Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
I.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.
1.Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
1.1. Đặc điểm:
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động, đối
tợng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật
chất cho xã hội. Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta
mà lao động có ích của con ngời có thể tác động vào. Đối tợng lao động đợc chia làm
hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên nh: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng
trong lòng đất... Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao
động, gọi là vật liệu.
"Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."
Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:
- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất
định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu
hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất
của sản phẩm.
- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên
vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn
lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của
nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh h-
ởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lợng của sản
phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy,
để sản xuất đợc những sản phẩm tốt, thoả mãn đợc nhu cầu của khách hàng cần phải
có những nguyên vật liệu có chất lợng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại.
- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành

sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm
khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu
chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý
nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và
sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là
vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm.
Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá
thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật
liệu còn tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để
tăng sản phẩm xã hội.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở
thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên
vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng. Do vậy công tác
quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển,
nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lợng cao
hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc. . Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành
nên sản phẩm cũng phải không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay các ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ
nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải
toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
- ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác
nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng,
đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức.
Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách
tối đa.
- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất
lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp,
tránh lãng phí.
- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để

đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián
đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
- ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng đợc hệ thống định mức tiêu hao
nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn
thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình
hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực
hiện đợc chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu
cần phải làm tốt các công việc sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý
thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn
kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu về tình hình hiện
có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp
số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt
còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
II II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu.
1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng
nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại.
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng
nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân
loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức nh sau:
1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc phân thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể

chính của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị
hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho
lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ
lau. . .)
- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản
xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. ..
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải . . .
- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh
nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .)
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng
hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận
biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử
dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất:
Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành
các loại sau:
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong
quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá
trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá
trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc thiết
bị).

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành.
Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia
thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế
biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
III - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản
xuất, có thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán.
1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu:
Nguyên vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh
nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia
công chế biến hay nhận giữ hộ.
Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là u
việt hơn cả.
2.Tính giá nguyên vật liệu.
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc
tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch
toán nguyên vật liệu.
2.1.Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu.
- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá đợc xác định dựa trên những
căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các
khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của

nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu
và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán.
- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở đầu kỳ
hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá
hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển
hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.
2.2 Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trờng
hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu
nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán
để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch
toán thành giá thực tế.
Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là
giá ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng ( +) với thuế nhập khẩu ( nếu có), thuế giá trị
gia tăng ( Nếu áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua
thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho
bãi...) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế
bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật
liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia
công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...).
-Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận
do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)
- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá
trị thu hồi tối thiểu.
- Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng
đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
2.3.Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho.

Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động
của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế
toán. Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh
nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phơng pháp sau đây:
2.3.1. Phơng pháp FIFO ( nhập trớc, xuất trớc).
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất
hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói
cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hớng ổn định hoặc có xu
hớng giảm.
2.3.2.Phơng pháp LIFO ( nhập sau, xuất trớc).
Phơng pháp này giả định những vật liệu đợc mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,
ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên.
Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng.
2.3.3. Phơng pháp giá đơn vị bình quân.
Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân ( Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau
mỗi lần nhập)
Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Giá đơn vị
xuất dùng xuất dùng bình quân
Trong đó:
Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ
bình quân cả =
kỳ dự trữ Số lợng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng TT vật liệu nhập trong kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác
không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công
tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trớc)

bình quân =
cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trớc)
Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình
hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phơng pháp này không chính xác
vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau =
mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc điểm
của hai phơng pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhợc điểm của
phơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần.
2.3.4.Phơng pháp giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi xuất
nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phơng
pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng
sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
2.3.5.Phơng pháp giá hạch toán.
Theo phơng pháp này toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ đợc tính
theo giá hạch toán ( một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ , kế toán sẽ tiến hành
điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vật liệu (
chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý).
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
III- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1.Tổ chức chứng từ .
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa

là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
1.1.Các chứng từ sử dụng:
IV - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán.
V - Hợp đồng mua hàng.
VI - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc).
VII - Phiếu xuất vật t ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).
VIII - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).
IX - Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hớng dẫn).
= x
=
X - Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05-VT: Hớng dẫn).
XI - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).
XII
1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa
chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh
nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm
vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên
bản kiểm nghiệm vật t".
Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm
nghiệm vật t để lập " Phiếu nhập vật t". Phiếu nhập vật t lập thành 2 liên ( Đối với vật
t mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật t tự sản xuất).
Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận.
Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển
cho kế toán. Liên 3( nếu có): Ngời nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của
ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.
1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.
Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì
đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm
ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ

xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì..)
Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t
xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản
xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho
ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận vật t giữ). Phiếu xuất vật t
sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít.
Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng
doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật t theo hạn mức". Phiếu xuất vật t theo hạn
mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết
vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t đem đến kho cùng với số vật t
thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng thừa trả lại vào cả hai
phiếu.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả
thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này đợc lập làm
3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên
giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lợng của
từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách. Tuỳ theo qui mô, yêu
cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phơng pháp
hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
2.1. Phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt
số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng danh điểm vật t. Hàng ngày , căn cứ các
chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số l-
ợng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thờng
xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ
kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh
điểm vật t.

*Tại phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật t
tơng ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả
về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất do thủ
kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi
tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh
điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho.
*Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
Phiếu nhập kho
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Thẻ hoặc sổ
kế toán chi
tiết nguyên
vật liệu
Bảng tổng hợp
nhập,xuất,tồn kho
nguyên vật liệu
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn
cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt
giá trị và từng loại nguyên vật liệu.
*Điều kiện áp dụng của phơng pháp: Phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm
tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất
nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở
những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít,

không thờng xuyên.
2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo
dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạch toán chi tiết theo
phơng pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và số tiền cuả từng danh điểm vật t theo từng kho. Sổ
này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất
phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối
tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu
số tiền với kế toán tổng hợp.
* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Bảng kê nhậpChứng từ nhập
Kế toán tổng
hợp
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Bảng kê xuất
Chứng từ xuất
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
* Điều kiện áp dụng: Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi
tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công tác ghi chép, tính
toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thờng
bị chậm trễ. Phơng pháp này có cải tiến hơn phơng pháp thẻ song song nhng vẫn còn
ghi trùng lặp. Do vậy, thờng áp dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng
tồn kho tơng đối nhiều.

2.3. Phơng pháp sổ số d.
*Tại kho: Giống các phơng pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải
tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó
lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh
điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm,
trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ . Ghi xong thủ kho phải
gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra
việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm
tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số
tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng
nhóm vật t ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Bảng này
đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng
từ nhập xuất vật t. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu
tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t. Số d này đợc dùng để đối chiếu
với cột số tiền trên sổ số d ( số liệu trên sổ số d do kế toán tính bằng cách lấy số lợng
tồn kho nhân với giá hạch toán).