Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty HiPT

Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty HiPT
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty HiPT
1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm có 7 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế
toán khác nhau nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn
Công ty.
( Sơ đồ số 03 )
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty HiPT
 Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ
phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dân, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực
hiện, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp.
 Trưởng phòng tài vụ là người tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào
sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Không những
Trưởng phòng tài vụ
Phó giám đốc kiêm kế
toán trưởng
Kế toán
tiền
mặt
Kế
toán
tài
sản
Kế
toán
chi
phí
Kế toán
tiền
lương và
bảo hiểm

Kế toán
tổng
hợp
Kế toán
hàng
hoá
Kế toán
công nợ
Thủ
quỹ
Kế
toán
giao
dịch
tiền
Kế
toán
chi
phí
QLD
Kế toán
chi phí
bán
hàng
Kế toán công
nợ, tạm ứng,
phải thu và
vay đối tượng
khác
Kế toán

giao
dịch
hàng
hóa
Kế toán
quản lý
hàng
hoá
Kế toán
giao
dịch
hàng
hoá
vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trưởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi
chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lương và
bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng
phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký
chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán.
 Kế toán hàng hoá theo dõi quá trình giao dịch hàng hoã, quản lý hàng hoá, phản ánh
các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản
632.
 Kế toán công nợ quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và
phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với người mua, người cung cấp hàng hoá dịch
vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nước, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác, chi tiết
theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo chứng từ
phát sinh công nợ như hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền,…). Từ các nguồn phát
sinh công nợ, kế toán công nợ sẽ đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ, đảm
bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
 Kế toán chi phí chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bảng phân bổ theo yêu cầu

quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu cho trưởng phòng
tài vụ.
Công ty HiPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của
phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán
Fast Accounting để giảm bớt khối lượng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày
càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp
cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một
cách kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được hiệu quả. Phần
mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công
nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ,
lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán…
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra
hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải
kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác
minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
( Sơ đồ số 04 )
Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lập chứng từ
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ vào các phân hệ
nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tệp sổ cái
Lên báo cáo
Sổ sách kế toán
Báo cáo tài chính
1.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung ở Công ty HiPT

1.2.1 Tổ chức chứng từ tại Công ty HiPT :
Chủ yếu là các chứng từ tiền mặt, hàng tồn kho và chứng từ bán hàng.
- Tổ chức chứng từ tiền mặt
Các nghiệp vụ tiền mặt xảy ra tại Công ty gồm có:
Nghiệp vụ thu tiền mặt: Nguồn thu từ bán hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt,
tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán.
Nghiệp vụ chi tiền mặt: Mua hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ, nộp tiền mặt vào ngân
hàng, thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động… Do đó các chứng từ
mà Công ty sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ…
 Tổ chức chứng từ hàng tồn kho tại Công ty
Các nghiệp vụ về hàng tồn kho:
Nghiệp vụ về nhập hàng: Mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu
Nghiệp vụ về xuất hàng: Theo hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn
qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do vậy, chứng từ sử dụng khi nhập hàng: Hoá đơn mua hàng,
phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hàng, biên bản kiểm nhận hàng
hoá, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá, hợp
đồng thương mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ,
giấy chứng nhận phẩm chất, vận đơn, danh sách hàng…và chứng từ thực hiện gồm : Hoá
đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ có liên quan, phiếu bảo hành, phiếu hướng dẫn sử
dụng….
 Tổ chức chứng từ bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần HiPT được thực hiện theo các hình thức bán buôn
(bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do đó các chứng từ sử
dụng chỉ gồm hóa đơn giá trị gia tăng.
1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến động
của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy để
cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, Công ty HIPT đã dùng rất nhiều các tài khoản khác
nhau để đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Do quy mô nhỏ, hoạt động chủ yếu là nhập mua và tiêu thụ các loại máy tính, máy

in, máy vẽ…nên Công ty HIPT đã lược bớt một số tài khoản không sử dụng như tài khoản
các khoản dự phòng, chi sự nghiệp, tài khoản loại không như TK 001, TK 008.
Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và
tình hình cụ thể tại Công ty đã sử dụng bảng hệ thống tài khoản quy định. Ngoài ra do đặc
thù kinh doanh của Công ty nên có một số tài khoản được chi tiết cho phù hợp với hình
thức hoạt động của Công ty. Các tài khoản này bao gồm:
- TK loại 1: Trong đó TK112 được mở chi tiết cho từng ngân hàng
TK112PT101: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần hàng hải Hà Nội
TK112PT102: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần Bắc á – Vinh
TK112PT103: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần Bắc á - hà Nội
TK112PT104: tiền gửi VN - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam
TK112PT105: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại á Châu ACB
TK112PT106: tiền gửi VN- Ngân hàng Thương mại cổ phần Nhà Hà Nội
TK 112PT107: tiền gửi VN- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Thành
TK112PT108: tiền gửu VN - Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
TK112PT201 đến TK112PT208 tương tự chi tiết theo từng Ngân hàng nhưng ở đây
là tiền gửi ngoại tệ.
TK142 - Chi phí trả trước được chi tiết thành
TK142PT101: Chi phí trả trước thuê nhà
TK142PT102: Chi phí trả trước đồ dùng văn phòng
TK142PT103: Chi phí trả trước công tác phí
TK142PT104: Chi phí trả trước vận chuyển, nhận hàng
TK142PT105: Chi phí trả trước điện, nước
TK142PT106: Chi phí trả trước phí nhập khẩu, dịch vụ Ngân hàng
TK142PT107: Chi phí trả trước sửa chữa tài sản
TK142PT108: Chi phí trả trước quảng cáo
TK142PT109: Chi phí trả trước lãi tiền vay
TK142PT110: Chi phí trả trước đào tạo cán bộ
TK142PT111: Chi phí trả trước thiết kế lắp đặt
TK142PT2 : Chi phí chờ kết chuyển

TK loại 2: Trong đó có TK241 : Xây dựng cơ bản dở dang được chi tiết thành
TK241PT1 : XDCB dở dang: Mua sắm tài sản cố định
TK241PT2 : XDCB dở dang : Xây dựng cơ bản ; được chi tiết thành
TK241PT21 : XDCB dở dang : Khảo sát, tư vấn, thiết kế xây dựng
TK241PT22 : XDCB dở dang : Đền bù mặt bằng, thuê đất
TK241PT23 : XDCB dở dang : Nhà cửa kiến trúc
TK241PT24: XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị điện nước
TK241PT25 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy
TK241PT26 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị viễn thông
TK241PT27 : XDCB dở dang : Lãi vay XDCB – Thiết bị
TK241PT3 : XDCB : Sửa chữa lớn TSCĐ
TK241PT31 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Vật liệu
TK241PT32 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Lương
TK241PT33: XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - khác
TK loại 3 : Trong đó TK335 Chi phí phải trả được chi tiết thành
TK335PT1 Chi phí phải trả : Lãi liên doanh
TK335PT2 Chi phí phải trả : Dịch vụ đào tạo
TK loại 4 : Trong đó TK411 Nguồn vốn kinh doanh được chi tiết thành
TK411PT1: Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Ngân sách cấp
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Tự có
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Liên doanh
TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Cổ phần
TK411PT171 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Vay Ngắn hạn
TK411PT2 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn lưu động cũng được chi tiết tương tự như
TK411PT1
Tk loại 5 : Trong đó TK511 Doanh thu bán hàng được chi tiết thành
TK511PT1 : Doanh thu bán hàng hoá
TK511PT1 : Doanh thu bán thành phẩm
TK511PT1 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tk loại 6 : Trong đó TK621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp được chi tiết thành
TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 1
TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 2
TK 622 cũng được chi tiết tương tự như vậy
Tk loại 7 : Công ty vẫn sử dụng TK721 Các khoản thu nhập bất thường
Tk loại 8 : Công ty vẫn sử dụng TK 821 Chi phí bất thường
1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán
nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi
loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.
( Sơ đồ số 05 )
Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiếtSổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiếtSổ cái TK 111,112,211,…
Bảng cân đối số phát sinh

