LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

lý luận chung về công tác hạch toán
nguyên vật liệu
I-/ Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải
tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất.
1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động.
Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có
thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối t-
ợng lao động. Nguyên vật liệu nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông
trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp
may mặc v.v... là những đối tợng lao động. Song không phải bất cứ đối tợng lao động
nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó không phải là nguyên
vật liệu. Nhng nếu những quả bông ấy đợc lao động của con ngời tác động để trở
thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công nghiệp dệt thì lại là nguyên
vật liệu.
Nh vậy, nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật
hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất
định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu
hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất
của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một
lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình
sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung cấp nguyên
vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lợng của sản phẩm có bảo đảm hay
không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu. Do vậy cả số lợng và chất lợng sản
phẩm đều đợc quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất l-
ợng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức tiêu hao
vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị trờng.
Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản
phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu

mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật
liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản
phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động và trong một chừng mực nào đó giảm
mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn
tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần phải đặt ra yêu cầu cụ thể
trong công tác quản lý nguyên vật liệu.
2-/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật
liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện ở tất
cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng
khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải làm sao cho đủ
số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong
định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí
vật liệu một cách tối đa.
ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng
tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hởng
đến chất lợng của nhau.
ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối
đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng
trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết
kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc
hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh
nghiệp.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh
nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật liệu, kho
phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí

thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và
thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp
vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc
nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh
nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ,
xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp
thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với
việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện
quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật
t không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải
không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Mặt khác,
doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu,
thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật
liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật
liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu
trong doanh nghiệp và ở từng phân xởng, tổ, đội sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là
một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp ứng
yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các
nhiệm vụ đơc giao .
3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời,
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-
xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho.
Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu
để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu
cần hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu nh: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ, thẻ
kế toán chi tiết.
Thứ ba: Cần phải thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ

và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể
xảy ra.
Thứ t: Xác định chính xác về số lợng vật liệu và giá trị của nó thực tế đa vào sử
dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị
vật liệu sử dụng cho các đối tợng tính giá thành.
Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá
lại vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công
tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm đợc và hạn chế khắc phục những mặt
còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
Song trớc hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại và
tính giá nguyên vật liệu.
II-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:
1-/ Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một
đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch
toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thờng đợc phân loại theo công dụng kinh tế.
Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu
chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt
thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá nh sợi mua ngoài trong các
doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính
để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm
bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu
kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v...).

Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than
bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh
nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại
riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò
quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản
lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thờng.
Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa
và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho XDCB.
Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài nh phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Cách phân loại nh trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,
quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận
biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử
dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau:
Phân loại theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.
-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thởng...
Phân loại theo quyền sở hữu:
-Nguyên vật liệu tự có
-Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc nhận
giữ hộ.
Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản,

hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác tính giá
thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là u việt hơn cả.
2-/ Phơng pháp tính giá thành nguyên vật liệu :
Tính giá thành nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu đợc tính
theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp
trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính
thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT
theo phơng pháp khấu trừ)
a, Ph ơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu nhập vào đợc xác định theo từng nguồn nhập:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán
cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc
dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho
bãi, tiền phạt lu kho...) trừ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. Nếu chi phí mua có
liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất
định: Trọng lợng, giá trị...
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất
chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển,
bốc dỡ...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
Với phế liệu: Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.
Với vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng.
b,Ph ơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể
sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc

nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng:
* Phơng pháp bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Số lợng vật liệu xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
Trong đó :
Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng
tới công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phơng pháp này không chính xác vì không tính đến biến
động của giá cả vật liệu kỳ này. Phơng pháp này đợc áp dụng trong điều kiện giá cả
thị trờng ít biết động.
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính

xác, vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán
nhiều lần.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất
hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách
khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm
giá để tính giá vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực
tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả
ổn định hoặc có xu hớng giảm.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ng-
ợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên. Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích
hợp trong trờng hợp lạm phát.
* Phơng pháp trực tiếp:
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và
giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi
xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn
có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và th-
ờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tích tách biệt.
* Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến
hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Giá hạch toán vật liệu xuất dùng
x
Hệ số giá vật liệu
Trong đó
Hệ số giá

vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Nh vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán
chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu.
III-/ tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
1-/ Tổ chức chứng từ:
a, Thủ tục nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thờng gồm:
+ Hợp đồng mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t.
+ Phiếu nhập vật t.
Căn cứ vào nhu cầu mua vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
ứng, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban
kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, quy cách
vật liệu và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t. trong biên bản ghi rõ kết luận của ban
kiểm nghiệm.
Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật t (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập phiếu nhập vật t. Tại
kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời giao và ngời
nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng.
Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp
đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho
bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.
b, Thủ tục xuất kho:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu
cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di
chuyển nội bộ...
Trong mọi trờng hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải
thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc
cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu. Trên các chứng từ xuất
vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì).
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật
liệu. Trong doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
+ Phiếu xuất vật liệu.
+ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ.
Phiếu xuất vật t sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng
xuyên với số lợng ít. Phiếu xuất vật t đợc lập thành 3 liên, 1 liên giao cho ngời lĩnh, 1
liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi
chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật t
chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trờng hợp sử dụng vật liệu nhiều phát
sinh thờng xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp ngời ta ít sử dụng phiếu
xuất vật t mà thay bằng phiếu xuất vật t theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị
trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng
phải lập Phiếu nhập vật t đem đến kho cùng với vật liệu thừa và Phiếu xuất vật t
theo hạn mức. Thủ kho phải ghi số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những thoả
thuận của khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu này đợc lập
thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên
giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp bộ
phận cung ứng lập Phiếu di chuyển vật t nội bộ
2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán khá
phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số
lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ
chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử
dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép
vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù
hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh đợc sự ghi
chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu
quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật
liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng nh trình độ kế toán
và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu
sau:
-Phơng pháp thẻ song song.
-Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
-Phơng pháp sổ số d.
a, Ph ơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở nớc
ta trong những năm 1970. Theo phơng pháp thẻ song song.
ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số l-
ợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất
hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào
thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có thể là 3 đến 5
ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lợng tồn trên thẻ kho và lợng tồn thực
tế.
ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh
điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho,
chỉ khác là nó theo dõi cả số lợng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số lợng vật liệu).
Hàng này hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho
chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch
toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế

toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ
kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải
căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt
giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần
kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ
đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ
Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
(3)
(2)
(2)
(1)
(1)
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
sổ chi tiết
tổng hợp chi tiết
b, Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc
phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu:
ở kho: Theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp
thẻ song song.
ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối
chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng thứ (danh điểm) vật liệu
theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các
chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một
dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp.

áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết
theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc ghi chép, tính
toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và
lập báo cáo hàng tháng thờng bị chậm trễ.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo
phơng pháp đối chiếu luân chuyển
(3)
(3)
(4)
(2)
(2)
(1)
(1)
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
sổ ĐCLC
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
c, Ph ơng pháp sổ số d .
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi
tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán
nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán.
ở kho: Giống các phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập
hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định. Sau
đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc. Ngoài
ra, thủ kho cần phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật
liệu vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày
cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng
kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc
chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng
số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa
tính đợc của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế nhập- xuất-
tồn kho vật liệu. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở
các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất
trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật
liệu. Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d (trên sổ số d tính bằng cách
lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán).
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo
phơng pháp sổ số d
(3)
(4)
(2)
(2)
(1)
(1)
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
sổ số d
bảng luỹ kế NXT
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
3.1-/ Phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê

khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào
là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác
quản lý và trình độ cán bộ kế toán.
a, Ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình
hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các
tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp
thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phơng pháp này, tại bất
kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập- xuất- tồn kho từng
loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng.
b, Ph ơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm
kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó
tính ra giá trị vật t, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá vật t hàng hoá xuất
=
Tổng giá trị vật t hàng hoá nhập

Chênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật t, hàng hoá không theo
dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật t, hàng hoá mua và nhập kho
trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản mua hàng. Phơng
pháp này có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ
chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao mà bị
ảnh hởng bởi chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu
TK 152 - Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế