skkn CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH

ỦY BAN NHÂN DAN HUYỆN LONG THÀNH
TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH
Mã số:……………………….
(Do HĐKH PGDĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH

Người thực hiện: NGUYỄN THỊ KIM ÚT
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục:
- Phương pháp dạy học bộ mơn:…………

- Lĩnh vực khác: Văn thư – thủ quỹ

Có đính kèm: Các sản phẩm khơng thể hiện trong bản in SKKN
 Mơ hình
 Đĩa CD (DVD)
 Phim ảnh  Hiện vật khác

Năm học 2015-2016
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 1

BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ KIM ÚT
2. Ngày tháng năm sinh: 16-07-1983
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Tổ 17, khu Kim Sơn thị trấn Long Thành, huyện Long Thành,

tỉnh Đồng Nai.

5. Điện thoại: 0613 544822

(CQ)/: 0613 844179

(NR); ĐTDĐ: 0933129555
6. Fax: /

E-mail:

7. Chức vụ: Nhân viên Văn thư – kiêm thủ quỹ
8. Nhiệm vụ được giao (Quản lý, đồn thể, cơng việc hành chính, cơng việc chun
mơn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…): Văn thư - thủ quỹ nhà trường.

9. Đơn vị công tác: Trường THCS thị trấn Long Thành

II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp
- Năm nhận bằng: 2013
- Chuyên ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên mơn có kinh nghiệm:
- Số năm có kinh nghiệm:
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 03 năm

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 2


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

LỜI NĨI ĐẦU
Cơng việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trơng bên ngồi tưởng
chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu
thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết

được. Điều đó, khiến cho tơi làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò,
vị trí cơng việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;
Trong hoạt động của các cơ quan thì cơng tác Văn thư – Lưu trữ không thể
thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức,
chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;
Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thơng tin càng đầy
đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi
lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó

nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháplý;
Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải
quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt
hiệu quả cao, tiến độ hồn thành cơng việc khơng bị chậm trễ. Nhận thức được tầm
quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Công
tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS thị trấn Long Thành” làm đề
tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực lưu trữ trong nhà trường.
Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong
công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước quan tâm và chú trọng nhất.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 3


BM03-TMSKKN

Tên SKKN: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG
THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và ln có sự cải tiến để vươn tới sự hồn thiện. Hồ
nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ có

những bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng được yêu cầu của nền cải
cách hành chính. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ
cho công tác quản lý nhà nước cũng như các doanh nghiệp. Nhằm cụ thể hóa các
quy định của nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp với tình hình
thực tế của từng cơ quan, đơn vị; Giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện thống nhất
các hoạt động trong công tác Văn thư - Lưu trữ; Làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp
luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử
dụng thời gian lâu dài.
Nội dung của công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường THCS thị trấn Long
Thành bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con
dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học bạ,
sổ đăng bộ, hồ sơ của cán bộ giáo viên,…

Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của
Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc làm cần thiết
nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức các cơ quan đơn
vị, các tổ chức nói chung và cán bộ viên chức đang làm cơng tác văn phịng, cơng
tác chun mơn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng.
Qua q trình cơng tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết
các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của
nhà nước, tôi nhận thấy cơng tác hành chính Văn thư – Lưu trữ vô cùng quan trọng
nên tôi quyết định chọn đề tài: “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường
THCS thị trấn Long Thành” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường
bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ.
Trường THCS thị trấn Long Thành đã thực hiện đúng các Thông tư như:

Công văn đi - đến Trường THCS thị trấn Long Thành đã làm theo đúng mẫu
của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức;
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 4

Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Cơ sở lý luận
Tình hình thực tế về cơng tác Văn thư – Lưu trữ của Trường THCS thị trấn
Long Thành vào các năm học trước như sau:
Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phịng phải

truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà
trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thơng
tin khơng ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết,
có như vậy mới góp phần giải quyết cơng việc đúng lúc, kịp thời không trùng lấp.
Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị
thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông
tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải
căn cứ vào các ngun tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như
nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường.
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học
sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế

hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ
là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho cơng việc được thực hiện nhanh và chính
xác.
2. Cơ sở thực tiễn
Cơng tác hành chính Văn thư – Lưu trữ là phương tiện giúp Hiệu trưởng
thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan
điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, cơng tác hành chính cịn
là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng mơi
trường, cảnh trí…
Cơng tác Văn thư - Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của

nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt
một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách
kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt
hồ sơ học sinh và giáo viên.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 5

Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Công tác Văn thư - Lưu trữ học trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao
dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải
tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất
định.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1. Giải pháp 1
a) Việc hình thành hoạt động của nhà trường, cơng tác hành chính Văn thư Lưu trữ rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa
học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần

thiết.
b) Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác
Văn thư – Lưu trữ của trường. Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực
hiện các văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chun
mơn. Vì thế, các bộ phận chun mơn làm tốt và ln ln hồn thiện, đổi mới bảo
quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ
cẩn thận tại trường.
c) Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác bảo
quản hồ sơ lưu trữ tại cơ quan.
2. Giải pháp 2
a) Để thực hiện tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tôi đã thực hiện theo các
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức;
Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư.
b) Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ;
Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ tơi khơng ngừng học hỏi để
nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của nhà trường là một

giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ
sơ như: Quản lý hồ sơ của giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện
của học sinh, q trình cơng tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường, phần
mềm E.Mis;…
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài
liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết cơng việc có thể tìm
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 6


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp
một cách khoa học và theo thứ tự thời gian;
Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trị, ý nghĩa của cơng tác
Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác Văn thư
- Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường;
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự
việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ
trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, của ngành.
Đồng thời đó là cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể;

Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách
làm sáng tạo, khoa học, tránh được những thiếu sót trước đây. Từ đó nâng cao
được chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian và như thế cũng có
ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong
công tác Văn thư – Lưu trữ;
c) Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người
phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp
cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó
cũng chính là cơng tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho
việc lưu trữ hồ sơ tại trường tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình cơng tác mới
và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng.
3. Giải pháp 3

A. Đối với văn bản đến
Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan “Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ (Sau
đây gọi chung là văn bản đến). Trình tự ban hành văn bản đến bao gồm các bước
như sau:
3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
3.2. Đăng ký văn bản đến;
3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Cụ thể như sau:

3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 7


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gởi
trước khi nhận và ký nhận;
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải
lập biên bản với người chuyển giao văn bản;
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gởi hoặc báo cáo người có trách nhiệm

xem xét, giải quyết.
3.1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản được phân loại và xử lý
- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức
- Loại khơng bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân (Nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn
bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký).
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
b) Việc bóc bì phải đảm bảo các u cầu
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc bì trước để giải
quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, khơng bỏ sót văn bản trong bì, khơng
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường
hợp phát hiện có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác

minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 8


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản đến khơng thuộc diện đăng ký tại Văn thư (Văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
khơng phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (Đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến”
50mm

35 mm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN
Số:………………………
Ngày:…………………...
Chuyển:…………………………….
Lưu hồ sơ số:………………………
3.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

3.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (Trừ văn bản mật);
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các
cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn u cầu dịch vụ hành chính cơng hoặc các u cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 9


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng tin cần thiết về văn bản;
khơng viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến
PHÒNG GD&ĐT LONG THÀNH
TRƯỜNG THCS TT LONG THÀNH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2014
Từ ngày ……đến ngày…….

Từ số…….đến số…….
Quyển số:………
3.2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên
máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng

ký văn bản mật đến.
3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
3.3.1. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản (nếu cần).

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 10


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải

quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (Nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể.
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào
Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến

(1)

Số
đến

Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày

tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Đơn vị
hoặc
người
nhận
(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

3.3.2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội

dung văn bản.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển
văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký
văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển

giao văn bản đến.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi

Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người nhận

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Ký nhận

Ghi chú
Trang 11


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
3.4.1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý
kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ
chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham
gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
3.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng
phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ

đến

Tên loại, số ký

hiệu, ngày tháng
và tác giả văn bản

Đơn vị
hoặc
người
nhận

(1)

(2)

(3)

Số

Thời hạn
giải quyết

Tiến độ
giải
quyết

Số, ký

hiệu văn
bản trả
lời

Ghi
chú

(4)

(5)

(6)

(7)

d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 12


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

B. Đối với văn bản đi
Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản đi”.
Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau:
Gồm có 5 phần:
2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời
gian của văn bản;
2.2. Đăng ký văn bản đi;

2.3. Nhân bản, đóng dấu văn bản đi;
2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
2.5. Lưu Văn bản đi.
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;
+ Lưu văn bản đi;
2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời
gian của văn bản.

