MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CẦU 3 THĂNG LONG

Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện
Ngân Hàng


 ! "#$%

Qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cầu 3 Thăng Long ngày
càng khẳng định được vị trí của mình trong ngành xây dựng cầu đường. Với sự nỗ
lực to lớn của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã khắc phục được những khó
khăn và đang từng bước trên con đường phát triển vững mạnh. Đóng góp vào sự phát
triển chung đó có công sức không nhỏ của các cán bộ phòng kế toán của Công ty.
Tập thể cán bộ của phòng luôn ý thức được trách nhiệm của mình và hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
Qua thời gian thực tập tại Công ty và đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Tổ
chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cầu 3 Thăng long”, em xin đưa ra
một số nhận xét sau:
Về ưu điểm:
- Thứ nhất: Công ty có một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, thành thạo nghiệp
vụ, có năng lực và nhiệt tình với công việc.
- Thứ hai: Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý và khoa học vừa đảm bảo tiết
kiệm vừa hoạt động có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám
đốc và các cơ quan chức năng khác.
- Thứ ba: Hình thức kế toán trên máy là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình
thức kế toán áp dụng thích hợp với việc tổ chức kế toán trên máy vi tính. Mặt khác
Công ty là DN có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ nên việc
áp dụng hình thức kế toán này rất tiện lợi cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản
xuất kinh doanh.
- Thứ tư: Công ty đã thực hiện phân loại NVL theo nội dung, công dụng kinh tế.
Điều này, không những giúp cho việc hạch toán kế toán NVL ở Công ty được thực
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 1 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện

Ngân Hàng
hiện một cách dễ dàng mà còn giúp cho công tác quản lý và sử dụng NVL được thực
hiện một cách thuận lợi hơn.
- Thứ năm: Vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp phù hợp với
điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Công ty
tiến hành giao khoán cho các đội theo từng hạng mục công trình hoặc từng công
trình. Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm cho các công trường, đội thi công
có trách nhiệm và quan tâm hơn tới kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh
có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi
công, khuyến khích lợi ích vật chất trong lao động. Mặt khác nó mở rộng quyền tự
chủ về mặt hạch toán kinh doanh, phương thức tổ chức quản lý, tổ chức lao động hợp
lý.
- Thứ sáu: áp dụng tốt quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài
Chính ban hành cho các DN xây lắp.
Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách báo cáo kế toán theo hình thức chứng
từ ghi sổ trên máy vi tính của Công ty về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu hạch toán chi
tiết, hạch toán tổng hợp NVL, tuân thủ những quy định của chế độ kế toán và quy chế
quản lý tài chính DN.
- Thứ bẩy: Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Trong các phương pháp đánh giá trị giá NVL xuất kho thì phương pháp giá thực tế
đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói
riêng cũng như thông tin về lãi lỗ, tình hình tài chính của DN nói chung. Tuy nhiên
phương pháp này đòi hỏi DN phải theo dõi chặt chẽ NVL theo từng lô hàng. Ở Công ty,
mặc dù số lượng, chủng loại NVL lớn nhưng có đặc điểm khi mua NVL về nhập kho
theo tiến độ thi công thì thông thường là xuất ngay cho các đội thi công. Phiếu xuất kho
được lập cùng với phiếu nhập kho nên việc theo dõi lô hàng cả về số lượng và giá trị là
hoàn toàn có thể thực hiện được. Vì thế, Công ty sử dụng đơn giá thực tế đích danh khi
tính trị giá NVL xuất kho là hợp lý.
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 2 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện

Ngân Hàng
- Thứ tám: Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: Công tác quản lý và sử
dụng nguyên vật liệu ở Công ty nhìn chung là tốt từ khâu mua vào đến khâu sử dụng,
bằng cách phân công, phân nhiệm trong từng khâu đều có các phòng ban, cán bộ chuyên
trách đảm nhiệm, gắn chặt trách nhiệm của từng người với công việc của mình làm, do
đó công việc đã mang lại nhiều hiệu quả.
Về khâu thu mua: Trong cơ chế thị trường hiện nay nguồn NVL phục vụ cho công
việc xây lắp rất đa dạng, phong phú, cho nên Công ty thường mua vật tư tại địa bàn thi
công công trình. Điều này đã giúp cho việc thi công các công trình được thực hiện, mặt
khác làm giảm chi phí vận chuyển, góp phần làm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm
rất nhiều. Từ đó cho thấy tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của phòng vật tư cũng như
nhân viên cung ứng ở các đội là rất lớn .
Khâu dự trữ: Hiện nay NVL ở Công ty nhập kho là xuất ngay cho các đội thi công
nên việc dự trữ NVL trong kho của Công ty là rất ít, thường là những NVL dùng không
hết xuất trả về kho Công ty và thời gian dự trữ cũng rất ngắn nên đã không xảy ra tình
trạng ứ đọng vốn lưu động. Còn ở kho của các đội hầu như lúc nào cũng có NVL dự trữ
để phục vụ thi công.
Về khâu bảo quản: Do đặc điểm NVL trong Công ty có nhiều loại nên việc bảo quản
đòi hỏi Công ty phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao ráo, thoáng mát, không ẩm ướt…Khâu
bảo quản NVL ở Công ty nhìn chung là tốt ngoài hệ thống kho tàng ở Công ty ra, mỗi
đơn vị xây lắp còn xây dựng những kho tàng ở công trường để bảo quản NVL phục vụ
thi công các công trình, về cơ bản NVL xuất kho đảm bảo chất lượng.
Khâu sử dụng NVL:ở Công ty việc cung cấp NVL cho các đơn vị thi công trên cơ
sở đảm bảo đầy đủ các giấy tờ cần thiết nên đã góp phần làm cho việc cung cấp nguyên
vật liệu đến các đơn vị thi công một cách nhanh chóng kịp thời. Việc sử dụng NVL ở
Công ty được thực hiện theo định mức chi phí chi tiết cho từng khoản mục công trình đã
đảm bảo cho việc thực hiện tốt kế hoạch chi phí và đảm bảo chất lượng của công trình.
Còn việc sử dụng NVL ở các đội đều dựa trên định mức hoa phí NVL do đội và phòng
kỹ thuật đã lập khi lập kế hoạch chi phí toàn bộ công trình đã được giám đốc duyệt trước
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 3 Lớp: 19051

Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện
Ngân Hàng
khi đội thực hiện việc thi công các công trình. Vì vậy, NVL luôn được sử dụng đúng
mục đích hiệu quả.
- Thứ chín: Việc hạch toán theo quý là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
của Công ty nên khối lượng công việc không quá lớn so với cán bộ của phòng.
Trong thời gian qua, Công ty rất chú trọng đến tổ chức công tác kế toán nói chung
và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng. Song, do nhiều nguyên nhân khác nhau,
công tác kế toán đặc biệt là công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ còn nhiều hạn
chế. Đây là những điểm mà trong thời gian tới, Công ty cần có những biện pháp bổ sung
và hoàn thiện.
- Một là: Thủ tục kiểm tra hàng trước khi nhập hàng chưa được thực hiện chặt
chẽ. Đó là việc kiểm tra và chấp nhận nhập kho của cán bộ chưa được thể chế hoá bằng
văn bản. Do vậy, việc phân định trách nhiệm giữa các bộ phận có liên quan đến việc
nhập kho vật tư chưa rõ ràng, thống nhất và chưa chặt chẽ. Nếu do lỗi chủ quan, Công ty
nhập kho các loại vật tư không đảm bảo chất lượng, chủng loại, quy cách, thiếu về số
lượng… thì việc đưa ra quyết định xử lý là rất khó khăn. Hơn nữa, không tăng cường
được ý thức trách nhiệm của cán bộ vật tư.
- Hai là:Việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài
còn chưa rõ ràng, rành mạch. Như đã nêu ở phần 2.3.4.1 – chương 2, khi mua vật liệu,
công cụ dụng cụ nhập kho bất kể là thanh toán hay chưa, kế toán đều ghi sổ theo định
khoản:
Nợ TK 152, 153.
Nợ TK 133.
Có TK 331.
Như vậy, kế toán vật tư không theo dõi được vật tư được mua sắm bằng nguồn
nào, chức năng giám đốc vật tư của kế toán bị hạn chế. Hơn nữa việc luân chuyển chứng
từ bị kéo dài do các chứng từ phải được phân loại nhiều lần.
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 4 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện

Ngân Hàng
Bộ phận kế toán vật tư phân loại, sắp xếp các chứng từ theo thứ tự thời gian phát
sinh để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Sau khi kế toán vật tư ghi sổ xong, các chứng từ được
chuyển cho bộ phận kế toán khác để ghi sổ, lại một lần nữa các chứng từ được phân loại,
sắp xếp theo hình thức thanh toán để ghi sổ tương ứng. Cuối quý, các chứng từ nhập
được kế toán vật tư sắp xếp theo tong đối tượng để ghi vào bảng kê nhập kho.
Việc ghi sổ như trên của cán bộ phòng kế toán mất rất nhiều thời gian và dễ dẫn
đến sai sót.
- Ba là: Việc hạch toán vật liệu do tự gia công chế biến chưa khoa học, hợp lý.
Cụ thể là việc hạch toán nghiệp vụ xuất băng thép mạ kẽm để gia công chế biến ống
ghen tạo lỗ và xuất ống ghen tạo lỗ cho thi công công trình (xem phần 3.4.2 – Chương
2).
Khi các công trình có nhu cầu về ống ghen tạo lỗ, băng thép mạ kẽm được xuất
kho để đội điện máy gia công. Khi xuất băng thép loại kẽm, kế toán ghi ngay trị giá xuất
kho của nó vào công trình bằng định khoản:
Nợ TK 621 – Chi tiết công trình
Có TK 152 (1521)
Khi thực xuất ống ghen tạo lỗ do gia công, kế toán lại một lần nữa ghi sổ theo
định khoản trên. Khi được ghi lên bảng kê xuất kho 1521 thì dòng “băng thép mạ kẽm”
được ghi ngay cả chỉ tiêu số lượng và thành tiền còn dòng “ống ghen tạo lỗ” chỉ được
ghi chỉ tiêu số lượng. Theo em cách ghi sổ như trên không khoa học. Vì lẽ ra kế toán
phải sử dụng trị giá xuất kho của ống ghen tạo lỗ để tính vào chi phí thay vào đó kế toán
lại ding trị giá xuất kho của băng thép mạ kẽm. Tức là, trị giá của ống ghen tạo lỗ chỉ
bao gồm trị giá xuất kho của băng thép mạ kẽm mà chưa có chi phí gia công chế biến.
- Bốn là: Trong năm 2004, Công ty không tiến hành phân bổ trị giá ván khuôn
xuất ding vào chi phí của các công trình, trong khi cả năm 2004 giá trị ván khuôn xuất
ding là không nhỏ. Điều đó đã dẫn đến chi phí về nguyên vật liệu chưa được phản ánh
trung thực. Việc để sang năm sau mới phân bổ làm cho chi phí vật liệu của năm sau tăng
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 5 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện

Ngân Hàng
đột biến, không hợp lý. Việc phân bổ như vậy đã phạm phải một nguyên tắc là: Chi phí
thực tế phát sinh trong kỳnào thì phải tính vào chi phí trong kỳ đó.
- Năm là: Công ty chưa xây dựng được quy chế thưởng, phạt đối với việc sử dụng
tiết kiệm, lãng phí vật liệu. Do vậy, chưa khuyến khích được việc sử dụng tiết kiệm vật
liệu, người lao động chưa đề cao ý thức đối với việc sử dụng tiết kiệm vật liệu. Mặt
khác, Công ty cũng chưa đề được hình thức xử lý đối với việc sử dụng lãng phí vật liệu
làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh.
3.2. &$"'
%
- ý kiến 1: Để vật tư mua về nhập kho đảm bảo về chất lượng, chủng loại, quy cách và
số lượng đồng thời gắn được trách nhiệm của cán bộ vật tư đối với quá trình nhập hàng,
Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm vật tư cho mỗi một lần nhập. Hiện nay, nhiều
doanh nghiệp đã và đang áp dụng biện pháp này nhất là đối với các doanh nghiệp xây
dựng cơ bản, chất lượng của các nguyên vật liệu chủ yếu có ảnh hưởng rất lớn đến chất
lượng công trình. Chẳng hạn, để sản xuất dầm dự ứng lực, cần phải sử dụng bê tông loại
A1 (xi măng PC 40, đá 1x2 cường độ cao, phụ gia sikamen, cát vàng)…, nếu một trong
các nguyên vật liệu đó được nhập về sử dụng không đúng chủng loại, quy cách…thì chất
lượng sản phẩm sẽ không đạt yêu cầu, ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình. Việc
làm này đơn giản và không tốn nhiều thời gian nhưng rất có hiệu quả.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư có thể được lập theo mẫu sau:
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 6 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện
Ngân Hàng
()*+,-./01)*2)*
34356
7
89:++;%<=)>0?@%0A)*02BC
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông (bà)..........(Trưởng ban)

Ông (bà)...........(Phòng kỹ thuật)
Ông (bà)..........(Giám định)
Ông : Trần Đức Hải (CB tiếp liệu)
Bà: Bùi Thị Hồng Hạnh (Phòng kế toán ).
TT
Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số lượng
theo
chứng từ.
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú
Theo đúng
quy cách
phẩm chất
Số lượng
không đúng
QCPC
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: …
&DEFEG)>0H)*IJ+0/:+0KI02L;M)*NO)IEP@)*0EG@
(Tên, chữ ký) (Tên, chữ ký) (Tên, chữ ký)
- ý kiến hai: Hoàn thiện kế toán nhập vật liệu, công cụ dụng cụ:
Thứ nhất, về kế toán tổng hợp.
Mặc dù ở Công ty, vật tư mua ngoài nhập kho chủ yếu là mua chịu, song nếu thanh
toán tiền hàng bằng những hình thức khác thì nên hạch toán đúng đắn theo hình thức
đó.
Nếu mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng…, kế toán ghi sổ theo định
khoản:
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 7 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện

Ngân Hàng
Nợ TK 152, 153
Nợ TK133
Có TK 111, 112, 141…
Khoản thuế GTGT được khấu trừ, bộ phận kế toán công nợ sẽ theo dõi.
Chẳng hạn, ngày 5/10/2004, ông Sầm Văn Thương – cán bộ phòng vật tư mua 10
tấn ximăng PC40 ChinFon (phiếu nhập kho số 303) đã trả ngay bằng tiền gửi ngân
hàng. Để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán nên ghi sổ giá vốn của ximăng theo định
khoản:
Nợ TK 152(1521) 7.327.270
Có TK 112 7.327.270
Như vậy, sổ chi tiết vật liệu ximăng PC 40 CF (kho Công ty) có sự thay đổi trên
cột TKĐƯ đối với phiếu nhập kho số 303 (xem trang bên). Với sự thay đổi đó, thì
cột TKĐƯ trên bảng kê nhập cũng thay đổi tương ứng.
Trong quý IV năm 2004:
- Tổng cộng những hóa đơn Công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ trả ngay bằng
tiền gửi ngân hàng (không bao gồm cả thuế GTGT) là:
+ Mua vật liệu chính: 28.017.350đ
+ Mua vật liệu phụ: 54.348.200đ
- Tổng cộng những hóa đơn Công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ trả ngay bằng
tiền mặt (không bao gồm cả thuế GTGT) là:
+ Mua vật liệu phụ: 20.474.310đ
+ Mua nhiên liệu: 153.980.550đ
- Tổng cộng những hóa đơn mua bằng tiền tạm ứng (không bao gồm cả thuế GTGT)
là:
+ Mua vật liệu phụ: 18.450.000đ
+ Mua nhiên liệu: 43.853.670đ
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 8 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện
Ngân Hàng

Nếu hạch toán như đề xuất đã nêu trên thì bảng tính giá thành vật liệu, công cụ
dụng cụ có thay đổi.
Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ quý IV năm 2004 được tính
toán lại như sau (xem biểu số 24).
Thứ hai, về kế toán chi tiết:
Công ty nên hạch toán chi tiết nhập vật liệu, công cụ dụng cụ như sau:
Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ chi tiết. Khi lập bảng kê nhập vật
tư, kế toán không cần căn cứ vào chứng từ nhập nữa mà có thể căn cứ vào sổ chi tiết
vật liệu. Như vậy, không cần để đến cuối quý mới ghi bảng kê nhập làm cho công
việc dồn dập vào cuối quý. Định kỳ mười ngày sau khi ghi sổ chi tiết xong, kế toán
có thể ghi vào bảng kê nhập luôn. Bảng kê nhập vẫn được mở cho quý nhưng được
ghi từ đầu quý. Như vậy công việc của kế toán sẽ dàn đều trong quý.
- ý kiến ba: Để hạch toán nghiệp vụ xuất băng thép mạ kẽm xuất gia công chế biến
và xuất ống ghen tạo lỗ cho thi công công trình được rõ ràng và chính xác hơn, kế
toán Công ty nên sử dụng đúng tài khoản kế toán.
Khi xuất băng thép mạ kẽm để gia công, kế toán ghi:
Nợ TK 154 (chi tiết gia công) Giá trị băng thép mạ kẽm
Có TK 152(1521) xuất kho.
Chẳng hạn, căn cứ vào phiếu xuất kho số 424 ngày 13/10/2004, kế toán ghi:
Nợ TK 154 – Gia công ống ghen 40.017.378
Có TK 152(1521) 40.017.378
Khi nhập kho và xuất kho ống ghen tạo lỗ vẫn hạch toán như cũ. Và do đó, khi
lên bảng kê xuất kho 1521, kế toán chỉ cần căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu ống ghen
tạo lỗ để ghi cả chỉ tiêu số lượng và thành tiền. Trên bảng kê xuất kho 152 cũng nên
mở thêm cột TK 154 ở phần đối tượng sử dụng để theo dõi việc xuất kho của băng
thép mạ kẽm cho gia công chế biến cho cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền.
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 9 Lớp: 19051
Chuyên đề tốt nghiệp Học Viện
Ngân Hàng
- ý kiến 4: Công ty nên phân bổ trị giá ván khuôn vào công trình vào cuối mỗi quý

chứ không nên vào cuối năm mới phân bổ như những năm trước. Làm như vậy,
Công ty sẽ xác định hợp lý khoản chi về vật liệu trong giá thành công trình của mỗi
quý.
Căn cứ vào số kỳ sử dụng của ván khuôn để Công ty xác định tỉ lệ phân bổ vào từng
công trình sao cho hợp lý.
Ví dụ: Trong quý IV năm 2004, Công ty xuất kho ván khuôn dầm 24m cho bà
Nguyễn Thị Lan đội công trình 1 thi công cầu sông Cò, số lượng 1 bộ, trị giá
95.000.000 đồng.
Trị giá cần phân bổ vào công trình là: 95.000.000/5 = 19.000.000 = 20%
Để theo dõi trị giá ván khuôn phân bổ vào công trình, Công ty nên lập bảng phân
bổ ván khuôn cho từng quý như sau:
35QR3S
Quý IV năm 2004
 T)-()*+LU)0 B)I0/()F.@VW@ XYG>0Z)N[V\]
3^ L_*EB
1 Cầu sông Cò 1 95.000.000 19.000.000
…….
Cộng
Việc phân bổ như trên sẽ hạn chế được việc phân bổ theo kiểu “bốc thuốc” như
trước đây Công ty vẫn làm.
- ý kiến thứ 5 : Công ty Cầu 3 Thăng Long là một doanh nghiệp xây dựng cầu đường,
công tác tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đã được Công ty quan tâm song
chưa thực hiện các biện pháp quán triệt để hạ thấp chi phí, tăng lợi nhuận cho Công ty.
Điều này được thể hiện rõ khi Công ty mua nguyên vật liệu phải vận chuyển bằng
SV: Đỗ Thị Thu Hằng 10 Lớp: 19051