THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG

thực trạng tổ chức Kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long.
2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu.
Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đ-
ờng, công trình công nghiệp, dân dụng nên nguyên vật liệu công ty sử dụng có
những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại NVL thích hợp do
vậy phải sử dụng khá nhiều loại NVL. Những công trình do công ty thi công th-
ờng có giá trị lớn, thời gian thi công dài, do vậy vật liệu sử dụng để thi công đòi
hỏi số lợng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại, chất lợng cao. Và
phụ thuộc vào từng công trình mà khối lợng các loại vật liệu đợc huy động cũng
khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những loại vật liệu thờng cần
huy động với khối lơng lớn nh xi măng, sắt thép, gạch đá. Có những loại cần huy
động với khối lợng nhỏ nh: vôi, ve, đinh.
Hầu hết các loại NVL đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể công
trình. Về mặt chi phí thì chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí
cũng nh trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình (Thờng chiếm 70%-
77% ). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến toàn
bộ chi phí sản xuất kinh doanh cũng nh toàn bộ giá thành công trình. Do vậy việc
quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán NVL một cách chính xác là việc làm rất cần
thiết nhằm phục vụ nhu câù quản lý và quản trị vật liệu.
Công ty thực hiện phân loại NVL thành 6 loại:
- TK1521 Nguyên vật liệu chính : Xi măng, cát, sỏi, gạch, thép, đá dăm,
tôn, nhựa đờng,
- TK1522 Nguyên vật liệu phụ : Đinh các loại, dây thép, gạch vỡ cột gỗ,
kẹp hãm ray
- TK1523 Nhiên liệu : Xi măng A92, dầu diezen, mỡ
- TK1524 Phụ tùng thay thế : Vòng bi các cỡ, dây cu roa, vòng doăng,
- TK1525 Thiết bi xây dựng cơ bản : Cấu kiện bê tông, cốt cốt pha, bản
vẽ, bulông
- TK1528 vật liệu khác : Sắt vụn, thép vụn, cột gỗ vụn
Trong từng loại Công ty lại chia nhỏ ra ví dụ nh: Thép, thép lại chia nhỏ ra

thành thép tròn đơn, thép tròn xoắn. Thép tròn xoắn lại đợc chia thành thép 6,
thép 8, thép 10. Do sử dụng kế toán máy nên công ty đã thực hiện mã hoá vật
liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó.
Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính ( VLC )
Thép tròn xoắn 6: Doanh nghiệp ký hiệu là VLCTTXP6
2.2Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiên tệ để biểu hiện giá trị
của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay, NVL ở công ty cổ
phần xây dng số 2 Thăng long đợc đánh giá theo phơng pháp tri giá vốn thực tế
tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật liệu đó.
Công ty áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá mua thực
tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá,
hàng trả lại.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
-Trờng hợp NVL nhập kho do mua ngoài:
+ Trờng hợp bên bán phải chịu chi phí vận chuyển thì trị giá mua thực tế
NVL nhập kho chính là giá mua thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng ký kết.
Ví dụ: Hoá đơn số 11020 ngày 15/11/2004 Công ty mua 10000 viên gạch
đặc A1 của công ty TNHH Thanh Hà. ( Theo hợp bên bán có trách nhiệm vận
chuyển hàng đến kho cho bên mua ). Tổng tiền hàng ghi trên hoá đơn ( Cha có
thuế GTGT ) 5.000.000đ. Nh vậy, giá trị thực tế của NVL nhập kho là: 500đ/viên.
+ Trờng hợp bên mua phải chịu chi phí vận chuyển thì giá thực tế của NVL
mua ngoài nhập kho sẽ bằng trị giá thực tế ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận
chuyển.
Ví dụ: Hoá đơn số 11912 ngày 17/11/2004 công ty mua xi măng PCB30
của công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. Trị giá ghi trên hoá đơn ( Cha có thuế
GTGT ) là 4.104.584đ, chi phí vận chuyển là 250.000đ. Vậy trị giá thực tế của
NVL mua ngoài nhập kho là:
4.104.584 + 250.000 = 4.354.584đ
+ Đối với NVL nhập kho di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế NVL nhập kho

sẽ bằng trị giá ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Đối với NVL nhập kho xuất dùng không hết thì trị giá thực tế NVL nhập
kho sẽ bằng chính giá thực tế NVL xuất dùng.
- Trờng hợp NVL nhập kho đi vay mợn thì trị giá thực tế của số NVL
nhập kho này sẽ bằng giá trị do hai bên thoả thuận.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long áp dụng tính giá thực tế của
NVL xuất kho theo phơng pháp đích danh. Theo phơng pháp này, khi xuất kho vật
liệu kế toán căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho ( Giá không có thuế
GTGT) của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô hàng xuất kho.
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 1020 ngày 30/11/2004 xuất kho 5000 viên gạch
đặc phục vụ cho thi công công trình cầu Phù Đổng với đơn giá nhập kho thực tế
( Không có thuế GTGT ) là 5.000.000 : 10.000 = 500đ/viên.
2.3 Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng
Long
2.3.1 Chứng từ, tài khoản sử dụng:
Khi nhập số liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ
gốc, các chứng từ này đợc lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay
Công ty sử dụng các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Bài Chính ban
hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy
định khác.
Trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản nh: TK111,
TK112,TK141,TK133,TK155, TK621, TK152, TK331, TK154
2.3.2 Các thủ tục nhập, xuất NVL tại công ty :
Thủ tục nhập kho vật liệu:
Khi công ty nhận thầu một công trình xây dựng, hạng mục công trình thì
công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công ty phải tiến hành
xác định khối lợng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng
mục công trình ( Trong xây dựng gọi là Tiên lợng vật t ). Công việc lập phiếu

Tiên lợng do phòng Kỹ thuật đảm nhận. Phiếu Tiên lợng đợc lập làm ba bản,
một bản lu tại phòng kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng kế toán , một bản cho
phòng vật t.
Do ở công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình cho các đội thi
công nên khối lợng các loại vật liệu đợc ghi trên phiếu Tiên lợng không phải là
cố định. Nhng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vợt quá khối lợng của loại
vật liệu đó trên phiếu Tiên lợng thì phòng kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình,
nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm.
Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gởi lên
phòng vật t. Phòng vật t sau khi xem xét nếu thấy yêu cầu mua vật liệu là hợp lý
thì trởng phòng vật t sẽ ký và gởi lên Gám Đốc duyệt. Sau khi đã đợc duyệt qua 2
cấp, giấy xin mua vật liệu sẽ đợc chuyển sang phòng TC KT. Việc mua vật liệu
có thể do nhân viên phòng vật t hoặc do nhân viên phòng tiếp liệu của các đội thi
công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể. Nếu ngời đi mua vật liệu có
nhu cầu ứng trớc tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn
cứ vào giấy xin mua vật t, hoặc giấp đề nghi tạm ứng và phiếu báo giá của bên
bán ( Nếu có ) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến
hành kiểm nghiệm vật liệu.
Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật liệu phòng vật t sẽ lập
Phiếu nhập kho . Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, ngời phụ trách cung tiêu
ký tên vào 3 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu.
Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lợng vật liệu theo
chứng từ ( Hoá đơn của ngời bán ). Căn cứ vào Phiếu nhập kho , thủ kho tiến
hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng ngời giao hàng ký tên
vào 3 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thấy phiếu ghi nhập kho
không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng vật t biết để
lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có
đầy đủ các chữ ký đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: Lu ( giao ) tại phòng vật t.
- Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển cho

kế toán vật t để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho.
- Liên 3: Giao cho ngời mua hàng đi thanh toán công nợ
Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành kiểm nghiệm,
xem xét vật liệu mua về có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số lợng hay
không. Sau đó ghi kết quả kiểm ngiệm vàoBiên bản kiểm nghiệm vật t
Sau khi đã có Biên bản kiểm nghiệm vật t phòng vật t sẽ căn cứ vào Biên
bản kiểm nghiệp và hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi hoàn
thành có mẫu nh biểu 1
Biểu 1:

Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 VT
Ngày 12 tháng 11 năm 2004 QĐ:
1141TC/QĐ/CĐKT
Số: 318 Ngày 1/11/1995 của
BTC

Tên ngời giao hàng: Ông Vũ Văn Tởng phòng vật t
Theo hoá đơn số 025859 ngày 10 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Tân
Mỹ
MST : 01009581311
Nhập tại kho: VLC ( Kho 02 Nội Bài )
STT
Tên nhãn
hiệu, quy
cách phẩm
chất vật t-
,sp,hh
Mã số
Đơn
vị

tính
Số lợng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứn
g từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
01
Xi măng PCB
40 Nghi Sơn
11XM40
N
Tấn 40 40
69090
9
27.636.6
0
Cộng thành tiền: 27.636.360
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:
2.763.636
Tổng cộng tiền thanh toán:
Thủ tục xuất kho:
ở công ty khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu đề
nghị phòng vật t xuất kho NVL đến nơi thi công. Tơng tự nh thủ tục mua NVL,
sau khi phiếu yêu cầu xuất kho NVL đợc đa lên phòng kỹ thuật, ban Giám đốc

duyệt. Kế toán căn cứ vào hạn mức vật t để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho (Biểu 2)
Hạn mức vật t đợc lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban định
mức Công ty tính toán cụ thể cho từng hạng mục công trình. Căn cứ vào đó mà
phòng kỹ thuật ra hạn mức vật t phù hợp giảm đợc đáng kể số NVL bị tiêu hao
không cần thiết. Căn cứ vào hạn mức vật t trên phòng vật t lập phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ ( Biểu 3 )
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ dùng để xác
định số lợng , giá trị NVL xuất kho và là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào
thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế kế toán. Phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập tơng tự nh cách lập phiếu nhập kho nhng
phải căn cứ vào hạn mức vật t để lập phải ghi rõ căn cứ vào lệnh điều động số
mấy, ngày bao nhiêu, họ tên ngời vận chuyển, phơng tiện vận chuyển đồng thời
cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào. Vì công ty sử dụng kế toán
máy nên cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu cha đợc ngay mà khi nhập vào
máy, máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho theo phơng pháp mà công ty đang
sử dụng và máy tính tự tính ra số tiền, sau đó căn cứ vào đó kế toán mới phản ánh
vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lu tại phòng vật t.
- Liên 2: Giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t
tập hợp chứng từ đối chiếu với sổ chi tiết vật t.
- Liên 3: Do đội thi công cầm để lĩnh vật t.
Phiếu này do kế toán vật t ký trớc sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất
ký, ngời vận chuyển ký và cuối cùng là ngời nhận hàng ký.
Ví dụ: Trong tháng 11 công ty có 01 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ xuất vật t phục vụ thi công cầu Phù Đổng.
Đối với vật t nhỏ lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng không
sử dụng phiếu xuất kho , không sử dụng thẻ kho.
Biểu 2:

Biểu 3:
Hạn mức vật t
Công trình : Cầu Phù Đổng
Hạng mục: ..
Số lợng : ..
Nơi nhận: Kho 02 Nội Bài ..
.
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Ghi chú
A B C 1 2
01
02
03
Thép gai 13VPSA2
Thép góc 635
Xi măng PCB40 Nghi
Sơn
Kg
Kg
Tấn
997,4
121,1
40
Ngày 18 tháng 11 năm 2004
Phiếu xuất kho Mẫu số: 03
VT
( kiêm vận chuyển nội bộ) Ban hành
theo QĐ số
1141/TC/QĐ/CĐKT
Ngày 18 tháng 11 năm2004 Ngày

1/11/1995 của BTC
Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ
AM/00 B
Quyển số: 322
N
0
: 0.3575
Căn cứ lệnh điều động số 1873 ngày 18 tháng 11 năm 2004 của Giám đốc công ty
Họ tên ngời nhận: Ông Hoàng Văn Nguyên đội CT1 cầu Phù Đổng
Phơng tiện vận chuyển: Xe KAMAZ
Xuất tại kho: Công ty cổ phần xây dng số 2 Thăng Long
Nhập tại kho: Công trình cầu Phù Đổng
STT
Tên nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
chất, vật t,sp,hh
Mã
Số
Đơn
vị
tính
Số lợng
Đơn
giá
Thành
tiền
Thực
Xuất
Thực
xuất

A B C D 1 2 3 4
01
02
Thép gai
13VPSA2
Thép góc 63*5
Xi măng PCB40
Kg
Kg
997,4
121,1
2568
4166
69090
2.561.323
,2
5.049.608
,6
2.3.3 Tổ chức công tác kế toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2
Thăng Long
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty về thi công xây
dựng. Vì vậy, NVL sử dụng trong công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ
nhập, xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán NVL là vô
cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ
song song. Việc hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp này đợc diễn ra ở kho và
ở phòng kế toán.
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,
xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ vật liệu đợc ghi riêng
vào một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép.
Hàng ngày, khi có yêu cầu nhập, xuất vật liệu thì thủ kho tiến hành hoạt

động nhập, xuất vào Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho . Định kỳ cuối
tháng thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho lên phòng TC KT để đối chiếu.
- ở phòng kế toán: Do phòng kế toán của công ty thực hiện kế toán máy
nên việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện với kế toán tổng hợp NVL. Tức là
sau khi cập nhật chứng từ ban đầu thì theo chơng trình phần mềm đã thiết kế số
liệu do kế toán cập nhật sẽ tự động đi vào các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có
liên quan nh sổ chi tiết vật t, sổ nhập, xuất, tồn.
Sau khi nhận chứng từ nhập NVL, kế toán căn cứ vào hoá đơn của bên bán
để ghi vào cột thành tiền của phiếu nhập kho. Rồi kế toán vật liệu căn cứ vào
phiếu nhập kho tiến hành nhập chứng từ vào máy. Sau khi nhập liệu thì dữ liệu sẽ
đi vào các sổ chi tiết của vật liệu.( Biểu 5 )
Sổ chi tiết NVL đợc mở cho từng danh điểm vật liệu tơng tự nh thẻ kho của
thủ kho để ghi chép hàng ngày nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lợng, đơn giá,
thành tiền. Số liệu trên sổ chi tiết vật t của kế toán đợc sử dụng để lập báo cáo tình
hình tồn kho NVLtheo yêu cầu quản lý vật t. Đầu trang phải ghi số cộng tồn của
tháng trớc chuyển sang, cuối trang ghi số cộng tồn cuối tháng. Cuối mỗi tháng
tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật t của kế toán với số liệu trên thẻ kho
của thủ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trớc khi lập báo cáo tình
hình tồn kho.