a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Tại Trường THCS thị trấn Long Thành, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của
từng bộ phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, nhưng đối với
một số bộ phận khác không thuộc bộ phận văn thư. Cho nên văn bản rất dễ sai khi
qua trình ký, khơng theo một quy trình soạn thảo nhất định như khơng có bản thảo,
bản sạch,...mà chỉ có bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định.
Việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt;
- In đúng số lượng;
- Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày;
- Đánh máy (in) văn bản mật thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật.
Ví du: Sai về lỗi chính tả, sai về cách dùng từ không hợp lý, ...nhưng phổ

biến nhất là sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
Tất cả văn bản đi hành chính của Trường THCS thị trấn Long Thành được
ghi số theo hệ thống số chung và do Văn thư thống nhất quản lý. Còn đối với văn
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 13


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

bản quy phạm pháp luật do trường THCS thị trấn Long Thành không có ban hành
văn bản này.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
đúng Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
c) Trình ký văn bản:
Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành trước khi trình ký phải
được kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Người kiểm tra
phải ký xác nhận)
Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục
trình ký, người được ký văn bản là người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó

Hiệu trưởng.
2.2. Đăng ký văn bản đi:
Trường THCS thị trấn Long Thành đăng ký văn bản đi bằng sổ, nhưng
mẫu sổ đăng ký văn bản đi thực hiện đúng Phụ lục số VII của sổ văn bản đi theo
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2.3. Nhân bản, đóng dấu của Trường THCS thị trấn Long Thành:
a) Nhân bản:
Văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành được nhân bản theo
đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy
định.
b) Đóng dấu cơ quan:

Việc đóng dấu của Trường THCS thị trấn Long Thành là đóng dấu lên chữ
ký và được đóng trên văn bản chính rất rõ ràng và chính xác, đúng chiều và đúng
mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên
trái.
Mẫu sổ văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành đúng quy
đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012.
Tên
loại và
Số, Ngày
trích
ký hiệu
tháng

yếu nội
văn bản văn bản
dung
văn bản
1

2

3

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng

Ghi
chú

4

5

6

7

8

2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
của Trường THCS thị trấn Long Thành:
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 14


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành sau khi hoàn thành các
thủ tục văn thư được chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong
ngày làm việc kế tiếp). Việc gửi văn bản đi là do bộ phận Văn thư đi gửi phải tổ
chức một cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót đảm bảo cho văn bản được
gửi đi nhanh chóng và chính xác. Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng
văn bản.
Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành được chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan cấp trên: UBND huyện Long Thành, Phòng TC – KH, Phòng
Giáo dục và Đào tạo Long Thành, UBND thị trấn Long Thành,…
Việc chuyển phát văn bản tại Trường THCS thị trấn Long Thành được
thực hiện như sau: Văn bản sau khi được trình ký, ghi số, đóng dấu và đăng ký vào

sổ, được chuyển giao theo mục nơi nhận trên văn bản. Văn bản nội bộ được
chuyển giao bằng sổ có ký nhận văn bản. Văn bản chuyển đi thường gửi trực tiếp
đến nơi tiếp nhận văn bản, nhưng cũng có khi gửi qua đường bưu điện và qua
mạng internet. Sau khi văn bản được gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện
thoại cho bộ phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn bản đã đến được tay
người nhận chưa.
Một số văn bản nội bộ được chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân đều có
sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 do Trường THCS thị trấn Long Thành thực hiện
Ngày chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn
bản

Ký nhận

Ghi chú

1

2

3

4

5

2.5. Lưu văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành:
Theo quy định của Nhà nước thì mỗi văn bản đi phải lưu tại Văn thư một
bản (Bản gốc) và một bản lưu ở hồ sơ công việc. Bản lưu được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký và được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng.

Hết thời gian sử dụng tài liệu ở Văn thư theo quy định, các tập lưu văn bản
đi phải được chuyển vào lưu trữ của cơ quan theo chế độ nộp lưu.
Còn đối với văn bản tại Trường THCS thị trấn Long Thành sau khi đã
được xử lý, sắp xếp theo thứ tự, ngay ngắn trong từng hộp hồ sơ. Sau đó được xếp
lên kệ theo thứ tự năm, kèm theo đó là sổ lưu văn bản đi của trường.
Nhìn chung việc quản lý và tổ chức văn bản đi tại Trường THCS thị trấn
Long Thành đúng với quy định của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc và
thể hiện được tầm quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt động quản lý nhà
nước. Vì vậy cần phải có một quy trình cụ thể đúng nguyên tắc để điều hành công
tác đi đúng theo hướng mà nhà nước quy định, mà điển hình là Thông tư 01/TTBNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 15


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

C. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Lập danh mục hồ sơ
a) Khái niệm danh mục hồ sơ là gì:
Danh mục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ dự kiến lập của một cơ quan, đơn

vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của một hồ sơ,
được xác định theo một chế độ đã quy định.
b) Tác dụng của danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống
hồ sơ;
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Là căn cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
2. Căn cứ lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ bào gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và đơn vị trong cơ quan tổ chức;
Quy chế làm việc của cơ quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan, tổ
chức; Kế hoạch và nhiệm vụ công tác hàng năm của các cơ quan, tổ chức, của các
đơn vị và của các cá nhân.
3. Nội dung lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ;
b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người
lập;
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ;
4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách
- Cách thứ nhất:
+ Cuối mỗi năm văn thư, lãnh đạo văn phòng (Phòng hành chánh) giao cho
cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan
rồi tách danh mục hồ sơ của từng đơn vị chuyển cho từng đơn vị (Bộ phận);
+ Trưởng các đơn vị chỉ đạo cho từng bộ phận, nhân viên góp ý bổ sung và
hồn chỉnh phần danh mục của đơn vị mình rồi gửi lại cho văn phòng (Chánh văn
phòng) của cơ quan;
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 16

Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

+ Văn phòng / Chánh văn phịng hồn chỉnh lần cuối bản danh mục hồ sơ
của tồn cơ quan rồi trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành.
- Cách thứ hai:
+ Cuối mỗi năm văn thư, các bộ phận, nhân viên tự dự kiến những hồ sơ
thuộc phần công việc của mình cần phải lập trong năm;
+ Căn cứ vào những nhiệm vụ chủ yếu được giao đảm nhận, các CB,
GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ và các hồ sơ cần lập trong năm;

+ Thông thường mỗi nhiệm vụ lớn là một nhóm hồ sơ. Trong đó mỗi cơng
việc, nhiệm vụ cụ thể là một hồ sơ (Nếu trong q trình giải quyết cơng việc hình
thành nhiều tài liệu).
Ví dụ: Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng
cán bộ, nhân viên sẽ xác định nhóm hồ sơ mình cần lập là hồ sơ tuyển dụng. Sau
đó chia việc tuyển dụng mỗi chức danh là một hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng nhân
viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng nhân viên y
tế,…
+ Sau đó nộp cho trưởng đơn vị để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung và
hoàn chỉnh bản danh mục hồ sơ của đơn vị (Bộ phận) rồi chuyển về cho Văn
phòng/ Phòng hành chánh của cơ quan;
+ Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan giúp văn phòng/ Chánh văn phịng

tổng hợp, hồn chỉnh danh mục hồ sơ của tồn cơ quan và trình lãnh đạo ký duyệt,
ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành
vào đầu năm.
c)Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong q trình thực hiện
có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc
trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần
kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp,
bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
5. Mở hồ sơ
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ
về cơng việc đó (Theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ).
6. Thu thập, cập nhât văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 17

Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

a) Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở kể
cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
b) Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận các đại hội tại hội nghị, hội thảo,… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
7. Kết thúc hồ sơ
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;

b) Loại bỏ văn bản trùng, bản nháp hoặc những tư liệu tham khảo xét thấy
khơng cần đưa vào hồ sơ (Nếu có);
c) Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
- Sau khi đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong hồ sơ đưa vào hồ sơ
 Sắp xếp thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho các văn
bản, tài liệu trong hồ sơ được chặt chẽ, tra tìm các văn bản, tài liệu đó được dễ
dàng, nhanh chóng.
- Theo thời gian: Là sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo thời
gian ban hành văn bản, văn bản nào được ban hành trước xếp trước, văn bản nào
ban hành sau xếp sau;
- Theo vần chữ cái: Là sắp xếp văn bản trong hồ sơ có tên người hoặc tên địa
phương, tên cơ quan theo vần a, b, c;…

