Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà

một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà.
I. Một số nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật
liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà.
Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập. Trải
qua hơn 07 năm xây dựng và trởng thành, qua bao khó khăn đến nay đã từng
bớc lớn mạnh về mọi mặt. Trởng thành và phát triển trong nền kinh tế thị tr-
ờng đã tạo đà cho bớc đi của Xí nghiệp, đây là hớng đi hoàn toàn đúng đắn,
dựa trên nhu cầu của thị trờng và nền tảng vật chất của Xí nghiệp để ngày
càng phát triển nhu cầu của thị trờng và nền tảng vật chất của Xí nghiệp để
ngày càng phát triển và đứng vững trong sự cạnh tranh gay gắt của thị trờng.
Xí nghiệp đã cung cấp cho thị trờng những sản phẩm có giá trị kinh tế góp
phần khẳng định vị trí của mình. Để đạt đợc kết quả nh vậy, một phần là nhờ
Xí nghiệp đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý tốt
nguyên liệu nói riêng.
Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế công tác kế toán quản lý vật
liệu ở Xí nghiệp, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu có
những u, nhợc điểm sau:
1. Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp đợc xây dựng trên mô hình tập
chung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của Xí nghiệp. Các phòng
ban phân xởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch
toán nhất là nguyên vật liệu diễn ra nhịp nhàng đều đặn.
- Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Xí nghiệp đã xác định đợc định mức
dự trữ vật liệu cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị
dán đoạn, lãng phí vì giải phóng đợc một số vốn lu động đáng kể cho số dự trữ
vật liệu tồn kho không cần thiết. Hệ thống kho tàng đợc tổ chức hợp lý khoa
học. Từ đó kế toán có điều kiện thuận lợi trong công tác hạch toán kiểm tra.
- Về hệ thống sổ kế toán, tài khoán kế toán:
Nhìn chung công tác kế toán của Xí nghiệp đã đi vào nề nếp ổn định
với hệ thống sổ sách kế toán tơng đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Việc vận dụng

hệ thống tài khoản kế toán mới tơng đối phù hợp. Hiện nay Xí nghiệp đang áp
dụng hình thức kế toán NKCT, hình thức này phù hợp với đặc điểm của Xí
nghiệp, nó khắc phục việc ghi chép trùng lặp, cung cấp thông tin kịp thời. Đối
với kế toán nguyên vật liệu Xí nghiệp áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp, đáp ứng đợc
yêu cầu theo dõi thờng xuyên tình hình biến động của vật, tiền vốn
- Về khâu thu mua và sử dụng vật liệu:
Xí nghiệp đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua vật liệu phục vụ
cho sản xuất, kiểm nhận vật liệu thu mua chặt chẽ đảm bảo chất lợng, số lợng,
chủng loại vật liệu. Quan hệ lâu năm với bạn hàng nên giá cả ổn định. Từ đó
việc cung cấp nguyên vật liệu đpá ứng đủ cho sản xuất, không gây tình trạng
d thừa vật liệu hay làm gián đoạn sản xuất.
Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dựa
trên định mức vật liệu định trớc. Do đó, vật liệu đáp ứng đợc kịp thời cho yêu
cầu sản xuất, tránh lãng phí.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà đợc
thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi đợc tình hình thu mua vật liệu trong
quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên bên cạnh những u điểm trên vẫn còn
một số vấn đề tồn tại cần đợc khắc phục hoàn thiênj trong công tác kế toán vật
liệu.
2. Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may
Minh Hà.
2.1. Về việc phân loại vật liệu:
Vật liệu của Xí nghiệp rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại. Trong
mỗi loại lại có nhiều thứ khác nhau nhng Xí nghiệp cha sử dụng sổ danh điểm
vật t. Nh vậy, sẽ không phân biệt đợc một cách tỷ mỉ từng loại nguyên vật liệu
theo yêu cầu riêng trong quá tỉnfh sản xuất kinh doanh, cũng nh việc gây khó
khăn trong công tác kiểm kê cuối tháng.
2.2. Về sổ chi tiết TK 331 phải trả cho kế toán.
Khi phát sinih các nghiệp vụ nhập vật liệu đồng thời với các công việc

khác, kế toán vật liệu đã tiến hành ghi số chi tiết thanh toán với ngời bán nhng
ở Xí nghiệp cha tách riêng từng khách hàng, vẫn phản ánh chung trên một sổ
chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán. Với số lợng đơn vị quan hệ bán cho
Xí nghiệp nhiều, vì thế nó không tiện cho việc theo dõi với những khách hàng
thờng xuyên và kế toán mất nhiều thời gian và vất vả cho công tác tập hợp số
liệu của từng đơn vị bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5.
2.3. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm có sử dụng nhiều loại hoá chất, nếu
để lâu sẽ gây ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm. Do đó, giảm giá trị gây thiệt
hại cho tài chính của Xí nghiệp.
Mặt khác, sự biến động về giá cả các loại vật liệu trên thị trờng cũng
ảnh hởng đến Xí nghiệp, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì
việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu ở Xí nghiệp mỗi niên độ
kế toán là rất cần thiết. Vì vậy Xí nghiệp có thể nghiên cứu xem xét để có thể
lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đungs quy định.
2.4. Về việc lập ban kiểm nhận vật t phân xởng.
Khi nguyên vật liệu về nhận kho đã đợ c kiểm nhận, nhng do nguyên
vật liệu còn nguyên đai, nguyên kiện nên không thể kiểm tra chi tiết. Vì vậy
khi đa xuống sản xuất, gây ra tình trạng công nhân phân xởng phát hiện thiếu
trong quá trình sản xuất, điều này gây ảnh hởng không nhỏ đến quy trình sản
xuất.
2.5. Về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, công tác quản
trị doanh nghiệp đòi hỏi phải có đợc thông tin một cách đầy đủ và nhanh
chóng. Hiện nay, tại phòng kế toán việc hạch toán nói chung và công tác
nguyên vật liệu nói riêng vẫn cha đợc thực hiện toàn bộ bằng kế toán máy. Do
đó, quá trình ghi chép hạch toán có thể dẫn đến sai sót và việc cung cấp thông
tin cho quản lý không đợc kịp thời nhanh chóng.
II. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở
Xí nghiệp may Minh Hà.

Trong quá trình thực tập ở Xí nghiệp may Minh Hà, trên cơ sở lý luận
đợc học và thực tế ở Xí nghiệp thì bên cạnh những u điểm cần phát huy, còn
có những hạn chế nhất định cần đợc cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý
kinh tế nói chung và của Xí nghiệp nói riêng. Vì vậy em xin đa ra một số ý
kiến với mong muốn đây là những ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác
kế toán vật liệu ở Xí nghiệp.
1. ý kiến về lập sổ danh điểm vật t.
Để phục phụ cho việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho, tiến tới
thành lập kế toán quản trị phục phụ cho việc ra quyết định chính xác, đặc biệt
trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán, Xí nghiệp cần phải lập
sổ danh điểm vật liệu.
Mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi trên một trang sổ. Trong mỗi nhóm vật liệu sẽ
ghi đầy đủ các loại vật liệu nhóm đó. Ví dụ, VLC gồm các loại nh sợi NE, sợi
cốt tông, sợi PE, sợi PC VLP bao gồm: Chỉ các loại hoá chất trong mỗi
loại vật liệu lại gồm các chủng loại kích cỡ khác nhau nh chỉ may 20/2 có các
màu đợc ký hiệu nh 20/2 - 9771 hoặc 20/2- 1814
Sổ danh điểm vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của loại vật liệu,
nhóm vật liệu, chủng loại vật liệu. Chúng đợc chia thành từng phần, mỗi nhóm
vật liệu đợc mã hoá theo số liệu riêng (mã vật t.
Cách mã hoá danh điểm vật t phổ biến là kết hợp giữa số liệu TK và
việc phân chia cho mỗi loại đợc đánh số liên tục theo quy ớc của loại đó.
Giữa các nhóm để trống để dự phòng các nhóm vật liệu mới.
Sổ danh điểm đợc mở thống nhất trong phạm vị toàn Xí nghiệp nhằm
đảm bảo các bộ phận trong Xí nghiệp phối hợp chặt chẽ và thống nhất trong
công tác quản lý vật liệu. Sổ này sẽ có tác dụng giúp cho công tác hạch toán
đợc dễ dàng thuận lợi và là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá công
tác hạch toán vật liệu. Căn cứ vào loại vật liệu và số lợng vật liệu thực tế ở Xí
nghiệp, em xin lập sổ danh điểm vật liệu cho; Xí nghiệp với mục đích giúp
công tác hạch toán vật liệu đợc khoa học dễ dàng thuận tiện, tránh nhầm lẫn.
(Xem biểu số 21)

2. ý kiến về sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Việc theo dõi thanh toán với ngời bán là rất cần thiết. Đối với ngời bán
có quan hệ thờng xuyên, kế toán đều theo dõi chung trên một quyển sổ. Theo
cách ghi này tất cả các nhà cung cấp có quan hệ mua bán với Xí nghiệp đều đ-
ợc chung trên một trang sổ. Số lợng hoá đơn thì nhiều, việc ghi chép nhiều
thiếu dòng, sau đó kế toán lại ghi thêm một phần khác vào trang sau làm cho
việc tổng hợp theo dõi rất khó và không hệ thống. Việc ghi sổ NKCT số năm
mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng đồn các chứng từ của
từng ngời bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5. Các cuộc hạn chế đó
theo em nên mở số chi tiết thanh toán với ngời bán trên những trang sổ nhất
định, ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, theo dõi chi tiết từng lần Xí
nghiệp thanh toán với ngời bán. Cuối tháng số phát sinh theo từng một tài
khoản có liên quan và tính số d cho từng ngời bán cụ thể. Riêng xí nghiệp nào
có quan hệ mua bán với Xí nghiệp may Minh Hà thờng xuyên với số lợng
nhiều thì nên mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán riêng cho Xí nghiệp đó để
tiện việc ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó cũng
thấy đợc tổng số của từng ngời bán để làm căn cứ ghi NKCT số 5.
Với cách mở sổ nh vậy, tin rằng kế toán sẽ ghi đợc kịp thời, rất tiện đối
chiếu với khách hàng khi có nhu cầu, đối chiếu với kế toán thanh toán. Nó
giúp cho Xí nghiệp theo dõi một cách chính xác rõ ràng đối với từng đối tợng
một cách chi tiết giúp cho côpng ty theo dõi đợc việc phải trả với khách hàng
không bị lẫn.
(Xem biểu số 22)
3. ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo nguyên tắc thận tọng trong kế toán thì khi có các bằng chứng có
thể (hoặc cha chắc chắn) về sự việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn
khi giá trị dự tính của vật liệu giảm sút do h hỏng thì cần phải lập dự phòng
giảm giá cho vật liệu. Công việc lập dự phòng đợc tiến hành nh sau: Dự phòng
giảm giá hàng tồn kho vật liệu đợc ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo
cáo tài chính.

- Việc lập dự phòng giảm giá đợc tính cho từng thứ vật liệu và đợc thực
hiện thống nhất trong toàn Xí nghiệp.
- Đối với vật liệu dự trữ cho sản xuất không lập dự phòng giảm giá hàng
tồn kho nếu giá bán các sản phẩm đợc sản xuất từ các loại vật liệu dự kiến là
cao hơn giá gốc.
- Theo thông t 89/2003/TT -BTC ngày 09 tháng 10 năm 2003 về việc
"lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Cuối kỳ kế otán năm, khi giá trị thuần
có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng
giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số
chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực
hiện đợc của chúng.
- Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ
kế toán năm lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ
kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:
Nợ TK 632- giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ
kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối
kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632 - giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng
tồn kho)
- Cuối niên độ kế toán phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ trớc và lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho cho đến cuối niên độ tiếp theo. Việc lập dự phòng giảm giá hàng
tồn kho đợc phản ánh ở tài khoản 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho"
4. ý kiến về việc lập ban kiểm nhận vật t về phân xởng.
Quá trình quản lý và sử dụng vật liệu của Xí nghiệp tơng đối chặt chẽ.
Tuy nhiên, có tình trạng nh đã nêu là vật liệu xuống đến phân xởng vẫn phát
hiện thiếu hụt gây ảnh hởng lớn đến sản xuất. Để đảm bảo đa vật liệu vào sản

xuất, cần có chất lợng tốt cung cấp đủ cho nhu cầu sản xuất, tránh sự thiếu hụt
khi về đến phân xởng. Xí nghiệp nên tiếp tục lập ban kiểm nhận NVL tại phân
xởng và hết sức chú trọng đến khâu này. Trong quá trình kiểm nhận ghi rõ số
lợng thực nhập theo chứng từ vào biên bản kiểm nhận, xác định lợng thừa
thiếu, ghi rõ nguyên nhân làm căn cứ để quy trách nhiệm.
5. ý kiến về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán.
Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn bùng nổ thông tin. Sự phát triển của
khoa học công nghệ đã có những thành tựu đáng kể đang đợc ứng dụng rất
rộng rãi trong đời sống nói chung và trong quản lý kinh tế nói riêng. Do đó để
có thể nắm bắt đợc những thông tin nhạy bén, kịp thời nhằm đa ra những
quyết định chính xác, hợp lý. Xí nghiệp cần hiện đại hoá công tác kế otán để
phù hợp với yêu cầu thực tế. Hay nói cách khác, xí nghiệp cần nhanh chóng
nghiên cứu triển khai ứng dụng đồng bộ việc hạch toán kế toán bằng chơng
trình kế toán máy phù hợp. Từ đó giảm bớt số lợng sổ sách kế toán, công tác
hạch toán kế toán đợc nhanh hơn, chính xác hơn. Việc cung cấp thông tin cho
lãnh đạo thờng xuyên hơn để ban lãnh đạo xí nghiệp có thể nhanh chóng đa ra
những quyết định hợp lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho xí
nghiệp.
Vừa qua theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC về việc ban hành và
công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt một). Trong đó, có nêu bốn ph-
ơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho (phơng pháp tính theo giá đích
danh, phơng pháp bình quân gia quyền, phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, ph-
ơng pháp nhập sau - xuất trớc) thì xí nghiệp cần phải nhanh chóng tổ chức
triển khai chuẩn mực và tuỳ vào tình hình thực tế của mình để chuyển sang áp
dụng phơng pháp nào trong các phơng pháp vừa nêu cho phù hợp.
Kết luận
Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định công tác kế toán vật liệu, công
cụ - dụng cụ có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý
tài chính nói riêng. Kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp sản xuất theo
dõi đợc chặt chẽ vật liệu, công cụ, dụng cụ cả về số lợng, chất lợng, chủng

loại, giá trị xuất nhập tồn kho. Thông qua đó Xí nghiệp có thể sử dụng hợp lý,
tiết kiệm đợc các loại vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần vào tăng tích
luỹ, tái sản xuất xã hội.
Sau thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế Xí nghiệp may Minh Hà, em
càng nhận thức đợc ý nghĩa kế toán vật liệu trong việc tổ chức sản xuất của Xí
nghiệp. Những kết quả nghiên cứu thực tế ở Xí nghiệp đã giúp em củng cố
những kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hiện chuyên đề thực tập.
Trong điều kiện cho phép khả năng, trình độ bản thân, chuyên đề thực
tập giải quyết đợc yêu cầu sau.
- Về lý luận: Chuyên đề thự ctập trình bày khái quát hệ thống vấn đề lý
luận, cơ bản về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Về thực tế: Chuyên đề thực trình bày thực tế công tác quản lý và quy
trình kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà trên cơ sở phân tích thực tế,
em đề xuất những vấn đề cơ bản và những biện pháp hoàn thiện công tác kế
toán vật liệu nói riêng và quản lý hạch toán kế toán nói chung.
Trên đây là toàn bộ chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Tổ chức kế
toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở
Xí nghiệp may Minh Hà".
Do trình độ có hạn, kinh nghiệm thực tế cha có nên không tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong đợc sự chỉ bảo, giúp đỡ của thầy giáo Thạc sỹ
Nguyễ Vũ Việt để em hoàn thành chuyên đề thực tập.
Biểu số 21
Ký hiệu
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất vật t
ĐVT
Ghi chú
Nhóm vật
liệu
Sổ danh

điểm
152.1 Nguyên vật liệu chính
1521.110 Sợi 20/1 PC Kg
152.1.111 Sợi 34/1 PC Kg
152.1.112 Sợi 76/1 PC Kg
.
152.1.120 Sợi 20 Cotton Kg
152.1.121 Sợi 21 Cotton Kg
152.1.122 Sợi 32 Cotton Kg
.
152.1.130 Sợi 20 PE Kg
152.1.131 Sợi 54 PE Kg
152.1.132 Sợi 34 PE Kg
.
152.2 Nguyên vật liệu phụ
152.2.210 Xút (NaOH) Lít
152.2.211 Amoniac Lít
152.2.212 Axtfoocmic Lít
.
152.2.220 Chỉ 2000m/c Cuộn
152.2.221 Chỉ 4000m/c Cuộn
152.2.222 Chỉ 5000m/c Cuộn
.
152.3 Nhiên liệu
152.3.310 Dầu Diesel Lít
152.3.311 Dầu máy nắn khi - RC 100 Lít
.
152.3.320 Mỡ C Kg
152.3.321 Mỡ chịu nhiệt L Kg
.

152.4 Phụ tùng thay thế
152.4.410 Bánh răng Z38 m 1,75 Cái
152.4.411 Bánh răng Z63 m 1,75 Cái

152.4.420 Tay đập tre Cái
152.4.421 Tay đập gỗ Cái
.
152.5 Phế liệu
152.5.510 Sợi rối các loại Kg
152.5.511 Sợi đầu dây truyền Kg
Biểu 10
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Tháng 11/2003
Kho bông
Loại bông Số d đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Bông Việt Nam 722.966,00 5.651.529.976 545.143,0 308.810.041 51.399.980,0 8.115.020.505
Bông sơ N 724.366,00 15.651.529.97
6
557.351,0 8.340.582.81
6
52.488.620,0 8.140.784.261
Bông gầm ý 10.333,4 232.510.150 10.333,4 232.510.150
Bông Liên Xô 1.875,0 8.522.625 53.300,0 2.513.606
Xơ 240.680,00 3.018.850.510 65.974,0 752.088.500 48.492,0 596.308.460
Sợi 13.080,00 486.175.259
Sợi nụ 20/1 cotton 2.449,50 92.204.636
Chải kỹ 100,00 11.363.600
Sợi nhún 9.336,70 303.129.509
Ptex D300 66,00 1.848.000

Ptex D75 85,00 2.402.995
Ptex D150 149,20 4.882.868
32/2PVY/65/35 146,32 12.574.740
Sợi 20S x 70D 17,30 437.223
Nợi Ne 16/1 + 70D 729,92 57.331.688
Tổng cộng 1.714.171,9
4
25.294.260.98
0
1.180.676,
4
9.642.514.13
2
104.000.725,
4
17.087.136.98
Biểu 11
Sổ số d vật liệu
Kho bông
Năm 2003
D đầu kỳ 1/2003 D cuối kỳ 1/2003 D cuối kỳ 2/2003 D cuối kỳ 11/2003