Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở doanh nghiệp.

1
lý luận chung về tổ chức công tác
kế toán bán hàng và kết quả bán hàng
ở doanh nghiệp
1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán
bán hàng
1.1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng:
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ cho khách
hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá
trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình
thành kết quả kinh doanh. Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp
còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý
và tiêu dùng nội bộ.
Theo chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác thì bán hàng
là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.
Quá trình bán hàng là giai đoạn hay khâu cuối cùng của quá trình tái sản
xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của
doanh nghiệp. Sau quá trình này, doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ
phải thu về tiền hàng. Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình
thành kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định đầy đủ kết quả bán
hàng là thớc đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để
doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và kết quả bán hàng, doanh
nghiệp có thể nhìn nhận đợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực đối
với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó xây dựng chiến lợc kinh doanh hợp lý, có
những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Nh vậy, quá trình bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối tơng
quan mật thiết với nhau. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh
nghiệp còn bán hàng là phơng tiện hữu hiệu để thực hiện mục đích đó. Do vậy,
các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về quá trình

bán hàng nhằm xác định đúng đắn hớng đi cũng nh chiến lợc kinh doanh của
doanh nghiệp mình.
1.2.Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và kết quả bán hàng:
Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực, có rất nhiều cơ
hội nhng cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn thử thách. Để thực
hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và
nhu cầu của đời sống xã hội, để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý chặt
chẽ quá trình bán hàng, kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau:
1
2
- Theo dõi hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: Số lợng, chất lợng, gía trị.
- Nắm vững tình hình thị trờng, theo dõi từng phơng thức bán hàng, từng
hình thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và tình hình thu hồi nợ từng
khách hàng.
- Tính toán xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ sở để xác
định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp.
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần biết thông tin một cách chi
tiết, cụ thể về quá trình bán hàng và kết quả bán hàng của từng loại sản phẩm,
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quả lý vĩ mô, để có đợc những
quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian
hiện tại mà cả về tơng lai lâu dài. Việc kế toán chi tiết hoạt động bán hàng, kết
quả bán hàng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu
hẹp quy mô hoạt động, mở rộng hay thu hẹp nh thế nào, tới mức độ nào hay
quyết định đình chỉ sản xuất hoặc tiếp tục sản xuất. Vì lẽ đó, tổ chức công tác
kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy vi tính là rất hữu ích cho các
doanh nghiệp vì có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác kịp thời.
1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng
Kế toán với chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp nói chung và khâu bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng
phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lơng hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ
nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các
chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi
nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà n-
ớc.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán
hàng và kết quả bán hàng và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài
chính và quản lý doanh nghiệp.
Nh vậy, việc tổ chức bán hàng, và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp là
hết sức quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp nhận biết đợc tình hình tiêu thụ của
từng mặt hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, lợi nhuận thu đợc qua hoạt
động bán hàng để từ đó doanh nghiệp đề ra những giải pháp tích cực nhằm nâng
cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới.
1. Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng
2.1 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng
Bán hàng là một quá trình trao đổi hàng hoá - tiền tệ trong đó doanh
nghiệp trao hàng cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho
doanh nghiệp. Bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh
2
3
doanh và mở ra một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới. Để nâng cao hiệu quả của
quá trình này, doanh nghiệp phải áp dụng các phơng thức bán hàng phù hợp.
Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản
kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định đối
với việc xây dựng thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết
kiện chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận.
Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng thức bán hàng chủ
yếu sau:
- Phơng thức giao hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, bên khách hàng

uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán
hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thơng mại mua bán thẳng). Ngời
nhận hàng sau khi ký nhận vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp bán thì
hàng đợc xác định là đã bán và đợc ghi nhận doanh thu, nghĩa là doanh nghiệp
không còn nắm gữi quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát hàng.
Thuộc phơng thức bán hàng này gồm có các trờng hợp cụ thể sau:
+ Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán
ngay tiền hàng cho bên bán.
+ Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng cho ngời mua nhng
ngời mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn thoả thuận. Khi nền
sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán
hàng thì việc bán hàng chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu
hút khách hàng, tăng doanh thu. Nhng bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh
nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn.
+ Bán trả góp: Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần, Ngời mua sẽ
thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả
dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thờng số tiền
trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và
một phần lãi trả chậm.
- Phơng thức hàng gửi bán: Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp
gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa
hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi
hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát của doanh
nghiệp. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì hàng
mới chuyển quyền sở hữu và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng.
Phơng thức hàng gửi bán đợc chia làm các trờng hợp sau:
+ Gửi hàng cha đợc chấp nhận ngay: Trong trờng hợp này, doanh nghiệp
chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng. Số hàng chuyểnn đi
vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi bên mua thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc

bên mua chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở
hữu về số hàng đó.
3
4
+ Gửi hàng cho đại lý ký gửi: Theo phơng thứcủa này, doanh nghiệp (Bên
giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (Bên đại lý) để bán. Bên đại lý
sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hay chênh lệch giá.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể áp dụng một số phơng thức bán hàng
khác nh phơng thức hàng đổi hàng, hàng hoá để trả lơng, hàng hoá đen đi biếu
tặng, trng bày triển lãm giới thiệu sản phẩm...Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm
sản xuất kinh doanh của mình mà doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt nhằm
đem lại lợi ích kinh tế cao nhất.
2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1 Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, sản
phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu bán hàng là
số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng.
Theo chuẩn mực kế toán doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời
thoả mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở
hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
- Danh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
Khi xem xét tới các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp
cần lu ý các điểm sau:
- Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và
lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua trong từng trờng hợp

cụ thể. Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro
trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp
hoặc quyển kiểm soát hàng hoá cho ngời mua.
- Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền quyền
sở hữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh
thu không đợc ghi nhận.
- Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với
quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi
nhận.
- Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp
nhận đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn, chỉ nghi nhận doanh thu khi yếu
tố này sử lý xong. Nếu doanh thu đã đợc nghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc
tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu đợc thì phải hạch
toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không đợc nghi giảm doanh
4
5
thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó
đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không
ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là
không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải đợc ghi
nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát
sinh sau ngày giao hàng (Chi phí bảo hành và chi phí khác) thờng đợc xác định
chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đợc thoả mãn. Các khoản tiền
nhận trớc của khách hàng không đợc nghi nhận doanh thu mà đợc ghi nhận là
một khoản nợ phải trả lại tại thời điểm nhận tiền trớc của khách hàng. Khoản
nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàng chỉ đợc ghi nhận là doanh thu
khi đồng thời thoả mãn các điều kiện đã nêu ở trên.
2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Chiết khấu thơng mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thành
toán cho ngời mua hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn
theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã đợc ghi trên hợp đồng kinh tế mua
bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
- Trị giá hàng bán bị trả lại: Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng
trong trờng hợp hàng đã đợc xác định là bán nhng do chất lợng quá kém, khách
hàng trả lại số hàng đó.
- Giảm gía hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho ngời mua do hàng
hoá kém phẩm chất, sai quy các và lạc hậu thị hiếu.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp đối với sản phẩm, hàng hoá,
dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở nộp
thuế theo phơng pháp trực tiếp.
2.2.3 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán
Để xác định đúng kết quả bán hàng, trớc hết cần xác định trị giá vốn
hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá
trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.
2.2.3.1. Tính trị giá vốn hàng đã bán
Trị giá vốn hàng có thể đợc tính theo những phơng pháp khác nhau tuỳ
thuộc vào đặc điểm hình thành, sự vận động của sản phẩm, hàng hoá, trong từng
loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giá thực tế hàng
xuất kho của doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng hoá xuất kho để bán
hay hàng hoá hoàn thành không nhập kho đa đi bán ngay chính là giá thành sản
phẩm xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành.
5
6
Theo chuẩn mực số 02 hàng tồn kho, giá vốn thực tế của hàng hoá xuất

kho đợc xác định bằng một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, hàng xuất
kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá
vốn thực tế của hàng xuất kho.
+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị của
từng loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn
kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất
trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập
một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp.
+ Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn
kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc còn hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo ph-
ơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở
thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gía
của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
+ Phơng pháp nhập sau xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn
kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này
thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau
cùng, giá trị hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần
đầu kỳ còn tồn kho.
- Đối với các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh mua bán vật t, hàng
hoá thì trị gía vốn hàng bán đợc xác định:
Trị giá vốn
hàng bán xuất
kho
= Trị gía mua +
Chi phí mua phân
bổ cho hàng đã
bán

+ Trị giá mua của hàng xuất kho bán đợc tính theo một trong các phơng
pháp nêu trên nh ở các doanh nghiệp sản xuất.
+ Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán đợc căn cứ vào toàn bộ số
chi phí mua của hàng nhập kho rồi phân bổ theo các tiêu thức hợp lý, th-
ờng thì phân bổ theo trị giá mua:
6