biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú



GVHD: Thầy LÊ TÍN 62 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN
Chương 5
BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ

Để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của DNTN Hưng Phú đã được
đánh giá trong chương 4, trong chương này sẽ đưa ra giải pháp để giải quyết những
nhược điểm trên nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị doanh nghiệp.
5.1 Biện pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch:
5.1.1 Lập kế hoạch bán hàng:
Công tác lập kế hoạch bán hàng đòi hỏi phải có sự đóng góp công sức của tất cả
các thành viên trong doanh nghiệp, trong đó vai trò của chủ doanh nghiệp là quan
trọng nhất vì đây là người chịu trách nhiệm chính, là người hiểu rõ nhất tình hình
kinh doanh hiện tại nên sẽ có những dự báo quan trọng cần thiết cho lượng hàng cần
mua vào là bao nhiêu để vừa thích ứng được với tình hình bất ổn của thị trường, vừa
đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng đem lại doanh thu cho doanh
nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải ý thức rõ vai trò quan trọng của mình, tiến
hành ghi chép cẩn thận những biến động, thay đổi trong doanh số bán hàng tháng và
nguyên nhân của sự thay đổi đó. Chủ doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên kế
toán làm phần tính toán hoặc thống kê để chủ doanh nghiệp có thể giảm bớt khối
lượng công việc, từ đó có quyết định nhanh, kịp thời và chính xác hơn. Khi xác định
nguyên nhân tăng hoặc giảm doanh thu hàng tháng, chủ doanh nghiệp có thể thảo
luận với nhân viên bán hàng để thu thập được nhiều thông tin hơn.
Chủ doanh nghiệp có thể làm công việc này như sau:
 Thứ nhất, giao cho mỗi nhân viên quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt
động bán hàng để ghi lại những những kiến nghị của tất cả các nhân viên trong tuần
và các sự kiện vì hầu hết các nhân viên đều có liên quan đến hoạt động bán hàng

của doanh nghiệp. Trong đó:
 Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ:
+ Ghi lại những ý kiến của khách hàng về những sản phẩm được
khách hàng hỏi mà doanh nghiệp không có, những đòi hỏi của khách hàng có liên
quan đến chiêu thị, những góp ý của khách hàng về cách phục vụ của doanh nghiệp.
www.kinhtehoc.net

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú



GVHD: Thầy LÊ TÍN 63 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN
+ Những sự cố xảy ra do mất mát hay hư hỏng tài sản của doanh
nghiệp trong ngày.
+ Những bí quyết mà nhân viên bán hàng đã thực hiện trong công việc
nhằm làm giảm gánh nặng cho bản thân.
 Các nhân viên trong cửa hàng ghi lại vào sổ góp ý:
+ Những phàn nàn hay bất mãn của mình khi môi trường làm việc
không thuận lợi.
+ Những sáng kiến tích cực mới xuất hiện nhằm làm tăng năng suất.
 Thứ hai, kế toán công nợ tiến hành lập 2 bản tổng kết: Bản 1- Doanh
số bán thu tiền mặt, tổng số nợ của tuần trước và các khoản nợ đã thu được trong
từng ngày trong tuần; Bản 2- Tên khách hàng và số nợ phải thu của tuần trước.
Trong trường hợp khách hàng hẹn lại ngày khác trả thì vẫn phải tổng kết vào danh
sách cho đến ngày thu hồi nợ.
Thứ ba, kế toán báo cáo thuế có nhiệm vụ lập bản tổng kết hàng hóa
bán ra, hàng hóa nhập vào và hàng tồn kho trong từng ngày trong tuần được lấy từ
thủ kho.
Thứ tư, chủ doanh nghiệp tiến hành thu thập các bảng tổng kết trên và
tổng hợp các quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt động bán hàng của các nhân viên

thành 1 bản và chia thành 2 phần: phần 1- Nhu cầu và tâm lý khách hàng; phần 2-
đánh giá những đóng góp của nhân viên trong doanh nghiệp, chẳng hạn như : nhân
viên nào được khách hàng khen trong qua trình bán hàng hoặc có những ý kiến
đóng góp trong khâu bán hàng giúp cho việc bán hàng thuận lợi hơn…
Như vậy, vào cuối ngày thứ bảy hàng tuần, chủ doanh nghiệp sẽ nhận được 4
bảng tổng kết và nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp lúc này là đánh giá các bảng tổng
kết. Đến cuối buổi sáng ngày thứ hai chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành tiếp thu ý kiến,
giải đáp những thắc mắc của nhân viên về kết quả đánh giá và phổ biến kế hoạch
cho tuần này.
Có thể diễn đạt quá trình này bằng sơ đồ sau:
www.kinhtehoc.net

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú



GVHD: Thầy LÊ TÍN 64 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

Sơ đồ 11. Tiến trình đánh giá tình hình mỗi tuần
 Ưu điểm của công tác đánh giá trên:
- Việc làm này giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được số lượng hàng tồn
kho để có quyết định mua hàng, cũng như điều chỉnh giá bán theo tình hình giá cả
của thị trường.
- Xác định được đúng nguyên nhân gây ra hậu quả khi xảy ra vụ việc.
- Hiểu rõ được nhu cầu và tâm lý khách hàng.
- Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và hiểu được nhân viên.
5.1.2 Lập kế hạch mua hàng:
Những kết quả và đánh giá trong lập kế hoạch bán hàng sẽ là cơ sở cho việc
lập kế hoạch mua hàng hoá của doanh nghiệp. Việc mua hàng hóa đúng thời điểm
phụ thuộc vào quyết định mua của chủ doanh nghiệp. Do đó việc tổng kết số lượng

hàng xuất, nhập, tồn của kế toán là rất quan trọng bởi vì dựa vào đó chủ doanh
nghiệp sẽ ra quyết định mua phù hợp, giảm thiểu được chi phí cơ hội do hết hàng
lúc khách hàng cần mua ngay và thời gian giao hàng trễ của nhà cung ứng. Cần có
những tính toán kỹ lưỡng lượng hàng thực tế cần để đáp ứng nhu cầu, từ đó có thể
xây dựng kế hoạch gần đúng để mua hàng giảm thiểu được rủi ro ứ đọng vốn khi
hàng tồn kho quá nhiều hay đồng vốn sinh lợi không hiệu quả do mua hàng ít.
Để xác định doanh số sẽ bán ra trong năm tới, doanh nghiệp nên xác định
cụ thể lượng hàng đã bán ra trong năm qua, lượng hàng còn tồn kho đầu và cuối kỳ
3 bản tổng kết
của kế toán.
1 bản tổng kết
từ quyển ghi
chép bán hàng
của các nhân
viên
Chủ Doanh Nghiệp Các nhân viên
Báo cáo
Phản
hồi
www.kinhtehoc.net

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú



GVHD: Thầy LÊ TÍN 65 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN
phân tích để tính toán chính xác lượng hàng thực sự cần mua. Để làm được như vậy
cần xác định các chỉ tiêu sau:
+ Lượng hàng hóa đã bán ra trong năm vừa qua.
+ Hàng hóa tồn kho cuối năm

+ Lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.
+ Hàng hóa tồn kho đầu năm.
Vậy, khối lượng hàng hóa cần mua được xác định như sau:
Lượng hàng bán ra + Tồn kho cuối năm = Lượng hàng hóa yêu cầu
Lượng hàng hóa cần mua = Lượng hàng hóa yêu cầu + Tồn kho đầu năm
Như vậy, để có thể giảm thiểu được chi phí tồn trữ cần phải tính toán được
mức dự trữ. Mức dự trữ là lượng tồn kho tối thiểu mà chủ doanh nghiệp dự tính để
duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt hàng mới. Khi
lượng hàng còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần mua thêm hàng.
Kế hoạch nhập hàng hóa phụ thuộc vào kế hoạch mua hàng và thời gian
phương tiện vận chuyển đem hàng về tới cửa hàng. Doanh nghiệp nên xác định thời
gian xe hàng về có thể chờ nhập hàng để có kế hoạch sắp xếp dở hàng xuống sao
cho cửa hàng ở thời điểm vắng khách, không gây trở ngại cho việc bán hàng.Theo
quan sát tại cửa hàng thì thời gian hợp lý và thuận lợi cho việc dở hàng xuống là sau
10 giờ sáng và sau 4 giờ chiều.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét phương pháp xuất kho dựa trên
biến động giá từng thời kỳ mà xác định lượng hàng nhập về và lượng hàng nào sẽ
xuất kho cho phù hợp với tình hình biến động trên thị trường, via dụ như : doanh
nghiệp xuất hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) nhưng khi
giá cả hàng hóa tăng thì nên thay đổi phương pháp xuất kho bằng phương pháp
nhập sau xuất trước (LIFO) vì như thế sẽ đảm bảo được đồng vốn br ra đối với lô
hàng mới nhập về mà vẫn bảo quản tốt lượng hàng cũ...
5.2 Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra hoạt động kinh
doanh tại doanh nghiệp:
5.2.1 Quản trị nhân sự:
Trong quản trị nhân sự, ngoài việc giao nhiệm vụ cho nhân viên thì điều
quan trọng là phải gắn trách nhiệm vào nhiệm vụ cho họ. Mặt yếu trong việc quản
www.kinhtehoc.net

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN 66 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN
trị nhân sự của Hưng Phú là chưa gắn kết được quyền hạn và trách nhiệm của nhân
viên, chưa xây dựng và áp dụng hệ thống kỹ luật triệt để và chặt chẽ nên khi xảy ra
sự cố thì trách nhiệm không thuộc về ai cả. Do đó, doanh nghiệp phải gắn trách
nhiệm với nhiệm vụ cho mỗi người để khi phát hiện ra sự cố thì lập tức tổ chức
kiểm tra, và đề xuất phương án xử lý tùy theo mức thiệt hại mà nhân viên gây ra
cho doanh nghiệp. Như vậy mỗi nhân viên sẽ phải có trách nhiệm giữ gìn và bảo
quản tài sản của doanh nghiệp, tránh được tình trạng khi xảy ra sự cố rồi thì không
biết trách nhiệm đó là của ai.
Bên cạnh đó, công tác đánh giá nhân viên cần phải được tổ chức lại bằng
cách xây dựng một quá trình ghi chép để việc đánh giá nhân viên thực hiện được
công bằng hơn.
 Chủ doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ làm việc của từng nhân viên
bằng cách thiết kế và thực hiện theo biểu bảng theo dõi quá trình làm việc như sau :

Từ ngày
đến ngày
Tên nhân viên
nghỉ làm
Lý do Số ngày nghỉ lũy kế
trong tháng
Ghi chú


Trong phần ghi chú, chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại những đóng góp của nhân
viên hoặc những việc mà nhân viên gây tổn thất trong quá trình phát triển của doanh
nghiệp, phần ghi chú này sẽ làm căn cứ cho quyết định thưởng hoặc tăng lương cho

nhân viên.
Ưu điểm của biểu bảng này:
- Ít nhân viên nghỉ việc không báo cáo hơn.
- Tạo tâm lý thoải mái hơn và nhân viên làm việc nhiệt tình với năng
suất cao hơn.
- Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ hơn tình hình hoạt động của doanh
nghiệp và có biện pháp cải tiến năng suất.
 Để khuyến khích nhân viên tăng doanh thu.
Để tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt, họ cần được khẳng định có
những chính sách thưởng hợp lý cho việc hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời
www.kinhtehoc.net

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú



GVHD: Thầy LÊ TÍN 67 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN
phải sự hỗ trợ và thừa nhận từ phía doanh nghiệp về vai trò của họ trong sự thành
công của doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp nên nghiên cứu các vấn đề sau để
có biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên của mình:
- Đặt chỉ tiêu: sao cho đảm bảo khuyến khích các nhân viên vượt qua các
thành tích trước đây của mình, thưởng cho người có năng suất lao động cao nhất
trong năm dựa trên bảng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, bằng cách thông
qua sổ theo dõi giờ công của từng nhân viên bán hàng xác định năng suất lao động
theo doanh số bán hoặc đối với nhân viên giao hàng sẽ được đánh giá thông qua
việc hoàn thành nhiệm vụ, giao hàng hóa cho khách hàng đúng lúc, kịp thời, không
làm hư hỏng hay gây ra bất cứ tổn thất gì,…Các chỉ tiêu này sẽ do các nhân viên
cùng tham gia bàn bạc để tăng thêm sự gắn bó và cam kết của họ với công việc và
doanh nghiệp.
- Đào tạo: thể hiện sự coi trọng nhân viên của doanh nghiệp và nên sử

dụng nó như một phần thưởng để khuyến khích cho người có kết quả làm việc tốt.
Ví dụ: Nhân viên bán hàng: sẽ được tham gia lớp học về chuyên môn và kỹ
năng bán hàng nếu đem lại kết quả tốt cho doanh nghiệp hàng năm, tránh gây áp lực
cho nhân viên.
5.2.2 Quản trị hoạt động mua và nhập hàng:
Hoạt động mua và nhập hàng phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng. Có các vấn
đề cần chú ý trong quá trình mua và nhập hàng như sau:
 Đối với hoạt động mua:
Chủ doanh nghiệp thường đặt hàng qua điện thoại, điều này thì thuận tiện
nhưng tốt nhất doanh nghiệp nên gửi đơn đặt hàng vì nó sẽ giúp cho chủ doanh
nghiệp nhớ những gì mình đặt và làm bằng chứng cho việc đặt hàng. Chủ doanh
nghiệp nên thiết kế sẵn mẫu đơn đặt hàng, khi cần đặt hàng thì gửi fax cho nhà cung
cấp 1 bản và giữ lại cho mình 1 bản.
Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu đơn đặt hàng sau:




www.kinhtehoc.net