Hướng dẫn hồ sơ đối chiếu thu BHXH đối với đơn vị đã đăng ký

Thủ tục tham gia BHXH
Bắt buộc
HƯỚNG DẪN
HỒ SƠ ĐỐI CHIẾU THU BHXH

I/- ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ ĐĂNG KÝ LẦN ĐẦU
Hồ sơ gồm:
- Quyết định thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Bản đăng ký sử dụng lao động; Bản đăng ký thang, bảng lương của doanh nghiệp.
- Quyết định xếp hạng doanh nghiệp (nếu là công ty nhà nước hoặc doanh nghiệp cổ
phần hóa thực hiện chế độ tiền ương theo thang, bảng lương nhà nước.
- Thông báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH cũ (nếu đã tham gia BHXH tại
địa phương khác chuyển đến).
- Mẫu 02a-TBH (3 bản): Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT
Cơ quan BHXH sẽ Thông báo mã số quản lý BHXH cấp cho đơn vị ngay sau khi tiếp
nhận hồ sơ đăng ký.
(Các loại hồ sơ trên, khi đến đăng ký lần đầu, nếu đơn vị chưa xuất trình được loại
hồ sơ nào thì phải xác định lý do và cam kết thời hạn bổ sung).
Người lao động có hợp đồng hoặc thời gian làm việc từ 3 tháng trở lên thuộc đối
tượng đóng BHXH, BHYT bắt buộc.
Mức lương làm căn cứ nộp BHXH:
− Cơ quan hành chánh sự nghiệp: nộp theo Nghị định số 204/2004/NĐ−CP và một
số hướng dẫn liên quan.
− Công ty Nhà nước: nộp theo Nghị định số 205/2004/NĐ−CP và một số hướng dẫn
liên quan.
− Doanh nghiệp hoạt động theo Luật DN: Mức lương làm cơ sở đóng BHXH là tổng
mức tiền lương và phụ cấp ghi trên hợp đồng lao động. Tiền lương và phụ cấp nói trên
phảI thực hiện theo đúng thang, bảng lương mà doanh nghiệp đã xây dựng và đăng ký vớI
cơ quan lao động địa phương.

II/- ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ ĐÃ ĐĂNG KÝ.

1. Hàng tháng nếu không thay đổi thì không lập, trường hợp có phát sinh đơn vị lập:
− Mẫu 02a-TBH (3 bản): Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT.
− Mẫu 03a-TBH (3 bản): Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH,
BHYT.
2. Các loại mẫu khác:
− Mẫu số 01- TBH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc.
− Mẫu 03b-TBH: Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ BHXH, BHYT.

III/- MỘT SỐ CHÚ Ý KHI LẬP BIỂU MẪU.
1. Mẫu 02a-TBH (3 bản): Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT.
- Biểu 02-TBH dùng để bổ sung danh sách những người lao động tham gia BHXH,
BHYT mới so với danh sách lao động tháng trước của đơn vị.
- Khi người lao động tăng mới thuộc diện tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (kể cả
những người đã tham gia trước đó nhưng ngừng đóng 1 thời gian nay tham gia trở lại): đơn
vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 của tháng, kèm theo hồ sơ
gốc: HĐLĐ, quyết định tuyển dụng…
- Đối với người lao động vào làm việc từ sau ngày 16 trong tháng, đơn vị kê khai vào
“Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” để bổ sung vào danh sách của tháng sau.
- Người lao động đã làm việc nhưng đơn vị chưa khai báo nay phải truy nộp thì thì
cột Từ tháng là thời gian người lao động bắt đầu ký HĐLĐ chính thức với đơn vị.
2. Mẫu 03a-TBH (3 bản): Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng
BHXH, BHYT.
- Biểu 03a-TBH dùng để kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH,
BHYT, biến động về tiền lương đóng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng
trước hoặc điều chỉnh những sai sót về tiền lương đóng BHXH, BHYT của thời kỳ trước.
- Khi có biến động về lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT hoặc phát hiện
những sai sót trên đây, đơn vị lập biểu 03a-TBH (3 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20
hàng tháng, kèm theo hồ sơ gốc như: quyết định thôi việc, quyết định chấm dứt HĐLĐ,
quyết định tăng, giảm tiền lương… có liên quan.
- Đối với những biến động sau ngày 16, đơn vị kê khai vào “Danh sách điều chỉnh

lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT” của tháng sau.
3. Mẫu 03b-TBH (3 bản): Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ BHXH,BHYT
Dùng để điều chỉnh nơi KCB, hồ sơ cá nhân như: ngày tháng năm sinh, giới tính, số
CMND, địa chỉ… (CMND, bản sao giấy khai sinh, lý lịch gốc kèm theo).
Thay đổi họ tên do mượn hồ sơ người khác khi xin việc phải kèm: đơn của người
mượn và người cho mượn có chính quyền địa phương xác nhận, công văn đề nghị của đơn
vị.

IV/- ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU
1. Hàng tháng:
Hàng tháng, khi có thay đổi đơn vị lập biểu 02a-TBH và 03a-0TBH gửi trước cho cơ
quan BHXH qua hệ thống website , trong thời hạn 3 ngày chuyên quản
thu BHXH sẽ thông báo lại kết quả cho đơn vị nếu đúng đơn vị in biểu và gửi cơ quan
BHXH.
Sau khi chốt số liệu thu BHXH, Cơ quan BHXH sẽ cung cấp số liệu qua thông báo
tháng cho đơn vị qua hệ thống này.
Phương pháp đăng nhập:
- Địa chỉ
- Tên đăng nhập: mã đơn vị tham gia BHXH (vd: qw0001)
- Mật khẫu: bhxhhcm (đối với đơn vị mới đăng nhập lần đầu, sau khi đơn vị
đăng nhập đổi mật khẩu để bảo mật số liệu).
2. Hàng quý:
Đơn vị liên hệ cơ quan BHXH để nhận thông báo quý. Nếu có sai sót trong vòng 15
ngày phải liên hệ cơ quan BHXH để đối chiếu, sau 15 ngày xem như đơn vị đã chấp nhận
số liệu thu.

V/- CHUYỂN TIỀN THU, NỘP BHXH
Hàng tháng (chậm nhất là ngày cuối tháng), các đơn vị sử dụng lao động xác định và
chuyển cùng một lúc số tiền phải nộp cho cơ quan BHXH trên cơ sở tỷ lệ đóng theo quy
định và tổng quỹ tiền lương của đơn vị.

Khi ghi UNC chuyển chú ý ghi đầy đủ các nội dung:
- Tên đơn vị chuyển tiền: ghi đầy đủ, chính xác tên giao dịch khi đăng ký tham gia
BHXH; đồng thời ghi kèm theo mã đơn vị tham gia BHXH (do cơ quan BHXH thành phố
cấp cho đơn vị khi đăng ký).
- Nội dung chuyển tiền: ghi rõ đóng BHXH cho thời gian nào; Trường hợp đơn vị
chủ quản (hoặc cơ quan tài chính) đóng BHXH cho đơn vị thành viên, trực thuộc thì ghi
đầy đủ tên đơn vị thành viên trực thuộc đó.
- Mã đơn vị tham gia BHXH là chi tiết quan trọng phải có, để việc cập nhật tiền đóng
BHXH được chính xác, làm cơ sở giải quyết chính sách BHXH kịp thời, đầy đủ