TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁ MINH KHAI

Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu
tại công ty cổ phần khoá Minh Khai
I. Khái quát chung về công ty cổ phần khoá Minh Khai.
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần khoá Minh Khai
Công ty khoá Minh Khai đợc thành lập theo quyết định số 562/BKT ngày
5/5/1972 với tên gọi ban đầu là nhà máy khoá Minh Khai. Cuối năm 1973 nhà
máy mới bắt đầu sản xuất thử. Đầu năm 1974 nhà máy mới chính thức đi vào sản
xuất hàng loạt. Ngày 5/5/1993, theo quyết định số 163A/BXD TCLĐ của Bộ
trởng Bộ xây dựng nhà máy khoá Minh Khai đợc thành lập lại vẫn với tên gọi nhà
máy khoá Minh Khai nhng trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng, bộ
xây dựng.
Ngày 7/3/1994, thủ tớng chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp
tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc, liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng đợc
tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và nhà máy khoá Minh Khai đợc đổi
tên thành công ty khoá Minh Khai. Công ty đợc tổ chức và hoạt động theo điều lệ
tổ chức và hoạt động của công ty cơ khí xây dựng do bộ trởng bộ xây dựng phê
chuẩn. Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai do Hội đồng
quản trị Tổng công ty cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số 189/HĐQT
ngày 17/2/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Đn ng y 07/11/2005 theo quy t nh s 1524/Q-BXD ca b trng
B Xây Dng v vic iu chnh phng án c phn hoá v chuy n công ty khoá
Minh Khai thuc Tng công ty C khí xây dựng thành Công ty cổ phần khoá
Minh Khai.
Vi hn 35 nm xây dng v tr ng th nh, công ty cổ phần khoá Minh
Khai ã bn ln b sung ng ký kinh doanh cho phù hp vi s phát triển ca
công ty, kèm theo giy phép kinh doanh s 0103015907 do S k hoạch đầu t
cp ng y 01/01/2006.
Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập là 6.600.000.000 đồng. Cơ
cấu vốn tuân theo :
Giá trị cổ phần nhà nớc là 3.485.660.000 đồng, chiếm 52,81%
Giá trị cổ phần bán ra là 3.114.340.000 đồng, chiếm 47,19%

Công ty cổ phần khoá Minh Khai l đơn vị th nh viên trực thuộc Tổng
công ty cơ khí Xây dựng, thuộc sở hữu của các cổ đông, có t cách pháp nhân v
con dấu, có t i khoản tại ngân h ng Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty
đợc tổ chức v hoạt động theo luật doanh nghiệp v các văn bản pháp luật có liên
quan, tự chịu trách nhiệm về t i chính v kết quả sản xuất kinh doanh, cam kết
thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nh n ớc v với khách h ng theo hợp
đồng v theo các quy định của pháp luật.
Ng nh nghề sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất các loại
khoá thông dụng và cao cấp, các loại chốt, ke, bản lề, chế tạo sản xuất kinh doanh
các sản phẩm khoá và tiểu ngũ kim
Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty :
STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỷ lệ (%)
1 Tổng nguyên giá TSCĐ 9.340.587 9.410.685 70.098 0,75
2 Nguồn vốn kinh doanh 4.179.721 4.400.688 220.967 5,28
3 Chi phí QLDN 2.317.948 2.171.659 - 200.289 - 8,64
4 Doanh thu tiêu thụ 25.420.116 31.245.977 5.825.861 22,91
5 Lợi nhuận 111.603 121.778 10.175 9,11
6 Nộp ngân sách 1.122.555 1.259.007 136.452 12,15
Nhìn vào những số liệu trên có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của
công ty trong năm qua tăng đáng kể. Đặc biệt doanh thu tăng 22,91% so với năm
trớc, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 8,64%. Mặc dù còn có nhiều
khó khăn nhng với những số liệu khả quan ở trên có thể thấy ban lãnh đạo công ty
đã có nhiều cố gắng, nỗ lực trong chỉ đạo và sản xuất.
Trong những năm gần đây, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã không
ngừng lớn mạnh về mọi mặt, liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây
chuyền công nghệ. Ngoài ra công ty luôn cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm và
nắm bắt kịp thời thị hiếu ngời tiêu dùng để tung ra thị trờng những sản phẩm phù
hợp. Sản phẩm hiện nay của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị tr-
ờng.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng của các phòng ban

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng. Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông, sau là hội đồng quản trị lãnh
đạo công ty. Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty là Tổng giám đốc, trợ
giúp cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, gồm có Phó tổng giám đốc kỹ
thuật, Phó tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc có Phó tổng giám đốc kỹ
thuật, Phó tổng giám đốc sản xuất, phó Tổng giám đốc kỹ thuật, Phó Tổng giám
đốc sản xuất, Phó tổng giám đốc TCH-KD. Ngoài ra còn có các phòng ban chức
năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh
doanh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty. Gồm có :
Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công
ty về số lợng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban, từng bộ
phận sản xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên, tập hợp các
định mức lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động
Phòng kế hoạch vật t : có nhiệm vụ nghiêm cứu thị trờng, tìm ra và phát hiện
nhu cầu, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờngnhằm cung cấp
cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định.
Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch xây dựng các định
mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, thiết kế các khuôn mẫu sản
phẩm, thiết kế các bản vẽ kỹ thuật tham gia sửa chữa lớn máy móc thiết bị.
Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lợng sản phẩm trớc khi
nhập kho thành phẩm.
Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập, xử lý và đa ra các thông tin tài chính
giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tìm và phát hiện nhu
cầu thị trờng, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờng nhằm cung
cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định.
Các phân xởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sản
xuất do công ty giao cho, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải
tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm vật t.

Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các phân x-
ởng, tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xởng và các tổ trởng tổ đội trực thuộc
là ngời chịu trách nhiệm chung trong hoạt động kinh doanh trong nội bộ của bộ
phận mình.
Nh vậy, mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ
riêng song giữa chúng có mỗi quan hệ chặt chẽ, phối hợp với nhau dới sự điều
hành của Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty : Phụ lục 3
3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty cổ phần
khoá Minh Khai
a. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp việc tổ chức hợp lý, khoa
học quy trình chế tạo công nghệ sản phẩm là vô cùng quan trọng nó quyết định rất
lớn đến năng suất, chất lợng sản phẩm. Tuy nhiên việc tổ chức quy trình công
nghệ trong doanh nghiệp còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh
nghiệp (về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý).
Nằm trên diện tích 17000m2 nên việc bố trí sắp xếp các phân xởng, các
bộ phận sản xuất của công ty tơng đối thuận tiện cho việc vận chuyển vật t, vận
chuyển thành phẩm hay bán thành phẩm giữa các tổ chức sản xuất hay các phân
xởng với nhau. Việc sắp xếp các bộ phận sản xuất của công ty khá hợp lý và khoa
học nên việc luân chuyển giữa các phân xởng đảm bảo nhanh gọn, thuận tiện từ
khâu đa nguyên liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Để sản xuất lợng khoá nh hiện nay, ngoài việc gia công nội bộ, công ty th-
ờng xuyên thuê gia công tại các cơ sở một số chi tiết khoá đơn giản. Ngoài ra, đối
với một số chi tiết cần độ chính xác cao, công ty đã liên kết với các cơ sở sản
xuất có khả năng về thiết bị kỹ thuật, nhất là các đơn vị trong quân đội. Chính nhờ
sự liên kết này đã giúp công ty khắc phục đợc những hạn chế về sản xuất trong
nội bộ và đã cho ra đời nhiều loại khoá cao cấp.
b. Quy trình công nghệ
Sản phẩm của công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản

xuất riêng nhng quy trình chế tạo 1 sản phẩm thờng bao gồm ba giai đoạn: giai
đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công cơ khí cuối cùng là giai đoạn lắp ráp hoàn
chỉnh sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ (Phụ lục
4) hiện nay công ty khoá Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xởng với
chức năng, nhiệm vụ của từng phân xởng nh sau:
Phân xởng cơ khí cơ điện : gồm 2 bộ phận:
Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu nh đập định hình ra các khuôn
mẫu( phôi, ke, khoá), đúc tay năm nhôm, đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá
Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thờng xuyên, trung
đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện.
Phân xởng bóng mạ sơn: có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá, bản lề,
chốt, cremon,
Phân xởng lắp ráp khoá bao gồm các tổ: lắp 1, láp 2, lắp 3, lắp 4, lắp khoá
có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xởng khác tạp ra thành sản phẩm
hoàn chỉnh.
Phân xởng kết cấu thép: Nhiệm vụ của phân xởng là sản xuất các mặt hàng kết
cấu thép nh giàn giáo, cửa chớp, cửa hoa,
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của công ty có 7 ngời, đợc tổ chức theo kiểu tập trung, có
nhiệm vụ thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn
và tình hình tăng giảm tài sản cố định, vật t, các loại vốn bằng tiền và cung cấp
báo cáo kế toán kịp thời các thông tin kế toán cho lãnh đạo công ty. Cụ thể, phòng
tài vụ của công ty gồm :
Kế toán trởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tài chính của
công ty, đồng thời là ngời hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên
kế toán cũng nh thực hiện nh thực hiện các giao dịch với bên ngoài.
Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi
bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày. Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng
giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích lập khấu hao.
Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ

theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách Nhà nớc,
theo dõi các khoản phải thu, phải trả và tình hình huy động vốn của cán bộ công
nhân viên.
Kế toán vật t : là ngời có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng loại vật t.
Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiểm kê toán tổng hợp : có nhiệm vụ tập hợp chi
phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm. Đồng
thời theo dõi tình hình tiêu thụ. Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc
theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán dự án đầu t : có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầu t
hình thành, về vấn để sử dụng và quyết toán vốn đầu t, kiểm tra vịêc quản lý, sử
dụng các loại vật t tài sản, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, chấp hành dự
toán.
Kế toán tiền lơng : có nhiệm vụ tính lơng, tạm ứng và các khoản trích theo l-
ơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty : Phụ lục 5