MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH
TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY THIẾT
BỊ ĐO ĐIỆN
I-/ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI
CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN.
Sau hơn 10 năm đổi mới nền kinh tế nước ta đã thay đổi hoàn toàn. Việc
chuyển đổi cơ chế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường đã tác động mạnh tới
quan điểm và cách thức hoạt động của từng tế bào kinh tế. Các doanh nghiệp hiện
nay không chỉ chú trọng đến việc hoàn thành tốt kế hoạch và bảo toàn vốn kinh
doanh mà còn phải đề cao mục tiêu sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tận
dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý và sử dụng vật tư trong sản xuất
thực sự là một vấn đề quan trọng. Trong cơ chế cũ, toàn bộ yếu tố đầu vào đều do
Nhà nước cung cấp, toàn bộ các yếu tố đầu ra lại do Nhà nước lo khâu phân phối,
tiêu thụ. Nhiệm vụ duy nhất mà các xí nghiệp phải làm là sản xuất theo kế hoạch
được giao mà ít quan tâm đến các chỉ tiêu chất lượng và giá thành sản phẩm. Trong
cơ chế thị trường, toàn bộ quá trình cung ứng - sản xuất - tiêu thụ đều do các doanh
nghiệp đảm nhiệm - kể cả các doanh nghiệp Nhà nước. Chính vì lý do đó vấn đề
cung ứng vật tư phải đáp ứng được những yêu cầu của tình hình mới. Một doanh
nghiệp chỉ có thể làm ăn có hiệu quả khi doanh nghiệp đó biết đưa ra những quyết
định đúng đắn trong việc sử dụng đồng vốn của mình. Một quá trình cung ứng
được đánh giá là tốt chỉ khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu chất lượng, thời
gian cho sản xuất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu. Thu mua - dự
trữ - bảo quản và sử dụng vật tư.
Công ty Thiết bị đo điện là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế
độc lập thuộc Bộ Công nghiệp, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình. Công ty phải tự trang trải chi phí, lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi.
Để đứng vững trong cơ chế thị trường, công ty phải thực hiện nhiều cải cách lớn
trong sản xuất và quản lý, đặc biệt là việc xây dựng lại một bộ máy quản lý gọn
nhẹ và hoạt động có hiệu quả.
Hiện nay, sau hơn mười bẩy năm xây dựng và trưởng thành, sản phẩm của

công ty đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Thành công này có sự góp phần to
lớn của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng đã không
ngừng được hoàn thiện và phát triển.
Qua tình hình ở công ty, về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu
là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty
đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất, quản lý. Đó là
việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xưởng, văn phòng, đầu tư vào dây
chuyền sản xuất. Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng nhất là sự đóng góp nhiệt tình
của một đội ngũ cán bộ năng động và có năng lực, biết phối hợp lẫn nhau trong tất
cả các lĩnh vực thu mua, dự trữ, bảo quản và kiểm tra, giám sát.
A- Về công tác quản lý vật tư.
Như ta đã biết, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là 2 yếu tố quan trọng bậc
nhất trong quá trình sản xuất vì vậy công tác quản lý vật tư ở công ty Thiết bị đo
điện có vai trò rất quan trọng, nó liên quan tới 4 bộ phận trong công ty đó là phòng
vật tư. Các phân xưởng - kho vật tư - bộ phận kế toán, trong đó nhấn mạnh vai trò
của bộ phận kế toán trong việc giám đốc các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản -
sử dụng vật tư của các bộ phận còn lại.
1. Thu mua - chức năng chính của phòng vật tư.
Tại phòng vật tư, công tác thu mua được thực hiện theo kế hoạch thu mua đã
tập sẵn. Kế hoạch này được xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lượng vật
liệu tồn kho và định mức tiêu hao vật tư. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên
nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Bên cạnh nhu cầu thị trường cần phải
quan tâm cả về số lượng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều
gây ứ đọng vốn. Số lượng cần sản xuất trong năm được xác định bằng công thức:
= + -
Từ số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ xác định lượng
nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào
số lượng vật tư còn tồn kho cuối kỳ, lượng vật tư cần cho sản xuất và cả nhu cầu
dự trữ cho kỳ tiếp theo. Như vậy nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp được xác định
theo công thức:

= + -
Mà:
= x
Từ những cơ sở trên phòng vật tư sẽ lên kế hoạch mua vật tư. Kế hoạch thu mua
vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - tài chính - kỹ thuật của
doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đúng, có khoa học giúp cho công ty tránh được tình
trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, luôn đảm
bảo vật tư cho quá trình sản xuất. Để có thể thấy rõ hơn về ý nghĩa của việc lập kế
hoạch thu mua vật tư ta hãy xem xét một vài số liệu sau của công ty.
Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm
Hàng tồn kho 20.615.920.788 18.486.112.787
1. NVL - CCDC 14.349.972.954 11.827.560.477
2. CPSX dở dang 4.654.550.065 2.057.221.679
3. Thành phẩm 1.611.397.769 4.601.330.631
Ở đây ta thấy lượng hàng tồn kho cuối kỳ năm giảm so với đầu năm là
2.129.808.001 đồng (≈10,33%). Cụ thể: lượng NVL, CCDC và CPSX dở dang ở
thời điểm cuối năm giảm so với thời điểm đầu năm lần lượt là: 17,58% và 55,8%.
Điều này dẫn đến việc nguồn dự trữ nhằm gối đầu cho sản xuất của năm sau giảm
nhưng lại làm cho tình trạng ứ đọng vốn sản xuất cũng giảm, thoả mãn được một
trong những yêu cầu của việc lập kế hoạch thu mua vật tư.
Đi đôi với việc giảm tình trạng ứ đọng vốn là việc tăng hệ số quay vòng vốn.
Trong năm 1999 số vòng quay của vốn lưu động trong kỳ hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty lớn góp phần vào việc tiết kiệm vốn. Số vòng quay của vốn lớn
hay nhỏ phụ thuộc vào tổng doanh thu và vốn lưu động sử dụng bình quân:
=
Khi doanh thu lớn, vốn lưu động nhỏ dẫn đến vòng quay lớn.
Khi doanh thu nhỏ, vốn lưu động lớn dẫn đến vòng quay nhỏ.
Năm 1999 số vốn lưu động sử dụng bình quân cả năm của công ty là:
52.921.149.589,5 đồng và tổng doanh thu là: 128.200.000.000 đồng. Chứng tỏ số
vòng quay của vốn lưu động lớn, có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn cho phép

sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn nữa.
- Sau khi lên kế hoạch thu mua, công tác thu mua được giao cho nhân viên
cung ứng của phòng vật tư. Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm với bên bán, lấy
mẫu sản xuất thử. Nếu hàng mẫu đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật nhân viên này có
nhiệm vụ thoả thuận về giá cả, mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, thanh toán tiền
hàng và trả lại hàng hoá nếu không đảm bảo chất lượng của hàng mẫu.
2. Kho vật tư - trung tâm dự trữ và bảo quản.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vật tư là một trong những bộ phận
đóng vai trò quan trọng trong khâu chuẩn bị sản xuất. Ở công ty Thiết bị đo điện
các loại vật tư được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, số lượng lớn nên hệ thống kho
tàng cũng được công ty hết sức quan tâm. Tại đây, công ty trang bị cho bộ phận dự
trữ - bảo quản vật tư đầy đủ trang thiết bị cần thiết như phương tiện cân, đo, đong,
đếm và vật tư luôn được ở trong điều kiện bảo quản khá tốt. Cùng với việc mở
rộng sản xuất công ty cũng đã chú trọng đến việc mở rộng kho bãi để có thể đảm
bảo tốt hơn công tác dự trữ và bảo quản vật tư, tránh tình trạng vật tư không đảm
bảo yêu cầu kỹ thuật sản xuất.
3. Các phân xưởng sản xuất - bộ phận sử dụng.
Đây là nơi đề đạt các yêu cầu thu mua và cũng chính là nơi tiêu thụ vật tư. Tại
công ty các phân xưởng luôn cố gắng sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư trong
quá trình sản xuất. Cuối mỗi kỳ nếu vật tư xuất dùng không hết còn lại với số lượng
lớn nhân viên kinh tế phân xưởng tiến hành nhập lại kho để phục vụ cho việc kiểm
kê. Nếu số lượng nhỏ có thể nhập vào kho ở phân xưởng để tiến hành sản xuất kỳ
sau. Ngoài ra các phân xưởng cũng có trách nhiệm đưa ra các thông tin phản hồi về
chất lượng và thông số kỹ thuật của các loại vật tư xuất dùng.
Từ những điều đã nêu ở trên có thể thấy được nỗ lực của công ty Thiết bị đo
điện trong việc áp dụng chế độ kế toán mới cho phù hợp với điều kiện sản xuất của
mình cũng như điều kiện kinh tế mới. Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng
của công tác quản lý vật tư, hiểu được sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán phần
hành vật tư nói riêng và công tác kế toán nói chung đối với các quyết định quản trị
kinh doanh của công ty.

B- Công tác kế toán vật tư.
Bên cạnh công tác quản lý vật tư thì công tác kế toán vật tư cũng không kém
phần quan trong, nó cũng góp phần vào việc hoàn thiện kế toán phần hành vật tư
tại công ty Thiết bị đo điện nhìn chung công tác kế toán đã đáp ứng được yêu cầu
về quản lý. Công tác kế toán được thiết kế khá hợp lý, bao quát được các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và phối hợp được sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên
quan. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện khá đồng bộ, cung cấp
thông tin kịp thời cho quản lý.
Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã có một số
ưu điểm nổi bật đáng lưu ý như việc vận dụng hợp lý lý thuyết, chế độ kế toán
cũng như việc ứng dụng công nghệ tin học vào thực tiễn của công ty giúp cho công
tác kế toán trở nên phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ chuyên môn của đội
ngũ kế toán viên cụ thể là:
+ Để tiến hành theo dõi quản lý chặt chẽ, có hiệu quả một khối lượng vật tư
đa dạng về chủng loại, quy cách công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết
sổ số dư. Trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của công ty phương pháp này đã
thực sự phát huy được hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của
công tác kế toán.
+ Để giảm nhẹ công việc thủ công cho kế toán viên cũng như nâng cao trình
độ đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện đại công ty đã mạnh
dạn áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử
dụng phần mềm kế toán máy của công ty phần mềm FAST trong việc hạch toán kế
toán, tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ kế toán.
Mặc dù có những ưu điểm như trên phần hành kế toán vật liệu ở công ty cũng
còn một số nhược điểm nhất định như:
- Việc sử dụng TK 152 - nguyên vật liệu cho cả hai loại vật tư: nguyên vật
liệu và công cụ dụng cụ làm cho công tác quản lý và kế toán chưa đạt hiệu quả cao
nhất.