THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU

THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN
HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU
I. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng
dầu
Tổng công ty Máy và phụ tùng là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ
thương mại được thành lập ngày 03/03/1956 với chức năng lên đơn hàng và ký
kết các hợp đồng ngoại thương thực hiện các nghị định mậu dịch giữa nước ta
với các nước XHCN theo chỉ đạo của Bộ ngoại thương và Uỷ ban kế hoạch nhà
nước, sau này là một trong Tổng công ty 90 của Nhà nước.
Năm 1960, trước tình hình lực lượng hàng hoá nhập khẩu chủ yếu từ vay
nợ, viện trợ ngày càng lớn, đặc biệt là khối lượng máy móc thiết bị, tăng nhanh,
đồng thời phải tổ chức thực hiện tốt chính sách phân bổ nguồn lực bên ngoài theo
đúng phương hướng chỉ đạo của nhà nước, Tổng công ty Thiết bị phụ tùng -
dưới sự điều hành của Tổng cục vật tư được thành lập, với chức năng tập hợp
nhu cầu của các nghành sản xuất công nghiệp trong nước, Tổng công ty lên đơn
hàng nội chuyển qua Tổng công ty xuất nhập khẩu máy để lên đơn hàng ngoại,
ký kết hợp đồng đưa hàng về nước.
Tổng công ty thiết bị phụ tùng đã trở thành khách hàng lớn nhất của Tổng
công ty xuất nhập khẩu máy. Quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị ngày càng tăng
cường, tạo ra dây truyền khép kín giữa hai Tổng công ty, phân phối trong cơ chế
kế hoạch hoá của nhà nước.
Theo quyết định số 163/TMDL-TCCB năm 1992 của Bộ Thương mại và du
lịch, hai Tổng công ty được hợp nhất lại thành Tổng công ty máy và phụ tùng. Đây
chính là sự tiếp nối quá trình hình thành và phát triển chung của hai Tổng công ty.
Tổng công ty Máy và Phụ tùng được thủ tướng chính phủ quyết định thành
lập lại theo quyết định số 225/TTG ngày 17/4/1995 cho phù hợp với tình hình mới.
Từ khi ra đời đến nay Tổng công ty đã có những thay đổi lớn về chất và phát triển
thành công qua các giai đoạn lịch sử của đất nước từ thời kỳ xây dựng hoà bình
trong chiến tranh bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn chuyển đổi sang kinh tế thị trường
hiện nay.

Tên : TỔNG CÔNG TY MÁY VÀ PHỤ TÙNG
Tên giao dịch quốc tế : VIỆT NAM NATIONAL MACHINERY IMPORT AND
EXPORT CORPORATION.
Viết tắt : MACHINOIMPORT
Trụ sở giao dịch : Số 8 phố Tràng Thi – Quận Hoàn Kiếm – Thành phố Hà
Nội
Ngày 7/10/1997 Bộ Thương mại quyết định thành lập Công ty đại lý dịch vụ
xăng dầu là một trong 10 Công ty thành viên thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng
(Bộ Thương mại ).
Công ty có trụ sở tại số 4 Trần Hưng Đạo – Quận Hoàn Kiếm – Thành phố
Hà Nội. Công ty có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức do hội đồng quản trị của Tổng công
ty ký duyệt và đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu do nhà nước cấp.
Năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.
Chức năng và nhiệm vụ :
- Kinh doanh tất cả máy móc, thiết bị phục vụ cho nhu cầu nền kinh tế quốc
dân.
- Kinh doanh tất cả các loại phương tiện vận tải các loại phụ tùng thay thế.
- Kinh doanh xăng, dầu nhớt.
- Xuất nhập khẩu uỷ thác cho mọi nhu cầu trong nước.
- Tư vấn thương mại và đầu tư liên doanh liên kết.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Theo cơ cấu tổ chức trên, Ban giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp của các
phòng ban. Các bộ phận phòng ban có chức năng hỗ trợ giúp giám đốc. Mô hình
này rất phù hợp với Công ty, mọi thông tin được phản hồi giữa ban giám đốc và
các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác.
Giám đốc: Do chủ tịch hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm là người điều hành
trực tiếp các phòng ban và là người có quyền điều hành cao nhất tại Công ty.
Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch thực hiện và quản lý kinh doanh nghiên cứu nắm

bắt thị trường để có biện pháp phương thức kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu
quả cao ngoài ra phòng kinh doanh còn tham gia lập các kế hoạch khác.
Ban giám đốc
Phòng TCKTPhòng TCHCPhòng KDVăn phòng
Phòng Tổ chức hành chính: xây dựng và quản lý mô hình tổ chức, kế hoạch lao
dộng tiền lương, tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, bố trí xắp xếp cơ
cấu cán bộ phù hợp với bộ máy quản lý của Công ty, giải quyết chế độ cho người
lao động …
Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tốt chức năng quản lý tài sản, tiền
vốn kế toán thống kê toàn bộ các khoản thu chi của Công ty. Thực hiện ccác chức
năng và chế độ tài chính do Nhà nước và cơ quan cấp trên quy định.
Nhân sự: Toàn Công ty có 31 cán bộ công nhân viên trong đó số người lớn tuổi
chiếm ột tỷ lệ lớn (độ tuổi trên 40 chiếm tới 63%). Lớp trẻ trong Công ty đang dần
khẳng định mình trở thành lực lượng chủ chốt trong tương lai.
Năng lực tài chính và cơ sở vật chất:
Công ty có vốn cố định là 189 triệu đồng, vốn lưu động là 389 triệu đồng,
cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là cửa hàng, nhà xưởng xây dựng từ những năm
1965 đã được đầu tư cải tạo sửa chữa và nâng cấp. Trong đó, diện tích nhà
xưởng là 1.500m
2
, diện tích nhà làm việc là 1.000m
2
bao gồm văn phòng phục vụ
kinh doanh và nhà làm việc.
3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu
Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu là một đơn vị kinh doanh được Tổng
công ty Máy và phụ tùng – Bộ Thương Mại quan tâm, do đó cơ sở vật chất kỹ
thuật phục vụ kinh doanh tốt.
Để đạt được một kết quả kinh doanh khả quan trong nền kinh tế thị trường. Ngoài
nhiêm vụ kinh doanh máy móc, thiết bị , phụ tùng… Công ty còn mở rộng kinh

doanh các dịch vụ khác. Với phương châm phát triển cơ sở vật chất, Công ty đã
cho thuê nhà bước đầu khai thác có hiệu quả. Công ty đã xắp xếp công tác kinh
doanh theo một trình tự hợp lý, gồm các bước sau:
- Nghiên cứu thị trường
- Đàm phán thoả thuận mua bán và ký hợp đồng thực hiện mua bán với các
khách hàng trong và ngoài nước
- Vận chuyển giao hàng, thanh toán tiền hàng
- Hạch toán các nghiệp vụ
- Thanh lý Hợp đồng
Từ khi bắt đầu kinh doanh (7/10/1997) đến nay, Công ty thiết bị phụ tùng
xăng dầu ngày càng phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh đặc biệt trên thị
trường xuất nhập khẩu. Đồng thời góp phần không nhỏ trong việc phát triển kinh
tế đất nước. Để ổn định và phát triển kinh doanh trong nền kinh tế mới, lãnh đạo
Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành các phòng ban theo
dõi, cung cấp đầy đủ, chính xác về tình hình cung cầu, giá cả trên thị trường, cũng
như tình hình tài chính của Công ty để lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định
kinh doanh đúng đắn mang lại lợi nhuận cho Công ty và đảm bảo đời sống cho
cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc, thiết bị, phụ tùng. Đây là mặt
hàng có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, mẫu mã khác nhau. Mỗi loại đều có
những đặc điểm riêng nhưng đều được sản xuất để phục vụ cho nhu cầu lao
động và sinh hoạt của con người.
Trong những năm qua biến động thị trường của những mặt hàng này rất
phức tạp. Tuy nhiên để kinh doanh hiệu quả Công ty đã chú trọng nghiên cứu nhu
cầu của khách hàng, có nhiều biện pháp khác nhau nhưng Công ty đã sử dụng
các biện pháp khác nhau Công ty đã sử dụng các biện pháp chủ yếu sau:
- Dự toán nhu cầu khách hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng,
thông qua Hội chợ triển lãm tổ chức đăng ký nhu cầu của khách hàng.
- Dự toán nhu cầu bằng nhiều biện pháp cử cán bộ nghiệp vụ tìm hiểu nhu
cầu các đơn vị khách hàng.

- Phương pháp phỏng vấn các chuyên gia về kinh doanh các mặt hàng này
của các tổ chức thương mại khác.
Để cạnh tranh được với các tổ chức thương mại khác trong quá ttrình kinh
doanh Công ty luôn luôn bám sát nhu cầu thực tế của thị trường, để từ đó tạo
nguồn hàng và tổ chức kế hoạch bán hàng. Công ty luôn tìm ra biện pháp liên hệ
chặt chẽ với bạn hàng, đồng thời luôn phải giữ uy tín với bạn hàng, thoả thuận
được những phương thức thanh toán phù hợp hai bên cùng có lợi, nên tạo được
nguồn hàng, đảm bảo kế hoạch tiêu thụ và dự trữ.
Qua 5 năm xây dựng và phát triển, Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu từ
một đại lý dịch vụ xăng dầu làm ăn không có hiệu quả đến này Công ty đã đạt
doanh thu 70.762.032.348 đồng. Điều đó khẳng định sức mạnh vươn lên mạnh
mẽ và không ngừng của Công ty, từng bước khẳng định mình trong nền kinh tế thị
trường. Là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát
triển được vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống của người lao động
được cải thiện. Để hiểu được tình hình hoạt động của Công ty ta xem xét kết quả
kinh doanh của Công ty mấy năm trở lại đây.
BẢNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
STT Chỉ tiêu 2000 2001
So sánh 2001/2000
Mức %
1
Tổng doanh thu (VNĐ) 52.785.000.000 70.762.032.348 17.977.032.348 34
2
Nhập khẩu (USD) 3.500.000 4.300.000 800.000 23
3
Xuất khẩu (USD) 139.000 459.989 320.989 230
4
Nộp ngân sách (VNĐ) 5.022.000.000 7.145.733.583 2.123.733.582 42
5
Lợi nhuận (VNĐ) 177.300.000 223.377.969 46.077.969 26

6
Thu nhập bình quân 992.000 1.234.000 242.000 24
Từ biểu trên ta thấy năm 2000 – 2001 các chỉ tiêu đều tăng chứng tỏ hoạt
động kinh doanh của Công ty trong năm có hiệu quả. Để đạt được những mục
tiêu quan trọng trong nền kinh tế thi trường Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu đã
tổ chức quản lý có hiệu quả từ khâu mua đến khâu tổ chức tiêu thụ.
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty
4.1.Tổ chức bộ máy kế toán – tái chính
Phòng Kế toán – tài chính của Công ty đã tập hợp những cán bộ, nhân viên
cùng với những trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế
toán của Công ty.
Phòng Kế toán – tài chính phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản
của đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao
hiêu quản của việc sử dụng tài sản đó.
- Phải phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh
doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại, nhằm kiểm tra việc
thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong việc kinh doanh.
- Phải phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản để giám
sát việc sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh. Ngoài ra phải xác
định được kết quả lao động của người lao động để khuyến khich lợi ích vật chất
và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Phòng Tài chính kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra các
quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với các khách hàng, các nhà cung
cấp phòng Tài chính kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để
quyết định các vấn đề đầu tư, góp vốn mua hàng hay bán hàng đạt hiệu quả cao.
Đối với Nhà nước phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc
thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, phòng Tài
chính kế toán của Công ty mỗi người có từng nhiệm vụ cụ thể sau:

* Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, duyệt các báo cáo, các
tài liệu có liên quan.
* Kế toán TSCĐ và công nợ: theo dõi TSCĐ và công nợ giữa Công ty với Tổng
công ty…
* Kế toán tiền lương và công nợ nội bộ: Theo dõi lương và các khoản trích theo
lương.
* Kế toán đối ngoại: Chịu trách nhiệm mở LC và thanh toán với ngân hàng.
* Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và thu chi tiền mặt.
* Kế toán thanh toán: Theo dõi thu chi của Công ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHƯC BỘ MÁY KẾ TOÁN
4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, lãnh
đạo Công ty và Kế toán trưởng đã lựa chon hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập
trung. Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính – kế toán làm
nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và lập báo cáo toàn Công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế
toán
XNK
Thủ
quỹ
Kế
toán
thanh
toán
Kế
toán
tiền
lương

Kế
toán
theo
dõi
TSCĐ
4.3.Tình hình công tác quản lý hàng hoá ở Công ty
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty nên việc tổ chức quản lý hàng hoá là
việc làm rất cần thiết. Nhận thức được vấn đề Công ty đã chú trọng đến công tác
quản lý hàng hoá ngay từ khâu mua vào đến khâu bảo quản, trông coi. Công tác
quản lý hàng hoá của Công ty được tiến hành cả về mặt hiện vật và giá trị hàng
hoá mua về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại hàng nhưng
mỗi lần nhập lại có giá trị khác nhau. Để tránh mất mát những chi tiết cấu thành
nên hàng hóa, chất lượng hàng hoá và để quản lý tốt hàng hoá Công ty đã xây
dựng Nội quy, quy chế quy định rõ trách nhiệm cho các phòng ban, các bộ phận
phối hợp cùng thực hiện như phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính,
phòng tài chính – kế toán… trong đó phòng tài chính kế toán có trách nhiệm kiểm
tra giám sát và phản ánh kịp thời cả về số lượng và giá trị hàng hoá trong quá
trình nhập – xuất hàng hoá tồn kho, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toán
ban đầu đến khâu xác định kết quản kinh doanh.
4.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế dộ kế toán mới ban hành theo quyết
định số 1441TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trương Bộ Tài chính
Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và đặc điểm quy mô hoạt động kinh
doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” để tổ chức ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn các loại…
- Sổ kế toán tổng hợp: gồm Chứng từ ghi sổ, sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết.
Các loại sổ kế toán trên được quản lý chặt chẽ theo sự phân công của Kế
toán trưởng sho từng nhân viên kế toán có trách nhiệm về những điều ghi trong

sổ và việc bảo quản trong suốt thời gian dùng sổ. Để phản ánh kịp thời, chính xác,
trung thực, liên tục, có hệ thống và quy củ về hoạt động kinh doanh, tình hình sử
dụng vốn của Công ty.Các nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ.
Nhân viên nào được phân công giữ sổ kế toán nào thì căn cứ vào chứng từ gốc
của phần hành đó để ghi vào sổ.
Các mặt hàng kinh doanh của Công ty thường có số lượng nhiều, giá trị
lớn. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường
xuyên.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
(1) (1)

CHỨNG TỪ GỐC
(Bảng tổng hợp chứng từ
gốc)
Sổ quỹ
Sổ (thẻ) hạch toán
chi tiết
(2)
(3)
(4) (5)
(8)

(9) (6)

(7)
Ghi hàng ngày: (7)
Ghi cuối tháng:
Quân hệ đối chiếu:
II- THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG
VÀ XĂNG DẦU

1. Tổ chức công tác hạch toán ban đầu
Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hàng hoá, mọi nghiệp vụ
xuất - nhập kho phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác vào các chứng từ,
sổ sách theo mẫu biểu quy định. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạch
toán quá trình xuất – nhập kho hàng hoá và để kiểm tra chính xác việc ghi sổ kế
toán, đảm bảo tính hợp lý của chứng từ. Nhận thức được tầm quan trong của vấn
đề này, Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu rất chú trọng đến công tác hạch
toán ban đầu. Việc tổ chức tốt hạch toán ban đầu đã giúp Công ty ghi chép, phản
ánh được kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán để Giám đốc Công ty
có thể điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp có
hiệu quả.
* Chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo Quyết định số 1441/TC/QĐ/CĐKT
ngày 1/11/1995, Thông tư sửa đổi tháng 3/1998, Thông tư số 100/1998/TT-BTC
ngày 15/7/1998 về hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp
của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về xuất kho hàng hoá bao gồm:
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
Chứng từ ghi
sổ
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo kế toán
- Hợp đồng mua bán hàng hoá
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hoá đơn GTGT
- Giấy báo có, bản sao kê của Ngân hàng

- Báo cáo bán hàng và phiếu thu tiền của nhân viên
- Các chứng từ khác có liên quan
* Qúa trình lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty
- Đối với chứng từ xuất: Công ty sử dụng hoá đơn GTGT làm phiếu xuất
kho do Bộ Tài chính phát hành.
- Trình tự tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng đến mua
hàng hay đến gia hạn theo hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh ký hợp đồng
bán hàng hoá. Căn cứ vào hợp đồng này nhân viên bán hàng tại phòng Kinh
doanh viết hoá đơn GTGT theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Hoá đơn GTGT
được lập thành 3 liên
+ Liên 1 (liên đen) lưu làm gốc, thủ kho dùng để vào thẻ thẻ kho.
+ Liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng.
+ Liên 3 (liên xanh) gửi cho phòng Tài chính Kế toán để hạch toán.
Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ hình thức thanh toán. Nếu khách hàng trả
tiền ngay thì được xác nhận là đã thu tiền còn nếu khách hàng nợ phải ghi rõ để
kế toán theo dõi tình hình công nợ.
Khách hàng cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ kho
làm căn cứ xuất hàng giao cho khách.
Từ 1/1/1999 thuế GTGT được áp dụng trong các doanh nghiệp thuộc mọi
thành phần kinh tế trong xã hội việc tính thuế được tiến hành ngay trên hoá đơn
bán hàng. Do vậy việc tính thuế minh bạch, rõ ràng, đơn giản hơn cho kế toán
viên, tránh được sự ùn tắc trong việc tính thuế vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Dẫn chứng: ngày 20/12/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán cho
Công ty cơ khí Đông anh 01 chiếc máy búa hơi với số tiền 646.666.667đồng
(chưa có VAT) Giá vốn là 560.000.000đồng.
Mẫu hoá đơn GTGT
Biểu số 2
HOÁ ĐƠN GTGT
Ngày 20 tháng 02 năm 2001
Mẫu số 01GTKT – 3LL

CQ/01-B
No 033130
Đơn vị bán hàng : Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu
Địa chỉ : Số 4 Trần Hưng Đạo
Điện thoại : 9331738 Mã số thuế 0100106994 –1
Họ và tên người mua hàng : Công ty cơ khí Đông anh
Đơn vị : Khối A2 Thị trấn Đông anh – Hà nội
Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106391
STT
Tên hàng hoá -
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x2
1 Máy búa hơi
Model SX 1989
CHLB Nga
Chiếc 01 646.666.667 646.666.667
Cộng thành tiền 646.666.667
Thuế suất GTGT 5% 32.333.333
Tổng cộng thành tiền 679.000.000
Số tiền bằng chữ: Sáu trăm bảy mươi chín triệu đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)
Dẫn chứng: ngày 30/10/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán cho
Công ty Khuê minh 01 chiếc máy xúc đào HITACHI với số tiền 282.525.000 đồng
(thuế suất 5% ) Giá vốn là 281.314.000đồng.
Biểu số 3
Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT
Ngày 30 tháng 10 năm 2001
Mẫu số 01GTKT – 3LL
CQ/01-B
No 033106
Đơn vị bán hàng : Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu
Địa chỉ : Số 4 Trần Hưng Đạo
Điện thoại : 9331738 Mã số thuế 0100106994 –1
Họ và tên người mua hàng : Công ty Khuê minh
Đơn vị :
Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106372
STT
Tên hàng hoá -
dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x2
1
Máy xúc đào
HITACHI
Chiếc 01 282.525.047 282.525.047
Cộng thành tiền 282.525.047

Thuế suất GTGT 5% 14.126.253
Tổng cộng thành tiền 294.651.300
Số tiền bằng chữ: Hai trăm chín mươi tư triệu, sáu trăm năm mươi mốt
ngàn, ba trăm đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)
Các Hoá đơn khác cũng tương tự
2. Kế toán tổng hợp bán hàng.
2.1. Các tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng .
TK 156: Hàng hoá : Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại
cacá cửa hàng, chi tiết theo từng kho, từng loại từng nhóm, thứ hàng hoá.
TK511: Doanh thu bán hàng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán
hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu.
TK531:Hàng bán bị trả lại:Phản ánh doanh thu của số hàng hoá đã tiêu thụ
nhưng bị khách hàng trả lại.
TK532: Giảm giá hàng bán : Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá
hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận.
- TK632: Giá vốn hàng bán : Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ.
Và các tài khoản các có liên quan.
2.2. Phương thức bán hàng.
Trong nên kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranh
nhau rất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá được đặt lên vị trí quan tâm hàng
đầu. Việc tiêu thụ hàng hoá được gắn liền với phương thức bán hàng ở Công ty
đã áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp. Phương thức bán hàng trực tiếp là
công ty giao hàng cho khách tại kho của Công ty. Khách hàng sau khi ký vào
chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng được xác định là đã bán. Lúc này

quyền sở hữu của hàng hoá được chuyển qua người mua .
2.3. Kế toán doanh thu bán hàng.
Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua các
phương thức thanh toán để thực hiện giá trị sản phẩm hàng hoá. Trong đó Công
ty chuyển giao hàng hoá cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh
nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của hàng hoá đó theo giá quy định
hoặc thoả thuận. Thời điểm xác định doanh thu bán hàng sẽ tuỳ theo phương
thức bán hàng và phương thức thanh toán tiền hàng.
Doanh thu bán hàng là tổng trị giá thực hiện do hoạt động sản xuất kinh
doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng yêu
cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi và
xác định được doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hoá đơn bán
hàng.
Để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá thực hiện việc khoán doanh thu tối
thiểu cho các phòng kinh doanh. Doanh thu bán hàng của Công ty là doanh thu
bán hàng do các phòng kinh doanh thực hiện. Nhân viên kế toán được phân
công nghiệp vụ kế toán bán hàng theo dõi trên tài khoản 511 “ Doanh thu ban
hàng” tức là theo dõi về số doanh thu của khối lượng hàng hoá được xác định là
tiêu thụ (người mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán) Giá bán được hạch
toán là giá bán thực tế tức là số tiền ghi trên hoá đơn hay hợp đồng mua bán
hàng hoá (giá thực tế đích danh)
Doanh thu bán hàng hoá chủyêú là các máy móc, thiết bị doanh số thu được
trong quý IV năm 2001 là 20.750/269.370đ
2.4. Kế toán theo dõi thanh toán với người mua.
Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá có sự kết hợp chặt chẽ, nhịp
nhàng, ăn khớp tạo điều kiện thuận lợ cho khách hàng làm thủ tục nhận hàng với
thời gian nhanh nhất. áp dụng phương thức thanh toán thích hợp với điều kiện
của từng khách hàng, công ty đã kết hợp nhiều hình thức thanh toán như:
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc séc đối với những
khách hàng mua ít, không mua hàng thường xuyên hoặc những khách hàng đáp

ứng được yêu cầu thanh toán trực tiếp. Với phương thức này đảm bảo thu được
vốn nhanh và tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
- Người mua ứng trước tiền hàng áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu đặt
mua theo yêu cầu, mua một lúc với số lượng lớn mà Công ty chưa thể đáp ứng
được ngay.
- Thanh toán chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toán
thường xuyên, sòng phẳng và có uy tín với Công ty. Trong trường hợp này Công
ty thường bị chiếm vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu lãi xuất do việc trả
chậm.
Thực tế ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu việc theo dõi thanh toán với
khách hàng được thực hiện trên sổ TK 131. Sổ này được mở cho cả năm và theo
từng quý. Cơ sở để ghi sổ là các hoá đơn bán hàng, các giấy nhận nợ và ác
chứng từ liên quan, sổ này theo dõi chi tiết cho từng người mua.
Ví dụ: Trong quý IV/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu mở chi tiết TK 131
với khách hàng là Công ty TNHH Khuê minh.

3. Kế toán thuế và các khoản giảm trừ
3.1.Kế toán thuế
Hiện nay tại Công ty việc tính thuế GTGT được áp dụng theo phương thức
khấu trừ. Công ty luôn xác định được trách nhiệm của mình là phải tính toán chính
xác và nộp đầy đủ kịp thời, đảm bảo nguồn thu cho NSNN.
Theo luật thuế GTGT đối với doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ như Công ty thì phần thuế phải nộp đựoc tách riêng không
tính vào doanh thu bán hàng và được theo dõi trên bàng kê thuế đầu ra. Cuối
tháng tổng hợp thuế GTGT đầu vào để khấu trừ với đầu ra được phần thuế phải
nộp cho Nhà nước. Căn cứ để lập tờ khai là bảng kê thuế đầu vào và bảng kê
thuế đầu ra, sổ theo dõi tình hình nộp thuế.
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào
Thuế GTGT đầu ra =
Giá tính thuế của hàng hoá

dịch vụ chịu thuế bán ra
x
Thuế suất thuế GTGT
của hàng hoá dịch vụ đó
Mua vào
Thuế GTGT
đầu vào
=
Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn
GTGT mua hàng hoá, dịch vụ
TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Tên cơ sở: Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu
Địa chỉ: Số 4 Trần Hưng Đạo – Quận Hoàn kiếm – Hà Nội
STT Chỉ tiêu kê khai Doanh thu Thuế GTGT
1 2
3 4
1 Hàng hoá dịch vụ bán ra
2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT
a Hàng hoá xuất khẩu thuế suất
b Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5%
c Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10%
d Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20%
3 Hàng hoá dịch vụ mua vào
4 Thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào
5 Thuế GTGT được khấu trừ
6
Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái
(-) trong kỳ (tiền thuế 2-5)
7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua
8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng

9 Thuế GTGT được hoàn trong tháng
10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng
Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ):
Trên tờ khai xác định rõ doanh thu (chưa có thuế GTGT) và thuế GTGT của
hàng hoá, dịch vụ mua vào, hoặc bán ra, số thuế GTGT phải nộp hoặc được
hoàn trả trong tháng.
- Khi xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán căn cứ thuế GTGT đầu vào và
đầu ra tính khấu trừ.
- Nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn hoặc bằng thuế GTGT đầu vào, kế toán
khấu trừ thuế đầu vào ghi:
Nợ TK3331
Có TK1331
Số chênh lệch khi nộp ghi:
Nợ TK3331
Có TK111,112
- Nếu thuế GTGT đầu ra nhỏ hơn thuế GTGT đầu vào thì kế toán khấu trừ đúng
bằng thuế đầu vào ghi:
Nợ TK3331
Có TK1331
- Khi nộp tiền kế toán ghi:
Nợ TK3331
Có TK111. 112
3.2. Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra ở Công ty khá tốt nên trong năm
không thấy xảy ra hiện tượng hàng bán bị trả lại.
Các khoản giảm trừ ở Công ty:
+ Chiết khấu hàng hoá
+ Giảm giá hàng bán
+ Hàng bán bị trả lại
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

- Đối với hàng hoá bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531:
+ Xác định doanh số hàng bán bị trả lại và việc xoá nợ cho khách hoặc
thanh toán tiền cho khách.
Nợ TK 531
Có TK 131, 111, 112
+ Đồng thới phản ánh số hàng trả lại nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 632
Có TK 1331
+ Nếu hàng bị trả lại ở kỳ sau, ngoài hai bút toán trên kế toán phải ghi
thêm bút toán xoá giá trị vốn của hàng bị trả lại:
Nợ TK 632
Có TK 911
- Đối với khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng TK 532 khi có
chứng từ xác định khoản giảm giá hàng cho người mua về số lượng hàng
để bán đã được chấp thuận.
+ Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp thanh
toán cho khách hàng khoản giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 532
Có TK 111, 112
+ Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 532
Có Tk 131
Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tổng doanh thu
để tính doanh thu thuần
Nợ TK 511
Có Tk 911
4. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1. Kế toán giá vốn hàng bán
Trong một kỳ kinh doanh tương ứng với doanh số bán hàng tại mỗi doanh

nghiệp thì có giá vốn của lượng hàng xuất bán. Trị giá vốn của lượng hàng xuất
bán, là biểu hiện bằng tiền của lượng hàng bán ra theo giá vốn. Tại Công ty thiết
bị phụ tùng và xăng dầu giá vốn hàng bán chính là giá thực tế đích danh. Để hạch
toán Công ty sử dụng TK 156 “Hàng hoá” và TK632 “Giá vốn hàng bán”.
4.2.Kế toán chi phí bán hàng
Để thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp phải chi ra các
khoản chi phí nhất định gọi là chi phí bán hàng. Nhiệm vụ của kế toán là phải theo
dõi hạch toán đầy đủ tất cả các khoản chi phí có liên quan đến quá trình tiêu thụ.
Chi phí bằng tiền mặt bao gồm chi phí bằng tiền gửi ngân hàng, tiền mặt
phục vụ qua trình vận chuyển hàng hoá, chi phí dịch vụ mua ngoài.
4.3.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp