
ý
Công Số tiền Công Số tiền Loại Số tiền
BHXH
(5%)
BHYT
(1%)
Tạm ứng Trích t.kiệm
1
Phạm Thu
Thuỷ.
3,94
(TT)
1 27

1.380.000
A 345.000 41.604 43.500
24.00
0
1.837.103 54.085 10.817 400.000 100.000 1.269.201
2
Trơng Thị
Bình.
2,33 1 29 1.497.000 A 345.000 25.988,5 -
30.00
0
1.906.989 33.785 6.757 400.000 100.000 1.366.447
3
Nguyễn Hữu
Liên.
1,92 1 28 1.456.400 A 345.000 21.415 -
27.00
0
1.849.815 27.840 5.568 400.000 100.000 1.316407
Cộng
84 4.333.400 1.035.000 89.007,5 -
81.00
0
5.593.907 115.710 23.142 1.200.000 300.000 3.952.055
13
Công ty sứ Thanh Trì
Bộ phận: Quét nhôm Ôxít.
ĐVT: đồng
13

Biểu 3 - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
Tháng 04/ 2004
tt Họ và tên Tên sp ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Cộng Ghi chú
1 Phạm Thu Thuỷ
B-VI1T Sp 1.600 600 960.000
1.380.000
K-VI15 Sp 1.200 350 420.000
2 Trơng Thị Bình
K-VI15 Sp 2.420 350 847.000
1.497.000
X
2
-ST4 Sp 2.500 260 650.000
3 Nguyễn Hữu Liên
B-VI1T Sp 1.500 600 900.000
1.456.400
X
2
-ST4 Sp 2.140 260 556.400
ĐVT: Đồng
14
Công ty sứ Thanh Trì
Bộ phận: Quét nhôm Ôxít.
14