Để đảm bảo kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là
sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự
thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng :
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng được chi tiết thành : sổ nhật ký mua hàng trong nước và sổ nhật
ký mua hàng nhập khẩu
- Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331,
338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911.
Để tiện cho việc theo dõi các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một
số chỉ tiêu, Công ty HiPT mở một số các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau :
 Sổ tài sản cố định

 Sổ chi tiết hàng hoá
 Sổ chi phí kinh doanh
 Sổ chi tiết chi phí trả trước
 Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay
 Sổ chi tiết bán hàng
 Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
 Sổ chi tiết thanh toán với người mua
 Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Để quản lý tốt hơn công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho việc hạch toán
được thuận lợi Công ty còn quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường
xuyên, định giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình (hàng luân chuyển trong tháng),
nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, trích khấu hao tài sản cố định dựa vào
thời gian hoạt động của tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính.
Báo cáo tài chính
1.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp sử dụng 5 loại báo cáo sau :
 Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)
 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B02-DN)
 Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN)
 Bảng quyết toán thuế GTGT
- Bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài ra Công ty còn lập thêm báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị của Công ty do phòng
kế toán thanh toán lập phục vụ cho yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp. Dưới đây
là một số báo cáo quản trị đặc trưng của Công ty :
 Báo cáo công nợ : được lập cho từng quý để cho các bộ phận, Ban giám đốc biết một
cách toàn diện tình hình kinh doanh, nguồn vốn công nợ, kết quả kinh doanh.
 Bảng tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu kế hoạch năm : gồm các chỉ tiêu về chi phí, về doanh
thu, lợi nhuận.
 Bảng tổng kết về thu mua hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá
2. Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty HiPT

2.1. Kế toán mua hàng
Một đặc trưng trong hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT là kinh doanh các mặt
hàng thiết bị tin học, đó là những mặt hàng luôn luôn thay đổi và chủ yếu phải mua từ
nước ngoài, với nhiều thiết bị mẫu mã đa dạng và mối quan hệ với các hãng máy tính lớn
có uy tín trên thế giới, Công ty luôn đảm bảo chất lượng mặt hàng kinh doanh nhằm đáp
ứng nhu cầu thị trường. Công ty có mối quan hệ với các hãng máy tính lớn như : Hewlett-
Packard, Oracle, Cisco, Epo, Microsoft…Công ty luôn quan tâm xem xét, theo dõi thị
trường để thực hiện việc mua hàng sao cho tiết kiệm chi phí, đạt doanh thu cao.
Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hoá, Công ty
HiPT rất quan tâm đến quy trình hạch toán chứng từ mua hàng. Bởi vì Công ty nhận thức
rõ một điều nếu ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nếu quy trình chặt chẽ và khép
kín sẽ đảm bảo cho kế toán của Công ty có thể dễ dàng theo dõi quá trình tăng giảm và
thuận tiện cho việc hạch toán. Đồng thời có thể chi tiết quá trình mua hàng một cách tốt
nhất có thể để khi cần thông tin về hàng hoá, kế toán Công ty có thể cung cấp số liệu một
cách nhanh chóng.
Chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng gồm : hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho,
phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hang, biên bản kiểm nhận, phiếu chi, uỷ nhiệm
chi. Các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá như : hợp đồng thương mại, tờ
khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm …Có thể tóm tắt quy trình luân chuyển chứng
từ mua hàng của Công ty như sau :
( Sơ đồ số 06 )
Nhân viên thuộc Phòng Kế toán Phòng triển
Nghiệp vụ khối kinh doanh dự án trưởng khai
mua hàng (1) (2) (3) (4)
Đề nghị được mua Lập yêu Ký duyệt Thực hiện
hàng ( phiếu yêu cầu mua kế hoạch mua hàng
cầu mua hàng ) hàng mua hàng hoá
Tổ vật tư
Nhập – Xuất – Tồn Thủ kho
(5) (6) Bảo quản

Lập biên bản Lập phiếu
kiểm nhận hàng nhập kho
Công ty mua hàng chủ yếu thông qua hai phương thức là mua hàng trong nước và
mua hàng nhập khẩu. Bộ máy quản lý của Công ty gồm cả các bộ phận chức năng và bộ
phận kinh doanh rất độc lập nên căn cứ vào đề nghị do trưởng bộ phận ký sau đó chuyển
sang giám đốc Công ty ký duyệt vào phiếu đề nghị mua hàng, phiếu này được chuyển cho
phòng triển khai để thực hiện các thủ tục mua hàng. Sau khi hàng hoá về đến Công ty đều
phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi hàng hoá về đến kho, người cung
cấp hoặc nhân viên của phòng triển khai phải đem hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán
thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra hoá đơn, đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn
với hợp đồng mua hàng đã ký kết về chủng loại, quy cách, nếu đúng sẽ làm phiếu nhập kho
(PNK). Sau đó nhân viên phòng triển khai sẽ cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho
nhập số hàng hoá đã mua về.
Trước khi cho nhập hàng hoá phải được tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm
gồm có : một đại diện của phòng kế toán (thường là kế toán hàng hoá), một đại diện phòng
kỹ thuật và thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra số lượng hàng hoá thiết bị thực có, quy
cách và phẩm chất hàng hoá. Nếu được đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
và ký xác nhận vào phiếu nhập kho và đề nghị thủ kho cho nhập kho.
Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho phòng kế toán tài
chính giữ, 1 liên giao cho nhân viên phòng triển khai, 1 liên thủ kho giữ. Thủ kho sử dụng
phiếu nhập kho để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng rồi chuyển cho kế toán hàng hoá.
( Biểu số 02 )
Hoá đơn GTGT
Liên 2 ( giao cho khách hàng )
Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Số 54116
Đơn vị bán hàng : Công ty Falov thành phố Đà Nẵng
Địa chỉ : 54 Quang Trung, Đà Nẵng Số TK
Điện thoại : Mã số
Họ và tên người mua hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT
Đơn vị : Số TK

Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê, Hà Nội Mã số : 0100105387
Điện thoại :
Hình thức thanh toán :
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x 2
1
2
3
Nhập connectorday telnet
Nhập Scan
Nhập Vei 8
Chiếc
Chiếc
Chiếc
20
15
1
138.168
7.884.000
12.632.751
2.763.360
118.260.000
12.632.751
Cộng tiền hàng 133.656.111
Thuế suất thuế GTGT 10% 13.365.611,1
Tổng cộng tiền thanh toán 147.021.722,1
Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mươi bảy triệu không trăm hai mốt ngàn bảy trăm hai
hai phẩy một đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu)

( Biểu số 03 )
biên bản kiểm nghiệm
Tên hàng hóa : 20 connectorday telnet Số : 832
15 Scan
01 Vei 8
Nơi giao : Anh Hải
Nơi nhận : Kho HHO
Ngày kiểm nghiệm : 22/11/2003
Kết quả kiểm nghiệm :
Số lượng 20 connectorday telnet
15 Scan
01 Vei 8
Kết luận chung :
 Hàng đủ về số lượng ( theo chứng từ )
 Chất lượng hàng hoá đạt yêu cầu
Trưởng ban kỹ thuật Ngày 22 tháng 11 năm 2003
( ký , họ tên ) Kiểm nghiệm viên
( Biểu số 04 )
Phiếu nhập kho
( Ngày 22 tháng 11 năm 2003 ) Mẫu số : 01 – VT
Số : 832
Nợ TK 156, 133
Có TK 331
Họ và tên người giao hàng : anh Tuấn Công ty Falov
Theo hoá đơn số 54116 ngày 20 tháng 11 năm 2003
Nhập tại kho HHO :

