KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
I. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công
ty
1.Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất. Do
vậy cũng nh các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu giữ vai trò quan
trọng dối với Công ty. Đáp ứng nguồn nguyên vật liệu để sản xuất dợc liên tục, hạ
giá thành sản phẩm là mục tiêu của Công ty.
Công ty xe đạp, xe máy là Công ty có qui mô và vốn đầu t nhỏ. Mặt hàng
sản xuất của Công ty là các mặt hàng phục têu dùng nh phanh, bàn đạp, chân
chống, Mỗi mặt hàng lại đ ợc cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhau và đợc
cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhauvà dợc sản xuất trên các công đoạn
khác nhau nên số chủng mà Công ty sủ dụng rất lớn. Do đặc điểm , tính chất đặc
thù của sản xuất mà nguyên vật liệu chính đợc sử dụng trongct là tôn, sắt thép, cá
loại thép tấm 1,2ly đến 5 ly, thép lá từ 2 ly đến 12 ly, tôn lá, thép tròn 4.35 đến 12.
Ngoài ra còn có một số bán thành phẩm mộc nh: vít cáp, vít càng, êcu, coliê, má
phanh, sắt, Đó là nh ỡng cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Bên
cạnh đó còn có các vật liệu khác của Công ty nh: các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ
bôi trơn, than, xăng dầu, Đi đôi với các nguyên vật liệu đó, thì một số công cụ
dụng cụ cũng đợc sử dụng để phục vụ sản xuất nh dây điện các loại, đá mài, dao
phay, mũi khoan, túi nilông. Những công cụ dụng cụ này tuy không tạo ra sản
phẩm nhng lại đảm bảo sản xuất đợc hoạt động bình thờng.
Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất (khoảng 70 đến 80%giá thành) vì vậy, chỉ sự biến
động nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm nói
chung. Nghĩa là cách tốt nhất để hạ gí thành sản phẩm là quản lý và sử dụng hiệu
quả nguyên vật liệu.
Công ty mua nguyên vật liệu chủ yếu đợc thực hiện thông qua các đơn vị
trong nớc. Do là khách thờng xuyên của các bạn hành cũng làm cho việc cung cấp
nguyên vật liệu đợc tiến hành liên tục, nh các đơn vị: Công ty kim khí Hà Nôi, xí
nghiệp hoá chất Minh Đức, nh ng để đảm bảo hạ giá thành sản xuất Công ty

cũng chủ động tìm nguồn hàng mới, đáp ứng yêu cầu của Công ty.
Các nguyên vật liệu phải nhập ngoại đợc thực hiện bởi các hợp đồng cung
cấp vật t và đợc chuyên trách bởi một bộ phận riêng. Đó là dựa vào phòng kinh
doanh của Công ty, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty đợc xây dựng bởi
phòng kỹ thuật để tính toán ra nhu cầu vật t theo chu kỳ tháng hay quý. Sau đó,
phòng kinh doanh tổ chức thu mua. Việc thực hiện nh vậy bảo đảm, tránh tồn kho,
lãng phí nguyên vật liệu.
Tóm lại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú, chiến tỷ trọng
lớn trong giá thành sản phẩm hoàn thành. Do đó để sản xuất kịp thời, liên tục thì
phải cung cấp nguyên vật liệu một cách hiệu quả, việc hạch toán chính xác
nguyên vật liệu là không thể thiếu đợc.
2. Quản lý nguyên vật liệu
Tất cả các nguyên vật liệu trên đợc chia và quản lý theo các kho nh sau:
- Kho kim khí: Là kho chứa các loại: tôn, thép phục vụ cho sản xuất
chính của công ty. Trong đó mỗi loại lại đợc sắp xếp theo những tiêu thức và khu
vực khác nhau ở trong kho.
- Kho bán thành phẩm mộc: Là kho chứa các bán thành phẩm mộc nh vít
càng, vít cáp, êcu, côlie... là nguyên liệu chính cho các phân xởng kế tiếp.
- Kho bán thành phẩm mạ: Là kho chứa các bán thành phảm của phân x-
ởng mạ nh các sản phẩm đã và đợc mạ.
- Kho tạp phẩm: Kho chứa các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ, quần áo, giày
vải, găng tay, bao bì.
- Kho kĩ thuật: là kho chứa các loại nh vòng bi, đai thang, mũi khoan, và
khuôn cối.
Với cách phân loại và tổ chức kho tàng nh vậy sẽ giúp cho công ty quản lý
một cách tốt nhất đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mua về, đảm bảo tính
năng lí hoá của chúng, đảm bảo kiểm kê, kiểm tra đợc nhanh chóng, chính xác.
mặt khác để quản lý chặt chẽ kế toán chi tiết vật liệu sử dụng trong sản xuất bằng
cách đánh mã số vật liệu, công cụ dụng cụ và chi tiết từng thứ vật liệu, công cụ
dụng cụ.

Việc đánh mã số ở công ty là dựa vào từng kho đánh mã số từ 01ữ 09.
II. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty
Với khối lợng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc
điểm toán lý hoá riêng và nội dung kinh tế khác nhau. Do đó dễ tiến hành quản lý
và hạch toán chính xác, đảm bảo công việc dễ dàng, không tốn nhiều công sức thì
phải phân loại khoa học theo những tiêu thức nhất định. Vì vậy, Công ty tiến hành
phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của nguyên vật liệu đối với
quá trình sản xuất sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu của Công ty đợc phân loại
nh sau:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở
vật chất tạo nên thực thể sản phẩm bao gồm nhiều loại và mỗi loại đợc chia thành
các kích cỡ khác nhau nh:
+ Thép tròn từ 4,35 đến 12,thép tấm từ 1,2 ly đến 5 ly.
+ Thép lá từ 1,2 đến 3 ly
+ Tôn từ 0,8 ly đến 8 ly
+ Các bán thành phẩm một số phân xởng là nguyên vật liệu chính của phân
xởng khác, và cũng có một số bán thành phẩm mua ngoài. Nh bán thành phẩm
mộc, bán thành phẩm mạ (vít cáp, vít càng, colie, êcu )
- Nguyên vật liệu phụ: có rất nhiều loạicó tác dụng nhất định trong quá
trình sản xuất của Công ty nh : dầu, mỡ bôi trơn, bùn ao, mùn các loại
- Nhiên liệu: là các loại nhiên liệu dùng để cung cấp nhiệt luợng cho sản
xuất, ở đay bao gồm than đá, than cám đồng thời cung cấp điện năng cho sản
xuất nh: dầu diezen, xăng, điện sản xuất
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết máy móc cần sửa chữa, thay thế
nh:vòng bi, đại thang
Ví dụ: để sản xuất một bộ phanh xe đạp phải có 22 chi tiết, mỗi chi tiết
gồm nhiều loại vật liệu khác nhau vừa là kim loại vừa là phi kim.
Với cách phân loại nguyên vật liệu nh trên của Công ty đã nói lên đợc vai
trò, tác dụng của từng loại vật liệu trong Công ty, mỗi vật liệu có vai trò, tác dụng
khác nhau đối với sản phẩm hoàn thành. Từ đó nhằm tổ chức quản lý chặt chẽ

việc thu mua, bảo quản, dự trữ.
III. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty:
Tính giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biếu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu của tính giá. Vật liệu
của công ty đợc tính theo giá thực tế. Vật liệu của công ty đợc nhập bao gồm
nhiều nguồn khác nhau: Từ mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến, các bán
thành phẩm từ các công đoạn sản xuất khác nhau.
1. Đối với vật liệu nhập kho:
- Đối với vật liệu đợc cung cấp theo hợp đồng mua bán: Giá thực tế tính
theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng giữa hai bên cộng với chi phí vận chuyển
(nếu có).
- Đối với vật liệu mua ngoài thị trờng: Giá thực tế đợc tính theo giá ghi trên
hoá đơn cộng với chi phí mua.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế đợc xác định là
chi phí thuê gia công cộng các chi phí khác (nếu có).
- Đối với vật liệu là bán thành phẩm: Giá thực tế đợc xác định là chi phí chế
tạo ra bán thành phẩm đó, bao gồm: Chi phí vật liệu, tiền lơng,
2. Đối với vật liệu xuất kho:
- Vật liệu là bán thành phẩm thì giá xuất là giá nhập vật liệu.
- Vật liệu khác tính theo giá bình quân gia quyền của những lần nhập trớc
và đợc xác định nh sau:
Đơn giá bình
Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập
đầu kỳ những lần trớc đó
quân những lần
nhập trớc đó
=
Số lợng hàng + Số lợng hàng nhập
tồn đầu kỳ những lần trớc đó
Trị giá vốn

