THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN SẢN PHẨM TẠI CHI NHÁNH MIỀN BẮC NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN

thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm
tại chi nhánh miền Bắc nhà máy Thiết bị Bu điện
I-/ Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bu điện.
1-/ Quá trình hình thành và phát triển nhà máy Thiết bị Bu điện.
Nhà máy Thiết bị Bu điện tên giao dịch là POSTEF là một doanh nghiệp Nhà n-
ớc thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam (Tổng cục Bu điện cũ).
Trụ sở chính của nhà máy: Số 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội.
Cơ sở 2: Số 63 Nguyễn Huy Tởng - Thanh Xuân - Hà Nội.
Nhà máy đợc thành lập năm 1954 mang tên nhà máy Bu điện truyền thanh trên cở sở
diện tích mặt bằng sử dụng 22.000m
2
và thiết bị cơ sở của nhà máy dây thép của Pháp.
Cùng với tiến trình lịch sử hơn 40 năm qua. Nhà máy đã không ngừng phát
triển đáp ứng nhu cầu về thiết bị cho ngành Bu điện Việt Nam. Do yêu cầu của
từng thời kỳ phát triển kinh tế đất nớc, nhà máy đã tách ra, nhập vào nhiều lần. Cứ
mỗi lần nh vậy nhà máy đã không ngừng vơn lên tự khẳng định mình và đã từng
bớc hoà nhập với guồng máy phát triển chung của xã hội. Đến năm 1955 sau khi
Chính phủ có Quyết định thành lập lại Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt
Nam theo mô hình Tổng công ty mạnh. Nhà máy đợc quyết định thành lập lại là
doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập - thành viên của Tổng công ty Bu chính
viễn thông Việt Nam. Nhà máy đợc thành lập lại theo QĐ số 202/QĐ-TCBĐ ngày
15/3/1995 do Tổng cục Bu điện cấp, giấy phép kinh doanh số 105985 ngày
20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp.
Ngành nghề SXKD của nhà máy:thực hiện sản xuất ra các thiết bị phục vụ
cho ngành bu chính viễn thông, điện tử tin học và các lĩnh vực khác.
Để có thể tồn tại và đứng vững trên nền kinh tế thị trờng với tính cạnh tranh
gay gắt nh hiện nay. Nhà máy rất coi trọng đến đầu t sản xuất nâng cao chất lợng
sản phẩm để sản phẩm có thể thắng thế trong các cuộc cạnh tranh. Nhà máy đã
đặt ra kế hoạch, phơng hớng SXKD phù hợp làm tiền đề cho việc nâng cao hiệu
quả SXKD của nhà máy. Cụ thể nhà máy đã đạt đợc hiệu quả khá cao thông qua
một số chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999
1. Nguồn vốn SXKD triệu đ 8.936 21.108 28.000 34.588
2. Doanh thu triệu đ 117.300 140.000 162.500 145.600
3. Lợi nhuận triệu đ 1.521 7.296 7.500 6.715
4. Thuế nộp ngân sách triệu đ 5.005 6.256 8.124 7.455
5. Đầu t mới triệu đ 10.739 12.000 20.000 15.000
6. Tổng quỹ lơng triệu đ 4.750 64.98 7.240 6.325
7. Số lợng lao động triệu đ 458 404 516 450
8. Thu nhập bình quân ngời/tháng triệu đ 0,864 1,609 1,403 1,405
Để đạt đợc kết quả trên cán bộ công nhân viên của nhà máy đã nỗ lực phấn
đấu không ngừng vợt qua mọi khủng hoảng thăng trầm của chính mình, đặc biệt
với sự nhận thức đúng đắn về điều kiện hoạt động của nhà máy trên nền kinh tế thị
trờng hiện nay cùng những định hớng chiến lợc và sách lợc nhạy bén, đúng hớng
của bộ máy lãnh đạo. Nhà máy đã tìm ra bớc đi phù hợp tạo điều kiện cho nhà máy
ngày càng phát triển đi lên một cách vững chắc.
2-/ Đặc điểm SXKD.
Nhà máy Thiết bị Bu điện (NMTBBĐ) là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch
toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam. Nhà máy thực
hiện sản xuất ra sản phẩm chủ yếu là phục vụ cho ngành bu điện, hầu hết các bu
điện thuộc các tỉnh thành trong cả nớc đều sử dụng thiết bị do nhà máy sản xuất ra.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng sự đa dạng hoá các
phơng thức bán hàng, sự cạnh tranh là tính sống còn của mỗi doanh nghiệp. Do vậy
nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu,
mạnh dạn vay vốn của ngân hàng và CBCNV trong nhà máy, đầu t mua sắm máy
móc, thiết bị trang bị dây chuyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề tay
nghề của công nhân lao động và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nâng cao
chất lợng sản phẩm. Ngoài ra nhà máy còn liên doanh, liên kết đầu t tận dụng vốn
và kỹ thuật cao để áp dụng vào sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lợng
cao không thua kém hàng ngoại nhập.
Trong xu thế phát triển của đất nớc, nhà máy là đơn vị hàng đầu trong sản