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo
Chứng
từ
Thực
nhập
1 Nhập connectorday telnet Chiếc 20 20 138.168 2.763.360
Tiền thuế GTGT 10% 276.336
2 Scan Chiếc 15 15 7.884.000 118.260.000
Tiền thuế GTGT 10% 11.826.000
3 Nhập Vei 8 Chiếc 1 1 12.632.751 12.632.751
Tiền thuế GTGT 10% 1.263.275,1
Cộng 147.021.722,1
Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mươi bảy triệu không trăm hai mươi mốt
nghìn bảy trăm hai hai phẩy một đồng chẵn.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )

Tài khoản sử dụng : chủ yếu TK 156, 111, 112, 331, 141.
Nguyên tắc hạch toán :
Mở chi tiết cho từng kho, từng mặt hàng, từng file máy tính cụ thể theo từng đặc
điểm, ký hiệu riêng có của mỗi loại máy tính, trị giá của hàng hoá tồn kho được hạch toán
tuân thủ theo nguyên tắc giá phí, giá thực tế. Khi xuất kho hàng hoá theo giá thực tế chính
là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí phát sinh lấy từ bảng kê chi phí hay các chứng từ
chi phí.
Thanh toán tiền hàng
Căn cứ vào đề nghị thanh toán hàng có hồ sơ đi kèm ( hoá đơn, phiếu nhập kho ),
trưởng bộ phận là phó giám đốc kiêm kế toán trưởng ký sau đó chuyển cho kế toán theo
dõi công nợ, kế toán công nợ sẽ kiểm soát theo hai hướng :
 Nếu khách hàng còn nợ HiPT thì đối trừ nợ.
- Ngược lại kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng trả tiền cho người

bán hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt.
Là doanh nghiệp thương mại chuyên hoạt động kinh doanh máy tính, máy in … nên
tổ chức quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp của Công ty được theo dõi rất
chặt chẽ và đảm bảo hợp lý, điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ
( Sơ đồ số 07 )

Sổ chi tiết thanh toán
với người bán
Nhật ký mua hàng Nhật ký chung
Sổ cái TK 331
Bảng tổng hợp chi tiết
thanh toán với nhà cung
cấp
Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ về mua hàng và thanh
toán với nhà cung cấp
Bảng báo cáo tài chính
2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá
Để đảm bảo hạch toán hàng hoá phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty, kế
toán chi tiết hàng hoá của Công ty HiPT được tiến hành theo phương pháp thẻ song song,
tức là việc ghi sổ được tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán.
- Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất hàng hoá
theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Để thuận tiện cho việc
ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng loại hàng hóa, kế toán mở cho mỗi nhóm
hàng hoá một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong mỗi quyển thẻ kho, mỗi loại hàng
hoá được mở và ghi chép trên một tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng loại hàng hóa trong
từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của từng loại hàng hoá đó trên bảng kê tổng
hợp nhập xuất tồn.
Khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho thực hiện nhập xuất
hàng hoá sau đó ghi số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ

kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại hàng hoá. Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi
thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng loại hàng hoá.
- Tại phòng kế toán
Định kỳ kế toán hàng hoá xuống kho nhận thẻ kho và phiếu nhập kho và phiếu xuất
kho. Phòng kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và
theo số thứ tự tăng dần sau đó kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho, số tồn cuối kỳ trên thẻ
kho nếu phù hợp sẽ điền bổ sung đơn giá, tiền nhập, tiền xuất, sau đó kế toán trưởng ký
xác nhận. Để thuận tiện cho công tác hạch toán sau này kế toán hàng hoá còn định khoản
ngay trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho căn cứ vào hoá đơn GTGT mua hàng hoá và
phiếu chi. Cuối tháng trên cơ sở số liệu của từng thẻ kho, kế toán sẽ chuyển số liệu này vào
bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn nhóm hàng hoá tương ứng.