Thực tế
xuất dùng
=
Số lợng
vật liệu
xuất dùng
x
Đơn giá bình quân
gia quyền những
lần nhập trớc đó
* Ví dụ: trong tháng 2/ 2003 loại thép 9c x 50 có tài liệu sau:
Đơn vị tính : 1.000
đồng
NT
Nhập Xuất Tồn
SL
(kg)
ĐG TT SL
(kg)
ĐG TT SL
(kg)
ĐG TT
1/2 126,2 25,2 3.180,24
2/2 110 25,2 2.772 16,2 25,2 408,24
6/2 65 26 1.690
8/2 35 25.84 904,4 46,2 25,84 1.193,808
10/8 40 25,3 1.012
13/2 40 25,589 1.023,56 46,2 25,589 1.182,21
. . . . . . . . ..
28/2 10,49 25,36 266,0264

Biểu 2: Bảng tính giá
IV.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1. Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu nhập vật t ( Mẫu số 01 - VT)
- Phiếu xuất vật t ( Mẫu số 02 - VT)
- Thẻ kho ( Mẫu số 02 - thẻ kho)
và một số chứng từ khác nh: phiếu chi, giấy tạm ứng,
2. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu
ở Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa việc thu mua nguyên vật liệu là do
phòng kinh doanh chịu trách nhiệm. Phòng kinh doanh phải căn cứ vào kế hoạch
sản xuất của từng tháng hoặc từng quí do phòng kỹ thuật sản xuất gửi lên để tính
ra khối lợng, chủng loại từng loại vật t cần mua trong tháng, trong quí.
Công ty xe đạp - xe máy đông đa
Phòng kinh doanh
Kế hoạch thu mua vật t và bán thành phẩm
Quý I năm 2003
STT Tên vật t, bán thành
phẩm
ĐVT Số lợng tính Thành tiền
I Vật t
1
2

32
33
34
Thép tấm 4 ly
Thép 8
..
Than cám

Taro M6
Mũi khoan các loại
Kg
Kg

Kg
Cái
Cái
8.000
2.000

2.000
20
200
II Bán thành phẩm
1
2
3

Ecu
Lò xo chân chống
Đai ốc M6x5

Cái
Cái
Cái
.
40.000
40.000
400.000

.
III Phát sinh 10.000.000
IV Tổng số 151.200.000
Biểu số2: Kế hoạch thu mua vật liệu và bán thành phẩm
Khi có nhu cầu về vật liệu phòng kinh doanh tổ chức cán bộ đi thu mua.
Việc mua vật liệu đợc tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng
tiền để mua ngoài thị trờng.
2.1 Thủ tục nhập kho:
Khi vật liệu về, căn cứ vào hoá đơn của ngời bán hàng phòng kinh doanh
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp
đồng đã ký về số lợng, chủng loại, chất lợng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm
nghiệm vật liệu. Sau khi đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ, hợp lệ phòng kinh doanh
đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 4 liên.
Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc.
Liên 2:Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho
Liên 3: Chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết.
Liên 4:Giao cho ngời bán dùng để thanh toán.
Cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên banr kiểm
nghiệp vật liệu.
Ví dụ: Ngày 14/ 2/ 2003: Công ty mua thép của phòng kim khí Du Hạnh,
nhận đợc hoá đơn bán hàng phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ thì
viết phiếu nhập kho
Hoá đơn bán hàng
Liên 2: giao cho khách hàng
Ngày 14/ 2/ 2003
Đơn vị bán : Cửa hàng kim khí Du Hạnh
Địa chỉ : 62 Đê La Thành
Mã số thuế : 00100303769
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn
Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa

Địa chỉ : 181 Nguyễn Lơng Bằng
Hình thức thanh toán: Tiền mặtMã 01 - 00100946 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Thép 9 x c 30 Kg 12 26.000 312.000
2 Thép 9 x c 80 Kg 28 26.000 728.000
3 Thép 9 x c 120 Kg 11 26.200 288.200
4 Đồng vàng 180 Kg 26 28.000 728.000
Cộng x x x 2.056.200
Số tiền bằng chữ: Hai triệu không trăm năm sáu nghìn hai trăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
Biểu 3: Hoá đơn bán hàng
Đơn vị:
phiếu nhập kho Mẫu số 01 VT
Ngày 15/02/2003 Số : 27
Họ và tên ngời giao hàng: Cửa hàng kim khí Du Hành 62 Đê La Thành
Theo hợp đồng số 95090 ngày 14/ 2/ 2003
Nhập tại kho: Kim khí
Stt
Tên, nhãn hiệu,
qui cách, phẩm
chất vật t
Mã số ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành
tiền
Theo
CT
Thực nhập

A B C D 1 2 3 4
1 Thép 9 x c 30 3013 Kg 12 12 24.000 288.000
2 Thép 9 x c 80 3012 Kg 28 28 26.000 728.000
3 Thép 9 x c 120 3011 Kg 11 11 26.200 288.200
4 Đồng vàng 180 3019 Kg 26 26 28.000 728.000
Cộng
x x x x x
2.032.200
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu không trăm năm mơi sáu nghìn hai trăm
đồng.
Nhập, ngày 15 tháng 2 năm 2003
Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho Thủ trởng đơn vị
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Biểu số 4: Phiếu nhập kho
*Trờng hợp tạm ứng tiền mua: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kinh doanh
viết phiếu tạm ứng gửi lên phòng tài vụ, kế toán tạm ứng viết phiếu chi tiền cho
nguời tạm ứng, thủ tục về nhập kho nh trên.
* Trờng hợp nhập kho bán thành phẩm: Do đặc điểm qui trình công nghệ
nên ở Công ty một số bán thành phẩm ở phân xởng này khi chuyển sang phân x-
ởng khác để tiếp tục gia công chế biến thì lại chuyển thành vật liệu chính. Khi bán
thành phẩm hoàn thành nhập kho sẽ đợc sự kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật,
với sự có mặt của thủ kho, nhân viên kinh tế phân xởng sản xuất ra bán thành
phẩm đó. Phiếu nhập kho đợc ghi theo giá tực tế sản xuất ra chúng, thủ tục nhập
kho tơng tự nh trên.
2. Thủ tục xuất kho:
Nguyên vật liệu sau khi mua về đợc sử dụng cho sản xuất hoặc quản lý sản
xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu các phân xởng, bộ phận sản xuất làm phiếu
xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào tình
hình hiện có và kiểm tra việc sử dụng vật liệu sẽ viết phiếu xuất vật liệu. Phiếu
xuất đợc lập làm 4 liên. Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh, Liên 2: Thủ kho dùng để

ghi vào thẻ kho, Liên 3: Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết,
Liên 4: Bộ phận sử dụng vật liệu giữ.
Đơn vị: .
Địa chỉ: .. phiếu xuất kho Mẫu số : 02 -
VT
Ngày 16 tháng 2 năm 2003 Số : 37
Nợ:
Họ và tên ngời nhận hàng: Anh Duy Địa chỉ: phân xởng Đôt Có:
Lý do xuất: Làm khuôn cối
Xuất tại kho: Kim khí
Stt
Tên, nhãn hiệu, qui
cách, phẩm chất vật t
Mã
số
ĐVT Số lợng Đơn giá
Thành
tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Thép 9 x c 30
Kg 21 21
2 Thép 9 x c 80
Kg 17 17
3 Thép 9 x c 120
Kg 29 29
4 Đồng vàng 180
Kg 120 120
Cộng
PTBP sử dụng PT cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

3. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu
Để theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn theo từng vật liệu về số l-
ợng, chất lợng, chủng loại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa đã sử dụn phơng
pháp ghi sổ số d phù hợp với tình hình thực tế vật liệu tại Công ty
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi sổ số d và
đợc khái quát qua sơ đồ dới đây:
Thẻ kho
Bảng luỹ kế nhập
Bảng kê nhập
Chứng từ nhập
Bảng luỹ kế xuất
Bảng kê xuất
Chứng từ
xuất
Sổ số d
Bảng tổng hợp N - X - T
Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu tại công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng