Kỹ năng kiểm soát quá trình - MBP

Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quảnlý
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
2
Lờigiớithiệu
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
3
Mục đích
Khi nghiên cứutàiliệu này, sẽ giúp bạn:
 Thiếtlập đượcphương pháp kiểm soát theo quá trình.
 Phương pháp setup các loạitàiliệuquảnlýnhư sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểumẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH
 Tài liệugồm2 phần: Phần1 vềđịnh nghĩa.., cách thức
thiếtlậpvàkiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệukhác(hệ thống tài liệucủaDN, kiểmsoáttàiliệubộ
phận, kiểmsoáthồ sơ)./.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
4
1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái
n
iệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là tậphợpcáchoạt động có quan hệ lẫn nhau
và tương tác để biến đầu vào thành đầura.

+ Định nghĩa2: Ngắngọnhơn, mọihoạt động hay tập
hợphoạt động sử dụng các nguồnlực để biến đầuvào
thành đầuracóthể xem như mộtquátrình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
5
1.1.2 Phương pháp quảnlýMBP
Phương pháp quản lý theo quá trình
(management by process) là phương
pháp quảnlýdựatrênviệcphânloạicác
hoạt động theo các quá trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
6
1.1.3 Yêu cầuquảnlýquátrình
trong tổ chức:
 Mỗi quá trình phảitạoraGTGT.
 Cách tiếpcận theo quá trình.
 Quảnlýchuỗi cung ứng nộibộ.
 Cách tiếpcậntheohệ thống các quá
trình
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
7
1.2 Phân biệtMBP vàMBO
 Hiện nay các nhà quảnlýđang tiếpcậnquản lý theo
hai hướng chính là:
+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).
+ Quản lý theo quá trình – MBP.
 Vẫnchưacóquanđiểmthống nhấtvề sử dụng

phương pháp quảnlýnàohiệuquả hơn, nhưng chúng
ta có thể tiếpcậnhaiphương pháp này qua bảng so
sánh sau đây.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
8
Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kếtquả công việc+ Đảmbảotheomục
tiêu đề ra.
+ Hiệuquả
+ Làm đúng việc.
+ Kiểmsoátđượccông
việcchi tiết, nhưng
chưachắc đã đảmbảo
mụctiêu.
+ Hiệunăng
+ Làm việc đúng.
Ngườisử dụng Thường là quảnlýcấp
cao và cấp trung
Thường là quảnlýcấp
trung và cấpthấp
Ưu điểmThuậnlợichocôngviệc
khó kiểmsoáthoặc đo
lường.
Thuậnlợichocôngviệc
khó xác định mụctiêu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
9

1.3 Ý nghĩacủaápdụng MBP:
1.3.1 Xây dựng các tài liệuphụcvụ cho DN mộtcáchhệ thống,
thống nhất.
1.3.2Kiểm soát đượcchi tiếtviệcthựchiệncôngviệc thông qua
việcxâydựng lưu đồ quy trình, xác định các điểmkiểm
soát…
1.3.3 Quảnlýtốtcáccôngviệckhóxácđịnh mụctiêu.
1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầucủa khách hàng, phân tích quy
trình hành vi.
1.3.5 Xây dựng, chuẩnhoádònglưuthôngsảnphẩmhay thông
tin trong DN.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
10
1.3 Ý nghĩacủa MBP (tt)
1.3.6 Một trong những nhiệmvụ quan trọng nhất
của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông
tin giữacácbộ phậnhay nhânviênvới nhau.
1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc
quảnlýchấtlượng theo mô hình ISO
9001:2000:
 Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
 Sự lãnh đạo–Leadership.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
11
1.3 Ý nghĩacủa MBP (tt)
Có sự tham gia củamọingười – Involvement of people.
Cách tiếpcận theo quá trình – Proces approach.
Cách tiếpcận theo hệ thống - System approach to

management.
Cảitiến liên tục – Continual improment.
Quyết định dựatrênsự kiện – Fatual approach to
decision making.
Quan hệ hợptáccólợivới nhà cung ứng – Mutually
beneficial supplier relationship.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
12
1.4 Yêu cầucủahệ thống tài liệu
 Tạo thành hệ thống tài liệuchoDN đượcchuẩnhoá.
 Kiểmsoátđượchệ thống tài liệuhiệnhànhthôngtừ
quá trình soạnthảo, phân phối, lưutrữ, chỉnh sửa..
 Phê duyệttàiliệutrước khi ban hành.
 Xem xét, cậpnhậtlạikhicầnthiết.
 Đảmbảosự nhậnbiếtcácthayđổicủatàiliệu.
 Đảmbảotàiliệucósẵnnơisử dụng.
 Đảmbảotàiliệuluônrõràng, dễ nhậnbiết.
 Tài liệucónguồngốc bên ngoài đượcnhậnbiết.
 Ngănngừasử dụng vô tình các tài liệulỗithời.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
13
1.5 Khó khăntrongviệcápdụng
MBP:
 Hệ thống tài liệu không đủ để kiểmsoát(SL). Chủ yếulà
do tổ chứcchưacókinhnghiệptrongviệcset up quy
trình.
 Nội dung củahệ thống tài liệuquásơ sài. Các tài liệu
không phảnánhđủ các hoạt động thựctiễn đang diễn

ra.
 Quá ít biểumẫu. Biểumẫusẽ là hồ sơ phảnánhcáchoạt
động của nhân viên. Quá ít biểumẫusẽ dẫn đếnkhóđo
lường và đánh giá hiệuquả công việc, khó giảiquyết
tranh chấphay vi phạm.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
14
1.5 Khó khăntrongviệcápdụng
(tt):
 Thựctế hoạt động không áp dụng như tài liệu
đãquyđịnh.
 Hệ thống tài liệuquánhiều. Công ty không thể
kiểmsoátđượctàiliệumới, lỗithời.
 Không tiếnhànhcảitiến, xem xét lạihệ thống
tài liệusaumộtthờigian.
 Bệnh giấytờ Î ngoạilệ?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
15
2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU
2.1 Khái niệmvàphânbiệttàiliệu–hồ
sơ:
+ Tài liệulànhững vănbản đượcban
hành mà mọithànhviêntrongtổ
chứcphảituântheo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việcthựchiện
theo tài liệu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat

16
2.1 Khái niệmtàiliệuhồ sơ (tt):
 Các loạitàiliệubaogồm:
+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểumẫu…
 Ví dụ hồ sơ: biên bảnvi phạm.
 Trong phần I, chỉ xem xét đếnquytrìnhsetup cáctài
liệulàcácthủ tục.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
17
2.2 Các bướcthiếtlậpTHỦ TỤC
 Xác định nhu cầu.
 Xác định mục đích.
 Xác định phạmvi.
 Xác định số bướccôngviệc.
 Xác định các điểmkiểmsoát.
 Xác định ngườithựchiện.
 Xác định tài liệuphải tuân theo và hồ sơ.
 Xác định phương pháp kiểm soát các bướccôngviệc.
 Xác định các điểmcầnkiểmtrathử nghiệm.
 Mô tả/diễngiải các bướccôngviệc.
 Hoàn thiệnphần định nghĩa, tài liệuthamkhảo, biểu
mẫukèmtheo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
18

2.2.1 Xác định nhu cầu
 Áp dụng tiêu chuẩnmới.
 Tái cấu trúc.
 Nâng cấphệ thống.
 Do yêu cầucủacáccấpquảnlý…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
19
2.2.2 Xác định mục đích:
 Xác định bảnchấtcủaquytrìnhlàgì? Thôngthường
là GTGT của quy trình.
 Quy trình cầntuânthủ các mục tiêu/chính sách củatổ
chứcntn?
 Ý nghĩa:
toàn bộ các bướccôngviệc, phương pháp
kiểmsoát, tầnsuất, thờihạnsẽ dựatrênmục đích
setup quy trình.
 VD: Xác định mục đích của quy trình book xe?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
20
2.2.3 Phạmvi củathủ tục:
 Phạmvi thủ tục đượchiểutương tự
như phạmvi điềuchỉnh củamộtvăn
bảnphápluật.
 Phạmvi điềuchỉnh có thể là toàn bộ
tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân,
theo thời gian, không gian, lĩnh vực…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat

21
2.2.3 Phạmvi củathủ tục: tt
Ví dụ:
I/ Mục đích:
………
II/ Phạmvi:
Thủ tụcnàyápdụng cho việcgiảiquyếtkhiếunạicủa
khách hàng đốivớitoànbộ hệ thống nhà hàng củacông
ty.
III/ Định nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
22
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:
 Hiệnnay khôngcóquychuẩnchoviệcxác
định bao nhiêu bướccôngviệclàhợplý.
 Thựctế, một quy trình có thể từ 5 – 20
bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bướclàphù
hợp.
 Quy trình có quá nhiềubướcsẽ dẫn đếnrắc
rối trong việckiểmsoát, ngượclại thì sẽ
dẫn đếnkhôngđủ để kiểmsoát.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
23
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:(tt)
Để phân tích các bướctrongmột quy trình, cầndựavào

các yếutố sau:
Input: đầuvàocủaquytrìnhgồmnhững yếutố nào?
Output: đầuracủaquytrìnhgồmcấu thành củacác
yếutố nào? GTGT là gì?
Tiếp theo dùng phương pháp 5W1H và 5M để làm rõ
vấn đề.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
24
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:(tt)
Phương pháp 5W1H:
 What? Là gì?
 Why? Tạisao?
 Who? Ai thựchiện…
 When? Khi nào?
 Where? Ởđâu?
 How? Làm thế nào
thựchiện.
Phương pháp 5M (xác
định các nguồnlực):
Man: con người.
Money: Tài chính.
Machine: Máy móc.
Material: Nguyên vật
liệu.
Method: Phương pháp
làm việc.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat

25
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:(tt) – case study
 Ví dụ xác định số bướccôngviệccủa
quy trình book xe.