- Theo tầm quan trọng của tác giả: Là sắp xếp văn bản của tác giả cấp trên
trước, rồi đến văn bản của cấp dưới  Áp dụng sắp xếp các văn bản, tài liệu trong
một hồ sơ nhiều tài liệu của nhiều tác giả cùng đề cập đến một vấn đề (sự việc);
- Theo q trình giải quyết cơng việc: Là sắp xếp các văn bản đề xuất, đặt
vấn đề lên trước rồi đến các vấn đề giải quyết và cuối cùng là văn bản kết thúc vấn
đề  Áp dụng cho các hồ sơ sự việc cụ thể;
- Theo thứ tự của văn bản: Là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, văn bản số
lớn sau  Áp dụng để sắp xếp các văn bản, tài liệu trong các tập lưu văn bản đi tại
văn thư cơ quan;
- Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì phải bỏ vào bì.
d) Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu
- Là ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản có trong hồ sơ đã được sắp xếp, chỉ

đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên;
- Số thứ tự của từng tờ văn bản được ghi ở góc trên cùng bên phải, bằng chữ
số Ả rập (1, 2, 3, ..);
- Nếu một hồ sơ được bảo quản trong nhiều đơn vị bảo quản thì số tờ được
ghi riêng cho từng đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các
kho lưu trữ);
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 18


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

- Nếu văn bản được đóng thành cuốn thì chỉ ghi một số thứ tự cho cả cuốn;
- Nếu trong hồ sơ có hình ảnh thì mỗi tấm ảnh được ghi một số thứ tự. Nếu
một tờ giấy dán nhiều hình thì được ghi một số thứ tự.
e) Lập mục lục văn bản (Tài liệu, công văn, văn kiện)
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong hồ sơ đã được sắp
xếp và đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ;
- Mục lục văn bản để quản lý chặt chẽ các văn bản trong hồ sơ;
- Chỉ lập mục lục văn bản cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
MỤC LỤC VĂN BẢN

STT

Số, ký hiệu
VB

Ngày,
tháng VB

Tác giả
VB

Trích yếu

nội dung
VB

Tờ số

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

f) Lập chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thức là phần ghi tóm tắt về:
- Số lượng;

- Chất lượng;
- Tình trạng vật lý;
- Tình trạng pháp lý;
- Mức độ đầy đủ;
- Đặc điểm khác;…
Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có.........................................................................tờ
(Viết bằng chữ:..................................................................................................
Mục lục văn bản có........................................................................................tờ
Đặc điểm trạng thái của văn bản bên trong hồ sơ:............................................
...........................................................................................................................
Long Thành, ngày

tháng
Người lập hồ sơ

năm

g) Trình bày bìa hồ sơ
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 19


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

- Bìa hồ sơ được in theo mẫu TCN 1-2002 của cục văn thư và lưu trữ Nhà
nước;
- Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Cơng nghệ ban hành TCVN 9521-2012
(Bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN.
8. Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ
- Cuối năm khoảng tháng 11, Văn phòng/ Phòng hành chánh cần phối hợp
với các đơn vị tiến hành kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng CB, CCVC;
- Căn cứ để kiểm tra: Danh mục hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ;
- Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Văn

phòng/ Chánh văn phòng cần hướng dẫn thêm và thủ trưởng đơn vị đôn đốc nhắc
nhở CB, CCVC bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ và
thực tế tài liệu trong hồ sơ);
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (Nếu cần);
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết
thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan
được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 3 tháng, kể từ
ngày cơng trình được quyết tốn.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi
văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về những công việc chưa được giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (Trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì);
- Các văn bản gửi để biết, để tham khảo.
c) Thủ tục nộp lưu
- Khi nộp lưu tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

- Và 2 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;
- Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 1 bản.
IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 20


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Qua lý luận và thực tiễn kinh nghiệm “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ
tại trường” đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể
hiện:
Cơng tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc phải có tính khoa học thì mới
được tiến hành trơi chảy, không bị động, không bị chậm trễ. Các văn bản khi giao
nhận phải có ký nhận, ghi chép đầy đủ thơng tin và được chuyển đến người có
trách nhiệm thi hành nhanh chóng, kịp thời;
Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
và các bí mật quốc gia;
Làm tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ sẽ tiết kiệm được thời gian, đó là tiền đề
tốt cho cơng tác lưu trữ phát triển để phục vụ tốt hơn cho mục đích nghiên cứu sử
dụng hàng ngày và tra cứu khi cần thiết;

Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Giúp cho CB, GVCNV cơ quan nâng cao hiệu quả cơng việc một cách nhanh
chóng, đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu đề ra có chất lượng và đạt hiệu quả cao.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Để xác định được các đề tài có phạm vi áp dụng thực tế đạt hiệu quả tại đơn
vị. Trên cơ sở đó, đề xuất:
- Đối với nhân viên phụ trách làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ thì tơi đề nghị
ngành Giáo dục và Đào tạo Long Thành phải tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng cho
cán bộ, nhân viên làm cơng tác này, mỗi năm 1 lần. Từ đó, trên cơ sở thực tế các
cán bộ, nhân viên sẽ định hướng hoặc có kế hoạch tổ chức tốt cơng tác Văn thư –
Lưu trữ tại đơn vị một cách khoa học và sáng tạo hơn;

- Là Cán bộ, nhân viên làm công tác Văn thư – Lưu trữ tôi cũng tìm tịi học
hỏi và trau dồi kinh nghiệm bằng cách: Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, học hỏi ở
các bậc thầy cô giáo những gid mà tôi chưa nhận thức ra được;
- Để áp dụng tốt các công việc của mình đạt hiệu quả tốt nhất. Người trực
tiếp làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ là người có trách nhiệm thu thập thông tin tài
liệu (Phải biết các Thông tư, Nghị định của cơ quan cấp trên ban hành) để từ đó
biết cách xử lý và hồn chỉnh các hồ sơ cho phù hợp.
VI. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Công văn đi - đến Trường THCS thị trấn Long Thành đã làm theo đúng mẫu
của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 21


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy

định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức;
Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư.
Long Thành, ngày 22 tháng 4 năm 2016
Người thực hiện

Nguyễn Thị Kim Út

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 22

BM04-NXĐGSKKN
UBND HUYỆN LONG THÀNH
TRƯỜNG THCS TT LONG THÀNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Long Thành, ngày 22 tháng 4 năm 2016

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học 2015-2016

Tên sáng kiến kinh nghiệm: Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường
THCS thị trấn Long Thành.
Họ và tên tác giả: Nguyễn Thị Kim Út

Chức vụ: Văn thư – thủ quỹ

Đơn vị: Trường THCS thị trấn Long Thành
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh
vực khác)
- Quản lý giáo dục:  - Phương pháp dạy học bộ môn: ...................... 
- Phương pháp giáo dục 

- Lĩnh vực khác: .......................................

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị
Trong Ngành 



1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô dưới đây)
- Đề ra giải pháp thay thế hồn tồn mới, bảo đảm tính khoa học, đúng
đắn
- Đề ra giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, bảo đảm tính khoa học,
đúng đắn 

- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng
ở đơn vị mình, nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ơ dưới đây)
- Giải pháp thay thế hồn tồn mới, đã được thực hiện trong tồn ngành có
hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện trong tồn
ngành có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả
cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị
có hiệu quả 

- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng
ở đơn vị mình, nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ơ mỗi dịng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính
sách:
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 23


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong ngành 

Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 

- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện
và dễ đi vào cuộc sống:
Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 

Trong ngành 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng:
Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
Xếp loại chung:
Xuất sắc 

Khá 

NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN

Đạt 

XÁC NHẬN CỦA TỔ
CHUYÊN MƠN

Khơng xếp loại



THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nguyễn Thị Kim Út

Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 24


Sáng kiến kinh nghiệm

Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BÁO CÁO TĨM TẮT SÁNG KIẾN
Năm học 2015-2016
Kính gởi: Hội đồng Thẩm định Sáng kiến kinh nghiệm huyện Long Thành
Họ và tên:

NGUYỄN THỊ KIM ÚT

Năm sinh: 1983

Chức vụ: Nhân viên Văn Thư – thủ quỹ
Đơn vị: Trường THCS thị trấn Long Thành

Tên nội dung sáng kiến: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU
TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH
I. Xuất xứ
Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trơng bên ngồi tưởng
chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu
thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết
được. Điều đó, khiến cho tơi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trị,
vị trí cơng việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;
Trong hoạt động của các cơ quan thì cơng tác Văn thư – Lưu trữ khơng thể
thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức,
chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản

ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;
Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng cơng tác của của các cơ quan. Thơng tin càng đầy
đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi
lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó
nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;
Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải
quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt
hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức được tầm
quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Công

tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS thị trấn Long Thành” làm đề
tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực lưu trữ trong nhà trường.
Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong
công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước quan tâm và chú trọng nhất.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út

Trang 25