xuất cung cấp thiết bị cho ngày bu điện Việt Nam - một trong những ngành đang
phát triển nhất hiện nay.
3-/ Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở nhà máy.
Để tiêu thụ sản phẩm của nhà máy sản xuất ra làm mục tiêu chính trong dự án
kinh doanh của NMTBBĐ nói riêng cũng nh đối với toàn bộ các doanh nghiệp
SXKD nói chung. Tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng không doanh
nghiệp nào lại không quan tâm đến tiêu thụ sản phẩm do mình sản xuất ra. Có thực
hiện tốt khâu bán hàng doanh nghiệp mới có điều kiện bù đắp các chi phí đã chi ra
trong quá trình sản xuất giản đơn và thực hiện giá trị của lao động thặng d thu lợi
nhuận quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Nhà máy thực hiện sản xuất ra sản phẩm hàng năm với khối lợng rất lớn nhiều
chủng loại sản phẩm khác nhau (có tới 350 loại sản phẩm). Để có thể tiêu thụ đợc
khối lợng sản phẩm lớn nh vậy nhà máy đã đầu t xây dựng thành lập ra các CN, các
quầy hàng giới thiệu sản phẩm, trung tâm bảo hành và bố trí các kỹ thuật viên hớng
dẫn cách sử dụng, lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Do vậy mà sản phẩm của nhà
máy tiêu thụ hàng năm với số lợng lớn đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng trên mọi
miền đất nớc mua sản phẩm của nhà máy.
4-/ Tổ chức quản lý của NMTBBĐ.
Ngày nay cùng đờng lối phát triển kinh tế nhiều thành phần đi đôi với chủ trơng
mở rộng quyền tự chủ SXKD của đơn vị kinh tế, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp
cần đợc đa dạng hoá với cơ cấu sở hữu quy mô và trình độ kỹ thuật của từng loại hình
DN. Để đáp ứng với tình hình SXKD một cách tốt nhất hiện nay NMTBBĐ đa ra mô
hình quản lý sản xuất nh sau:
sơ đồ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
nhà máy thiết bị bu điện
Ban giám đốc: gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc.
Giám đốc là ngời đại diện cho nhà máy chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và
pháp luật toàn bộ hoạt động SXKD của nhà máy có nhiệm vụ điều hành quản lý
toàn nhà máy.
Phó GĐ kỹ thuật

Giám đốc
P
X

P
V
C

P
X

b
-
u

c
P
X

k
h
u
ô
n
PX
9
PX
2
PX
1

Các PXSX T
r
u
n
g

t
â
m

b
P
.
h
à
n
h

c
h
í
n
P
.
k
i
ể
m

t

r
a

P
.
c
ô
n
g

n
g
h
ệ
P
.
đ
i
ề
u

đ
ộ

s
P
.
k
ế

t
o
á
n

t
P
.
v
ậ
t
t
-

P
.
k
ế

h
o
ạ
c
h

P
.
đ
ầ
u

t
-

p
h
P
.
t
ổ

c
h
ứ
c

L
Phó GĐ kinh doanh
Ban nguồn
Chi nhánh
Miền Nam
Chi nhánh
Miền Bắc
Chi nhánh
Miền Trung
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ gián tiếp
Phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo công tác kỹ thuật cho các bộ phận trực tiếp
tham gia sản xuất.
Phó giám đốc kinh doanh chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng tham

gia vào quá trình quản lý của nhà máy.
Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
Các CN thực hiện bán sản phẩm cho nhà máy bao gồm:
CN Miền Bắc : Số 2 Lê Trực - Ba Đình - Hà Nội
CN Miền Trung : Số 598 Điện Biên Phủ - Ba Đình - Hà Nội
CN Miền Nam : Số 27B Nguyễn Đình Chiểu - Quận 1-TP Hồ Chí Minh
Mỗi chi nhánh là 1 phòng kinh doanh độc lập nhng chịu sự điều hành của
ban giám đốc nhà máy. Ban giám đốc quản lý mọi mặt và tạo điều kiện tốt nhất
cho hoạt động kinh doanh của các chi nhánh:
- Giao sản phẩm sản xuất cho các chi nhánh thực hiện tiêu thụ (bán hàng). Nhà
máy đã thực hiện chiết giá cho các chi chánh với tỷ lệ là 1,5% giá bán nhằm khuyến
khích bán sản phẩm cho mình. Kết quả kinh doanh của các chi nhánh trích lập quỹ
cho nhà máy theo tỷ lệ nhất định do nhà máy quy định.
-Những hợp đồng mua bán lớn do chi nhánh tìm kiếm đợc giám đốc, phó
giám đốc, ngời đợc giám đốc uỷ quyền bằng văn bản ký duyệt vì bản thân các chi
nhánh không có t cách pháp nhân để ký kết.
Có thể nói bộ máy quản lý của nhà máy đợc tổ chức khá hợp lý và chặt chẽ
chính vì vậy nhà máy đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong lĩnh vực SXKD của
mình. Cụ thể là sản phẩm do nhà máy sản xuất đợc ngời tiêu dùng tin cậy tạo cho
nhà máy có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng trong nớc và trong tơng lai sẽ có
chỗ đứng trên thị trờng quốc tế.
5-/ Tổ chức bộ máy kế toán.
NMTBBĐ là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn. Bộ máy kế toán là bộ
phận chức năng nằm trong bộ máy quản lý của nhà máy thực hiện chức năng quản lý
tài chính theo dõi kiểm tra mọi hoạt động SXKD dới hình thức tiền tệ, vốn, theo dõi
nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy. Đồng thời đáp
ứng đợc mọi yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho ban lãnh đạo giúp
ban lãnh đạo có cơ sở để phân tích hoạt động SXKD từ đó đa ra các quyết định đúng
đắn, phơng hớng SXKD kịp thời nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất.
Căn cứ yêu cầu quản lý hoạt động SXKD, cơ cấu tổ chức quản lý của nhà

máy. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy theo mô hình tập trung thể
hiện dới sơ đồ dới đây.
sơ đồ bộ máy kế toán nhà máy thiết bị bu điện
Kế toán tài sản cố định
Giám đốc
Kế toán trởng
Bộ phận kế toán
chi tiết
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Kế toán nguyên vật
liệu
Kế toán lơng
BHXH
Kế toán thành phẩm,
tiêu
thụ
Kế toán thanh toán
Thủ qũi
Tổng hợp kiểm tra
Kế hoạch tài chính
Tổ kế toán chi nhánh Miền Bắc
Tổ kế toán chi nhánh Miền Trung
Tổ kế toán chi nhánh Miền Nam
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ gián tiếp
Giám đốc
Kế toán trởng (kiêm trởng phòng)
Kế toán tổng hợp
(Kiêm phó phòng)

Kế toán
TSCĐ
Kế toán
NVL
Kế toán
lơng BHXH
Kế toán
TP và TT
Kế toán
thanh toán
Thủ
quỹ
Các nhân viên kinh tế phân xởng
Kế toán bán hàng tại các CN
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ gián tiếp
Bộ máy kế toán nhà máy dới sự chỉ đạo công tác kế toán của kế toán trởng,
bộ phận kế toán chức năng thực hiện các phần hành công việc kế toán khác nhau
cụ thể phải ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các đối tợng quản lý cần
ghi chép chi tiết để:
- Giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ tài sản và hiện vật (TSCĐ, hàng tồn
kho, vốn bằng tiền,...), nợ phải thu, nợ phải trả, chi phí SXKD,...
- Cung cấp thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh.
- Đảm bảo chính xác tuyệt đối của việc ghi sổ kế toán.
- Xác định rõ số d của tài sản cần kiểm kê tại thời điểm kiểm kê đảm bảo
tính thực tế của số liệu kế toán.
6-/ Tổ chức kế toán bán sản phẩm ở nhà máy và tại các CN bán hàng.
Do các CN bán sản phẩm không nằm trong nhà máy nên bắt buộc nhà máy
phải bố trí đầy đủ bộ phận quản lý cũng nh kế toán tại CN. Việc bố trí đầy đủ các
nhân viên kế toán ở khâu này có ý nghĩa rất quan trọng phản ánh trung thực chính

xác doanh thu ghi phí và các tài sản, sự vận động của tài sản trong quá trình bán
hàng. Mặt khác nó cũng là công việc thực thi các chính sách quyết định hợp lý
nhất cho sản phẩm đợc bán ra nhiều tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đến
mua, tăng cờng dòng tiền thu về đợc nhiều hơn, hạn chế thấp nhất rủi ro trong
kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán tại nhà máy viết các hoá đơn chứng từ phát
sinh tại nhà máy và viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phản ánh vào
thẻ kho và các sổ theo dõi quản lý số lợng sản phẩm gửi đi các chi nhánh bán
hàng. Lập các báo cáo tồn kho hàng gửi bán hàng quý cho ban lãnh đạo. Kế toán
tổng hợp tổng hợp số liệu qua các báo cáo quyết toán của các chi nhánh và toàn
nhà máy để xác định kết quả kinh doanh toàn nhà máy, lập ra các báo cáo tài
chính bắt buộc.
Kế toán tại các CN viết hoá đơn chứng từ bán hàng, phản ánh trung thực
chính xác mọi nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách kế toán lập ra các báo cáo quyết
toán hàng quý để thực hiện quyết toán với nhà máy, cung cấp nguồn số liệu của
đơn vị mình cho kế toán tổng hợp của nhà máy theo yêu cầu.
* Hệ thống chứng từ phản ánh nghiệp vụ bán hàng bao gồm:
Hoá đơn GTGT, phiếu hợp đồng vận chuyển, các hợp đồng bán hàng, các văn
bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả lại, giảm giá, các phiếu thu, phiếu chi, các
giấy thông báo nợ, có của ngân hàng, các phiếu kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ (của nhà máy), các thẻ kho và các hoá đơn chứng từ khác. Tất cả các hoá đơn
chứng từ này đều đợc sự phê duyệt, ký xác nhận của trởng chi nhánh.
* Hệ thống tài khoản áp dụng vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng.
Do đặc điểm quản lý phân cấp và công tác kế toán cũng phân cấp (theo sơ đồ
trên) cho nên công tác hạch toán tại chi nhánh và tại nhà máy về nghiệp vụ bán
hàng có mối liên hệ với nhau qua TK 336 - phải trả nội bộ, TK 136 - phải thu nội
bộ để phản ánh quan hệ giữa cấp trên và cấp dới về cấp vốn và thanh toán các
khoản phải thu phải nộp cụ thể qua 2 sơ đồ kế toán:
- Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh tại nhà máy (trang bên)
- Sơ đồ hạch toán kết quả bán hàng tại chi nhánh (trang bên).
* Hình thc kế toán áp dụng cho kế toán bán hàng tại chi nhánh .

Để có thể theo dõi hạch toán chi tiết, cung cấp các thông tin nhanh nhạy, kịp
thời kế toán đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung do vậy kế toán bán
hàng thực hiện ghi sổ theo trình tự sau:
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
tại chi nhánh miền bắc - Nhà máy thiết bị Bu điện
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Nhật ký chung
Sổ chi tiết TK 131,111,336,156,3331,133,641,632...
Nhật ký bán hàng, Nhật ký quỹ
Sổ cái các tài khoản
Bảng tổng hợp
các sổ chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo quyết toán
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung: là sổ tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng xảy ra tại chi
nhánh. Căn cứ để ghi vào các chứng từ gốc và tổng hợp cuối tháng từ Nhật ký bán hàng,
Nhật ký quĩ để thực hiện bút toán kết chuyển ngay trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Sổ Nhật ký bán hàng: phản ánh các nghiệp vụ về bán chịu.
Sổ Nhật ký quỹ: phản ánh tổng hợp thu chi tiền mặt, tiền gửi, căn cứ để ghi
vào sổ là các phiếu thu, phiếu chi,...
Sổ chi tiết: dùng để theo dõi hạch toán chi tiết các đối tợng cần quản lý chi
tiết nh từng khách hàng, từng loại hàng,...
Sổ cái: phản ánh các bút toán kết chuyển tổng hợp từ Nhật ký chung là cơ sở
để lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo quyết toán.
Bảng tổng hợp: tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lập báo cáo quyết toán.
Báo cáo quyết toán: thờng lập cuối quý bao gồm báo cáo kết quả và một số
bảng tổng hợp, bảng cân đối tài khoản.

II-/ Thực trạng công tác kế toán bán sản phẩm tại chi
nhánh miền Bắc của NMTBBĐ.
NMTBBĐ là một đơn vị SXKD nên công tác quản lý tài chính trong nhà máy
đều phải tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nớc ban hành. Đặc biệt với công
tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đều nằm dới sự chỉ
đạo của kế toán trởng. Ngời luôn nắm vững các chế độ chính sách của Nhà nớc,
các chế độ về kế toán, các Thông t hớng dẫn của Bộ Tài chính ban hành đều đợc
xem xét kỹ lỡng phù hợp với điều kiện cụ thể của nhà máy đa vào áp dụng kịp
thời. Chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính đang đ-
ợc áp dụng triệt để tại nhà máy nó đợc xem nh công cụ hữu hiệu nhất cho quản lý
tài chính tại nhà máy đảm bảo cho các thông tin cung cấp trung thực, chính xác
cao giúp cho Ban lãnh đạo có những quyết định đúng đắn nâng cao hiệu quả
SXKD.
Theo luật thuế GTGT chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1999 thì phơng pháp
tính thuế của nhà máy là phơng pháp khấu trừ thuế với hai mức thuế suất là 5% và
10%. Do vậy kế toán bán hàng phải xác định đợc thuế GTGT đầu ra để khấu trừ
với thuế GTGT đầu vào.
1-/ Kế toán xuất kho thành phẩm tiêu thụ.
Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán này là quản lý thành phẩm, quản lý số lợng
sản phẩm xuất đi cho các chi nhánh tiêu thụ.
Khi các chi nhánh đã yêu cầu nhập kho thêm sản phẩm của nhà máy, nhân
viên các chi nhánh sẽ đến làm thủ tục nhận hàng, kế toán viết phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2
giao cho chi nhánh, liên 3 dùng để thanh toán.
Ví dụ: ngày 9/2/2000 thực hiện xuất kho cho CN 1 kế toán lập phiếu nh sau: