HLÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

HLí LUN CHUNG V T CHC HCH TO N K TO N
VT LIU V CễNG C DNG C TRONG C C DOANH
NGHIP SN XUT
I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
1)Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ.

Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho.
Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà
hàng tồn kho đợc chia thành các loại khác nhau.
-ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm vật liệu và công cụ dụng cụ,
hàng mua đang đi đờng.
-ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm sản phẩm dở dang , bán thành phẩm.
-ở giai đoạn tiêu thụ , hàng tồn kho bao gồm: thành phẩm , hàng hoá trong kho ,
hàng gửi bán.
Nh vậy, vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của qúa trình sản
xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới , chúng rất đa dạng và
phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật.
Vật liệu thuộc loại đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất kinh doanh (t liệu lạo động , sức lao động, đối tợng lao động )
Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình
sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị
về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và khi tham gia vào quá
trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên trạng thái ban đầu, giá trị
của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Khác với đối tợng lao động, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị
hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanhvà giữ
nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu cho đến khi h hỏng, tốc độ chu chuyển của
công cụ dụng cụ thờng nhanh hơn tài sản cố định nhng chậm hơn nguyên vật liệu. Vì
vậy mặc dù công cụ dụng cụ có những đặc điểm giống nh tài sản cố định nhng lại đ-
ợc quản lý và hạch toán nh nguyên vật liệu.
2)Yêu cầu quản lý

Quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất
và xã hội. Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển
trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên
trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm, hợp lý
và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng, trớc hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua ,
vận chuyển bảo quản , sử dụng là một trong những yếu tố cơ bản để đẩm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách thuận lợi và
nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng
cao chất lợng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh
nghiệp , tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ hạn chế đợc
những mất mát h hởng , giảm bớt đợc những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình
sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và đấnh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đẩm bảo tính
trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh
nghiệp.
Với ý nghĩa đó việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp sản
xuất phải đẩm bảo các yêu cầu sau:
- Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh
nghiệp trên các mặt: số lợng, chất lợng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đồi
hỏi việc thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ phải đấp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá
trình sản xuất kinh doanh cả về số lợng,chất lợng
giá cả hơp lý, phải thờng xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu
mua vật t để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lợng , số lợng giá cả và
chi phí thu mua thấp nhất.
- Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá
trình sử dụng, thực hiện tiết kiệm vật t trong sản xuất , hạn chế những hao hụt mất
mát trong quá trình sản xuất sản phẩm.
- Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật t tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn
của thành phẩm và trị giá vật liệu nằm trong trị giá vốn đó .
- Tổ chức bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho cũng nh trên đờng vận

chuyển, phải có hệ thống kho tàng , phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của
từng loại vật t nhằm hạn chế những hao hụt , mất mát hoặc h hỏng xảy ra trong quá
trình vận chuyển, bảo quản.
-Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế việc ứ đọng vật t, rút
ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh.
3)Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ.
Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau :
Tổ chức ghi chếp, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua,
vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ tính
giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ đủ thu mua nhập kho :kiểm tra tình
hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về các mặt :số lợng , chất lợng, chủng loại ,giá
cả và thời gian nhằm đẩm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho quá
trình sản xuất của doanh nghiệp.
áp dụng đúng đắn các phơng pháp kĩ thuật hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ h-
ớng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các hạch toán ban
đầu về vật t hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)mở các sổ, thẻ kế toán chi
tiết để thực hiện hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ đúng chế độ qui định nhằm
đẩm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật t phát hiện ngăn
ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu ,ứ đọng kém hoặc mất phẩm
chất ,tính toán chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng đủ tiêu hao
quá trình sản xuất kinh doanh.Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị vật liệu và công cụ
dụng cụ đủ tiêu hao vào các đối tợng sử dụng(tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
của các bộ phận, đơn vị sử dụng)
4) Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ
Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ, thực hiện tốt
các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi quá trình hạch toán vật
liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại và lập danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ.

- Xây dựng các nội qui qui chế trong bảo quản sử dụng vật t phải có đầy đủ hệ thống
kho tàng bảo quản vật t. Trong kho phải đầy đủ phơng tiện cân ,đong, đo, đếm vật t,
về nhân sự cần có một số bảo vệ thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho.
- Xây dựng các định mức vật t cần thiết , xác định rõ giới hạn dự trữ tối đa , tối thiểu,
các định mức sử dụng vật t cũng nh các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và
bảo quản.
- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ , luân chuyển các chứng từ
hợp lý và khoa học .
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi
tiết một cách thích hợp.
- Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê , đối chiếu vật t cũng nh báo cáo tình hình nhập
xuất và tồn kho vật t.
- Tổ chức phân tích về tình hình vật t và những thông tin kinh tế cần thiết khác.
II - Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ.
1)Phân loại:
1.1)Đối với vật liệu
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp cần nhiều loại nhiều thứ với vai trò và
công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ và
hạch toán chi tiết với từng thứ vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu.
1.2)Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất :
- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn
liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nủa
thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm.
- Vật liệu phụ:là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu
thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật
liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử
dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hay dùng để phụ vụ
cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý.
- Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại vật liệu phụ nhng có tác dụng cung cấp

nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra
bình thờng, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn thể lỏng hoặc thể khí .. .
- Phụ tùng thay thế:Là những loại vật t hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa chữa
tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất .
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng
cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định . Đối với thiết bị xây dựng cơ
bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ và vật kết
cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản .
- Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để
sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng
cũng nh giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp
phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật
liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu.
1.3)Một số cách phân loại khác
Thông thờng để tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu theo khía cạnh khác
nhau, ngời ta còn phân loại vật liệu theo một số khía cạnh sau:
- Theo nguồn cung cấp vật liệu thì bao gồm :vật lieej mua ngoài, vật liệu nhập từ hoạt
động gia công tự chế, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu hồi từ quá trình
sản xuất.
- Theo quan hệ với các đối tợng tập hợp chi phí bao gồm:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản
phẩm và dễ dàng xác định đợc mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thờng liên quan
đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí khác nhau.
1.4)Đối với công cụ dụng cụ
Theo quy định hiện hành, những t liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và
giá trị sử dụng vẫn đợc xếp vào nhóm công cụ dụng cụ.
- Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản)
- Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có

tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì.
- Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ.
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của
vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực
thống nhất.
Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc đánh
giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí
cấu thành khi mua vào giá trị vật t tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định
chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ.
2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính
giá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ
của các doanh nghiệp phải đợc tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những
chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất hợp
lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả.
- Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phơng pháp tính giá giữa các kỳ hach toán
của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính
giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2)Các nguyên tắc tính giá:
Có nhiều nguyên tắc tính giá đợc kế toán thừa nhận, nhng trong phạm vi đề tài này
chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và công cụ
dụng cụ. Trớc hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá vật liệu và
công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục:
- Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô
thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tơng lai gần (thờng là 12

tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán đợc bán theo giá nào khi đơn vị đó
ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trờng.
- Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá đợc định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo l-
ờng, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán quốc
tế số 2 ban hành 10/1995 đã đa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ dụng cụ mua
vào nh sau:
+ Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng,
giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển
chúng.
+ Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các
loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và đợc trừ các khoản chiết khấu
mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại.
- Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất
cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phơng pháp tính toán chuẩn
mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu
kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp đợc, từ đó cho phép các
nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết quả trung
thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhng ít nhất cũng phải trong một thowig gian
nhất định và phải đợc sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan, phơng pháp
nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phơng pháp nào đố đợc lựa chọn.
-Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp đợc lựa chọn thì cần lựa chọn
nhiều giải pháp nào ít ảnh hởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận
trọng đòi hỏi giá thị trờng thấp hơn giá phí của vật t thì kế toán ghi chép vào báo cáo
theo giá thị trờng nhng khi giá thi trờng lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo
giá vốn.
3)Phơng pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế
3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá
thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia

công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công cụ
dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu thành
khác nhau.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi
trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua thực
tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi, tiền phạt
tiền bồi thờng, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm giá(nếu có)
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì
giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao
gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các khoản
chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả
cho đơn vị nhận gia công chế biến.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là
giá do hội đồng liên doanh qui định.
+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi đợc đánh
giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ớc tính.
3.1.2 tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho
phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần nhập,
xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện
kho tàng của doanh nghiệp. Các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho thờng dùng là:
* Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp )
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng
từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính
theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Ưu điểm : là công tác tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện kịp
thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán có thể
theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ

Nh ợc điểm : đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng
từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
* Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ( FIFO)
Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho
trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất
dùng trớc, vì vậy lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho thuộc lần nhập nào thì
tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho kịp thời.
Nh ợc điểm : phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ và
phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn
nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của vật liệu, công cụ dụng cụ.
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít
danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không
nhiều.
* Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho
trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập vào kho sau sẽ đợc xuất
dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đợc làm ngợc lại với
phơng pháp nhập trớc- xuất trớc.
Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giông nh
phơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc
giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của
vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ
đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc
hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Trong đó:
Giá thực tế VL,

CCDC xuất dùng
=
Số lợng VL, CCDC xuất
dùng
x
Giá đơn vị bình
quân
- Phơng pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,
công cụ dụng cụ nhng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng
pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu, công cụ
dụng cụ. Căn cứ vào lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ và giá đơn
vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Giá đơn vị
bình quân cả
kỳ dự trữ
x
Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lợng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Ưu điểm: giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
so với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của
từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nh ợc điểm : dồn công việc vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ
hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phơng
pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của
từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và l-
ợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác

định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quânsau =
mỗi lần nhập Lợng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập
Ưu điểm: phơng pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ dụng
cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật.
Nh ợc điểm : tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu,
công cụ dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều.
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Theo phơng pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế
tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm.
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
bình quân =
cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)
Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật
liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ.
Nh ợc điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến
động giá cả vật liệu, công cụ dụng cụ, trờng hợp giá cả thị trờng vật liệu, công
cụ dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác.
* Phơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp
có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị
thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh
nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng

vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế
của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ.

Giá trị thực tế Số lợng tồn Đơn giá VL,
VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập
tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối
Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế
VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC
xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ
* Phơng pháp hệ số giá
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ giá cả th-
ờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra
thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức
và nhiều khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá
hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian
dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ trong khi cha tính
đợc giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật
liệu, công cụ dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ dụng
cụ bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt
khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày
nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực
tế và giá hạch toán.

Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC
Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
CCDC =
Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ

Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán
VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC
xuất kho xuất kho
Ưu điểm: phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và
hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ dụng cụ trong công tác tính giá, nên công
việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh
điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
Nh ợc điểm : phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật
liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao.
Có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ nh đã trình bày ở
trên nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơng pháp đó. Vì
mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp
với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp.
3.2)Các phơng pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng:
Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển
từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để tính chính
xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thờng
dùng các phơng pháp phân bổ sau đây:
-Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ )
+Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành
tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh
doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ đợc tính theo công thức
sau:
Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụ
xuất dùng phân bổ =
cho từng kỳ số kỳ sử dụng
+Trờng hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân bổ
nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh doanh
của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi
phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị còn lại

của công cụ dụng cụ báo hỏng đợc xác định nh sau.
Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thờng
lại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏng
báo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có)
III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ
1)Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập
xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên
các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát
tình hình biến động về số lợng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện quản lý
có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định
1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu
và công cụ dụng cụ bao gồm:
-Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lợng vật t sản phẩm, hàng
hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh nhiệm với
ngời liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho đợc sử dụng trong mọi trờng hợp
nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t sản phẩm
hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí
sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh mức tiêu
hao vật t, phiếu xuất kho đợc lập cho một hay nhiều thứ vật t, sản phẩm , hàng hoá
cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử
dụng.
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Đợc dùng để theo dõi số
lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn
vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc, phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế
toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
-Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

Theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu xuất kho một lần theo
định mức nhng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật t theo
hạn mức, phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản
phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật t theo định mức.
-Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VT)xác định qui cách và số lợng vật t, sản
phẩm hàng hoá trớc khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và
bảo quản.
-Thẻ kho( mẫu số 06-VT)theo dõi số lợng nhập xuất-tồn kho từng thứ vật t, sản
phẩm hàng hoá ở từng kho. Thẻ kho còn đợc dùng làm căn cứ xác định tồn kho dự
trữ vật t, sản phẩm hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) theo dõi số lợng vật t còn lại
cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, kiểm tra
tình hình thực hiện định mức sử dụng vật t.
-Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số lợng,
chất lợng và giá trị vật t, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke, biên
bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật t, sản phẩm hàng hoá
thừa-thiếu và ghi sổ kế toán.
2)Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ.
Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp kế
toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết nh sau:
-Sổ (thẻ) kho.
-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Sổ đối chiếu luân chuyển.
-Sổ số d.
-Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất-tồn kho
của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng kho, thẻ kho do phòng kế toán lập
và ghi các chi tiết: tên , nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính , mã số vật t và sau đó giao
cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày về mặt số lợng.Thẻ kho
đợc dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ
dụng cụ theo phơng pháp nào.

-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển.
-Sổ số d đợc sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu về
công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lợnh tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch
toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các
bảng kê nhập-xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời.
3)Các phơng pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ.
3.1)Phơng pháp thẻ song song.
Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song giữa kho và
phòng kế toán nh sau:
+ ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho
tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng.
Khi nhập xuất các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào
chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho
gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo
từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép
tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Về cơ bản
sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để
ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật
liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp
nhập, xuất vật liệu.
Ưu điểm: phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp hiện sai
sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh điểm vật
liệu kịp thời, chính xác.
Nh ợc điểm: việc ghi chép trùng lắp (số lợng nhập xuất tồn đợc theo dõi

trên cả kho và phòng kế toán). Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành
vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Do vậy, phơng
pháp này chỉ sử dụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu.
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ Số tờ
Tên vật t
Số danh điểm
Đơn vị tính Kho
Chứng từ Trích
yếu
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
SH NT Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Bảng tổng hợp Nhập xuất - tồn kho vật liệu
Tháng năm
Số danh

điểm
Tên
vật
liệu
Tồn đầu
tháng
Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL ST SL ST SL ST SL ST
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật t
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t
Kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung của phơng pháp
+ ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống
nh phơng pháp thẻ song song.
+ ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở Sổ dối chiếu luân chuyển theo từng kho,
cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vật liệu và theo
từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu và dựa vào

bảng kê này để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán
tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ đối chiếu luân
chuyển đồng thời từ Sổ đối chiếu luân chuyển lập Bảng tổng hợp nhập xuất -
tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu .
Ưu điểm: phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế toán.
Nh ợc điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong tr-
ờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khá nhiều thì công
việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ
thực hiện các khâu kế toán khác.
Với u, nhợc điểm trên phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụng thích
hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố
trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo
dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển nh sau:
Sổ đối chiếu luân chuyển
Năm
Kho
Số
danh
điểm
Tên
vật
liệu
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
Số d đầu

T1
Luân chuyển T1
Số d
cuối T2
SL ST Nhập Xuất SL ST
SL ST SL ST

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập vật liệu
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp vật liệu

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
3.3. Phơng pháp số d
+ ở kho: giống các phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải
tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định. Sau đó,
lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất
vật t.
Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh
điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, tr-
ớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ.Ghi xong thủ kho phải
gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
+ ở phòng kế toán : định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc
chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng

số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền
vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập
xuất - tồn kho vật t. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ
sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất.
Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số d do thủ kho chuyển đến và đối chiếu
tồn kho từng danh điểm vật liệu trên Sổ số d với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập
xuất - tồn.Từ Bảng luỹ kế nhập xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu .
Ưu điểm: tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong
kỳ, nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
Nh ợc điểm : Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai xót gặp nhiều khó khăn.Vì
vậy, phơng pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên
môn cao.
Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có
khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất kho (chứng từ nhập, xuất) nhiều thờng xuyên,
nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch
toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu.
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày . đến ngày . tháng . năm
Nhóm vật
liệu
Sốlợng chứng từ Số hiệu Số tiền


Ngày . tháng năm
Ngời nhận Ngời giao
sổ số d
Năm
Kho

Số
danh
điểm
Tên
vật
liệu
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
Số
danh
điểm
Tên vật
liệu
Tồn kho
cuối T1
Tồn kho cuối
T2
SL ST SL ST SL ST

bảng luỹ kế nhập xuất - tồn kho vật liệu
Tháng . năm
Kho
Số danh
điểm
Tên
vật
liệu

Tồn
kho
đầu
tháng
Nhập Xuất Tồn kho
cuối
tháng
Từ
ngày..Đ
ến
ngày..
Từ
ngày..Đ
ến
ngày..
Cộng
nhập
Từ
ngày..Đ
ến
ngày..
Từ
ngày..
Đến
ngày
Cộng
xuất
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp số d
Phiếu nhập kho
Thẻ kho

Phiếu xuất kho
Sổ số d
Phiếu giao nhân chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu
Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu
IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ
Để hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng và các loại hàng tồn kho
khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ
thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và
vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.
-Phơng pháp KKTX: Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có,
biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản
phản ánh từng loại hàng tồn kho.
Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta hiện nay. Phơng pháp này có độ
chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.
Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc l-
ợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu, công cụ - dụng
cụ nói riêng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá
có giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn
rất nhiều công sức.
-Phơng pháp kiểm kê định kỳ: là phơng pháp không theo dõi một cách thờng
xuyên, liên tục về tình hình biến động các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài
khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và
cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng
xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.
Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi

chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t khác
nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Trị giá vật t, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:
Trị giá vật t Tổng trị giá vật t, Trị giá vật t, Trị giá vật t,
hàng hoá = hàng hoá mua vào + hàng hoá tồn - hàng hoá tồn
xuất kho trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ
1. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phơng pháp KKTX
1.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu
* Tài khoản sử dụng
- TK 152 Nguyên liêu, vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152:
Bên nợ: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế,
thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuât kho để sản xuất, để bán,
thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán.
+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
D nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại,
nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thờng các
doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của vật liệu nh:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Vật liệu phụ
+ TK 1523: Nhiên liệu

- TK 151 Hàng mua đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại vật t, hàng hoá mà doanh
nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh

nghiệp.
TK 151 có kết cấu:
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng
Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng về nhập kho hoặc chuyển
giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng
D nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho
* Chứng từ
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ ở doanh
nghiệp thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng ( nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp ),
hoá đơn giá trị gia tăng ( nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất
vật t theo hạn mức, phiêu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.
Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối vói doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế
toán đầy đủ ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật
liệu. Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá
mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào số
đợc khấu trừ.
- Nguyên vật liệu thu mua nhập kho
+ Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán
ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112, 141 :Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng
kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm ) hay hàng doanh nghiệp đã mua
nay trả lại cho chủ hàng (nếu có), ghi:

Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138 (1388): số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): số giảm giá hàng mua đợc hởng hay
hàng mua trả lại theo giá không có thuế
Có TK 133 (1331): thuế GTGT không đợc khấu trừ tơng ứng với
số giảm giá hay hàng mua trả lại
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền
hàng trớc hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138 (1388): số tiền ngời bán chấp nhận
Có TK 711: số chiết khấu thanh toán đợc hởng
+ Trờng hợp hàng đang đi đờng
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng. Nếu trong tháng,
hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112, 141 .. .
Sang tháng sau khi hàng về ghi:
Nợ TK 152: nếu nhập kho (chi tiết vật liệu)
Nợ TK 621, 627: xuất cho sản xuất ở phân xởng
Có TK 151: hàng đi đờng kỳ trớc đã về
+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn. Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì
ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)
Có TK 331
Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng bút

toán ghi bổ sung hoặc ghi đỏ.
+ Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán
Khi ứng trớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111,112, 311
Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập
kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: phần đợc ghi vào giá nhập kho
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331: giá thanh toán theo hoá đơn
+ Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu
Nợ TK 152: phần đợc tính vào giá vật liệu
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 .. .
+ Nếu khi nhập kho phát hiện vật liệu thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo nguyên
nhân, kế toán ghi:
Khi nhập
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá số thực nhập kho theo giá không
thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 138 (1381): trị giá số thiếu (không có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT theo hoá đơn
Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn
Khi xử lý
Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu
Nợ TK 152: ngời bán giao tiếp số thiếu
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu
Nếu ngời bán không còn hàng
Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331): thuế GTGT ( của số hàng thiếu)

Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334: cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu
Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 821: số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu
+ Nếu khi nhập kho phát hiện thấy vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán có
thể ghi nh sau:
Nếu nhập toàn bộ
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế
GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338 (3381): trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT
Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nếu trả lại cho ngời bán
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): trả lại số thừa
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa
Nếu thừa không rõ ngyên nhân ghi tăng thu nhập
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân
Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập còn số thừa coi nh giữ hộ ngời bán
và ghi:
Nợ TK 002
Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002

+ Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp
đồng
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho giao
cho chủ hàng đợc giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá
- Nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thành sản xuất thực tế
Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho
- Nhập kho vật liệu từ các nguồn khác
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp
còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa .. . Mọi
trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối
ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, nhận góp vốn
liên doanh
Có TK 412: đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 642: thừa trong định mức tại kho
Có TK 3381: thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 721: dùng không hết hoặc thu
hồi phế liệu nhập kho
Có TK 222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ
XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ
Hạch toán biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (đơn vị cha thực

hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp
kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi
mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu mua ngoài
Có TK 331, 111, 112, 311
Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Nợ TK 331, 111, 112, 1388
Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt
động tài chính
Nợ TK 331, 111, 112, 1388
Có TK 711
Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu
Với những doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKTX thì khi xuất kho vật liệu
phải lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất vật t theo hạn mức thủ kho và ngời
nhận vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lợng vật liệu xuất kho theo phiếu xuất.
+Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực
hiện các lao vụ, dịch vụ
Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xởng): xuất dùng cho phân xởng, bộ
phận sản xuất
Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 (6422): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng
+ Xuất góp vốn liên doanh
Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn đợc
liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá tri vốn góp sẽ đợc phản
ánh vào tái khoản 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Nợ TK 222: giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn
Nợ ( Có )TK 412: phần chênh lệch
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn
liên doanh
+ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 154: giá thực tế vật liệu xuất chế biến
Có TK 152: giá thực tế ( chi tiết vật liệu )
+ Giảm do vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388): cho cá nhân, tâp thể vay tạm thời
Nợ TK 136 (1368): cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu cho vay
+ Giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu tặng,
phát hiện thiếu .. .)
Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của vật
liệu xuất dùng cho các mục đích:
Nợ TK 632: nhợng bán xuất trả lơng, trả thởng,biếu tặng
Nợ TK 642: thiếu trong định mức tại kho
Nợ TK 138(1381): thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý