Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty

Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công
ty
2.1.1. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất
Nhập khẩu tạp phẩm.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty.
Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được thành lập ngày 05/03/1956,
có tên gọi ban đầu là:Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp
nhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương- tức Bộ Thương Mại ngày nay, là đơn vị
đầu tiên ở Việt Nam được giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thông
qua các hoạt động này để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhân
lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước.
Trước kia trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoại
thương. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tách thành lập một số đơn vị xuất
nhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại, cụ thể là:
- Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệ
Artexport.
- Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ Công
Nghiệp Nhẹ quản lý.
- Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex.
- Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dày Mecanimex.
- Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc bộ
thương mại.
-Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường theo đề
nghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội,
Bộ thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các
doanh nghiệp Nhà nước ngày 31-3-1993, Tổng công ty được đổi tên thành “ Công
ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”.
-Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằm
nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thay đổi phương thức quản lý
với nhiều chủ sở hữu. Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm

2005 của Bộ Thương mại về việc phê duyệt phương án về chuyển Công ty Xuất
Nhập khẩu tạp phẩm thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm và Quyết
định số 0206/QĐ-BTM ngày 13 tháng 2 năm 2006 của Bộ Thương mại về việc
điểu chỉnh, bổ sung Quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005.
Ngày 1/6/2006 Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm chính thức chuyển thành Công
ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM
Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT
AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI
Trụ sở chính của Công ty: Số 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận
Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại: 04.8254191/04.8254975
Fax: 04.8255917
E-mail:
Website: http:/ www.tocontap-hanoi.vnn.vn
Công ty có số vốn điều lệ ban đầu là 34.000.000.000 đồng Việt Nam
Cơ cấu vốn theo sở hữu tại thời điểm thành lập như sau:
Tỷ lệ Trị giá
+ Vốn Nhà nước nắm giữ 30% 10.013.000.000 đồng
+Vốn của CBCVN và cổ đông khác 70% 23.987.000.000 đồng
.2.1.1.2. Các giai đoạn phát triển.
Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, trong từng giai đoạn phát triển
của nền kinh tế đất nước, mặc dù liên tục có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhưng
sự phát triển của TOCONTAP HANOI luôn có những thay đổi thích ứng, kịp thời
để vừa đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế và quốc phòng đất nước trong từng thời
kỳ, vừa tự gây dựng nền móng để ngày càng phát triển thành một doanh nghiệp
xuất nhập khẩu thực sự có tiềm lực. Xin trích dẫn số liệu qua từng thời kỳ:
*Thời kỳ 1956-1960: Kim ngạch xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty đạt
bình quân mỗi năm 28,7 triệu Rúp, chiếm 20,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền

Bắc.
*Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân 29,5triệu
Rúp, chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm
84,9 triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt
75,7 triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt
69,1 Rúp
*Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt
64,3 triệu Rúp
*Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệu
USD
*Thời kỳ 1996-2000: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt
21,74 triệu USD
*Thời kỳ 2001-nay:
+ Từ 2001-2003:Trong giai đoạn này kim ngạch XNK liên tục tăng
trưởng,bình quân mỗi năm đạt 34,1 triệu USD.
+ Từ 2004-2005: Kim ngạch XNK được thể hiên qua bảng số liệu sau
Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004.2005 và 2006
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
46.768.000 41.877.000 39.364.395
Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006. Cụ thể năm 2005 kim
ngạch XHK bằng 89,54% của năm 2005 (41877000/46768000), kim ngạch XNK
năm 2006 bằng 96,3% kim ngạch XNK của năm 2005.Sở dĩ có sự giảm kim ngạch
XNK chủ yếu do các nhân tố bên ngoài như: Giá cả các loại nguyên vật liệu, xăng
dầu, sắt thép.. đều tăng và giữ ở mức cao ảnh hưởng đến sản xuất trong nước làm
cho nhu cầu nhập khẩu cũng giảm. Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụng
tăng ở mức cao…
Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm

2004,2005,2006
chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006
DTT(doanh thu thuần) 1000đ 678.444.000 580.052.000 563.402.000
Nộp Ngân sách 1000đ 61.655.000 69.445.000 61.545.000
lợi nhuận 1000đ 2.890.000 3.442.000 3.600.000

