NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I.SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU.
1.Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
1.1. Đặc điểm:
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao
động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo
ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn
trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động
vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự
nhiên như: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất... Loại thứ hai đã
qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu.
"Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản
của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."
Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:
- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động
chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra
hình thái vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của
nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho
là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng
của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ
bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất
lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật
liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được
nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao
đảm bảo đúng quy cách chủng loại.

- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá
thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật
liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá
trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế
nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu
từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí,
giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ
một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan
trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và
trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết
kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản
phẩm xã hội.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển
trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử
dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng.
Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã
hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm
tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu
sắc. . Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng
được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước
ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu
cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả
các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
- Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng
khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho
đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao
hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí
nguyên vật liệu một cách tối đa.
- Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với

tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của
doanh nghiệp, tránh lãng phí.
- Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không
bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều
gây ứ đọng vốn.
- Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng được hệ thống định mức
tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không
ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về
tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
Để thực hiện được chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán
nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá
trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc
phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
II II. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU.
1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử
dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành
phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau

theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc
quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức như
sau:
1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể chính của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình
dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao
động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc
chống gỉ, xà phòng , giẻ lau. . .)
- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. ..
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . . .
- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh
nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .)
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ
dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh
nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong
việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất:
Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được
chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao

trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong
quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong
quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí dầu mỡ bảo dưỡng
máy móc thiết bị).
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành.
Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được
chia thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản
xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự
chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
III - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình
sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán.
1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu:
Nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do
doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh
toán
- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận
gia công chế biến hay nhận giữ hộ.
Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng
là ưu việt hơn cả.
2.Tính giá nguyên vật liệu.
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của

nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu
thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng
trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.
2.1.Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu.
- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá được xác định dựa trên
những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ
chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật
liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình
luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và
lập các báo cáo kế toán.
- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu
kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của
kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi
việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá
hạch toán về giá thực tế.
2.2 Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít
trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi
nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử
dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán
tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập
như sau:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua
ngoài là giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng ( +) với thuế nhập khẩu
( nếu có), thuế giá trị gia tăng ( Nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp)
và các khoản chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân
viên thu mua, chi phí thuê kho bãi...) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được
hưởng.
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực

tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị
vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền
thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...).
-Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả
thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)
- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được
hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị
trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
2.3.Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho.
Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm
hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ
cuả cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá nguyên
vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một
trong những phương pháp sau đây:
2.3.1. Phương pháp FIFO ( nhập trước, xuất trước).
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của
từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế
của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất
trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu
mua vào sau cùng.
Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định
hoặc có xu hướng giảm.
2.3.2.Phương pháp LIFO ( nhập sau, xuất trước).
Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất
trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên.
Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu
hướng tăng.

2.3.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân.
Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được
tính theo giá trị bình quân ( Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước
hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)
Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị
xuất dùng xuất dùng bình quân
Trong đó:
Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ
bình quân cả =
kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ
chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh
hưởng đến công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước)
bình quân =
cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước)
Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp
thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này
không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau =
mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được
nhược điểm của hai phương pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập
nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán
nhiều lần.
2.3.4.Phương pháp giá thực tế đích danh.
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn
chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trường hợp điều
chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật

liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng
hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị
cao và có tính tách biệt.
2.3.5.Phương pháp giá hạch toán.
Theo phương pháp này toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được
tính theo giá hạch toán ( một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ , kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên
vật liệu ( chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý).
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
III- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1.Tổ chức chứng từ .
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh
tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
= x
=
1.1.Các chứng từ sử dụng:
IV - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán.
V - Hợp đồng mua hàng.
VI - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc).
VII - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).
VIII - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).
IX - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hướng dẫn).
X - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT: Hướng dẫn).
XI - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).
XII
1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.

Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu
về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm
nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui
cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật tư".
Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản
kiểm nghiệm vật tư để lập " Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2
liên ( Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật tư tự sản xuất).
Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận.
Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó
chuyển cho kế toán. Liên 3( nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng,
hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán
và ghi sổ kế toán.
1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.
Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục
đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực
hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu.
Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu
(xuất cho ai, để làm gì..)
Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng
vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư
kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận
lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3:
người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho
nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít.
Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên
trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu
xuất vật tư theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó.
Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập

vật tư đem đến kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức,
thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào
những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho".
Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho
bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế
toán.
2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số
lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách.
Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể
chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
2.1. Phương pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu
về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật tư. Hàng
ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và
cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng
vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để
đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập,
xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật tư.
*Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh
điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho,
chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được
các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối
chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt
ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng
số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với
sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho.
*Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song
song.

Phiếu nhập kho
Thẻ hoặc sổ
kế toán chi
tiết nguyên
vật liệu
Bảng tổng hợp
nhập,xuất,tồn kho
nguyên vật liệu
Phiếu nhập kho
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán
phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn
kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu.
*Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản,
dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng
phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương
pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật
tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên.
2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để
theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch
toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lượng và số tiền cuả từng danh điểm vật tư theo từng
kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng
từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi
một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu
luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Thẻ kho
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhậpChứng từ nhập

Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
* Điều kiện áp dụng: Theo phương pháp này thì công việc ghi chép kế
toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ công
tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch
toán và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Phương pháp này có cải tiến hơn
phương pháp thẻ song song nhưng vẫn còn ghi trùng lặp. Do vậy, thường áp
dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tương đối nhiều.
2.3. Phương pháp sổ số dư.
*Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho
phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật
liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo
từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho
và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào
sổ . Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ,
kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số
tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền
vừa tính được của từng nhóm vật tư ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế
nhập - xuất - tồn kho. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được
ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật tư. Tiếp đó cộng số

tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối
tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền
Kế toán tổng hợpSổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Bảng kê xuất
Chứng từ xuất