TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY HOÁ DẦU PETROLIMEX

tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng ở công ty hoá dầu petrolimex
2.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Hóa Dầu Petrolimex:
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex thuộc Bộ Thơng Mại đợc
thành lập ngày 12/1/1956 là một tổ chức kinh doanh Thơng Mại về xăng dầu lớn
nhất nớc ta hiện nay. Với tổng số vốn kinh doanh xấp xỉ 1500 tỷ đồng và số lao
động hơn 14000 ngời, đảm nhận hơn 70% nhu cầu nhập khẩu tiêu thụ trên thị tr-
ờng trong nớc thông qua mạng lới tiêu thụ gần 1500 cửa hàng, đại lý trên phạm vi
toàn quốc và tái xuất một lợng đáng kể sang thị trờng xăng dầu các nớc lân cận,
Petrolimex là một Tổng công ty mạnh đã hoạt động lâu năm và có uy tín trong lĩnh
vực xăng dầu.
Công ty Dầu Nhờn- Tiền thân là phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn của Tổng
công ty Xăng Dầu Việt Nam- đợc thành lập theo quyết định số 745/TM-TCCB
ngày 09/06/1994 của Bộ Thơng Mại và chính thức đi vào hoạt động ngày 1/9/1994
là thành viên thứ 25 của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam.
Trụ sở giao dịch: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội.
Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company (viết tắt là PLC)
Điện thoại : 8.513.205
Fax: 04.8513207
Sau này do nhiệm vụ kinh doanh thay đổi nên theo quyết định số
1191/1998/QĐ- BTM ngày 13/10/1998 của Bộ Thơng Mại, công ty đợc đổi tên
thành Công ty Hoá Dầu Petrolimex trực thuộc Tổng Công ty Xăng Dầu Việt
Nam.
PLC là một doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân, hoạt động theo chế
độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để
giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đã đợc Tổng công ty và Bộ
Thơng Mại duyệt.
Công ty Hoá Dầu là thành viên thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp),
PLC không những đã cung cấp dầu nhờn hàng hải cho hàng trăm lợt tàu biển tại
1

các cảng biển Việt Nam mà còn phát triển các hoạt động của mình tới 80 nớc và
650 cảng trên thế giới. Đợc công nhận là thành viên chính thức của ELF, hội đã
công nhận chất lợng các sản phẩm do PLC pha chế đạt tiêu chuẩn quốc tế.
PLC là Công ty sản xuất và trực tiếp nhập khẩu về lĩnh vực dầu mỡ nhờn,
nhựa đờng và hoá chất. Cùng với những hoạt động trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn,
PLC còn đợc biết đến nh một nhà cung cấp nhựa đờng lỏng (nhựa đờng nóng,
nhiệt độ đến 1500
0
C) đầu tiên tại Việt Nam. PLC đã và đang góp phần vào công
cuộc tái thiết cơ sở hạ tầng trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở Việt
Nam hiện nay.
Ngoài ra, PLC còn trực tiếp nhập khẩu các sản phẩm hoá dầu nh các nh: các
loại hạt nhựa PVC, các loại dung môi cho công nghiệp sản xuất sơn, cao su, các
loại chất hoạt động bề mặt cho công nghiệp sản xuất với các chất tẩy rửa Không
chỉ thuần tuý là nhà phân phối , PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt động
của mình trên các lĩnh vực đầu t nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp dịch vụ t vấn,
dịch vụ kỹ thuật và các giải pháp kỹ thuật đảm bảo môi sinh, môi trờng. Hỗ trợ cho
các hoạt động này là một đội ngũ chuyên gia, kỹ s giàu kinh nghiệm cùng với hai
trung tâm thử nghiệm cấp quốc gia đợc trang bị các thiết bị hiện đại tai Hà Nội và
thành phố Hồ Chí Minh.
Mới đây, PLC đã chính thức đợc nhận chứng chỉ ISO 9002 công nhận sản
phẩm hoá dầu nhãn hiệu Petrolimex đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế, chiếm đợc
lòng tin của khách hàng trong và ngoài nớc.
Mục đích hoạt động kinh doanh của Công ty là đáp ứng tốt nhất về chất lợng,
số lợng và dịch vụ kỹ thuật cho mọi nhu cầu về dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá
dầu cho các ngành kinh tế, sản xuất an ninh và quốc phòng trên địa bàn cả nớc,
góp phần ổn định thị trờng, bảo toàn và phát triển vốn, tăng tích luỹ cho Nhà nớc,
cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên chức. Bên cạnh đó là đảm bảo đủ sức
cạnh tranh với các hãng dầu khác trong và ngoài nớc, thực sự là một công cụ của
Nhà nớc để điều tiết thị trờng.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
2
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh và điều lệ hoạt động của Công ty, PLC
có các nhiệm vụ và chức năng sau:
- Xuất nhập khẩu dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu (trừ nhiên liệu), vật t,
trang thiết bị chuyên dùng cho xăng dầu, vận tải phục vụ công tác kinh doanh của
Công ty.
- Theo quyết định số 567/XĐ-QĐ, Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam bổ
xung nhiệm vụ cho PLC là: nghiên cứu, sản xuất, pha chế các loại dầu mỡ nhờn
để thay thế các mặt hàng nhập khẩu thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty.
- Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của đơn vị
và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó sau khi đợc Tổng công ty duyệt.
Trên thực tế, Công ty kinh doanh từ nhập khẩu đến bán buôn, bán lẻ trên thị
trờng trong nớc và tái xuất khẩu (dầu mỡ nhờn) ra thị trờng nớc ngoài
Kinh doanh các thiết bị vật t kỹ thuật chuyên dùng trong lĩnh vực dầu mỡ
nhờn và các sản phẩm hoá dầu.
Kinh doanh vận tải phục vụ cho việc bán sản phẩm trên thị trờng trong nớc và
quốc tế.
Liên doanh, liên kết, hợp tác đầu t với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc
để tổ chức sản xuất, gia công, pha chế các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của
Công ty theo luật định.
2.1.2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty Hoá Dầu Petrolimex.
Công ty Hoá Dầu có 2 dây chuyền pha chế dầu ở thành phố Hồ Chí Minh và
Hải Phòng:
- Tại thành phố Hồ Chí Minh dây chuyền pha chế dầu mỡ nhờn với công suất
25000 tấn/ năm, ở đây dây chuyền công nghệ kho, cảng tiếp nhận và cung cấp
nhựa đờng lỏng có sức chứa 6000m
3
, tiếp nhận hoá chất 5000m

3
. Cơ cấu tổ chức
253 lao động.
- Tại Hải Phòng dây chuyền pha chế dầu nhờn công suất 25000 tấn/năm. Tại
đây dây chuyền công nghệ kho, cảng tiếp nhận và cung cấp nhựa đờng lỏng có sức
chứa 3000m
3
, tiếp nhận hoá chất 2500m
3
.
Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn của Công ty:
3
Dầu gốc Bơm phụ gia
Bồn chứa phụ gia
Bộ pha chế Máy khuấy
Bồn chứa dầu gốc
Gia nhiệt
Sản phẩm
Bộ chứa sản phẩm
Hệ thống đóng rrót
ô tô Phuy Can
Lon


Quy trình sản xuất dầu mỡ nhờn là một quy trình công nghệ khép kín, liên tục,
không gián đoạn và không mấy phức tạp. Dầu gốc và phụ gia đợc bơm vào bể pha
chế theo tỷ lệ do phòng kỹ thuật ấn định tuỳ vào từng loại sản phẩm. Máy móc sản
xuất dầu nhờn đều đợc tự động hoá- cụ thể là trong hệ thống bơm thì một số van
quan trọng đợc điều khiển từ phòng hệ thống điều khiển thông tin mà không phải
đến từng bộ phận để đóng mở van.

4
Bơm Bơm
Bơm Bơm
Sau khi phụ gia và dầu gốc đã đợc bơm vào bể pha chế theo đơn pha chế của
phòng kỹ thuật thì dùng máy khuấy để khuấy hỗn hợp này. Tốc độ cũng nh thời
gian khuấy tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm khác nhau. Tiếp đó tiến hành gia
nhiệt ở nhiệt độ từ khoảng 40
0
C đến 80
0
C tuỳ theo kỹ thuật pha chế của từng loại
sản phẩm. Ví dụ nh dầu nhờn động cơ thì gia nhiệt ở nhiệt độ từ 60
0
C đến 70
0
C,
dầu nhờn công nghiệp đợc gia nhiệt ở nhiệt độ từ 40
0
C đến 50
0
C.
Tiếp đến, phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra độ nhớt của sản phẩm và bơm vào hệ
thống bể chứa sản phẩm. Cuối cùng, thành phẩm sẽ đợc bơm vào hệ thống đống rót
nh ôtô, phuy, thùng, can và chuyển đến bãi chứa.
2.1.2.3 Thị trờng mua và bán hàng hoá của Công ty.
Phát triển từ một ngành nhỏ kinh doanh về dầu nhờn của Tổng công ty Xăng
Dầu Việt Nam, đến nay PLC đã hình thành đợc nhiều ngành hàng kinh doanh với
các sản phẩm chính sau:
- Dầu nhờn và mỡ máy các loại.
- Nhựa đờng lỏng và nhựa đờng phuy.

- Hoá chất, dung môi và các sản phẩm hoá dầu khác.
Trong đó mặt hàng dầu mỡ nhờn bao gồm: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn
truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu nhờn xi lanh. máy nén khí, nhờn turbin,
dầu máy lạnh, dầu thuỷ lực và một số dầu mỡ khác.
Để đảm bảo nguồn hàng kinh doanh theo đúng chiến lợc sản phẩm, Công ty
Hoá Dầu đã thiết lập các nguồn háng chính sau:
- Các mặt hàng mang nhãn hiệu BP cho dầu nhờn chủ yếu đợc nhập từ BP-
Petco. Một lơng nhỏ các dầu nhờn đặc chủng thì đợc nhập từ BP Singapore.
- Dầu nhờn mang nhãn hiệu PLC: Công ty Hoá Dầu đã kết hợp với hàng phụ
gia để phát triển các sản phẩm mang tên PLC và đợc sản xuất trong nớc.
Nguồn nguyên liệu đợc nhập khẩu bao gồm:
+ Dầu gốc: Là thành phần chủ yếu của dầu nhờn, đợc nhập khẩu từ
Singapore.
5
+ Phụ gia: Là chất làm tăng tính năng bôi trơn của dầu ( chống ăn mòn , mài
mòn) chủ yếu đợc nhập khẩu từ các hãng nổi tiếng của Mỹ nh: Paramin, Ethyl,
Cubrizol
- Dầu nhờn hàng hải.
Công ty Hoá Dầu kinh doanh mặt hàng dầu mỡ nhờn, nhựa đờng và hoá chất
trên ba kênh chính sau:
*Văn phòng công ty trực tiếp kinh doanh.
*Các chi nhánh trực tiếp kinh doanh.
*Các Công ty xăng dầu, vật t tông hợp làm tổng đại lý cho PLC tại các tỉnh
trong cả nớc.
Sơ đồ 8: Quá trình vận động của hàng hóa trong khâu nhập khẩu và bán ra:
Nguồn nhập
khẩu từ BP,
ELF
Nguồn nhập
khẩu từ BP-

Petco tại Việt
Nam
Nguồn nhập
khẩu của
các nớc
khác
Nguồn
pha chế n-
ớc


Công ty Hoá Dầu (PLC): Dầu nhờn, nhựa đờng, hoá chất

Văn phòng
công ty trực
tiếp bán
Chi nhánh
của Công ty
trực tiếp bán
Các tổng đại
lý của Công
ty bán
Các đại lý
của Công
ty bán
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công
ty đợc tổ chức rất khoa học, hợp lý, giúp cho các nhà lãnh đạo Công ty nắm bắt
thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, từ đó ra các quyết định kinh doanh đúng
đắn. Trong đó Ban giám đốc gồm 3 ngời, đứng đầu là Giám đốc, sau là 2 Phó Giám

đốc và 6 phòng ban chức năng.
Sơ đồ 9: Bộ máy quản lý của Công ty:
Giám Đốc
6
Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc
Phòng
Tổ
chức
Hành
chính
Phòng
Kế
toán-
Tài
chính
Phòng
Kỹ
thuật
XDCB
Phòng
KD
dầu
nhờn
Phòng
KD
nhựa
đờng
Phòng
KD
hoá

chất
Chi
nhánh
hoá
dầu
Hải
Phòng
Chi
nhánh
hoá dầu
Đà Nẵng
Chi
nhánh
hoá
dầu
TP.
HCM
Chi
nhánh
hoá dầu
Cần Thơ
Xí
nghiệp
dầu
nhờn Hà
Nội
Một số
cửa
hàng
kinh

doanh
* Ban Giám Đốc:
. Giám đốc : Phụ trách quản lý giám sát chung cho mọi hoạt động của Công
ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty, Bộ Thơng mại về kết quả hoạt động kinh
doanh cũng nh việc chấp hành pháp luật hiện hành.
. Một phó giám đốc: Phụ trách nội chính, kỹ thuật, xây dựng cơ bản và sản
phẩm mới.
. Một phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh.
* Các phòng ban chức năng:
. Phòng Tổ chức hành chính: Phục vụ cho những hoạt động hàng ngày của
văn phòng Công ty, tổng hợp các loại hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực
tiếp của Giám đốc. Sắp xếp, quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, có hiệu quả lực
lợng lao động của Công ty, nghiên cứu các biện pháp giảm lao động gián tiếp.
7
. Phòng Kế toán- Tài chính: Giúp đỡ Giám đốc trong công việc tổ chức hệ
thống quản lý kinh tế từ Công ty đến các xí nghiệp, chi nhánh. Có chức năng chỉ
đạo, hớng dẫn, kiểm tra chế độ hạch toán toàn Công ty; quản lý, theo dõi tình hình
biến động của vốn và tài sản của Công ty, thực hiện ghi sổ sách kế toán theo đúng
pháp lệnh kế toán thống kê mà Nhà nớc đã ban hành.
. Phòng Kỹ thuật Xây dựng cơ bản: Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của
Công ty và làm các dịch vụ hoá nghiệm, dịch vụ kỹ thuật phục vụ cho việc bán
hàng. Phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban chức năng khác để xử lý hàng
hoá kém hoặc mất phẩm chất; kiểm tra, xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật
quyết toán các công trình xây dựng.
. Phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn: Là phòng kinh doanh lớn nhất có nhiệm vụ
kinh doanh các mặt hàng chính và trực tiếp tham mu cho Giám đốc về chiến lợc
kinh doanh lâu dài.
. Phòng kinh doanh nhựa đờng.
. Phòng kinh doanh hoá chất.
Đối với 3 phòng kinh doanh sau nhiệm vụ không chỉ trực tiếp hoạt động kinh

doanh mà còn điều hành kinh doanh của các chi nhánh.
* Các đơn vị trực thuộc:
. Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
công ty giao trên địa bàn các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải từ Quảng
Ninh cho đến Nghệ Tĩnh, là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu trực tiếp và
nguồn hàng pha chế từ Thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ
kinh doanh của toàn công ty và chi nhánh.
. Chi nhánh hoá dầu Đà Nắng: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh
doanh của Công ty tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hoà. Đây là
đầu mối tiếp nhận hàng cung cấp cho nhiệm vụ kinh doanh trực tiếp cho các tổng
đại lý, các đại lý khu vực miền Trung.
. Chi nhánh hoá dầu Thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt
động kinh doanh theo nhiệm vụ Công ty giao trên địa bàn các tỉnh từ Khánh Hoà
đến hết các tỉnh phía Nam. Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu, tạo
8
chân hàng cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý, các đại
lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam.
. Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty giao trên địa bàn các tỉnh Đồng Bằng sông Cửu Long.
. Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
trên địa bàn Thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến
Lai Châu, là đầu mối tiếp nhận hàng hoá cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực
tiếp của các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình.
2.1.2.5. Một số kết quả đạt đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty
Hoá Dầu .
Công ty đợc chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong
lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trờng
vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại đợc kế tục một cơ sở vật chất tơng đối thuận lợi của
Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả
nhất của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam.

Công ty đã thực hiện nhiều chính sách về lao động, tiếp thị, dịch vụ kỹ thuật,
quản lý chất lợng để nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, gắn quyền lợi của
khách hàng với quyền lợi của Công ty. mặt khác Công ty cúng đã đa ra chơng trình
kiểm soát lu thông tiền hàng, thu hồi công nợ cũng nh có những phơng thức phục vụ
phù hợp với từng đối tợng khách hàng. Đặc biệt với đầu t cơ sở kỹ thuật, nhân tài,
vật lực vào những công tác dịch vụ kỹ thuật trớc, trong và sau bán hàng, công tác
nghiên cứu và tổ chức sản xuất sản phẩm mới đã đợc khách hàng đánh giá cao, tạo
điều kiện cho Công ty giữ đợc mối quan hệ ngày càng chặt chẽ với khách hàng. Với
những nỗ lực đó, trong 2 năm 2002 và 2003 Công ty đã đạt đợc những kết quả sau:
Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003
1. Tổng doanh thu Tr. đ 596.071.532 649.328.128
2. Năng lực bán các mặt hàng:
- Dầu mỡ nhờn
- Nhựa đờng
- Hoá chất
Tấn
24.116
65.273
14.364
25.223
68.112
14.987
9
3. Tổng kim nghạch xuất khẩu Tr. đ 15.548.761
4. Lợi nhuận gộp Tr.đ 93.639.303 95.493.248
5. Tổng lợi nhuận trớc thuế Tr.đ 10.349.698 11.299.130
6. Thuế thu nhập nộp NSNN Tr.đ 3.229.245 3.611.369
7. Tổng lợi nhuận sau thuế Tr.đ 7.120.453 7.678.761
8. Tổng số cán bộ CNV Ngời 574 574

9. Thu nhập bình quân đ/tháng 1.722.000 1.855.000
2.1.3.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty
2.1.3.1.Hình thức tổ chức công tác kế toán:
Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các chi nhánh trực thuộc tại
các thành phố lớn trong cả nớc, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa
tập trung, nửa phân tán.
Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ.
Các chi nhánh là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức công tác
bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, đợc cho khách hàng
nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phòng kế toán thực hiện công
tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo kế toán về Công ty để tổng hợp.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng
Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn
Công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc.
2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán văn phòng Công ty
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán
Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán
10
bán hàng tiền
mặt
tổng hợp
toàn
Công ty
Ngân
Hàng
tổng hợp
khối văn
phòng

Phòng
kế toán
xí
nghiệp
dầu
nhờn Hà
Nội
Phòng
kế toán
chi
nhánh
hoá dầu
Hải
Phòng
Phòng kế
toán chi
nhánh hoá
dầu Đà
Nẵng
Phòng kế
toán chi
nhánh hoá
dầu TP Hồ
Chí Minh
Phòng kế
toán chi
nhánh hoá
dầu Cần
Thơ
. Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác kế toán

tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài
chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc, của ngành
về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài
chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực
hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế
toàn Công ty.
. Phó phòng kế toán: Thay mặt kế toán trởng điều hành các công táphải thanh
toán với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo
kế toán toàn Công ty.
.Kế toán tổng hợp:
..Kế toán tổng hợp khối văn phòng: Kiểm tra, kiểm soát phần hành công tác kế
toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành
công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, thuế
GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi
phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết toán văn phòng.
..Kế toán tổng hợp toàn Công ty: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình lu
thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho,
xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết toán các đơn vị gửi về,
sau đó tổng hợp toàn Công ty.
.Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi tr-
ớc khi làm thủ tục thanh toán và lu trữ. Lu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo
đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo
nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nớc quy
11
định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng.
Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng.
.Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi
công nợ của từng khách hàng.
.Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh toán với ngời bán.
theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và

USD trong tháng, xác định thời gian thanh toán và số lợng tiền cần thanh toán theo
từng L/C, từng hoá đơn. Lên kế hoạch khả năng thanh toán: Nếu khoản công nợ của
khách hàng lớn thì cần phải lên kế hoạch thu hồi công nợ, nếu thiếu khả năng thanh
toán thì cần phải lên phơng án vay ngân hàng.
.Phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc: Hạch toán phụ thuộc, có
trách nhiệm tổ chức bán hàng theo kế hoạch của Công ty, thực hiện công tác kế toán
phát sinh tại đó và lập báo cáo gửi về công ty để tổng hợp. Công ty đã áp dụng máy
vi tính vào công tác kế toán nên đã giảm thiểu đợc khối lợng công việc làm tay, số
liệu kế toán đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. Hệ thông chứng từ của Công
ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nớc quy định.
Công ty đã thiết lập mạng lới vi tính cục bộ tại văn phòng Công ty và tại các
chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Hệ thống phần mềm gồm:
- Hệ thống điều hành máy tính cá nhân; MS-DOS
- Hệ thống điều hành mạng cục bộ : Novell netware
- Hệ thống phần mềm quản trị dữ liệu Foxpro
- Hệ thống phần mềm kế toán
Hệ thống vi tính nối mạng có tên Petrolimex Infomatics System, do phòng tin
học của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam lập và sử dụng trong toàn ngành.
Nguyên tắc chung: Sử dụng chứng từ đầu vào là các chứng từ đã đợc phân loại,
mã hoá, mạng vi tính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo chơng trình
kế toán đã lập sẵn, vào các số liệu cho tất cả các bảng kê, bảng phân bổ, sổ sách kế
toán. Các chứng từ cha đủ điều kiện cần thiết thì lập phiếu kế toán để vào máy.
Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập
chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo
đúng quy định. Lập các phiếu kế toán để định rõ phờn pháp ghi sổ của từng nghiệp
vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản,
lu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế,
tài chính, kiểm toán nội bộ
2.1.3.3.Phơng pháp kế toán áp dụng tại Công ty:
Với đặc điểm chủng loại hàng hoá của Công ty khá đa dạng, các hoạt động

xuất- nhập hàng hoá thờng xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phơng pháp kế
toán kê khai thờng xuyên. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế.
2.1.3.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Công ty dã áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký- Chứng từ.
Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc
kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết
có liên quan.
12
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì
hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải
chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân
bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký
chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi
tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào
Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi
trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng
tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ,
Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ kế toán (bắt buộc trong toàn ngành):
- Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
- Các loại sổ kế toán nh:

+ Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5..,10
+ Bảng kê số 1,2,3,5,6,8,9,10,11
+ Thẻ TSCĐ
+ Thẻ kho hàng hoá
+ Báo cáo nhập xuất- tồn hàng hoá
+ Báo cáo tiêu thụ.
Sơ đồ 11:Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ


Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi
tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi
tiết
Báo cáo tài chính
13
: Ghi hàng ngày
:Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công
ty Hoá Dầu Petrolimex:
2.2.1. Đặc điểm hàng hoá của Công ty:
Đặc điểm kinh doanh của Công ty Hoá Dầu là vừa kinh doanh vừa sản xuất
(có hai cơ sở thực hiện sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn là chi nhánh Hoá dầu Hải
Phòng và chi nhánh Hoá Dầu TP Hồ Chí Minh). Nhng về cơ bản các sản phẩm tiêu
thụ của Công ty vẫn là hàng hoá mua từ bên ngoài, vì vậy có thể gọi sản phẩm của
Công ty là hàng hoá. Hàng hoá của Công ty có đặc điểm:
- Đợc nhập từ hai nguồn: Trong nớc và nớc ngoài.
- Có tính chất lý hoá học phức tạp từ quy trình sản xuất đến bảo quản.
- Đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, mức

thuế suất GTGT khi bán hàng hoá là 10%.
- Riêng đối với hàng của ELF thì PLC là đại diện độc quyền tại Việt Nam
dầu nhờn hàng hải của ELF.
Sản phẩm cua Công ty chủ yếu là nguyên liệu đầu vào cho hầu hết các nghành
công nghiệp. Do đó nó là mặt hàng cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Sản phẩm dầu
mỡ nhờn của Công ty cũng nh hoá chất có đặc điểm là rất nhạy cảm với sự thay
đổi của môi trờng, chúng là những mặt hàng dễ bị thay đổi phẩm chất nếu không bảo
quản đúng phơng pháp. Chính từ những đặc điểm này mà đòi hỏi quy trình nhập
khẩu phơng tiện tồn chứa, loại hình và phơng tiện vận tải, kỹ thuật bảo quản và sử
dụng phải đợc nghiên cứu tính toán kỹ lỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức
quản lý trongquá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó thì trong các loại hình sản
phẩm này thì có một số chất gây độc hại cho con ngời, ảnh hởng tới sức khoẻ ngời
lao động. Chính vì vậy mà Công ty phải đảm bảo phòng ngừa và có chế độ bảo hộ
lao động đối với ngời lao động, đồng thời thực hiện theo đúng quy trình lao động và
an toàn lao động một cách nghiêm túc.
2.2.2.Kế toán bán hàng:
2.2.2.1. Các phơng thức bán hàng mà Công ty áp dụng:
* Các ph ơng thức bán hàng:
Văn phòng Công ty cũng đợc coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh,
ngoài việc điều động hàng hoá cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phòng toàn Công ty.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt đ-
ợc mục đích tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm ra đợc biện pháp đẩy mạnh việc
tiêu thụ hàng hoá, đó là đa phơng thức bán. Có thể khái quát các phơng thức bán
hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 12: Các phơng thức bán hàng của Công ty Hoá dầu

14
Các phơng thức bán hàng của Công ty Hoá dầu

1/ Bán buôn:
Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá của Công ty là các hợp đồng kinh
tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt
hàng của khách hàng phải ghi rõ các yếu tố: tên đơn vị mua, đơn giá, quy cách, phẩm
chất hàng hoá, số lợng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn
thanh toánĐây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay mỗi hợp
đồng phải có, căn cứ vào đó để bên bán giao hàng hoặc khi có tranh chấp sẽ dễ dàng
giải quyết.
Việc bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng là một điểm mạnh trong
hoạt động bán hàng của Công ty, nó tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động
kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua,
bán hàng tạo thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phơng thức bán buôn chủ yếu Công ty áp
dụng là phơng thức bán buôn trực tiếp qua kho và một số ít bán buôn vận chuyển
thẳng mà ngời mua nhận hàng ngay tại cảng đầu mối nhập.
Bán buôn tại Văn phòng Công ty bao gồm bốn hình thức:
a.Bán buôn qua kho tại Văn phòng Công ty:
Công ty Hoá Dầu có kho hàng tại 43D Trờng Trinh (quy mo nhỏ, mức dự
trữ khoảng 30 tấn hàng). Đối tợng mua chủ yếu là khách hàng ở Hà Nội có nhu cầu
không lớn, mỗi lần giao hàng ít hơn hoặc bằng 1,5 tấn. Căn cứ vào hợp đồng hoặc
15
Xuất từ
tổng
đại lý
này
sang
tổng
ĐL kia
Xuất
thẳng

từ
cảng
nhập
Xuất
từ
kho
CN,
XN
Xuất
tại
kho
VP
công
ty
Xuất
thẳng
cho
khách
hàng
tại
cảng
nhập
Xuất
từ kho
các
tổng
đại lý
Xuất
từ kho
chi

nhánh
, XN
trực
thuộc
Xuất
hàng
tại kho
VP
Công
ty
Các tổng đại lý
trực thuộc
Petrolimex
Các tổng đại lý
ngoài Ptrolimex
Việt Nam
Tại 2 cửa hàng
Bán lẻBán buôn
Bán qua các đại lýBán hàng trực tiếp