Doanh thu thuần năm 2005 chỉ bằng 85,5% (=580052000/678444000) so với
năm 2004 nhưng lợi nhuận năm 2005 tăng 552 triệu đồng (=3442-2890) hay tăng
19,1% (=552/2890). Doanh thu năm 2006 chỉ bằng 97,1%
(=56402000/580.052000) so với năm 2005 nhưng lợi nhuận lại tăng 158 triệu đồng
(=3600-3442) hay tăng 4,5% (=158/3442).Có thể thấy lợi nhuận của Công ty tăng
qua các năm mặc dù gặp nhiều biến động của thị trường cũng như việc tập trung
vào việc cổ phần hóa Công ty. Điều này chứng tỏ Công ty vẫn hoạt động sản xuất
kinh doanh hiệu quả
Bảng 3: cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty 2 năm 2004,2005
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tăng giảm
Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% TT
A.TSLĐ&ĐTNH 13131694490,56 17820978387,71 46892839 35,71 -2,8
1.Tiền 14996604 11,42 18296592 10,25 3272988 21,82 -1,1
2.Các khoản phải
thu
67158260 51,4 56907398 31,93 -
10250862
-15,26 -19,2
3.HTK 47794991 36,4 96585414 54,2 48790383 102,08 17.8
4.TSLĐ khác 1367169 1,04 6447379 3,62 5080210 371,58 2,58
B.TSCĐ&ĐTDH 13680332 9,44 24964759 12,29 11284427 82,49 2,85
1.TSCĐ 12995332 8,9 24279759 11,95 11284427 86,83 2,3
2. ĐTTCDH 865000 0,55 685000 0,34 0 -203
Tổng TS 14499.272 203174542 58177266 40,12

Nguồn vốn
A.Nợ phải trả 95045151 65,55 13759542567,72 42550274 44,76 2,17
1.Nợ NH 58548866 61,6 114267130 83,04 55718264 95,16 21,4
2.Nợ DH 33069026 34,8 21362157 15,52 -
11706869
-35,4 -19,2
3.Nợ khác 3432159 3,6 1966138 1,44 -1466021 -42,71 -2,2
B.NVCSH 49952125 34,5 65579117 32,3 15626992 31,3 -2,2
1.NVKD 46719272 32,3 47208895 23,3 489623 1,04 -21,5
2.Các quỹ 3232853 2,2 18370222 9,0 15137369
Nhìn vào Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm
2004,2005 ta thấy: Tổng tài sản năm 2005 tăng lên 58.177.266.000 đồng đó là do
hàng tồn kho năm 2005 tăng lên khá nhiều 48.790.383.000 đồng chứng tỏ chu
chuyển hàng tồn kho trong công ty chậm, quá trình tiêu thụ cần được xem xét. Bên
cạnh đó đầu tư vào TSCĐ của Công ty tăng khá nhiều, tăng 11.284.427.000 đồng.
Chứng tỏ trong năm 2005 Công ty đã tăng cường đáng kể về cơ sở vật chất kỹ
thuật
Về nguồn vốn của Công ty : trong năm 2005 Công ty đã vay thêm khá nhiều
để đầu tư vào kinh doanh, mà cụ thể chủ yếu là đầu tư vào hàng tồn kho.Số nợ này
chủ yếu là nợ vay ngắn hạn, nợ vay ngắn hạn trong năm 2005 đã tăng
55.718.264.000 đồng ,tăng 95,16%.Trong khi đó nợ vay dài hạn lại giảm
11.706.869.000 đồng hay giảm 35,4%.Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty tăng khá
nhanh 15.626.992.000 đồng hay tăng 31,3% đây có thể do nguyên nhân chính là do
sự bổ sung vốn từ Ngân sách hoặc từ lợi nhuận tích lũy…
Tuy kim ngạch XNK giảm nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách của
Công ty lại tăng. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là
khả quan, hiệu quả.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.1.2.1.Chức năng
Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện các

hợp đồng mua bán ngoại thương, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và
đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng như thủ công mỹ nghệ, hàng nông
sản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan.
Nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Tổ chức mua gom hàng từ các nguồn hàng ngoài Công ty để phục vụ cho
việc xuất khẩu.
2.1.1.2.Nhiệm vụ
Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụ
trước mắt và lâu dài sau:
- Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối, chính sách của
Đảng và Nhà nước, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước. Thực hiện nghiêm
chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương và các văn bản mà
Công ty đã ký kết.
- Tạo điều kiên cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các
biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh XNK Không ngừng cải
thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng
cao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế.
- Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đúng mục đích và có hiệu quả
để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của công
ty không bị ngưng trệ.
- Tiếp cận và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, củng cố phát triển mối
quan hệ với bạn bè quốc tế, phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt nam trên thị
trường quốc tế
- Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. Nghiên cứu khả
năng sản xuất cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từng
bước nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá, đáp
ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá.
-Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ
và năng lực.

2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm TOCONTAP
*Về mặt hàng kinh doanh: - Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của
TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm cho đến các mặt
hàng như nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc...) phục vụ cho nhu cầu
sản xuất và tiêu dùng trong nước do công ty thu mua của ngoài nước.
- Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh
do công ty khai thác từ trong nước, các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu.
*Thị trường kinh doanh
Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TOCONTAP có địa bàn
hoạt động rất rộng. Các bạn hàng trong nước chủ yếu là các công ty, xí nghiệp, đơn
vị sản xuất mà không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệm
trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay không thể tìm kiếm được thị trường.
Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của công ty có ở nhiều nước khác
nhau. Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Công
ty đã mở rộng hoạt động sang các nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc,
Singapo, các nước Bắc Âu…
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm TOCOTAP
Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có
của nó thì một trong những vấn đề quan trọng là công ty phải có một cơ cấu tổ
chức gọn nhẹ và nhậy bén. Điều đó đòi hỏi các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải
có mối liên hệ mật thiết đảm bảo tính đồng bộ của toàn hệ thống. Để phù hợp với
quy chế quản lý mới cũng như phù hợp với mô hình công ty cổ phần và thực hiện
các mục tiêu kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc

Ban Kiểm soát
Phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Tổ chức Lao động
Phòng Tổng hợp
Các phòng Kinh doanh, các chi nhánh tại các tỉnh
Phòng Hành chính quản trị
Xí nghiệp Tô can
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
Hà Nội
2.2. Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán.
2.2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán,
thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của Công ty, chế độ chính sách
của Nhà nước.
Kiểm tra các hóa đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp,
hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mục đích. Chỉ được chi tiền khi có phê
duyệt của Tống Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc khi được Tổng Giám đốc ủy
quyền.
Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do Phòng Tổng
hợp chuyển tới. Phòng Tài chính kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán của hợp
đồng xem có phù hợp không, thống kê tình hình công nợ, tồn kho của khách
hàng(nếu có ), quá trình thanh toán của khách hàng trước đây (nếu là khách cũ ) có
vướng mắc gì không, ý kiến của bộ phận mình về tính khả thi của phương án và đề
xuất nếu có.
Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được phê
duyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộ
phận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương pháp đã được phê duyệt.
Viết hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ.

Phòng Tài chính kế toán phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hoá
đơn và phải ký nháy vào hoá đơn.
Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chi
phí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và phí thuê kho (nếu có), các chi
phí cố định và các chi phí khác.
Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả
bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoán.
Giám sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phận
kinh doanh. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phận
kinh doanh, từng khách hàng để ngăn chặn nguy cơ đọng vốn, hụt hoặc mất vốn.
Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động khác
khi công ty cần vay vốn kinh doanh.
Hàng ngày ít nhất 2 lần trong buổi sáng và buổi chiều đưa các chứng từ
thanh toán ra ngân hàng và nhận các chứng từ thanh toán, sổ phụ từ ngân hàng về,
cập nhật thông tin mới nhất về thanh toán của các khách hàng cho công ty. Khi các
bộ phận nghiệp vụ có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh…với đầy đủ
thủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sáng hoặc buổi chiều thì Phòng Tài chính kế
toán phải làm thủ tục để đưa ra ngân hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổi
sáng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả kháng như mất điện, cả Tổng Giám đốc và
Phó Tổng giám đốc đi vắng…Khi có các chứng từ hoá đơn và thanh toán như L/C,
điện chuyển tiền, thư bảo lãnh, chứng từ giao hàng…thì phải chuyển ngay cho bộ
phận kinh doanh có liên quan.
Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng Giám đốc tình hình cân đối tài
chính của Công ty.
Trìch lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen
thưởng, phúc lợi, quỹ trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định của Nhà nước và
của Công ty.
Lập các báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà
nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết.
Tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quy

định của Công ty.
2.2.1.2.Cơ cấn tổ chức của phòng kế toán Công ty
Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, bộ máy kế
toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, mặc dù có nhiều chi nhánh phân
bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu được thực hiện ở phòng kế
toán, các chi nhánh và phòng kinh doanh chỉ chuyển chứng từ liên quan đến các
nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán. Hơn nữa Công ty cũng trang bị hệ thống
thông tin đầy đủ nên việc áp dụng mô hình kế toán tập trung là hợp lý.
Kế toán trưởng
Phó phòng Kế toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán hàng hoá công nợ
Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương
Kế toán tiền gửi và thanh toán đối ngoại
Kế toán tài sản cố định
Kế toán tiền mặt
Kế toán chi phí
Phòng tài chính kế toán của Công ty có 10 người được tổ chức theo mô hình
sau:
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Tạp phẩm
• Kế toán trưởng: Nhiệm vụ của kế toán trưởng là hỗ trợ cho giám đốc, giúp
giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty. Xem
xét các chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ sách kế toán của Công ty.
Điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán. Thực hiện các tính toán và
nộp đầy đủ các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Kiểm tra và gửi báo cáo
cho cấp trên đúng thời hạn quy định.
• Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng quản lý các công việc kế toán và
thực hiện các phần việc được giao
• Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện
công việc của các phần hành kế toán khác. Hàng tuần, tháng, quý thực hiện

kiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác. Lập đầy đủ, kịp thời,
chính xác các báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước.
• Kế toán hàng hoá và công nợ: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các
chứng từ xuất nhập khẩu theo lô hàng. Vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ phát
sinh về hàng hoá xuất nhập khẩu dựa trên các chứng từ được cung cấp, lập các
chứng từ về bán hàng nhập khẩu trong nước. Phụ trách hoạt động thu nợ của
khách hàng. Theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng, từng hợp đồng và
chi tiết theo từng hoá đơn. Hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ, kiểm tra sổ
phụ ngân hàng để đối chiếu số tiền khách hàng chuyển vào tài khoản của Công
ty. Thương xuyên đôn đốc thu hồi công nợ kịp thời gian, không để nợ quá hạn
và tồn đọng.
• Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương: Kiểm tra, tập hợp, theo dõi và phản
ánh vào sổ sách kế toán tiền lương tiền thưởng, các khoản trích theo lương như
BHXH, BHYT, KHCĐ và các khoản thanh toán nội bộ khác
• Kế toán tiền gửi và thanh toán đối ngoại: Thực hiện các thủ tục thanh toán
qua ngân hàng như chuyển khoản trong nước, mua bán ngoại tệ, vay ngân hàng,
mở L/C...Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ thanh toán quốc tế cũng như thanh
toán nội địa qua ngân hàng. Hạch toán chính xác tất cả các nghiệp vụ liên quan
đến tiền gửi và thanh toán đối ngoại. Chịu trách nhiệm về quan hệ thanh toán
với các ngân hàng.
• Kế toán TSCĐ: Lập sổ theo dõi kế toán TSCĐ, Lập thẻ theo dõi từng TSCĐ
và phản ánh giá trị hao mòn hàng năm của TSCĐ để phản ánh giá trị còn lại của
TSCĐ sau mỗi kỳ kế toán. Hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến
TSCĐ
• Kế toán chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ
kế toán của Công ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Công ty
một cách chính xác và hợp lý.
2.2.2. Đặc điểm về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp
phẩm.
2.2.2.1. Khái quát chung về chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

Như đã trình bày ở phần trên, từ ngày 1 tháng 6 năm 2006 Công ty Xuất
Nhập khẩu tạp phẩn chính thức chuyển thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm. Vì vậy để thuận tiện cho công tác kế toán trong quá trình chuyển đổi, cổ
phần hóa nên chính thức đến ngày 1/6/2006 Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp
phẩm mới áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài
chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006
Chế độ kế toán chung do Bộ tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào điều
kiện của công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm như sau:
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty TOCONTAP là một năm
dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán: Việt Nam đồng ( VNĐ) là
đơn vị tiền tệ được sử dụng thống nhất trong hạch toán kế toán của Công ty.
Phương pháp kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ): Nguyên giá TSCĐ được xác
định theo đúng nguyên giá gốc. Khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp
khấu hao bình quân theo thời gian.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để hạch toán hàng tồn kho thì Công ty
cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm sử dụng phương phạp kê khai thường xuyên.
Giá trị của hàng tồn kho được Công ty sử dụng phương pháp đích danh.
Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá: Nghiệp vụ phát sinh
ngoại tệ là rất phổ biến đối với một Công ty xuất nhập khẩu như công ty
TOCONTAP. Về đồng tiền để thanh toán ngoại, Công ty thường sử dụng các ngoại
tệ mạnh như: USD, GBP, EURO, ITL…Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến
ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ. Đó là tỷ giá
giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty được ghi sổ theo tỷ giá giao dịch
thực tế khi nghiệp vụ phát sinh. Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ khi thanh toán cũng chính
là tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh.
Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty TOCOTAP tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ.

Hình thức sổ kế toán áp dụng : Công ty đăng kí hình thức chứng từ ghi sổ.
2.2.2.2. Về hệ thống chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ mà Công ty cổ phân Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
TOCONTAP sử dụng hiện nay gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ
hướng dẫn theo chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính
ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 .Ngoài ra do đặc thù của hoạt động xuất nhập
khẩu nên công ty còn sử dụng các chứng từ tự thiết kế mẫu biểu để thích hợp với
việc ghi chép tuy nhiên tính pháp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo. Các
chứng từ của công ty được qui định rõ ràng: ai lập, lập bao nhiêu liên, chuyển đến
khâu nào, bảo quản ra sao, ai kiểm tra. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ
tương đối tốt, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử
lý kịp thời.
Với đặc thù của một công ty XNK, bộ chứng từ của công ty gồm các chứng
từ nội và các chứng từ ngoại
Các chứng từ sử dụng chủ yếu:
- Bộ chứng từ nhập khẩu: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế
& thu chênh lệch giá, hoá đơn GTGT, phương án kinh doanh nhập khẩu hàng hoá,
hoá đơn thương mại... và một số chứng từ ngoại khác
- Bộ chứng từ xuất khẩu: Hoá đơn GTGT, hoá đơn thương mại (Invoice),
vận tải đơn ( Bill of lading ), chứng thư giám định về khối lượng ( Vinacontrol),
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch thuế, biên lai thu thuế
Do áp dụng chế độ kế toán tập trung nên nhân viên kế toán tại các chi nhánh
Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh và các đơn vị phụ thuộc tiến hành thu thập
chứng từ, xử lý sơ bộ ban đầu và định kỳ gửi phòng kế toán công ty để hạch toán
tổng hợp, chi tiết.
2.2.3. Đặc điểm tổ chức tài khoản.
Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm hệ thống tài khoản được sử
dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3
năm 2006. Theo qui định chung mọi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh khi vận
dụng hệ thông tài khoản thì TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, không được

tự định ra hai loại TK này. TOCONTAP là công ty có qui mô khá lớn. Lại hoạt
động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu lâu năm, có mối quan hệ thường xuyên với
nhiều ngân hàng, nhiều nước khác nhau...Vì vậy ngoài áp dụng hệ thống TK cấp 1,
cấp 2 do Nhà Nước ban hành, để phù hợp với qui mô,đặc điểm kinh doanh của
công ty, kế toán của công ty đã mở các tài khoản chi tiết tới cấp 4, cấp 5, và cấp 6
nhằm phản ánh một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo quản lý được hoạt động của mỗi
phòng nghiệp vụ cũng như mỗi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời giúp
cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép đơn giản, rõ ràng hơn và mang tính
thuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công tác kế toán và tránh
được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công tác ghi chép của kế toán
2.2.4. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
Để theo đõi và phán ánh hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất
Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, kế toán sử dụng các loại sổ sau đối với hình
thức chứng từ ghi sổ mà Công ty đã chọn:
Sổ tổng hợp các tài khoản:111, 112, 131, 156, 333, 331, 511,632….
Sổ theo dõi chi tiết: kế toán sử dụng một số loại sổ chi tiết như
Sổ chi tiết các tài khoản phải thu khách hàng-hàng hóa 1311 và phải thu
khách hàng ủy thác 1312
Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
Sổ chi tiết hàng hóa tự doanh TK1561, sổ chi tiết chi phí mua hàng nhập
khẩu TK1562
Sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, giá vốn
Sổ chi tiết theo dõi các khoản thanh toán với người bán
………………
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán đặt viết riêng bởi công ty
Thăng Long software JSC có tên là “OWL- kế toán doanh nghiệp”. Với hình thức
kế toán đăng ký là chứng từ ghi sổ, về cơ bản, công ty vẫn in ra các sổ theo quy
định, một số sổ được thiết kế riêng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công
ty. Tuy nhiên Công ty không sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ tổng hợp sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ. Quy trình kế toán được thực hiện theo trình tự: hàng ngày kế toán

căn cứ chứng từ gốc để lập dữ liệu và định khoản trên các chứng từ thuộc phân hệ
chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu,
phiếu chi,…Khi số liệu được nhập vào các số liệu trên máy, phần mềm được lập
chương trình để tự động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và các sổ cái tài
khoản liên quan. Cuối tháng, kế toán in ra các sổ theo quy định.