MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Ở CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch
toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty
thiết bị đo điện
I-/ Nhận xét về công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại
công ty Thiết bị đo điện.
Sau hơn 10 năm đổi mới nền kinh tế nớc ta đã thay đổi hoàn toàn. Việc
chuyển đổi cơ chế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng đã tác động mạnh tới
quan điểm và cách thức hoạt động của từng tế bào kinh tế. Các doanh nghiệp hiện
nay không chỉ chú trọng đến việc hoàn thành tốt kế hoạch và bảo toàn vốn kinh
doanh mà còn phải đề cao mục tiêu sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tận
dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý và sử dụng vật t trong sản xuất
thực sự là một vấn đề quan trọng. Trong cơ chế cũ, toàn bộ yếu tố đầu vào đều do
Nhà nớc cung cấp, toàn bộ các yếu tố đầu ra lại do Nhà nớc lo khâu phân phối,
tiêu thụ. Nhiệm vụ duy nhất mà các xí nghiệp phải làm là sản xuất theo kế hoạch
đợc giao mà ít quan tâm đến các chỉ tiêu chất lợng và giá thành sản phẩm. Trong
cơ chế thị trờng, toàn bộ quá trình cung ứng - sản xuất - tiêu thụ đều do các doanh
nghiệp đảm nhiệm - kể cả các doanh nghiệp Nhà nớc. Chính vì lý do đó vấn đề
cung ứng vật t phải đáp ứng đợc những yêu cầu của tình hình mới. Một doanh
nghiệp chỉ có thể làm ăn có hiệu quả khi doanh nghiệp đó biết đa ra những quyết
định đúng đắn trong việc sử dụng đồng vốn của mình. Một quá trình cung ứng đợc
đánh giá là tốt chỉ khi quá trình đó đáp ứng đợc yêu cầu chất lợng, thời gian cho
sản xuất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo
quản và sử dụng vật t.
Công ty Thiết bị đo điện là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế
độc lập thuộc Bộ Công nghiệp, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình. Công ty phải tự trang trải chi phí, lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi.
Để đứng vững trong cơ chế thị trờng, công ty phải thực hiện nhiều cải cách lớn
trong sản xuất và quản lý, đặc biệt là việc xây dựng lại một bộ máy quản lý gọn
nhẹ và hoạt động có hiệu quả.
Hiện nay, sau hơn mời bẩy năm xây dựng và trởng thành, sản phẩm của công

ty đã đạt tiêu chuẩn chất lợng quốc tế. Thành công này có sự góp phần to lớn của
công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng đã không ngừng
đợc hoàn thiện và phát triển.
1
1
Qua tình hình ở công ty, về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu
là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty
đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất, quản lý. Đó là
việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xởng, văn phòng, đầu t vào dây
chuyền sản xuất. Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng nhất là sự đóng góp nhiệt tình
của một đội ngũ cán bộ năng động và có năng lực, biết phối hợp lẫn nhau trong tất
cả các lĩnh vực thu mua, dự trữ, bảo quản và kiểm tra, giám sát.
A- Về công tác quản lý vật t.
Nh ta đã biết, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là 2 yếu tố quan trọng bậc
nhất trong quá trình sản xuất vì vậy công tác quản lý vật t ở công ty Thiết bị đo
điện có vai trò rất quan trọng, nó liên quan tới 4 bộ phận trong công ty đó là phòng
vật t. Các phân xởng - kho vật t - bộ phận kế toán, trong đó nhấn mạnh vai trò của
bộ phận kế toán trong việc giám đốc các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản - sử
dụng vật t của các bộ phận còn lại.
1. Thu mua - chức năng chính của phòng vật t.
Tại phòng vật t, công tác thu mua đợc thực hiện theo kế hoạch thu mua đã tập
sẵn. Kế hoạch này đợc xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lợng vật liệu tồn
kho và định mức tiêu hao vật t. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên nhu cầu
tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. Bên cạnh nhu cầu thị trờng cần phải quan tâm cả
về số lợng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng
vốn. Số lợng cần sản xuất trong năm đợc xác định bằng công thức:
= + -
Từ số lợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật t sẽ xác định lợng
nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào
số lợng vật t còn tồn kho cuối kỳ, lợng vật t cần cho sản xuất và cả nhu cầu dự trữ

cho kỳ tiếp theo. Nh vậy nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp đợc xác định theo công
thức:
= + -
Mà:
= x
Từ những cơ sở trên phòng vật t sẽ lên kế hoạch mua vật t. Kế hoạch thu mua
vật t là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - tài chính - kỹ thuật của
doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đúng, có khoa học giúp cho công ty tránh đợc tình
trạng ứ đọng vật t, ứ đọng vốn tạo điều kiện cho sản xuất đợc liên tục, luôn đảm bảo
2
2
vật t cho quá trình sản xuất. Để có thể thấy rõ hơn về ý nghĩa của việc lập kế hoạch
thu mua vật t ta hãy xem xét một vài số liệu sau của công ty.
Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm
Hàng tồn kho
20.615.920.788 18.486.112.787
1. NVL - CCDC 14.349.972.954 11.827.560.477
2. CPSX dở dang 4.654.550.065 2.057.221.679
3. Thành phẩm 1.611.397.769 4.601.330.631
ở đây ta thấy lợng hàng tồn kho cuối kỳ năm giảm so với đầu năm là
2.129.808.001 đồng (10,33%). Cụ thể: lợng NVL, CCDC và CPSX dở dang ở
thời điểm cuối năm giảm so với thời điểm đầu năm lần lợt là: 17,58% và 55,8%.
Điều này dẫn đến việc nguồn dự trữ nhằm gối đầu cho sản xuất của năm sau giảm
nhng lại làm cho tình trạng ứ đọng vốn sản xuất cũng giảm, thoả mãn đợc một
trong những yêu cầu của việc lập kế hoạch thu mua vật t.
Đi đôi với việc giảm tình trạng ứ đọng vốn là việc tăng hệ số quay vòng vốn.
Trong năm 1999 số vòng quay của vốn lu động trong kỳ hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty lớn góp phần vào việc tiết kiệm vốn. Số vòng quay của vốn lớn
hay nhỏ phụ thuộc vào tổng doanh thu và vốn lu động sử dụng bình quân:
=

Khi doanh thu lớn, vốn lu động nhỏ dẫn đến vòng quay lớn.
Khi doanh thu nhỏ, vốn lu động lớn dẫn đến vòng quay nhỏ.
Năm 1999 số vốn lu động sử dụng bình quân cả năm của công ty là:
52.921.149.589,5 đồng và tổng doanh thu là: 128.200.000.000 đồng. Chứng tỏ số
vòng quay của vốn lu động lớn, có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn cho phép
sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn nữa.
- Sau khi lên kế hoạch thu mua, công tác thu mua đợc giao cho nhân viên
cung ứng của phòng vật t. Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm với bên bán, lấy mẫu
sản xuất thử. Nếu hàng mẫu đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật nhân viên này có nhiệm
vụ thoả thuận về giá cả, mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, thanh toán tiền hàng
và trả lại hàng hoá nếu không đảm bảo chất lợng của hàng mẫu.
2. Kho vật t - trung tâm dự trữ và bảo quản.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vật t là một trong những bộ phận
đóng vai trò quan trọng trong khâu chuẩn bị sản xuất. ở công ty Thiết bị đo điện
3
3
các loại vật t đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, số lợng lớn nên hệ thống kho
tàng cũng đợc công ty hết sức quan tâm. Tại đây, công ty trang bị cho bộ phận dự
trữ - bảo quản vật t đầy đủ trang thiết bị cần thiết nh phơng tiện cân, đo, đong,
đếm và vật t luôn đợc ở trong điều kiện bảo quản khá tốt. Cùng với việc mở rộng
sản xuất công ty cũng đã chú trọng đến việc mở rộng kho bãi để có thể đảm bảo
tốt hơn công tác dự trữ và bảo quản vật t, tránh tình trạng vật t không đảm bảo yêu
cầu kỹ thuật sản xuất.
3. Các phân xởng sản xuất - bộ phận sử dụng.
Đây là nơi đề đạt các yêu cầu thu mua và cũng chính là nơi tiêu thụ vật t. Tại
công ty các phân xởng luôn cố gắng sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật t trong
quá trình sản xuất. Cuối mỗi kỳ nếu vật t xuất dùng không hết còn lại với số lợng
lớn nhân viên kinh tế phân xởng tiến hành nhập lại kho để phục vụ cho việc kiểm
kê. Nếu số lợng nhỏ có thể nhập vào kho ở phân xởng để tiến hành sản xuất kỳ sau.
Ngoài ra các phân xởng cũng có trách nhiệm đa ra các thông tin phản hồi về chất l-

ợng và thông số kỹ thuật của các loại vật t xuất dùng.
Từ những điều đã nêu ở trên có thể thấy đợc nỗ lực của công ty Thiết bị đo
điện trong việc áp dụng chế độ kế toán mới cho phù hợp với điều kiện sản xuất của
mình cũng nh điều kiện kinh tế mới. Qua đó ta cũng thấy đợc tầm quan trọng của
công tác quản lý vật t, hiểu đợc sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán phần hành vật
t nói riêng và công tác kế toán nói chung đối với các quyết định quản trị kinh
doanh của công ty.
B- Công tác kế toán vật t.
Bên cạnh công tác quản lý vật t thì công tác kế toán vật t cũng không kém
phần quan trong, nó cũng góp phần vào việc hoàn thiện kế toán phần hành vật t tại
công ty Thiết bị đo điện nhìn chung công tác kế toán đã đáp ứng đợc yêu cầu về
quản lý. Công tác kế toán đợc thiết kế khá hợp lý, bao quát đợc các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và phối hợp đợc sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên quan.
Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đợc thực hiện khá đồng bộ, cung cấp thông tin
kịp thời cho quản lý.
Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã có một số -
u điểm nổi bật đáng lu ý nh việc vận dụng hợp lý lý thuyết, chế độ kế toán cũng
nh việc ứng dụng công nghệ tin học vào thực tiễn của công ty giúp cho công tác kế
toán trở nên phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế
toán viên cụ thể là:
4
4
+ Để tiến hành theo dõi quản lý chặt chẽ, có hiệu quả một khối lợng vật t đa
dạng về chủng loại, quy cách công ty đã áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết sổ số
d. Trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của công ty phơng pháp này đã thực sự
phát huy đợc hiệu quả, góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác kế
toán.
+ Để giảm nhẹ công việc thủ công cho kế toán viên cũng nh nâng cao trình
độ đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện đại công ty đã mạnh
dạn áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử

dụng phần mềm kế toán máy của công ty phần mềm FAST trong việc hạch toán kế
toán, tiết kiệm đợc thời gian và công sức cho cán bộ kế toán.
Mặc dù có những u điểm nh trên phần hành kế toán vật liệu ở công ty cũng
còn một số nhợc điểm nhất định nh:
- Việc sử dụng TK 152 - nguyên vật liệu cho cả hai loại vật t: nguyên vật liệu
và công cụ dụng cụ làm cho công tác quản lý và kế toán cha đạt hiệu quả cao nhất.
+ Cha tận dụng triệt để việc sử dụng các TK cấp 2 của loại TK vật liệu dẫn
đến việc không chỉ rõ loại vật liệu sử dụng.
- Việc cha sử dụng đầy đủ thủ tục chứng từ trong khâu nhập vật liệu: thiếu
biên bản kiểm nghiệm chất lợng vật t khi nhập, có thể gây ảnh hởng đến quá trình
sản xuất.
- Về việc sử dụng cha hợp lý TK 142 - chi phí trả trớc trong việc tính giá trị
công cụ dụng cụ xuất dùng gây nên sự không chính xác cho giá thành sản phẩm
trong một vài trờng hợp đặc biệt.
- Phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng hiện nay ở công ty cũng còn cha hợp
lý. Việc tính giá dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán.
II-/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cán bộ trong phòng kế
toán tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp vào
việc khắc phục những nhợc điểm nêu trên của công tác kế toán, nâng cao hơn nữa
chất lợng công tác kế toán tại công ty.
1-/ Về việc sử dụng TK 152 và TK 153
Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc mã hoá vật liệu để
tiện theo dõi các loại vật t nhng lại nảy sinh một vấn đề là trong phần mềm kế toán
5
5