NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ
Trong hệ thống quản lý tài chính, hoạt động quản lý và hạch toán kế toán vật
liệu-công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành
và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản
xuất.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chất
lượng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết định đến chất
lượng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tó ảnh hưởng trực tiếp đến giá
thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1-Khái niệm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:
Quá trình sản xuất luôn được coi là tiền đề ban đầu cho sự hình thành tồn tại và
phát triển cho một xã hội . Quá trình sản xuất chỉ được hình thành bởi sự tham gia
đồng thời của ba yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu sản xuất và sức sản xuất.
Vật liệu là đối tượng lao động đã qua chế biến, được thể hiện dưới dạng vật
hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da
trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc , .... vật liệu, nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể vật chất sản phẩm.
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào loại tài
sản cố định . Theo chế độ quy định, những tư liệu lao động là công cụ dụng cụ khi
chúng không có đủ một trong hai tiêu chuẩn là có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian
sử dụng một năm trở lên.
Song, do đặc điểm một số loại hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm tư
liệu lao động, những tư liệu lao động sau không phân biệt thời gian sử dụng vẫn được
coi là công cụ dụng cụ:
- Bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu
- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ
- Những dụng cụ dùng gá lắp chuyên dùng để sản xuất
- Các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, … .

1.2-Đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ:
Mặc dù vật liệu-công cụ dụng cụ cùng tham gia vào quá trình sản xuất nhưng
do đặc tính riêng của mỗi loại mà cách thức tham gia vào hoạt động sản xuất kinh
doanh của vật liệu-công cụ dụng cụ là khác nhau nên chúng có những đặc điểm khác
nhau.
Vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động,
vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình
thái vật chất của sản phẩm. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và
toàn bộ giá trị cuả vật liệu được chuyển thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, tham gia vào nhiều chu
kỳ sản xuất kinh doanh. Trong chu kỳ sản xuất, công cụ dụng cụ bị hao mòn một phần
giá trị và được chuyển phần giá trị hao mòn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đến khi hư hỏng trong quá
trình sử dụng.
Bên cạnh đấy, vật liệu- công cụ dụng cụ đều là những tài sản dự trữ cho quá
trình sản xuất, do dó chúng là bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu-công cụ
dụng cụ tồn kho là giá trị vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
Trên đây là những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Những đặc điểm này là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và hạch toán
kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết đến
hạch toán tổng hợp.
1.3-Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ
Xuất phát từ những đặc điểm của vật liệu-công cụ dụng cụ, ta thấy vật liệu-
công cụ dụng cụ giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của
đơn vị. Trên mỗi phương diện, chúng đều có một tác động nhất định.
Đối với sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ không chỉ ảnh
hưởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm mà còn tác động trực tiếp tới
chất lượng sản phẩm. Thật vậy, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chất
lượng của vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm.

Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồi doanh nghiệp không thể sản xuất nên một
sản phẩm chất lượng cao.
Mặt khác, toàn bộ giá trị vật liệu và một phần giá trị của công cụ dụng cụ được
chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm. Vì vậy, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng như giảm mức tiêu hao công cụ
dụng cụ trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lượng của
sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, là một mục tiêu phấn đấu của
bất kỳ doanh nghiệp nào.
Đối với tài sản của doanh nghiệp , vật liệu– công cụ dụng cụ là các thành phần
quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
lưu động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động doanh
nghiệp. Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng
vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm.
Như vậy, có thể nói vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng
trong doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có hiệu
quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp . Quản lý tốt vật liệu- công cụ dụng cụ
sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiếc kiệm các khoản
chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.
2- Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Một sản phẩm thông thường được cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau
nên chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong một doanh nghiệp sản xuất là rất đa
dạng và phong phú. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý một cách
chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu được, công cụ dụng cụ nếu không có sự phân
loại hợp lý.
Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp các loại, thứ vật liệu, công cụ
dụng cụ cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm.
Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tượng quản lý, đối tượng hạch toán
trong quá trình cung cấp, sử dụng và dự trữ. Thông qua phân loại doanh nghiệp có thể
dễ dàng lập danh điểm vật liệu bằng mã số và xác định đói tượng của kế toán về mặt

