HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN LAO ĐỘNG XÃ HỘI

1
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY IN LAO ĐỘNG XÃ HỘI
1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY.
* Tình hình quản lý.
Trải qua gần 20 năm xây dựng và phát triển với bao thay đổi đến
nay, Công ty In Lao động-Xã hội đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt.
Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng ở Công ty đã
không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Để đứng vững trong nền kinh
tế thị trường, qua đúc rút từ kinh nghiệm thực tế, Công ty đã nhanh chóng
tổ chức sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý gọn nhẹ, khoa
học. Với đội ngũ cán bộ có trình độ vững vàng, có trách nhiệm cao, sắp
xếp lại sản xuất phù hợp với tình hình mới, Công ty đã đạt được những
thành tích đáng kể. Những thành tích đó không kể đến sự phấn đấu cố
gắng của cán bộ Phòng Kế toán.
* Công tác kế toán.
Công ty là một doanh nghiệp sản xuất nên chi phí NVL là một yếu
tố chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nhận
thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL trong quá trình
sản xuất, Công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng như hạch
toán NVL. Điều đó thể hiện ở chỗ hạch toán NVL ở Công ty đã thực hiện
đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định, áp dụng và sử dụng hệ
thống sổ sách hợp lý, sử dụng chương trình kế toán máy vi tính vào công
tác kế toán, phù hợp với đặc thù sản xuất của Công ty. Trình độ nhân viên
kế toán cao, có năng lực, luôn luôn có sự phối hợp và đối chiếu giữa kế
toán NVL với thủ kho
* Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
Ta thấy cách thức phân loại khá rõ ràng. Việc phân định theo vai
trò và tác dụng rất hợp lý, thuận tiện cho quá trình hạch toán của kế toán.

Tuy nhiên, bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có những hạn chế
cần khắc phục, đó là do NVL của Công ty có nhiều chủng loại, quy cách
khác nhau, khó có thể nhớ được các loại vật tư nhưng Công ty lại chưa sử
dụng “Sổ danh điểm vật tư”. Sổ này có tác dụng giúp cho thủ kho theo
dõi vật tư một cách dễ dàng hơn và thuận lợi cho việc sử dụng máy vi
tính và công tác vật tư sau này. Hơn nữa, đối với vật tư xuất dùng cho sản
xuất kinh doanh, bộ phận vật tư chỉ viết có hai bản, một bản do bộ phận
1
1
2
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
vật tư giữ, còn một bản chuyển lên phòng kế toán. Vì vậy, người nhận vật
tư không có kèm theo chứng từ gốc, khi cần kiểm tra sẽ khó đối chiếu.
* Hạch toán ban đầu.
Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ sẽ giúp cho kế toán
chi tiết NVL theo dõi chính xác xự biến động của NVL trong toàn Công
ty, đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp vật liệu
thuận lợi. Mặt khác, việc tổ chức hạch toán NVL ít trùng lặp, tiết kiệm
được lao động kế toán, hệ thống sổ sách. Công ty đã lựa chọn hình thức
kế toán “chứng từ ghi sổ”, hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu,
thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán
tổng hợp. Tuy nhiên, ở Công ty quy định cứ một tháng mới lập chứng từ
ghi sổ một lần nên mọi công việc kế toán tổng hợp đều bị dồn vào cuối
tháng và có khi sang cả tháng sau. Hơn nữa, số liệu trên chứng từ là số
liệu tổng hợp từ các phiếu nhập xuất vật liệu trong tháng, do đó gây khó
khăn cho kế toán tổng hợp.
2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY.
2.1. Yêu cầu hoàn thiện.
Vốn là phần giá trị các chủ đầu tư bỏ ra để kinh doanh nhằm mục
đích kiếm lời. Song hoạt động này lại chứa nhiều rủi ro và biến động. Từ

đó đặt ra nhu cầu rất lớn về kiểm soát, bảo toàn vốn của các chủ sở hữu,
trong đó có nguyên vật liệu là một công cụ quản lý, kế toán NVL có một
ý nghĩa không nhỏ trong việc bảo toàn vốn.
Trong quá trình hoạt động hiện nay của một doanh nghiệp, nguyên
vật liệu biến động ngày càng phức tạp do biến động của giá phí, chủng
loại, nguồn hàng. Xuất phát từ lý do đó, kế toán NVL đòi hỏi phải ngày
càng hoàn thiện để phục vụ tốt hơn nhu cầu quản lý. Phương hướng hoàn
thiện phải đảm bảo các yêu cầu:
- Các giải pháp đưa ra phải vừa khoa học vừa có tính khả thi. Điều
đó có nghĩa là:
+ Việc hạch toán nhờ vậy được quản lý gọn gàng, ngăn nắp, phân
công nhiệm vụ cho nhân viên cụ thể, rõ ràng hơn. Từ đó đưa thông tin về
từng đối tượng cập nhật, chính xác và có hiệu quả cao hơn.
2
2
3
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
+ Khi áp dụng vào thực tiễn, các bổ sung này phải thực thi được,
không gây xáo trộn nhiều trong hệ thống kế toán nói chung, được mọi
người chấp nhận.
- Các biện pháp này buộc phải tuân theo nguyên tắc, thông lệ
chung của kế toán.
- Chúng cũng phải nằm trong các quy định chung về chế độ kế toán
do Bộ Tài chính ban hành sử dụng thống nhất trong cả nước, trong toàn
ngành.
- Các sửa đổi cũng cần phù hợp tư duy của con người, giúp mọi
thành viên đều hiểu và nắm chúng một cách nhanh nhất. Điều đó tạo nên
một phong cách thuần thục, dễ dàng, không bị bỡ ngỡ, lạ lẫm khi họ áp
dụng.
- Hơn thế nữa, các cải cách này phải có khả năng thực hiện trong

một thời gian dài, chúng có tính hiệu quả, phù hợp khi có sự thay đổi về
chế độ, nghiệp vụ ở tương lai, tránh sự sửa đổi liên tục.
Chỉ khi đáp ứng được các yêu cầu trên, các biện pháp hoàn thiện
đưa ra mới có thể hoà nhập vào thực tế và phát huy tác dụng. Đồng thời
mức độ đạt các chỉ tiêu ấy cũng là thước đo đánh giá các ý kiến đóng góp.
2.2. Ý kiến đề xuất và giải pháp.
2.2.1. Cần lập hệ thống danh điểm vật tư.
Hiện nay, NVL của Công ty có khá nhiều loại với quy cách phẩm
chất khác nhau, nhưng Công ty chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật tư”, do
đó khó có thể nhớ hết được các loại vật tư. Để có thể theo dõi vật tư một
cách dễ dàng hơn và tạo điều kiện thuận lợi trong việc sử dụng máy vi
tính vào công tác kế toán, Công ty cần phải lập “Sổ danh điểm vật tư” về
tổng hợp toàn bộ các nguyên vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng.
Sổ danh điểm NVL theo dõi theo từng nhóm, từng thứ, từng quy
cách vật liệu một cách chặt chẽ, giúp công tác quản lý và hạch toán NVL
của Công ty được thống nhất. Theo sổ này, mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ
NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự giúp cho việc
tìm kiếm thông tin về một nhóm, một thứ , loại vật liệu nào đó được dễ
dàng hơn. Bộ mã NVL ở đây phải được xây dựng một cách chính xác,
đầy đủ và không bị trùng lặp. Vì vậy Công ty có thể xây dựng dựa vào
các đặc điểm sau:
3
3
4
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Dựa vào loại NVL.
- Dựa vào số nhóm NVL cho mỗi loại.
- Dựa vào mỗi thứ NVL trong mỗi nhóm.
Trước hết, bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài
khoản cấp hai đối với các vật liệu:

+ NVL chính: 1521
+ NVL phụ: 1522
+ Nhiên liệu: 1523
+ Phụ tùng thay thế: 1524
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: 1525
Trong mỗi loại NVL ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau:
Ví dụ trong NVL chính được chia thành các nhóm và đặt mã số
như sau:
- Nhóm giấy: 15211
+ Giấy bìa: GB
+ Giấy cuộn: GC
+ Giấy ruột: GR
- Nhóm mực: 15212
+ Mực đen: MĐ
..........
- Nhóm bản kẽm: 15213
+ Bản 8T: BT
4
4
5
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
+ Bản 16T: BMS
..........
Tương tự như nguyên vật liệu chính, đối với NVL phụ, nhiên liệu,
phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản cũng đặt mã như
vậy. Sổ danh điểm ở Công ty In Lao động-Xã hội có thể lập như sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Nhóm Danh điểm
vật liệu
Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu

Nhóm mã Tên mã
1521
152.1
GB
GC
..........
GB 001
GB 002
GC 001
GC 002
- Vật liệu chính
+ Giấy
. Giấy bìa
Giấy couche(150g/m2-86x65)
Giấy couche(200g/m2-70x105)
. Giấy cuộn
Giấy Bãi Bằng ISO92(80g/m2-
80x84)
Giấy Bãi Bằng (70g/m2-600)
2.2.2. Lập biên bản kiểm nghiệm các loại nguyên vật liệu mua ngoài
nhập kho.
Trong tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty, chưa sử dụng
biên bản kiểm nghiệm các loại nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Do
đó, không xác định được tính chính xác của số thực nhập cũng như chất
lượng của nguyên vật liệu.
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác
quản lý NVL, NVL mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để
xác định được số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của NVL. Cơ sở để
5
5

6
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp (trường hợp chưa có hoá đơn
thì căn cứ vào hợp đồng mua bán).
Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa thiếu hoặc
sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng thì ban kiểm
nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý
về sau. Trường hợp vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đã đảm bảo về số
lượng, quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định.
Ví dụ: theo hợp đồng HĐMB 004361 ngày 15-02-2001, Công ty
mua của HTX Đoàn Kết giấy BB ISO 92 80g/m2(60x84), đơn giá
495đ/tờ.
Thực tế kiểm nghiệm: SL 100.000 tờ, đúng quy cách và đảm bảo
chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm như sau:
6
6
7
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU NHẬP KHO
Ngày 10/03/2001
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số HĐMB/004361 ngày 15/02/2001 giữa:
HTX Đoàn Kết và Công ty In Lao động-Xã hội.
Chúng tôi gồm:
1. Đại diện bên bán: bà Nguyễn Thị Ngân
Địa chỉ: HTX Đoàn Kết- 8 Kim Ngưu- HBT, HN.
2. Đại diện bên mua: ông Vũ Anh Tuấn
Địa chỉ: Công ty In Lao động-Xã hội.
Cùng tiến hành lập hội đồng kiểm nghiệm vật liệu- giấy nhập kho do

HTX bán cho Công ty In Lao động-Xã hội tại kho NVL của bà Bùi Bích
Liên.
Kết quả kiểm mghiệm như sau:
STT Tên, quy
cách,
phẩm
chất
Mã số ĐVT Số lượng
theo hoá
đơn
Kết quả kiểm nghiệm
SL đúng
quy cách
SL sai
quy cách
1 Giấy BB
ISO92(80
g/m2-
60x84)
1521GC0
0
Tờ 100.000 100.000 0
Số vật liệu trên đã được nhập kho Công ty In Lao động-Xã hội ngày 10
tháng 03 năm 2001.
Đại diện bên bán Đại diện bên mua
7
7
8
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
2.2.3. Xây dựng hệ thống tài khoản phản ánh khoản mục chi phí

nguyên vật liệu.
Hiện nay, ở Công ty In Lao động-Xã hội, các tài khoản phản ánh
khoản mục chi phí NVL chưa được mở chi tiết cho từng đối tượng tập
hợp chi phí như in gia công, in trọn gói (bao gồm cả giá trị vật tư giấy),
mà chỉ tập hợp chi phí NVL phát sinh trong Công ty.
Điều này dẫn đến không phản ánh được chi phí sản xuất cho từng
đối tượng và không phản ánh chi phí được sử dụng để sản xuất ra sản
phẩm nào. Mặt khác, đối tượng tập hợp chi phí ở Công ty là các phân
xưởng và các bộ phận, trong đó có bốn phân xưởng: phân xưởng cơ khí,
phân xưởng chế bản, phân xưởng in, phân xưởng hoàn thiện.
Vì vậy, Công ty cần phải xác định rõ chi tiết đối tượng chịu chi phí
NVL để từ đó tập hợp và phân bổ chi phí cho hợp lý, từ đó giúp Công ty
tính toán chính xác giá thành sản phẩm dịch vụ.
Dựa vào đặc điểm trên, Công ty nên chi tiết hoá TK 621 “Chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp” cho từng đối tượng tập hợp chi phí như sau:
- TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” phân xưởng cơ khí.
- TK 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” phân xưởng chế
bản.
- TK 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” phân xưởng in.
- TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” phân xưởng hoàn
thiện.
2.2.4. Giám sát chặt chẽ tình hình xuất vật tư cho sản xuất.
Hiện nay, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho NVL
chính (giấy, mực, bản kẽm) và NVL phụ để quản lý công tác tiêu dùng
vật tư tại Công ty. Tuy nhiên, việc theo dõi, quản lý vật tư tiêu dùng vẫn
chưa chặt chẽ, đó là chỉ có giấy xuất theo định mức, còn mực, bản kẽm,
NVL phụ không xuất theo định mức, điều này sẽ gây ra sự lãng phí NVL
trong quá trình sản xuất. Vì vậy, Phòng Kế hoạch Vật tư cần căn cứ vào
thực tế sản xuất, trước khi viết lệnh sản xuất chuyển cho bộ phận vật tư
để viết phiếu xuất kho, cần xem xét và đối chiếu với định mức tiêu hao

8
8
9
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
NVL mà Công ty đã đề ra để từ đó xuất NVL cho sản xuất đúng, đủ,
không thừa hoặc thiếu, tránh gây tổn thất, lãng phí NVL.
* Các thủ tục nhập kho: ở Công ty không có phiếu nhập kho kèm
theo vì thế nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi, trước khi
nhập kho cần phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức, cần ước tính
giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho.
Ví dụ: ngày 9-1-2001 có một số giấy cutse bị hỏng được đưa ra
khỏi phân xưởng để nhập kho phế liệu, thủ kho, cán bộ vật tư, kế toán
NVL phải tiến hành và xác định đơn giá ước tính cho số lượng phế liệu
này.
Số lượng giấy hỏng là 175 kg- đơn giá là 3500 đ/kg
Thành tiền: 175 x 3500 = 612500 đ
PHIẾU NHẬP KHO
Tên người nhập.........................
Nhập vào kho phế liệu
STT Tên nhãn hiệu
quy cách vật tư
Đơn
vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Xin
nhập
Thực
nhập
1 Giấy cutse Kg 175 175 3500 612500
Cộng 175 175 621500

Cộng thành tiền: sáu trăm mười hai nghìn năm trăm đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ kho
(ký) (ký) (ký) (ký)
* Giá xuất kho NVL:
Để công việc tính toán NVL xuất kho của Công ty được chính xác
cụ thể hơn, kế toán có thể tiến hành tính giá NVL xuất kho theo phương
pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn). Theo phương
pháp này vừa chính xác vừa cập nhật, tuy phải tốn nhiều công sức tính
toán nhiều lần.
9
9
10
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Công thức tính:
Giá vật liệu tồn + Giá trị vật liệu
trước khi nhập nhập trong kỳ
Giá trị đơn vị bình quân =
sau mỗi lần nhập Lượng vật liệu tồn + Lượng nhập
trước khi nhập
Giá thực xuất hàng = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị
xuất dùng xuất dùng bình quân
* Thủ tục xuất kho NVL:
Tại Công ty, phiếu xuất kho NVL chỉ được lập thành hai bản. Theo
chế độ chứng từ kế toán, quyết định số 441/TC/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995
của Bộ Tài chính ban hành, phiếu xuất kho vật liệu cho sản xuất kinh
doanh phải được viết thành ba bản: một bản do bộ phận vật tư giữ, một
bản kế toán vật tư giữ, bản còn lại người nhận vật tư giữ. Do đó, Công ty
cần phải thêm một bản nữa để giao cho phân xưởng sản xuất.
10
Thẻ kho

Phiếu xuấtPhiếu nhập
Sổ chi tiết NVL
Báo cáo nhập-xuất-tồn NVL
10
11
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
2.2.5. Xây dựng lại Sổ theo dõi công nợ (TK331).
Việc theo dõi công nợ phải trả cho người bán tại Công ty In Lao
động-Xã hội chưa phân rõ ràng Nợ TK331 với Có TK331, dễ dẫn đến
khó hiểu. Do đó, cần thiết phải lập lại hệ thống sổ TK331, ghi rõ Nợ
TK331 hay Có TK331.
Ví dụ:
SỔ TK331-PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
(Ghi Nợ TK331, ghi Có cho TK đối ứng)
SỐ CTGS CHỨNG TỪ GỐC DIỄN GIẢI TK ĐỐI
ỨNG
SỐ TIỀN
SỐ NGÀY
001/A06
003/A01
003/A03
PC10
PC38
PC51
05-05-01
09-05-01
12-05-01
Chi tiền mua vải xanh chéo
Chi tiền mua dây nilon
Chi tiền mua keo dán

111
111
111
1.374.800
440.000
3.272.000
Cộng 5.086.800
SỔ TK331-PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
(Ghi Có TK331, ghi Nợ cho TK đối ứng)
SỐ CTGS CHỨNG TỪ GỐC DIỄN GIẢI TK ĐỐI
ỨNG
SỐ TIỀN
SỐ NGÀY
001/A06
003/A01
003/A03
PN1
PN3
PN5
06-05-01
12-05-01
15-05-01
Nhập vải chéo xanh
Nhập dây nilon
Nhập keo dán
152
1524
1524
1.333.556
440.000

3.272.000
Cộng 5.045.556
2.3. Hiệu quả của những đề xuất trên.
Với những đề xuất và giải pháp được trình bày ở trên, doanh
nghiệp có thể có một hệ thống kế toán chặt chẽ,gọn nhẹ, hợp lý và dễ
theo dõi quản lý. Việc thiết lập “Sổ danh điểm vật tư” giúp doanh nghiệp
quản lý việc nhập xuất NVL một cách dễ dàng, tránh tình trạng mập mờ
gây thất thoát, đồng thời cũng thuận tiện cho kế toán NVL trong việc theo
11
11