MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI
I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI
1. Ưu điểm
Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo Công
ty cùng sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được
một số những thành tựu nhất định: tốc độ tăng trưởng cao, đời sống của CBCNVC
được nâng cao, công ty đã nhận được nhiều bằng khen về thành tích trong lao động
và sản xuất…Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đa dạng hóa các sản phẩm
rượu, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng
cạnh tranh với hàng nước ngoài
Đạt được những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt
công tác kế toán của công ty, mà đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Là
một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng như tạo nên công dụng và
chất lượng sản phẩm. Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, hạch toán đúng đắn đầy đủ là
cở sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Ý thức được tầm quan
trọng của việc quản lý và hạch toán vật liệu nên công ty luôn có sự khuyến khích
đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toán nguyên
vật liệu. Công tác hạch toán vật liệu tại công ty có thể xem xét trên những mặt sau:
- Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu tiên
tiến, tránh lãng phí.
- Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán
giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Công ty xây dựng một hệ thống kho đủ điều kiện để bảo quản nguyên vật
liệu trong những năm vừa qua giúp cho việc lưu chuyển qua kho
- Xây dựng định mức dự trữ hợp lý đảm bảo tiết kiệm vốn dự trữ và sản xuất
được tiến hành liên tục.
2. Một số tồn tại chủ yếu
2.1. Trong lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu

2.1.1. Về tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Đối với một số nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài như các loại hương
liệu, nút… hiện nay công ty đang tính giá nhập kho bằng nguyên giá nguyên vật
liệu. Còn các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí mở L/C, chi phí dịch
vụ ngân hàng và thuế nhập khẩu lại được ghi vào chi phí khác. Điều này dẫn tới đơn
giá nhập kho của loại nguyên vật liệu đó sẽ không chính xác. Sau đó, giá vật liệu
xuất kho lại bằng tổng giá mua cộng chi phí thu mua chia cho số lượng vật liệu nhập
kho. Nếu trong tháng có nhiều loại nguyên vật liệu nhập mua hoặc nhiều loại vật
liệu cùng nhập trên một hoá đơn thì khi tính giá vật liệu xuất kho sẽ bị nhầm lẫn hay
bỏ sót.
2.1.2.Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Đối với một số nguyên vật liệu chính, số lượng lớn, nhập, xuất liên tục như
đường, các loại chai, giấy.. thì công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền.
Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản
thì kế toán nguyên vật liệu thường lấy giá xuất chính là giá nhập của nguyên vật
liệu trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu
trong kỳ. Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán
phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng nguyên vật liệu nhiều, phong phú về
chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều. Mặt khác, vì đặc
điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để
tính toán giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán
nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi
phí, tính giá thành sản phẩm cuối tháng.
2.1.3. Về phân loại và quản lý nguyên vật liệu
Hiện nay, công ty đang phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của
chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc phân loại là chưa nhất
quán, việc sắp xếp nguyên vật liệu ở các kho chưa thống nhất, có một loại vật liệu
nhưng lại được bảo quản ở nhiều kho khác nhau (như chai). Ngoài ra, kho tàng quản
lý nguyên vật liệu của công ty chưa hợp lý. Công ty chưa có sự chuyên môn hoá tại
từng kho cho việc bảo quản. Vì không phải loại vật liệu nào cũng có yêu cầu bảo

quản như nhau nên công ty cũng cần quan tâm đến điều này nhằm giảm bớt lượng
nguyên vật liệu hao hụt và hướng tới việc tiết kiệm chi phí. Vật liệu thu hồi sau quá
trình sản xuất thường được quản lý tại các phân xưởng và chỉ báo cáo lại cho các
kho biết số lượng phẩm chất thu hồi. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý,
dễ xảy ra mất mát và nhầm lẫn.
2.2. Tồn tại trong tổ chức hạch toán kế toán chi tiết, tổng hợp
2.2.1. Về việc phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ
Việc phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ ở công ty còn
nhiều điểm chưa hợp lý. Trên chứng từ thường không ghi hết các yếu tố cần thiết
theo quy định trên chứng từ, không ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài
khoản liên quan, nên gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán khi ghi sổ.
Quá trình luân chuyển chứng từ ở công ty còn rườm rà, nhiều thủ tục, điển hình
là quá trình xuất vật liệu. Khi có nhu cầu vật tư cho sản xuất, các xí nghiệp sản xuất
lên xin ý kiến Giám đốc rồi xuống phòng Kế hoạch- Vật tư viết phiếu xuất kho, sau
đó mới xuống kho lĩnh vật tư. Do đó, khi xuất vật tư không có “Phiếu xuất vật tư
theo hạn mức” mà xuất theo nhu cầu của xí nghiệp đã được phê duyệt. Vật tư được
cấp sẽ có thể vượt quá nhiều định mức cho phép. Khi biết được điều này thì nguyên
vật liệu đã dùng hết và không loại trừ trường hợp dùng lãng phí, không đúng mục
đích. Ngoài ra, vật tư nếu để tồn kho ở các xí nghiệp quá nhiều, do điều kiện bảo
quản tại xí nghiệp không được đảm bảo sẽ khiến cho vật tư bị mất phẩm chất.
2.2.2. Sử dụng tài khoản 152 và chi tiết tài khoản 152 chưa phù hợp theo loại
nguyên vật liệu
Trong quá trình hạch toán tổng hợp, công ty đã sử dụng TK 152 chi tiết theo
từng nhóm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, trên TK 152.2- . “Nguyên vật liệu khác” có
quá nhiều chủng loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau. Ví dụ như vật liệu
xây dựng: sắt, thép, tôn các loại cũng được xếp cùng nhóm với các loại phụ tùng để
sản xuất rượu, cồn. Công ty cần xem xét lại việc sắp xếp trên TK 152.
2.2.3. Hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hiện còn
nhiều bất cập.
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng là

phương pháp “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Tuy nhiên, sổ sách dùng để hạch toán chi
tiết nguyên vật liệu chưa đúng với tên gọi. “Sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dõi phần
nhập mà không theo dõi phần xuất, ngoài ra sổ chi tiết này chỉ theo dõi nghiệp vụ
nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tạm ứng.
Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau do ở
phòng kế toán không mở “Sổ đối chiếu luân chuyển” để theo dõi tình hình biến động
của nguyên vật liệu theo từng kho. “Sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử
dụng là sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi tổng hợp tất cả các loại vật liệu thuộc sở
hữu của công ty (cả ở kho và xí nghiệp sản xuất). Vì một loại vật liệu có thể được
bảo quản ở nhiều kho chứ không phải một kho duy nhất nên nếu đối chiếu giữa “Thẻ
kho” và “Sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết
quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán là hai việc gần như độc
lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xảy ra hoặc nhầm lẫn
giữa các loại nguyên vật liệu là rất khó phát hiện.
Cuối niên độ kế toán, công ty thành lập ban kiểm kê để tiến hành kiểm kê
nguyên vật liệu ở tất cả các kho và các xí nghiệp. Để đối chiếu kế toán vật liệu
thường phải cộng tổng số lượng từng loại vật tư có ở các kho và xí nghiệp trên “Biên
bản kiểm kê” rồi đối chiếu với số lượng tồn kho của vật liệu ấy trên “Sổ đối chiếu
luân chuyển” tổng hợp. Công việc này tốn nhiều thời gian và hay bị nhầm lẫn bởi vì
mỗi loại vật tư tồn ở nhiều nơi khác nhau và chính nhân viên kế toán cũng không
nhớ hết liệu loại vật tư này có ở những nơi nào để cộng cho đủ. Do đó, quy trình
quản lý vật liệu trên sổ sách của cả kho và kế toán là còn nhiều bất cập.
2.2.4. Hệ thống thanh toán nhà cung cấp chưa được tổ chức theo dõi qua sổ chi
tiết
Như đã nói ở nói ở phần hạch toán tổng hợp, trường hợp mua nguyên vật liệu
chưa thanh toán cho người bán, kế toán dựa trên chứng từ gốc phát sinh ghi vào
nhật ký- chứng từ 5 mà không có “Sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Là một
công ty sản xuất với quy mô lớn, Công ty Rượu Hà Nội có số lượng lớn nhà cung
cấp và các nghiệp vụ diễn ra trong tháng liên tục. Điều này cũng gây khó khăn cho
việc theo dõi tình hình thanh toán với người bán tại công ty.

2.2.5. Kế toán nghiệp vụ xuất bán nguyên vật liệu chưa đúng chế độ quy định
hiện hành cụ thể
Ở công ty, khi bán rượu cho khách, khách hàng thường mua thêm vỏ hộp để
đề phòng hộp rượu bị hỏng. Khi nghiệp vụ nay xảy ra, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK155:
Có TK152:
Sau đó, kế toán phản ánh giá vốn và căn cứ vào hoá đơn GTGT phản ánh
doanh thu bán hộp rượu như là doanh thu bán thành phẩm
BT1: Nợ TK632:
Có TK155:
BT2: Nợ TK111,131…:
Có TK511: Doanh thu bán rượu
Có TK3331: Thuế GTGT
Theo em, việc hạch toán như trên là không đúng chế độ. Mặc dù Công ty có xí
nghiệp bao bì sản xuất hộp rượu nhưng mục đích là cung cấp vật liệu cho đóng gói
rượu thành phẩm. Khi bao bì hoàn thiện quá trình sản xuất thì nhập Kho Bao bì (Kho
chứa vật liệu) chứ không nhập kho thành phẩm. Công ty cần xem xét lại việc hạch
toán này.
2.2.6. Phương pháp kế toán hàng mua đang đi đường
Công ty hiện đang mua vật liệu của nhiều nhà cung cấp, có những nhà cung
cấp ở xa tận Thành phố Hồ Chí Minh (Hãng Rôtec- mua hưong cốm...) hay ở nước
ngoài (Indonexia-nhập khẩu nút chai ...). Do đó dễ xảy ra trường hợp cuối tháng
hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho. Trên thực tế công ty thường không phản
ánh nghiệp vụ này mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh. Như vậy, thông tin về
hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác trong
khi số hàng đang đi đường đó nhiều khi công ty đã phải thanh toán một phần tiền.
2.2.7. Phương pháp kế toán phế liệu thu hồi
Do đặc điểm của quy trình sản xuất rượu là một dây chuyền đồng bộ khép kín,
không có sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ nên không có phế liệu thu hồi. Phế
liệu thu hồi chỉ phát sinh ở xí nghiệp tổng hợp, khi xuất bán lại do kế toán thành

phẩm ghi:
Nợ TK 111
Có TK 511
Việc hạch toán như vậy là không hợp lý, không phản ánh thực chất của nghiệp
vụ phát sinh vì: không ghi giảm giá trị vật liệu, kết chuyển giá vốn giá bán của vật tư
khác giá bán phế liệu.
2.2.8. Áp dụng kế toán máy cho các phần hành kế toán
Hiện nay việc ghi chép tính toán vẫn được thực hiện bằng thủ công rất mất
thời gian và không chính xác, chỉ có kế toán thành phẩm và kế toán tính giá thành
sản phẩm là có sử dụng máy vi tính, song mọi việc vẫn phải làm bằng tay, máy vi
tính chỉ giúp cho việc in ra giấy những văn bản chính thức, kế toán vẫn phải tự kẻ
bảng biều vì chưa có phần mềm kế toán riêng. Yêu cầu trang bị phần mềm kế toán,
mà đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá
như hiện nay, giúp cho việc tính toán, phản ánh số liệu chính xác, kịp thời và đầy
đủ.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI
1. Trong lĩnh vực quản lý
1.1 . Hoàn thiện việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Đối với những nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài, giá thực tế vật liệu
nhập kho là theo từng lô hàng, từng lần nhập, thì giá thực tế mua vào là:
Giá trị vật
liệu thực
tế nhập
mua
=
Giá mua (chưa
có thuế GTGT
ghi trên hoá
đơn GTGT)

+
Chi phí
mua thực
tế
-
Chiết khấu
thương mại,
giảm giá (nếu
có)
+
Thuế nhập
khẩu
Đơn giá vật liệu
nhập kho
=
Giá trị vật liệu thực tế nhập mua
Số lượng vật liệu
1.2. Hoàn thiện việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Như ở phần trên đã trình bày, việc tính giá vật liệu xuất kho theo các phương
pháp mà công ty đang áp dụng tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không
cao. Hơn nữa, dồn công việc tính giá vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến công tác
quyết toán nói chung. Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì
công ty nên chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp hệ số
giá: sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành
điều chỉnh. Giá hạch toán có thể lấy là giá kế hoạch hay giá mua vật liệu ở một
hệ số giá
=
giá trị thực NVL tồn ĐK + giá trị thực NVL nhập trong kỳ
giá trị HT NVL tồn ĐK + giá trị HT NVL nhập trong kỳ
thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tháng trước. Khi xuất kho, toàn bộ

nguyên vật liệu xuất dùng được tính theo giá hạch toán:
Giá hạch toán vật
liệu xuất trong kỳ
=
Số lượng vật liệu xuất
trong kỳ
x Đơn giá hạch toán
Cuối kỳ, sau khi tính được giá thực tê, tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán
về giá thực tế:
Giá thực tế vật liệu
xuất trong kỳ
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất trong kỳ
x Hệ số giá
Trong đó, hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu (hệ số giá) :
Hệ số giá vật liệu được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu.
Cuối tháng, kế toán lập bảng kê số 3-bảng tính giá thực tế vật liệu, công cụ
dụng cụ.
Biểu số 24:
BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Chỉ tiêu Vật liệu Công cụ dụng cụ
Giá HT Giá thực tế Giá HT Giá thực tế
1. Tồn đầu kỳ
2.Nhập trong kỳ
3.Cộng tồn & nhập
4.Hệ số giá
5.Xuất trong kỳ
6.Tồn cuối kỳ
Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình

quân cả kỳ dự trữ đó là: giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không
phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung.
1.3. Hoàn thiện việc phân loại và quản lý nguyên vật liệu
Là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lượng vật liệu là rất lớn, để có thể
quản lý một cách chi tiết và đầy đủ các loại vật liệu thì công ty phải phân loại một
cách chính xác và khoa học. Tài khoản 152.2 -“nguyên vật liệu khác” không nên
có nhiều chủng loại vật liệu như hiện nay. Công ty nên mở thêm tiểu khoản 152.5
“Vật liệu xây dựng". Như vậy, tài khoản 152 tại công ty sẽ được chi tiết thành các
tiểu khoản như sau:
- TKl52.l: Nguyên vật liệu chính (sắn lát, sắn bột, gạo nếp, khoai tây…)
- TK152.2: Nguyên vật liệu phụ (nhãn, chai, két đựng rượu, hương liệu,
phẩm màu, hoá chất, ...)
- TK152.3: Nhiên liệu (Dầu, xăng, nhót )
- TKl52.4: Phụ tùng thay thế (vòng bi, phụ tùng máy móc, dây điện,
que hàn, aptomát ...)
- TKl52.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (tôn, thép, cát, sỏi…)
- TK 152.8: Vật liệu khác (là những vật liệu không thuộc các nhóm trên
như băng dính, ghim, giấy, xà phòng,…).
Bên cạnh đó, công ty cũng nên lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” cho
từng kho, theo từng loại kích thước, công dụng, tính chất của từng loại vật liệu. Bộ
phận quản lý vật liệu có thể dùng số tự nhiên để quy ước dần theo chủng loại
nguyên vật liệu sau:
Biểu số 25:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
ST Danh điểm Tên nguyên vật liệu đơn Đơn giá Ghi chú
T
vị
tính
hạch toán
1 152.1

152.1.1
152.1.1.1
152.1.1.2
152.1.2
152.1.3
Nguyên vật liệu chính
Sắn lát
Sắn lát loại 1
Sắn lát loại 2
Sắn bột
Dịch
2 152.2
152.2.1
152.2.1.1
152.2.1.2
…
152.2.2
152.2.2.1
152.2.2.2
Nguyên vật liệu phụ
Hương liệu
Hương chanh
Hương dâu
Phẩm màu
Phẩm xanh
Phẩm đỏ
3 152.3
152.3.1
152.3.1.1
152.3.1.2

…
Nhiên liệu
Xăng
Xăng 90
Xăng 92
4 152.4
152.4.1
152.4.2
Vật liệu phụ trợ
ốc vít
Que hàn
5 152.5
152.5.1
152.5.1.1
152.5.1.2
Vật liệu xây dựng
Thép
Thép AI
Thép AII
6 152.8 Vật liệu khác
152.8.1
152.8.2
Chổi thông lò
Dẻ lau nồi hơi
Để hỗ trợ cho công tác quản lý vật liệu thì công ty cần tạo lập hệ thống kho
tàng đầy đủ, cần thiết cho việc quản lý vật liệu dự trữ. Bởi vì vật liệu về thường
chưa đưa vào sử dụng ngay mà phải qua quá trình bảo quản tại kho. Để có thể đảm
bảo chất lượng vật liệu cũng như nắm sát tình hình vật liệu hiện có của công ty thì
việc trang bị và nâng cấp hệ thống kho là rất cần thiết. Cần có sự chuyên môn hoá
tại từng kho vật liệu trong việc bảo quản, mỗi loại vật liệu có những tính chất lý,

hoá và mỗi kho có điều kiện bảo quản cho vật liệu khác nhau. Vì vậy, không nên
để tình trạng một vật liệu được bảo quản ở nhiều kho khác nhau, gây khó khăn cho
việc quản lý, không đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu theo đúng kỹ thuật yêu
cầu, đặc biệt là các phẩm màu, hương liệu, dịch téc. Phải trang bị các dụng cụ cân,
đo, đong, đếm, và các phương tiện kỹ thuật khác để kiểm nhận cũng như xuất kho
chính xác vật tư. Hiện nay, tại công ty nhiều khi việc kiểm nhận chất lượng vật tư
dựa vào kinh nghiệm của cán bộ kiểm định, chứ chưa sử dụng thiết bị kỹ thuật để
kiểm tra.
2.Hoàn thiện trong tổ chức hạch toán kế toán chi tiết, tổng hợp
2.1. Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Để giúp cho thủ tục xuất kho gọn nhẹ hơn, và để tránh việc xuất nguyên vật
liệu quá nhiều gây lãng phí và khó khăn cho công tác quản lý, công ty cần khôi
phục lại việc xây dựng định mức dự trữ vật tư, nhanh chóng lập cho mỗi xí nghiệp
1 “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” như sau:
Biểu số 26
Đơn vị
Địa chỉ
Mẫu số 04-VT
Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC
PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày…tháng…năm…
Bộ phận sử dụng:
Lý do xuất:
Xuất tại kho:
Nợ:
Có:
ST
T
Tên nhãn hiệu,

quy cách, vật tư
Mã
số
ĐV
tính
Hạn mức
được duyệt
trong tháng
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Ngày … Cộng
Cộng
Người nhận ký
Ngày… tháng… năm 200
Phụ trách BPSD
(Ký, họ tên)
Phòng KHVT
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được
duyệt theo yêu cầu sử dụng và số lượng thực xuất từng lần. Phòng kế hoạch vật tư
căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật tư cho
một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận
sử dụng.
Hạn mức được
duyệt trong tháng
= Số lượng sản phẩm

theo kế hoạch
x Định mức sử dụng vật
tư cho 1 đơn vị sản
phẩm
Phiếu được lập làm hai liên và giao cả hai liên cho bộ phận sử dụng. Từng xí
nghiệp theo kế hoạch xuống kho lĩnh vật tư. Phòng kế hoạch cũng nên quy định
mỗi lần xuất vật tư không được vượt quá 1 số lượng nào đó để tránh tình trạng tồn
kho ở xí nghiệp quá nhiều, điều kiện bảo quản tại xí nghiệp lại không được tốt,
khiến vật tư bị mất phẩm chất. Trường hợp chưa hết tháng mà mức được duyệt đã
lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư), đơn vị sử dụng
muốn lĩnh thêm phải xin được cấp “Phiếu xuất vật tư”, hoặc “Phiếu xưất vật tư
theo hạn mức” mới có xác nhận của giám đốc hoặc phòng Kế hoạch vật tư. Khi
lĩnh vật tư, người nhận vật tư ký vào 2 liên. Cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết,
thủ kho thu cả hai phiếu và cộng số thực xuất trong tháng để ghi “Thẻ kho” và ký
tên vào phiếu. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển phòng Kế hoạch vật tư một
liên, phòng kế toán một liên. Thực hiện tốt điều này còn nhằm giảm bớt thủ tục
rườm rà là mỗi lần xin vật tư như hiện nay.
2.2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Để khắc phục tình trạng như hiện nay, công tác chi tiết vật liệu nên được tiến
hành như sau:
*Tại kho: ngoài việc ghi thẻ kho, thủ kho nên có sổ chi tiết để theo dõi việc
nhập- xuất vật tư: vật liệu nhập từ đâu (mua, tự chế, thu hồi…), xuất theo mục đích
nào, số vật tư đang trong tình trạng như thế nào… để phục vụ cho công tác quản lý
vật tư. Đồng thời tạo điều kiện cho việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, đảm bảo
tính chính xác của việc ghi chép.
*Tại phòng kế toán:
Kế toán không mở “Sổ chi tiết vật liệu” để theo dõi vật liệu nhập mua bằng
tiền mặt và tạm ứng như hiện nay. Thay vào đó, kế toán mở “Sổ đối chiếu luân
chuyển” riêng cho từng kho. Kết cấu “Sổ đối chiếu luân chuyển” như sau:
Biểu số 27

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Tháng…năm…
Kho:
Số phiếu Nhập
trong
tháng
Luân chuyển trong
tháng
Số dư
cuối
tháng
Nhập Xuất
Phiếu nhập kho
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Sổ Cái TK 152
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Dan
h
Tên
NV
Đơ
n
PN PX SL TT SL TT SL TT
S
L
TT
So với “Sổ đối chiếu luân chuyển” cũ thì công ty nên thay cột “chi phí khác”

bằng “đơn giá” và cột “danh điểm vật liệu”. Hơn nữa, để cho việc ghi “Sổ đối
chiếu luân chuyển” không bị nhẫm lẫn thì kế toán nên lập cho mỗi kho một sổ chi
tiết theo mẫu như sau (biểu số 27)
Biểu số 28
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng… năm…
Kho:
T
T
Số phiếu
Tên vật
liệu
TK đối
ứng
Thuế
GTGT
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
PN PX Nợ Có SL TT SL TT SL TT
Sau đó, lấy số lượng nhập, xuất trên “Sổ chi tiết vật liệu” ghi vào “Sổ đối
chiếu luân chuyển” của từng kho.
Sơ đồ 16:
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
* Hoàn thiện thủ tục đối chiếu số liệu với kết quả kiểm kê nguyên vật liệu cuối kỳ
- Phải quy định kho nhất định cho các loại vật liệu cụ thể.

- Cuối niên độ kế toán ở bộ phận sử dụng còn tồn vật tư thì chuyển về kho lưu giữ
đã quy định rồi mới tiến hành kiểm kê. Muốn vậy, vào đợt lĩnh vật tư cuối cùng
của năm phòng Kế hoạch vật tư phải dự tính sao cho số tồn kho cuối cùng ở xí
nghiệp là ít nhất giảm bớt thời gian: chi phí cho việc tập trung vật liệu thừa.
- Để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với kết quả kiểm tra kho, kế toán chỉ cần giở
“Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” của kho tương ứng. Tuy nhiên để làm được
điều trên thì hệ thống kho tàng của công ty phải được quản lý tốt và công ty đã mở
“sổ đối chiếu luân chuyển" riêng cho từng kho chứ không chỉ có “Sổ đối chiếu
luân chuyển” tổng hợp.
2.3. Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán
Công ty nên lập “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” đối với các nhà cung cấp
thường xuyên và quan trọng để theo dõi chi tiết từng lần mua vật tư và số dư tai
mỗi thời điểm cho chính xác. Cuối tháng, kế toán lấy số tổng cộng trên “Sổ chi tiết
thanh toán với người bán” để vào “Nhật ký- chứng từ số 5” . Mẫu “Sổ chi tiết
thanh toán với người bán” như sau:
Biểu số 29
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tháng… năm..