tài sản,vốn và chi phí.
Do mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có có vai trò, công dụng và tính năng lý
hoá khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, có rất nhiều cách
phân loại vật liệu.Nhìn chung, vật liệu được phân loại theo ba tiêu thức cơ bản sau là
theo vai trò và công dụng của vật liệu( công cụ dụng cụ ) , chức năng của vật liệu
( công cụ dụng cụ ) đối với quá trình sản xuất và nguồn hình thành vật liệu, công cụ
dụng cụ.
2.1- Phân loại vật liệu :
 Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất
Cách phân loại này dựa trên công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất để
phân vật liệu theo những nhóm nhất định. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu được
chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật, vật liệu sau quá trình gia công chế
biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sợi trong xí nghiệp dệt,
vải trong xí nghiệp may,.. . Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục được sản xuất cũng
là nguyên vật liệu chính như bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ khí, bàn đạp,
khung xe đạp …. trong công nghiệp lắp ráp xe đạp.
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất,
được sử dụn kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất
lượng sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng
phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng dầu, khí
đốt ... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên
nhiên liệu được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu
chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên
liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.
Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng. Sửa
chữa tái sản cố định của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị , phương tiện vận tải,
truyền dẫn.
Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ cho

hoạt động xây lắp , XDCB.
Vật liệu khác bao gồm các loại đặc chủng của doanh nghiệp, phế liệu thu hồi,
…
Việc phân loại như trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò và
tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đưa ra những biện pháp
quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng vốn lưu
động.
Tuy nhiên cách phân như trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu được sử dụng
như nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại được sử
dụng như nguyên vật liệu phụ. Do đó việc phân loại này chỉ mang tích chất tương đối.
 Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất:
Theo cách chia này vật liệu được chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản
xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng.
Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất
sản phẩm, như nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý phân
xưởng.
Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt động
bán hàng của doanh nghiệp .
Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu mà
bị tiêu hao trong hoạt động quản lý trong doanh nghiệp .
Cách phân loại giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra chi phí vật liệu của từng
hoạt động của doanh nghiệp để từ đó đưa ra quyết định đúng trong quản lý và kinh
doanh.
 Căn cứ vào nguồn hình thành của vật liệu:
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hai nguồn hình thành vật liệu, vật liệu thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyển sở hữu của doanh
nghiệp.
Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể
chia vật liệu theo thành:

Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được
doanh nghiệp, mua ở thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Đây là nguồn
cung ứng chính của doanh nghiệp .
Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay
thuê ngoài gia công, chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do
doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ.
Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể
được sử dụng hoặc đem bán.
Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như vật liệu do doanh
nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân,.. .
Phân loại theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nẵm bắt
được tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2- Phân loại công cụ dụng cụ
Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp được phân loại
theo ba cách cơ bản.
 Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất
thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp được phân thành:
Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trưng dùng
cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp như mũ cứng cách điện, găng tay bảo hộ,
… .
Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá trình
thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm.
Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp nhưng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một khoảng thời
gian nhất định ghi trên hợp đồng.
 Ngoài ra, công cụ dụng cụ cũng được chia theo mục đích sử dụng và nguồn hình
thành công cụ dụng cụ. Theo những đặc trưng này, công cụ dụng cụ cũng được chia
thành những phần tương tự như vật liệu.

Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ, kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ của
mình, cung cấp những thông tin tổng quát về mặt giá trị tình hình biến động vật liệu,
công cụ dụng cụ một cách liên tục và chính xác.
Để bảo đảm cho kế toán cung cấp thông tin về số lượng và giá trị đối với từng
loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng như để thuận tiện , tránh nhầm lẫn cho
công tác quản lý, hạch toán ; thống nhất tên gọi, mã hiệu, qui cách , số hiệu của từng
loại vật liệu( công cụ dụng cụ ) doanh nghiệp phải xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu (
công cụ dụng cụ )” .
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU ( CÔNG CỤ DỤNG CỤ )
Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách
VL (CCDC )
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh điểm
Sổ danh điểm vật liệu (công cụ dụng cụ) được chia thành từng phần, mỗi loại
vật liệu(công cụ dụng cụ)được sử dụng một phần , được ghi chú đủ các nhóm thứ vật
liệu(công cụ dụng cụ) thuộc loại đó. Do dó , việc xây dựng các ký hiệu danh điểm
phải có sự kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng vật tư. Sổ danh
điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ) có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc
biệt trong diều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, sổ cung cấp thông tin cho quản
lý, trong đó thể hiện quy cách đơn vị, mã số , là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch
toán ở doanh nghiệp.
3- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản
xuất:
3.1- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ:
Từ những phân tích ở trên , ta thấy việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có ý
nghĩa sống còn với doanh nghiệp. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào

của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo
của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần được thực
hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng.
Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý về số lượng, qui cách, chủng
loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian,
phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vật liệu, công cụ
dụng cụ là loại tài sản thường xuyên biến động nên các doanh nghiệp phải tổ chức thu
mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản phảm và phục vụ
cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp.
Ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng
lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công cụ dụng cụ
đều ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Hoạt động
quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và đánh số danh
điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân chuyển chứng từ,
mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định; theo
dõi được sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; Kết hợp kiểm tra đối
chiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán; Xây dựng chế độ
trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và cho các phân xưởng, tổ , đội sản xuất nói
riêng.
Ở khâu dự trữ: vật liệu, công cụ dụng cụ là một loại tài sản dự trữ có tần suất
cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt cũng như
xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ một
cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục, không bị
ngừng trệ hay gián đoạn.
Ở khâu bảo quản:. Kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản cân, đo
đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng như các nhân viên bảo quản có đủ tư
cách, khă năng nắm vững nghiệp vụ. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi được thực hiện
theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ. Những loại vật liệu,
công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau được sắp xếp ra một nơi riêng,

tránh việc để lẫn lộn vào nhay làm ảnh hưởng chất lượng của nhau. Mặt khác, cần tổ
chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo dõi kiểm tra.
3.2- Ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ
a-Vai trò của kế toán đối với việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
Cũng như hoạt động kế toán nói chung, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là
một công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp. Hạch toán
kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời
những thông tin cần thiết cho lãnh đạo về tình hình biến động chung của vật liệu,
công cụ dụng cụ cũng như của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua
đến khâu sử dụng, cũng như giúp cho lãnh đạo có những định hướng đúng để ra quyết
định chính xác và kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất.
Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là giai đoạn dầu của quá trình sản xuất
quyết định độ chính xác, tiến độ của các phần hành hạch toán sau. Do đó kế toán vật
liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi là một khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế
toán trong doanh nghiệp sản xuất.
b-Nhiệm vụ của kế toán công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ:
Để thực hiện đúng vai trò của mình, kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ cần :
 Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kế toán hạch toán vật liệu- công cụ dụng
cụ , hướng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ, mở sổ , thẻ kế toán chi tiết, thực
hiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đún phương pháp quy định
nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
 Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình hình
thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất –tồn kho của mỗi loại vật liệu, công cụ
dụng cụ cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị trong quá trình vận động của vật tư tại
doanh nghiệp.
 Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ,
kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng
cụ, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu, công cụ dụng cụ thừa

thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất . Tính toán chính xác số liệu thừa thiếu
thực tês đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá teình sản xuất kinh doanh, phân
bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng.
 Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy
định của nhà nước, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh
đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, sử dụng và
dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu, công cụ
dụng cụ hợp lý trong sản xuất kinh doanh , hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh.
3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ)
3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ:
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công
cụ dụng cụ. Tính giá là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ
dụng cụ. Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có thể ghi chép
đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công cụ dụng cụ mua
vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất, cung cấp thông
tin đầy đủ , kịp thời cho người quản lý.
Về nguyên tắc cơ bản, giá của vật liệu-công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Nhưng
do đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thường xuyên biến động trong
quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình
hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, công cụ dụng cụ nên ngoài việc dùng giá thực
tế vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán còn có thể sử dụng giá hạch toán.
Giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ là giá được xác định trên những căn
cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản
chi hợp pháp cảu doanh nghiệp để tạo ra vật liệu-công cụ dụng cụ . Giá thực tế của vật
liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển vật liệu-
công cụ dụng cụ và nó được dùng để ghi nhận vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho vào
các báo cáo kế toán .
Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở kỳ hạch toán, thường
dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại
giá có tính chủ quan để theo dõ việc luân chuyển hằng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế

toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
3.2- Tính giá thực tế nhập vật liệu, công cụ dụng cụ :
Đối với từng nguồn vật liệu-công cụ dụng cụ, giá trị thực tế của vật liệu-công
cụ dụng cụ có cách tính riêng. Thật vậy,
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài:
Trị giá thực tế
NVL_CCDC
= Giá ghi trên hoá
đơn
+ Chi phí thu mua khác trong quá
trình thu mua
Trong đó , giá trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng ( GTGT )
đối với doanh nghiệp tình giá theo phương pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế
GTGT đối với doanh nghiệp tính tính giá theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến
kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu
mua, các khoản thuế , lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt
trong định mức được phép tính vào giá vật liệu-công cụ dụng cụ. ( Cũng được xác
định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn )
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế,
Trị giá thực tế
NVL_CCDC
= Trị giá thực tế NVL-CCDC
xuất kho
+ Chi phí gia công
chế biến
Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra
dể chế biến nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài

gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về
doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công.
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ được tặng thưởng, liên doanh:
Trị giá thực tế
NVL_CCDC
= Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao xác định
trên cơ sở giá thị trường
+ Chi phí tiếp
nhận
 Với vật liệu, công cụ dụng cụ vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế
nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ đó.
 Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực
tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường.
3.3-Vật liệu-công cụ dụng cụ thực tế xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đặc điểm
của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, .. Theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam, các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho là :
 Phương pháp giá thực tế đích danh :
Theo phương pháp này đơn giá vật tư xuất kho là giá thực tế nhập kho của vật
tư, công cụ dụng cụ ấy. Như vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phương pháp
này sẽ phản ánh chính xác tình hình giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy
nhiên phương pháp này đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải rất chi tiết, tỉ mỉ,
khối lượng công tác kế toán lớn, giá vật tư nhập phải được xác định ngay tại thời
điểm nhập hàng cho từng lần nhập. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh
nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
 Phương pháp nhập trước-xuất trước( FIFO):
Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước,

xuất hết số nhập trước mới đến rồi đến số nhập sau. Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy
giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để lấy giá xuất. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua sau cùng.
Phương pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho kịp thời. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ phù hợp với giá thị trường. Song, nhược
điểm của phương pháp này là phải tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng
danh điểm vật tư, công cụ dụng cụ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, nếu giá cả có xu
hướng tăng thì áp dụng phương pháp này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận so với các phương
pháp khác. Doanh thu không phù hợp với chi phí hiện tại do giá vốn của vật liệu được
muavào từ trước với giá thấp hơn.
Phương pháp FIFO chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập xuất ít, việc sử dụng vật liệu đòi hỏi cao về mặt chất lượng và thời
hạn dự trữ.
 Phương pháp nhập sau-xuất trước( LIFO )
Ngược với phương pháp trên, phương pháp này giả định vật liệu nào nhập sau
sẽ được xuất trước, hết số nhập sau mới đến số nhập trước. Khi xuất theo lô hàng nào
thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó làm giá xuất. Như vậy giá trị vật liệu tồn
kho cuối cùng sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua đầu tiên.
Về cơ bản ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũng
giống như phương pháp nhập sau- xuất trước. Nhưng, giá trị vật liệu tồn kho trên
bảng cân đối kế toán theo phương pháp LIFO sẽ phản ánh thấp so giá trị thực tế
của chúng theo giá thị trường. Do đó vốn lưu động của doanh nghiệp cũng được nhìn
nhận kém hơn, dẫn đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị đánh giá kém hơn so
với thưc tế.
 Phương pháp giá thực tế bình quân
Giá thực tế xuất
kho
= Số lượng NVL-(CCDC)
xuất kho

x đơn giá bình quân một
đơn vị
Trong đó :
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :
Phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ dựa vào giá thực tế của nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình
quân của một đơn vị.
Giá đơn vị
bình quân cả kỳ
dự trữ
=
Giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ
+ Giá thực tế NVL nhập
trong kỳ
Số lượng NVL tồn
kho đầu kỳ
+ Số lượng NVL nhập
kho trong kỳ
Ưu điểm của phương pháp này là tính toán đơn giản, giảm nhẹ việc hạch toán
kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ so với phương pháp nhập trước –
xuất trước, nhập sau- xuất trước, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào
số lần nhập kho vật liệu nhiều hay ít. Nhưng giá trị nguyên vật liệu của mỗi lần xuất
có độ chính xác không cao. Khối lượng công tác hạch toán dồn vào cuối kỳ, ảnh
hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này
cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm. Kế toán không phản ánh sự biến
động của tình hình biến động của nguyên vật liệu một cách kịp thời cho các nhà quản
lý.
Giá bình quân cuối kỳ trước hoặc đầu kỳ này:
Theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, kế toán xác lấy giá thực

tế bình quân của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho ở cưối kỳ trước làm đơn giá xuất
kho của nguyên vật liệu đó trong kỳ.
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trước

=
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước
Só lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước
Phương pháp này mặc dù khá đơn giản, công việc tính toán không nhiều, thông
tin về tình hình nguyên vật liệu được phản ánh một cách kịp thời nhưng kém chính
xác , do không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ.
Giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tính lại giá trị thực tế nguyên vật
liệu bình quân sau mỗi lần nhập :
Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL tồn trước
khi nhập
+ Giá thực tế NVL nhập mối
lần
Số lượng NVL tồn kho trước
khi nhập
+ Số lượng NVL nhập kho
lần đó
Không giống các phương pháp bình quân khác, phương pháp này đòi hỏi tính
toán nhiều, rất tốn công, chi phí nhân công lại cao, đặc biệt khó áp dụng đối với kế
toán thủ công. Ngược lại,đây là phương pháp mang lại thông tin có tính chính xác
cao, luôn được cập nhật , tình hình nhập-xuất- tồn của nguyên vật liệu được phản ánh

đúng với thực tế. Phương pháp này đặc biệt phát huy tác dụng đối với doanh nghiệp
có chương trình kế toán máy.
 Phương pháp tính giá vật liệu theo giá lần mua cuối cùng trên cơ sở giá mua thực
tế:
Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ nhập kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng thực tế xuất kho căn cứ
vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế cso doanh nghiệp cso nhiều chủng
loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được
xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất
kho. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp phải tính giá cho só lượng nguyên vật liệu
tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ.
Trị giá
hàng tồn
kho cuối
kỳ
= Số lượng
hàng tồn
kho cuối
kỳ
* đơn giá mua thực tế lần cuối cùng
trong kỳ
Giá thực tế của
hàng xuất trong
kỳ

=
Giá thực tế của
hàng tồn kho
đầu kỳ

+
Giá thực tế của
hàng nhập trong
kỳ

+
Giá thực tế của
hàng xuất trong
kỳ
Ngược lại phương pháp trên, phương pháp này tính toán đơn giản, phù hợp
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Nhưng tính
giá xuất theo phương pháp này, kế toán không phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất
tồn của vật liệu trong kỳ , chi phí vật liệu cúng phải đợi đến cuối kỳ mới tính toán
được.
 Phương pháp hoạch toán theo hệ số giá:
Xuất phát từ thực tế cho thấy giá mua vật liệu trong từng lần nhập kà khác
nhau, và có thể chưa biết được giá thực tế của vật liệu nhưng đã phải xuất dùng cho
sản xuất. Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng một
loại giá ổn định là giá hạch toán.
Nội dung của phương pháp này là hàng ngày khi xuât vật liệu, kế toán ghi theo
giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá
Giá thực tế NVL-CCDC xuất
kho
= Giá hạch toán NVL-CCDC xuất
kho
x Hệ số
giá
Hệ số giá
( K )

=
Giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ
+ Giá thực tế NVL nhập
trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn
đầu kỳ
+ Giá hạch toán NVL nhập
trong kỳ
Hệ số giá có thể tính riêng cho từng loại vật liệu hoặc cả nhóm vật liệu.
Căn cứ vào hệ số giá, kế toán vật tư lập bảng kê tính giá vật liệu-công cụ dụng
cụ, tính tổng giá trị thực tế xuất trong kỳ .
Ưu điểm của phương pháp này là sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối
lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày , kết hợp
được hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu , không
phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu, sử dụng nhiều hay ít. . Phương pháp này đã đáp
ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Song, công tác hạch toán phải được tổ chức tỉ
mỉ , khối lượng công tác dồn vào cuối kỳ và đăc biệt phải xây dựng được giá hạch
toán khoa học.
BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN VẬT LIỆU- CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Stt Chỉ tiêu Vật liệu Công cụ dụng cụ
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
I Số tồn kho đầu kỳ
II Số nhập trong kỳ
III Cộng tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ
IV Hệ số giá
V Số xuất trong kỳ
VI Số tồn cuối kỳ
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên

vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Trên đây là các phương pháp cơ bản để tính giá xuất vật liệu.-công cụ dụng cụ
Mối phương pháp trên đều có những ưu điểm , khuyến điểm khác nhau. Doanh
nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm của mình, trình dộ của đội ngũ kế toán cũng
như các đặc trưng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp lựa chọn phương
pháp tính giá nguyên vật liệu phù hợp. Theo chế độ hiện nay, doanh nghiệp chỉ được
sử dụng một phương pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một kỳ kế toán. Khi thay
đổi phương pháp tính giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do. Việc chọn
phương pháp tính giá nào cho thích hợp có ý nghĩa to lớn . Nó không những ảnh
hưởng đến giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ mà còn tác dộng đến các chỉ tiêu
quan trọng của doanh nghiệp.
II- Hạch toán kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
1- Tổ chức luân chuyển chứng từ
1.1- Chứng từ kế toán
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, là phương tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng như cơ sở để kế toán ghi
sổ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/ QĐ/
CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trưởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu-
công cụ dụng cụ bao gồm:

Chứng từ nhập:
- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn mua hàng.( Mẫu số 01-3 LL )
- Biên bản kiểm nghiệp ( Mẫu số 05- VT )
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )
- Biên bản kiểm kê vật tư thừa ( mẫu số 08- VT )

Chứng từ xuất:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư thiếu ( Mẫu số 08- VT)
Ngoài những chứng từ trên, tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh, thành
phần kinh tế , hình thức sở hữu của công ty và đặc trưng của vật liệu-công cụ dụng cụ
mà công ty có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05- VT)
- Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ( Mẫu 07- VT)
Về nguyên tắc thì các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo các quy
định về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy
đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của
nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối
tượng liên quan.
1.2- Quá trình luân chuyển chứng từ
 Nhập kho vật liệu-công cụ dụng cụ:
Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, ban kiểm
nghiệm vật tư kiểm tra số vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lượng, chất lượng, mẫu
mã, quy cách và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trên cơ sở hoá đơn GTGT , biên
bản kiểm nghiệm vật tư, phòng vật tư lập 03 phiếu xuát kho ( đặt giấy than viết một
lần). Phiếu nhập kho phải được phụ trách phòng vật tư và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Thủ kho căn cứ vào số lượng thực nhập ghi vào cột thực nhập trong phiếu nhập kho
và cùng với người giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho – Liên 1 : lưu tại quyển gốc.
Liên 2 : giao cho người giao hàng
Liên 3 : lưu chuyển để ghi thẻ kho và sổ kế toán.
Định kỳ, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển lên cho bộ phận kế toán (kế
toán vật tư) để ghi giá trị nhập và phản ánh vào sổ kế toán. Sau đó, chứng từ được bảo
quản tại phòng kế toán.
Đối với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:

Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu-công
cụ dụng cụ phòng kế hoạch lập phiếu nhận kho. Người nhập mang phiếu nhập kho
xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số lượng thực nhập, ghi số
thực nhập vàO phiếu nhập kho, vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán.

Xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ: