quy chế quản lý xe ô tô

Quy chế hoạt động của đội xe
1. Mục đích:
Nhằm tăng cường năng lực và khả năng làm việc cho đội ngũ lái xe của công ty, tạo nguồn lao
động, tạo công ăn việc làm cho người lao động. Giúp công ty có đội ngũ lái xe tốt, có thái độ
phục vụ chuyên nghiệp, tạo được uy tín cho công ty, duy trì và phát triển khách hàng mang lại
lợi nhuận cho công ty.
2. Quy chế tuyển dụng:
2.1. Nguyên tắc: Tuyển dụng đội ngũ lái xe của công ty dựa trên nguyên tắc công khai, dân
chủ, công bằng.
2.2. Tiêu chuẩn tuyển chọn lái xe:
- Các lái xe được tuyển chọn phải đạt các tiêu chuẩn sau:
o Có kinh nghiệm lái xe du lịch từ 1 năm trở lên
o Thông thạo đường phố Hà Nội và các tuyến du lịch chính của miền Bắc
o Có lý lịch nhân thân rõ ràng
o Có tinh thần làm việc và trách nhiệm trong công việc.
o Sẵn sàng phục vụ trong mọi điều kiện theo điều động của công ty
o Có trình độ lái xe và xử lý các tình huống phát sinh trên đường tốt (thông qua kiểm
tra tay lái thực tế).
o Có thái độ tuân thủ pháp luật và phục vụ khách hàng tốt.
o Không nghiện rượu, thuốc lá, ma túy hay các chất kích thích khác.
o Tuổi từ 22 trở lên
2.3. Hồ sơ tuyển dụng: Bao gồm:
- Bản sơ yếu lý lịch có dán ảnh 3 x 4, do người dự tuyển tự khai và được UBND xã, phường,
thị trấn nơi cư trú hoặc của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đó đang công tác, học tập sinh
sống xác nhận;
- Giấy khai sinh và các văn bằng, chứng chỉ (bản sao phải có công chứng và xuất trình bản
chính để kiểm tra khi có yêu cầu); bản sao bằng lái xe.
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền (bệnh viện huyện và tương
đương trở lên) cấp trong vòng 6 tháng trở lại.
- Đơn xin vào công tác tại Công ty.
- Các loại giấy tờ để xác nhận là đối tượng ưu tiên (nếu có); các giấy tờ có liên quan đến

quan hệ lao động như: Sổ lao động, Sổ BHXH, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội.
2.4. Quy trình tuyển dụng:
- Đội trưởng đội xe và các bộ phận liên quan thẩm định hồ sơ ban đầu, lập danh sách lái xe
thi tuyển, lập kế hoạch sát hạch tay lái và các yêu cầu khác.
- Bộ phận nhân sự phối hợp tổ chức thi sát hạch tay lái và các yêu cầu khác. Lập báo cáo
đánh giá chi tiết cho các đối tượng lái xe dự tuyển gửi lên giám đốc xem xét lần cuối.
- Giám đốc sẽ xem xét và quyết định lần cuối về danh sách tuyển dụng lái xe. Trong trường
hợp cần thiết sẽ tiếp tục tổ chức sát hạch các kỹ năng của đối tượng dự tuyển do giám đốc
trực tiếp tiến hành.
- Bộ phận nhân sự và đội trưởng đội xe tổ chức tiếp nhận lái xe mới theo danh sách do giám
đốc duyệt, tổ chức, phân công công việc và hoàn thiện các thủ tục tiếp nhận thử việc.
- Khi hết thời gian thử việc, đội trưởng đội xe lập báo cáo nhận xét và đề xuất tuyển dụng
chính thức hoặc không tuyển dụng đối với các lái xe đang tạm tuyển.
- Giám đốc quyết định việc tuyển dụng chính thức hoặc không tuyển dụng đối với các lái xe
đang tạm tuyển. Bộ phận nhân sự phối hợp với các bộ phận liên quan hoàn thiện các thủ tục
cần thiết thực thi quyết định của giám đốc.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý đội xe:
3.1. Mô hình quản lý đội xe:
Giám đốc
Bộ phận kế toán
Đội trưởng đội xe Bộ phận khai thác/giải quyết tai nạn, khiếu nại
Lái xe Lái xe Lái xe
Khách hàng Khách hàng
3.2. Bộ phận khai thác khách hàng/ giải quyết tai nạn, khiếu nại:
- Trách nhiệm:
o Khai thác khách hàng: Tìm kiếm nhu cầu khách hàng, lập báo giá dịch vụ theo quy
định của công ty (có sự phê duyệt của bộ phận kế toán và giám đốc).
o Giải quyết khiếu nại: Phối hợp cùng đội trưởng đội xe giải quyết các khiếu nại của
khách hàng về hoạt động dịch vụ của công ty, về thái độ ứng xử của lái xe… Giải
quyết các khiếu nại khác liên quan đến hoạt động của đội xe, lái xe.

o Giải quyết tai nạn: Khi tai nạn xảy ra, có trách nhiệm phối hợp cùng đội trưởng đội
xe giải quyết các hậu quả xảy ra.
 Cấp cứu nạn nhân
 Làm hồ sơ bồi thường bảo hiểm
 Làm các thủ tục khác để sửa chữa xe, khôi phục xe bị tai nạn đưa trở lại
kinh doanh trong thời gian nhanh nhất.
 Đàm phán bồi thường cùng với lái xe, đội trưởng đội xe
3.3. Đội trưởng đội xe:
- Trách nhiệm: quản lý hoạt động của xe ô tô và điều hành hoạt động của các lái xe.
o Lập kế hoạch điều động xe và lái xe phục vụ hoạt động của công ty và khách hàng
o Lập lịch trực của lái xe
o Cùng với bộ phận kế toán, bộ phận khai thác khách hàng hoàn thiện chứng từ thanh
quyết toán tạm ứng của lái xe và thanh toán với khách hàng.
o Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực đội xe phù hợp với yêu cầu hoạt
động và tình hình hoạt động của công ty
o Giải quyết tai nạn, khiếu nại
o Theo dõi và thực hiện chế độ bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, vệ sinh nội thất… đội
xe của công ty.
3.4. Lái xe:
- Điều khiển xe theo phân công của đội trưởng đội xe phục vụ khách hàng và phục vụ hoạt
động của công ty đảm bảo an toàn và hiệu quả.
- Có trách nhiệm ghi đầy đủ lịch trình sử dụng xe và các chi phí liên quan vào sổ sử dụng xe
và lệnh điều động xe (nếu có) đồng thời lấy xác nhận sử dụng xe của khách hàng hoặc của
ban giám đốc.
- Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định trong quy chế hoạt động của đội xe.
- Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn giao thông trên đường
- Có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật và của công ty khi để xảy ra tai nạn.
- Chịu trách nhiệm về các hành vi gây ra thiệt hại cho công ty về tài sản, con người và các
thiệt hại khác do lỗi của mình gây ra trong quá trình lái xe.
- Luôn luôn vui vẻ, hòa nhã với khách hàng.

4. Quy chế quản lý xe:
4.1. Quy định về quản lý xe: Trên mỗi xe đều có sổ sử dụng xe và lệnh điều động xe:
4.1.1. Số sử dụng xe:
- Là sổ tổng hợp ghi rõ lịch trình xe chạy hàng ngày, người sử dụng, lái xe điều khiển, theo
dõi tình hình xăng dầu sử dụng, lịch bảo dưỡng thường xuyên và các thông tin khác cần
thiết cho việc quản lý và điều hành xe của công ty. Các thông tin này cần được đối chiếu và
xác nhận với lệnh điều động xe hoặc xác nhận sử dụng nội bộ của đội trưởng đội xe hoặc
ban giám đốc.
- Tất cả các lái xe phải có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin lên sổ tổng hợp lưu tại xe làm
cơ sở đối chiếu với lệnh điều động xe.
- Đội trưởng đội xe có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc ghi sổ sử dụng xe hàng
ngày.
- Sổ sử dụng xe được lưu giữ thường xuyên trên mỗi xe
4.1.2. Lệnh điều động xe: có thể là lệnh thường xuyên dành cho khách hàng hợp đồng thuê xe
cả tháng hoặc lệnh điều động xe theo chuyến.
- Lệnh điều động xe là cơ sở xác nhận việc khách hàng sử dụng xe của công ty.
- Tất cả các lái xe phải có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin lên lệnh điều động xe của
mình và phải có chữ ký xác nhận của khách hàng sử dụng xe.
- Các lái xe chỉ được ghi nhận doanh thu phát sinh và được phép thanh toán chi phí trên cơ
sở lệnh điều động xe đã có xác nhận.
- Khi đã hoàn thành chuyến đi hoặc hết thời gian sử dụng trong tháng theo hợp đồng thường
xuyên thì lái xe có trách nhiệm phải chuyển lệnh điều động xe về văn phòng để thanh toán
và ghi nhận doanh thu. Khi có yêu cầu phải thanh toán ngay thì lái xe phải báo cáo số liệu
cho đội trưởng đội xe và chuyển lệnh điều động xe ngay khi có thể.
4.2. Quy định về quản lý xe tại bãi gửi xe:
4.2.1. Bãi gửi xe cố định:
- Bãi gửi xe cố định là nơi đã được công ty ký hợp đồng gửi xe dài hạn. Tất cả các xe của
công ty đều phải để tại bãi gửi xe cố định trừ trường hợp đi ở bên ngoài thành phố theo
lệnh điều động của công ty.
- Thời gian để xe tại bãi gửi xe cố định là ban đêm và các ngày nghỉ khi không có lệnh điều

động xe của công ty.
- Những người có quyền lấy xe hoặc điều động xe di chuyển ra khỏi bãi gửi xe cố định
o Ban giám đốc
o Các lái xe cho khách hàng thường xuyên đã có lệnh điều động theo tháng
o Các chuyến xe di chuyển từ bãi gửi cố định về bãi gửi không cố định hoặc đi phục
vụ cho công việc nội bộ của công ty theo lệnh điều động hàng ngày của công ty.
- Khi đưa xe về và khi lấy xe ra khỏi bãi gửi xe cố định: tất cả các lái xe phải kiểm tra toàn
bộ các chi tiết bên trong và bên ngoài ghi vào sổ sử dụng xe. Lái xe có trách nhiệm thông
báo với bảo vệ bãi gửi xe về các vấn đề không bình thường như: mất mát, hư hỏng, hỏng
hóc khi nhận xe hoặc khi gửi xe.
- Lái xe có trách nhiệm chuyển các giấy tờ gửi xe và chìa khóa xe về nơi quản lý ngay sau
khi gửi xe vào bãi.
4.2.2. Bãi gửi xe không cố định:
- Bãi gửi xe không cố định là các bãi gửi xe khác bãi gửi xe cố định của công ty.
- Thời gian để xe tại bãi gửi xe không cố định là trong giờ làm việc.
- Những người có quyền lấy xe hoặc điều động xe di chuyển ra khỏi bãi gửi xe không cố
định:
o Ban giám đốc
o Các lái xe cho khách hàng thường xuyên đã có lệnh điều động theo tháng
o Các chuyến xe di chuyển từ bãi gửi không cố định về bãi gửi cố định hoặc đi phục
vụ cho công việc nội bộ của công ty theo lệnh điều động hàng ngày của công ty.
- Khi đưa xe về và khi lấy xe ra khỏi bãi gửi xe không cố định: tất cả các lái xe phải kiểm tra
toàn bộ các chi tiết bên trong và bên ngoài ghi vào sổ sử dụng xe. Khi có điều bất thường xảy
ra, lái xe có trách nhiệm báo ngay cho đội trưởng đội xe để phối hợp cùng giải quyết, đồng thời
liên hệ với bảo vệ của bãi gửi xe để giải quyết.
4.3. Quy định về quản lý xe đang đi trên đường:
- Việc vận hành xe trên đường sẽ tuân theo sự chỉ đạo của người sử dụng và các quy tắc
điều khiển xe theo Luật giao thông đường bộ
- Các lái xe có trách nhiệm phải tuân theo các quy định về giao thông đường bộ để việc vận
hành xe được an toàn, hiệu quả.

- Khi xảy ra tai nạn, các lái xe phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và của công ty về
việc giải quyết tai nạn. Tuyệt đối nghiêm cấm trường hợp cố tình chạy trốn hoặc không
thực hiện các biện pháp cần thiết để cứu chữa nạn nhân giảm thiểu hậu quả của tai nạn.
- Trường hợp đi công tác ngoại tỉnh theo lệnh điều động của công ty, lái xe phải tuân thủ
đúng quy định về gửi xe tại nơi công tác và có trách nhiệm theo dõi, bảo quản xe
5. Quy chế quản lý lái xe:
5.1. Thời gian làm việc của lái xe:
5.1.1. Lái xe nội bộ: Theo giờ làm việc của công ty, theo phân công công việc và lịch trực của
đội xe.
5.1.2. Lái xe cho các hợp đồng dài hạn: theo yêu cầu của chủ hợp đồng và lịch trực của đội
xe.
- Tuy nhiên để đảm bảo an toàn, sức khỏe và dịch vụ lâu dài, đội xe sẽ bỗ trí ít nhất 01 lái xe
dự trữ sẵn sàng thay thế cho lái xe chính để phục vụ khách hàng.
- Mỗi tuần, các lái xe chính được đảm bảo nghỉ ít nhất 01 ngày vào chủ nhật. Trong trường
hợp cần sử dụng lái xe dự phòng thì lái xe chính phải báo cho đội xe trước ít nhất 01 ngày
để sắp xếp.
5.2. Quy định về trang phục và thái độ ứng xử của lái xe:
- Tất cả các lái xe khi đi làm đều phải có trang phục chỉnh tề phù hợp với điều kiện làm việc
và tiếp xúc của mình.
- Tất cả các lái xe đều phải đi giầy hoặc dép có quai hậu khi điều khiển xe. Nghiêm cấm các
lái xe đi dép lê khi điều khiển xe.
- Tất cả các lái xe đều phải thắt dây an toàn khi điều khiển xe.
- Lái xe phải mở cửa đón và trả khách khi có điều kiện. Lái xe phải hướng dẫn khách sử
dụng các trang thiết bị có trên xe để tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng.
- Lái xe phải tích cực hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng xe như chuyển đồ, che ô, đưa
đón trẻ con, người già; cung cấp thông tin về dịch vụ liên quan hoặc các thông tin khác mà
mình biết…
5.3. Quy định về tạm ứng: Theo quy định về tạm ứng của công ty.
- Các lái xe theo hợp đồng thường xuyên được tạm ứng một lần tối đa là 1.500.000VND
- Các lái xe khác được tạm ứng tối đa 1.000.000VND cho một chuyến đi

- Các lái xe phải thanh toán tạm ứng mới được tiếp tục tạm ứng.
- Lái xe sử dụng tạm ứng cho các khoản chi liên quan như sau: tiền xăng, tiền ăn ngủ khi đi
công tác, tiền gửi xe, tiền phí giao thông, tiền rửa xe…
- Lái xe phải có trách nhiệm lấy các hóa đơn VAT ghi đầy đủ thông tin về công ty để làm cơ
sở thanh toán cho các chi phí của mình.
Quy chế này có hiệu lực từ 10/01/2008.
Giám đốc công ty