QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN
I. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY DKVN VÀ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ
MUA SẮM THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY
1. Tổng quan về Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam
1.1- Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty DKVN
Thực hiện chủ trương của Nhà nước tiếp tục việc đổi mới tổ chức và cơ chế
quản lý, QĐ 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập tập đoàn
kinh doanh, ngày 30/5/1995 Thủ tướng chính phủ đã quyết định thành lập Tổng
công ty dầu khí Việt Nam theo mô hình Tổng công ty 91, ban hành Nghị định số
38/CP phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty DKVN.
Tổng công ty DKVN có tên giao dịch quốc tế là Vietnam Oil and Gas
Corporation, viết tắt là PetroVietnam (PV). Trụ sở chính của Tổng công ty tại 22-
Ngô Quyền- Hà Nội. Trải qua 36 năm hình thành và phát triển, Tổng công ty
DKVN đã không ngừng lớn mạnh và phát triển.
1.1.1- Chức năng của Tổng công ty DKVN
Tổng công ty DKVN là một tổ chức kinh tế của Nhà nước, có tư cách pháp
nhân, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế toàn ngành.
Tổng công ty có chức năng về hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở các hoạt
động Nhà nước giao. TCT có quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, đầu tư mở
rộng sản xuất kinh doanh, tổ chức XNK thiết bị, vật tư dầu khí, khí thiên nhiên, các
sản phẩm khí và dầu mỏ, dịch vụ dầu khí và là đầu mối dịch vụ cho các công ty, tổ
chức liên doanh dầu khí trong và ngoài nước.
Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động liên quan
đến công việc Nhà nước giao. TCT phải quản lý và chịu mọi trách nhiệm trước
Nhà nước về hiệu quả sử dụng tài nguyên dầu khí, vốn và tài sản của tất cả các đơn
vị thành viên và cơ quan Tổng công ty.
1.1.2- Nhiệm vụ của Tổng công ty DKVN
Tổng công ty có các nhiệm vụ chính như : nghiên cứu, tìm kiếm, thăm dò,
khai thác, chế biến, tàng trữ, vận chuyển, làm dịch vụ dầu khí; xuất nhập khẩu vật
tư, thiết bị dầu khí, dầu thô, các sản phẩm dầu khí; lưu thông các sản phẩm dầu khí
và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. Ngoài ra, TCT còn

thực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao, liên doanh, liên kết với các tổ chức
trong và ngoài nước.
Tổng công ty nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn bao gồm
cả vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác. TCT nhận và sử dụng có hiệu quả tài
nguyên, đất đai, vùng biển và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện
nhiệm vụ SXKD và những nhiệm vụ khác được giao.
Tổng công ty tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa
học- công nghệ (KH-CN), công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên gia, công nhân
trong TCT.
THỦ TƯỚNGHội đồng quản trị
Tổng GĐ và các P.TGĐ
Ban Thăm dò Khai thác
Văn phòng
Ban Chế biến Dầu khí
Ban Khí - Điện
Ban Luật
Ban Công nghệ – An toàn và môi trường
Ban Kế hoạch
Ban Thương mại
Ban Tài chính – Kế toán
Ban Kiểm toán nội bộ
Ban Hợp tác quốc tế và quản lý Hợp đồng phân chia sản phẩm
Ban Tổ chức nhân sự - Đào tạo
Ban Thanh tra bảo vệ
Các đơn vị thành viên
Ban Đầu tư Phát triển
Ban Công nghệ thông tin
Văn phòng Thẩm định thầu
Ban Lao động tiền lương và chế độ chính sách
1.1.3- Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng công ty

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔNG CÔNG TY DẦU KHÍ VIỆT NAM
1.2- Sơ lược về kết quả kinh doanh của công ty
Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty
DKVN là XK dầu thô. Sản lượng khai thác dầu khí tăng liên tục. TCT đã khai thác
được 100 triệu tấn dầu quy đổi vào tháng 02/2001, đóng góp một phần quan trọng
vào ngân sách Nhà nước. Nói chung, hoạt động kinh doanh của Tổng công ty là rất
khả quan và có triển vọng trong tương lai. Đặc biệt là khi công nghiệp hoá dầu, lọc
dầu được xây dựng tạo nên chu trình khép kín từ khâu lọc dầu đến khâu hoá dầu và
trong tương lai sẽ không còn hiện tượng "xuất thô, nhập tinh" nữa. Tới năm 2010,
Tổng Công ty dự kiến xây dựng 2 nhà máy lọc dầu với tổng công suất khoảng 13-
14 triệu tấn/năm. Đặc biệt là trong năm 2003 này nhà máy Condensate có công
suất 270.000 tấn xăng/năm đặt tại Bà Rịa – Vũng tàu sẽ đi vào hoạt động. Rất
nhiều dự án hoá dầu đang được triển khai như sản xuất nhựa PVC công suất
100.000 tấn/năm,... Ngoài ra dịch vụ dầu khí cũng phát triển vượt bậc trong những
năm qua, đảm đương nhiều công việc kỹ thuật phức tạp, XK dịch vụ ra nước ngoài
được đánh giá cao về chất lượng và tính cạnh tranh.
BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH
CỦA TỔNG CÔNG TY
Bảng 1
Thông số Đơn
vị
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1. Tổng số DN DN 23 25 27
+ Doanh nghiệp SX-KD DN 23 25 27
+ DN có lãi DN 21 22 24
+ DN hoà vốn DN 2 3 3
2. Vốn kinh doanh trđ 4.116.000 4.766.000 5.875.000
+ Vốn ngân sách trđ 2.000.000 3.000.000 3.500.000
+ Vốn tự bổ sung trđ 1.000.000 1.000.000 1.500.000
+ Vốn vay trđ 214.000 254.000 305.000

+ Vốn huy động khác trđ 902.000 512.000 570.000
3. Lao động người
+LĐ thường xuyên người 10.800 12.000 14.000
+ Lao động chờ xếp việc người 1 200 980 870
4. Kết quả
Doanh thu trđ 8.003.000 11.000000 15.002000
5. Tổng mức nộp ngân
sách
trđ 1.893.000 3.688.000 5.250.000
6. Tổng nợ phải trả trđ
+ Nợ ngân sách trđ 149.000 117.000 135.000
+ Nợ ngân hàng trđ 1.000.000 1.200.000 1.250.000
(Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh của Tổng công ty DKVN)
2. Hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty DKVN
2.1- Một vài nét về tình hình nhập khẩu thiết bị thông qua đấu thầu của
Tổng công ty DKVN
Để tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành dầu khí, tăng cường công tác
khai thác, thăm dò thì cần phải đầu tư phát triển đầy đủ, đồng thời phải đánh giá
một cách khách quan để có kế hoạch khai thác và sử dụng có hiệu quả. Nhằm phục
vụ kịp thời cho nhu cầu tăng mạnh của khai thác dầu khí, nâng cao chất lượng cơ
sở hạ tầng, hàng năm theo kế hoạch được duyệt, Tổng công ty DKVN tiến hành tổ
chức đầu tư mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí. Đầu tư tạo đà cho tăng trưởng
và phát triển bền vững phải tính đến hiệu quả và tiết kiệm ngân sách Nhà nước. Để
đảm bảo hiệu quả trong đầu tư mua sắm thiết bị, TCT tổ chức công tác mua sắm
thiết bị theo quy định của Nhà nước từ khâu lập báo cáo, nghiên cứu khả thi, tổ
chức đấu thầu công khai để lựa chọn nhà cung ứng thiết bị tối ưu nhất.
Xem bảng 2 trang sau.
TÌNH HÌNH NHẬP THIẾT BỊ CỦA TỔNG CÔNG TY
Đơn vị: 1000 USD
Bảng 2

Tên thiết bị
Năm
1999
Năm
2000
Năm
2001
1. Khoan
+Thuê khoan trên BK4 và BK6 15920 6 000
+Mua ống chống 3 000 2 000
+Thuê khoan trên BK8 10 328
+Thuê giàn khoan Parameswara 8 650
2. Khai thác
+Mua hoá phẩm xử lý dầu 2 400 3 408
+Mua phụ tùng sửa chữa tàu
Tam Đảo
3 800
+Thuê tàu chống cháy, tàu dịch
vụ
5 196
+Thuê trực thăng 11 500
+Mua 2 bộ phận phân phối khí
trên giàn MSP-1 và MSP-2
2 888
+Mua tàu và hệ phao neo UBN
4
83 066
+Giàn bơm ép nước 58 870
+Mua tàu chở LPG 4 750
+Mua xe bồn chuyên chở LPG 276

+Mua bình LPG 755
3. Xây dựng cơ bản
+Mua sắm thiết bị thượng tầng
cho LQ
16 998
+Mua sắm VTTB cho công trình
khí
9 000
+Mua thiết bị thượng tầng giàn
công nghệ trung tâm số 3
46 250
+Mua sắm thiết bị cho xưởng
Đông Hải- HP (5 gói thầu)
301
4. Sửa chữa
+Sửa chữa tàu Chi Lăng 16 000
+Sửa chữa giàn Tam Đảo 9 860
+Sửa chữa tàu Côn Sơn 3 300
+Sửa chữa tàu Trường Sa 2 440
+Bảo dưỡng và sửa chữa turbine
khí trên giàn nén khí trung tâm
2 062
5. Nhiên liệu hoá phẩm
+Mua dầu DO 6 300
6. Hợp đồng khác
Mua kho chứa xuất dầu UBN 4 83 066
Tổng 68 145 239 040 111 203
Các hợp đồng khác 296 377,562 321 206,292 641 879,511
Tổng cộng 296 445,706 321 445,320 641 990,713
(Nguồn từ báo cáo công tác thương mại của Tổng công ty DKVN)

Từ bảng trên ta thấy việc mua sắm thiết bị tăng nhanh qua các năm, năm 1999 tổng
số tiền mua thiết bị là 296.445,706 nghìn USD, năm 2000 là 321.445,320 nghìn
USD, năm 2001 là 641.990,713 nghìn USD. Điều đó chứng tỏ TCT đã đầu tư cho
công tác thăm dò và khai thác là rất lớn. Để tăng cường khai thác, mở rộng hoạt
động ra các giếng dầu mới, TCT phải mua sắm thiết bị đồng bộ cho hoạt động khai
thác. Ngoài ra, TCT còn mua sắm thiết bị cho các hoạt động chế biến và dịch vụ,
an toàn lao động, xây dựng...
Với đặc thù riêng của ngành đòi hỏi phải có trang thiết bị máy móc chuyên
dụng cho khai thác, chế biến dầu khí, nguyên liệu sản xuất dầu gốc, hoá phẩm...với
kỹ thuật, công nghệ cao. Chủ yếu các trang thiết bị này TCT phải nhập từ các nước
phát triển như Mỹ, Tây Âu...Việc đầu tư mua sắm thiết bị ngày càng làm tăng khả
năng khai thác dầu khí và các hoạt động khác kèm theo. Chất lượng và năng suất
khai thác ngày càng được tăng lên nhờ có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ
và ngày càng hoàn thiện hơn. Dù không thể tách riêng lợi ích của từng thiết bị
riêng lẻ nhưng ta cũng nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của việc mua sắm
thiết bị.
KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CỦA TỔNG CÔNG TY DKVN
Đơn vị: 1000 USD
Bảng 3
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Chỉ tiêu
Giá trị TT% Giá trị TT% Giá trị TT
%
Kim
ngạch NK
366434,742 100 375 082,02 100 707 038,230 100
Kim
ngạch NK
thiết bị
296 445,706 80,9 321 445,320 85,7 641 990,713 90,8

( Nguồn báo cáo công tác thương mại của TCT-DKVN)
Do hoạt động chủ yếu của TCT là thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí, vì
vậy việc nhập khẩu chủ yếu là thiết bị, vật tư để phục vụ cho công tác khai thác chế
biến dầu khí, do đó tỷ trọng nhập thiết bị là rất lớn. Trong quá trình mua sắm thiết
bị, vật tư hình thức chủ yếu là đấu thầu quốc tế, vì số lượng nhập nhiều, giá trị lớn,
cần kỹ thuật, công nghệ cao, độ an toàn, chính xác.
2.2- Vai trò của hoạt động đấu thầu quốc tế trong ngành dầu khí
Vì đặc trưng của ngành, phần lớn các hoạt động kinh tế của dự án liên quan
đến các hợp đồng mua sắm thiết bị, vật tư phục vụ công tác khai thác dầu khí, dịch
vụ đều trị giá từ vài triệu đến hàng chục triệu USD nên hầu hết đều phải đưa ra đấu
thầu. Vì vậy, đấu thầu có vai trò rất to lớn trong hoạt động của ngành. Không thể
phủ nhận vai trò to lớn của công tác đấu thầu khi ngành cần mua hay thuê vật tư
thiết bị, loại hình dịch vụ dầu khí nào đó. Ngoài việc có thể lựa chọn được nhà
cung cấp đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe và chất lượng cao nhất về tiến bộ kỹ
thuật, công nghệ, thời gian thực hiện, tiết kiệm vốn đầu tư...đấu thầu giúp cho bên
mời thầu chỉ cần thời gian ngắn nhất tìm hiểu đàm phán so với tự tìm mất nhiều
thời gian và chi phí mà không hiệu quả.
Trước đây, khi cần mua một thiết bị hay dịch vụ nào, TCT thường hay tiến
hành đấu thầu theo phương thức chỉ định thầu. Việc chỉ định nhà thầu thường dựa
vào kinh nghiệm và quan hệ làm ăn trước đây nên nhiều khi bị ép giá, mua thiết bị
hay dịch vụ với chất lượng chưa đạt yêu cầu. Phương thức chỉ định thầu có những
hạn chế nhất định nhưng trong thời gian đó Việt Nam còn trong giai đoạn bao cấp,
các quan hệ kinh tế với các nước chưa nhiều nên chỉ có thể thực hiện được theo
phương thức này.
Hiện nay, thông qua phương thức đấu thầu đã hạn chế được những bất lợi
trước đây. Tổng công ty DKVN chủ yếu áp dụng phương thức đấu thầu hạn chế.
Khi muốn mua thiết bị hay dịch vụ nào đó, TCT chỉ cần gửi thư mời thầu đến các
nhà thầu, sau đó dựa vào các hồ sơ mời thầu là có thể lựa chọn được các đối tác
hợp lý. Phương thức này giúp cho TCT tiết kiệm thời gian lựa chọn nhà thầu có đủ
năng lực. Vì nếu đấu thầu theo phương thức mở rộng sẽ có những nhà thầu không

đủ năng lực cũng tham gia khiến phải tốn thời gian xem xét. Sau khi so sánh dựa
vào giá cả và tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh nghiệm. TCT sẽ lựa chọn được một nhà
thầu cung cấp gói thầu với giá cạnh tranh nhất, chất lượng tối ưu và thời gian cung
cấp đảm bảo được tiến độ công trình. Trên thực tế, TCT gặp nhiều khó khăn khi
thẩm định các hồ sơ dự thầu, việc lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Hiện nay,
trình độ cán bộ đã từng bước được nâng cao nên công tác đấu thầu thực sự đem lại
hiệu quả cao trong TCT. Nhờ công tác đấu thầu nên giảm được chi phí, hơn nữa
Tổng công ty có điều kiện để lựa chọn các sản phẩm khác nhau của các nước và
dần dần rút ra kinh nghiệm để lựa chọn sản phẩm tốt nhất, phù hợp với khí hậu
Việt Nam nhất là với các thiết bị phục vụ cho giàn khoan ngoài biển. Thông qua
hoạt động đấu thầu quốc tế NK thiết bị, năm 1999 TCT đã tiết kiệm được 10.517
nghìn USD, năm 2000 tiết kiệm được 62.900 nghìn USD, năm 2001 tiết kiệm được
143.523 nghìn USD. Không những thế, TCT còn chỉ đạo cho những đơn vị thành
viên tìm ra các đối tác là các công ty có uy tín trên thế giới để có những máy móc,
thiết bị đạt yêu cầu chất lượng, kỹ thuật cao.
Xem bảng 4 trang sau.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG
CÔNG TY DKVN
Đơn vị: 1000 USD
Bảng 4
Thiết bị NK Chưa qua
đấu thầu
Đã đấu thầu Tiết kiệm
Năm 1999
+Tổng trị giá NK thiết bị 306 962,706 296 445,706 10 517
+HĐ thuê khoan trên BK4 và BK6 19 520 15 920 3 600
+HĐ khoan trên BK8 12 328 10 328 2 000
+HĐ thiết bị thông tin 187 170 17
+HĐ mua thiết bị khác 274 927,706 270 027,706 4 900
Năm 2000

+Tổng trị giá NK thiết bị 384 345,320 321 445,320 62 900
+Mua tàu và hệ phao neo UBN-4 92 500 83 831 8 769
+Mua thiết bị thượng tầng cho khối
nhà LQ
26 400 16 998 9 402
+Phụ tùng chữa tàu Côn Sơn 3 800 3 300 500
+Phụ tùng sửa chữa tàu Hoàng Sa 3 300 2 400 900
+Mua 2 tháp khoan 6 562 6 000 562
+Thuê giàn khoan Parameswara 31 390 8 650 22 740
+Mua ống chống của JVPC 2 040 2 000 40
+HĐ mua thiết bị khác 218 253,320 198 266,320 19 987
Năm2001
+Tổng giá trị NK thiết bị 785 513,713 641 990,713 143 523
+Gói thầu giàn bơm ép nước 67 200 58 870 8 330
+Thiết bị thượng tầng giàn công nghệ
trung tâm số 3
47 516 46 250 1 266
+Tổ hợp đường ống Nam Côn Sơn 283 500 225 078 58 422
+HĐ mua thiết bị của đơn vị 169097,713 104960,713 64137
+HĐ mua thiết bị của liên doanh 218 200 206 832 11 368
(Nguồn: báo cáo công tác đấu thầu của TCT- DKVN)
Nhờ vào kinh nghiệm tích luỹ hàng năm, việc thực hiện công tác đấu thầu ở
TCT ngày càng có nhiều tiến bộ, tiết kiệm nhiều cho Tổng công ty trong việc mua
sắm các dịch vụ hay thiết bị phục vụ công tác. Tỷ lệ tiết kiệm ngày càng tăng qua
các năm. Tỷ lệ tiết kiệm thông qua hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1999
là 3,4% so với tổng giá ước tính ban đầu, năm 2000 là 16,36%, năm 2001 là
18,27%. Hoạt động đấu thầu đã thực sự trở thành một hoạt động đóng vai trò rất
quan trọng trong ngành dầu khí. Vậy thực tế quy trình hoạt động đấu thầu diễn ra
như thế nào?
II. QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG

CÔNG TY DKVN
1. Đặc điểm của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam :
Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam mới được thành lập lại ngày 30/05/1995
nhằm thực hiện chủ trương xây dựng Tổng Công ty thành Tập đoàn kinh tế Dầu
khí (được đề cập trong Hội nghị Trung ương 3 - Khoá IX). Tổng Công ty Dầu khí
Việt Nam hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 như một đơn vị sản xuất kinh
doanh không có Bộ chủ quản và chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ ngành chức
năng.
Với các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và với chủ trương của
Chính phủ về phát triển một ngành kinh tế dầu khí đồng bộ từ thượng nguồn đến
hạ nguồn, Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam đã và đang tăng cường đầu tư cho công
tác thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí. Vì vậy, công tác mua sắm thiết bị phục vụ
cho các hoạt động dầu khí rất được TCT coi trọng nhằm đảm bảo hiệu quả cho
công tác đầu tư của mình. Tiêu biểu là trong những năm gần đây TCT đã áp dụng
phương thức đấu thầu quốc tế trong công tác mua sắm thiết bị thay cho hình thức
chỉ định thầu trước đây. Về cơ bản thì công tác đấu thầu đã được cố gắng thực hiện
chặt chẽ, theo đúng quy chế hiện hành từ khâu lập kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị tài
liệu thầu đến khâu đánh giá kết quả dự thầu, ký kết hợp đồng giao thầu và tổ chức
quản lý thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm và thiếu đội
ngũ cán bộ được đào tạo chuyên môn nên công tác đấu thầu của TCT Dầu khí Việt
Nam vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục.
Bên cạnh đó, dầu khí là ngành công nghiệp trẻ ở Việt Nam nhưng là ngành
công nghiệp phát triển trên thế giới. Vì thế hầu hết các thiết bị sử dụng trong ngành
dầu khí đều phải nhập từ những nước có ngành công nghiệp chế tạo phát triển cao,
từ những nước đi đầu trong việc nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong lĩnh
vực dầu khí. Thực tế cho thấy trong hoạt động dầu khí, nếu không ứng dụng công
nghệ tiên tiến thì không thể thu được kết quả.
Trong giai đoạn hiện nay và tiếp theo Tổng Công ty có những dự án lớn,
trọng điểm và kỹ thuật phức tạp lần đầu tiên được triển khai ở Việt Nam vì thế
công tác quản lý đầu tư đặc biệt là công tác đấu thầu càng phải chặt chẽ và hoàn

thiện hơn.
2. Quản lý hoạt động đấu thầu quốc tế ở TCT-DKVN
2.1- Về vấn đề tổ chức :
Ngày 25/11/1998, Tổng công ty DKVN ra quyết định số 1821/DK-TCNS về
việc thành lập Văn phòng Thẩm định thầu giúp việc cho Tổng giám đốc phê duyệt
các hợp đồng kinh tế và thương mại trong lĩnh vực đấu thầu.
 Chức năng của Văn phòng Thẩm định thầu: giúp Tổng giám đốc phê duyệt
các hợp đồng kinh tế, thương mại của các xí nghiệp liên doanh, nhà thầu PSC, đơn
vị cơ sở trực thuộc TCT.
 Nhiệm vụ của Văn phòng Thẩm định thầu: nghiên cứu toàn bộ hồ sơ gọi
thầu, đánh giá lựa chọn đề nghị trao thầu nhằm xem xét tính hợp lý của những kiến
nghị đệ trình lên TCT và tư vấn giúp Tổng giám đốc về nội dung phê duyệt hợp
đồng. Văn phòng Thẩm định thầu nhận xét và kiến nghị về các mặt:
+ Về yêu cầu kỹ thuật
+ Về giá cả cung cấp, địa điểm, thời gian thực hiện hợp đồng
+ Về các vấn đề pháp lý của hợp đồng
+ Về các vấn đề khác như thể thức, trình tự và thủ tục gọi thầu.
 Trách nhiệm của Văn phòng Thẩm định thầu : Chánh văn phòng và phó
Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Chủ tịch Hội
đồng quản trị về các kết luận tổng hợp của mình. Văn phòng bảo đảm giữ bí mật
các thông tin theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế bảo mật của
TCT.
2.2- Phân cấp phê duyệt giá trị đầu tư của dự án
Việc phân cấp quyết định dự án đầu tư của Tổng công ty DKVN được quy
định trong quy chế về công tác quản lý đầu tư và xây dựng, ban hành kèm theo quy
định của Chính phủ như sau:
Bảng 5
Chủ đầu tư Cấp phê
duyệt
Cấp thẩm

định
Các loại đấu thầu
Tư vấn Mua VTTB
Tổng công ty
DKVN
Thủ tướng
CP
Bộ KH-ĐT 3 tr USD
trở lên
10 tr USD
trở lên
Tổng công ty HĐQT của Bộ phận giúp Dưới 3 tr Dưới 10 tr
DKVN TCT-DKVN việc USD USD
Liên doanh
(TCT góp vốn
30%
Chủ tịch
HĐQT liên
doanh
Bộ KH-ĐT và
HĐQT của
TCT
3 tr USD trở
lên
10 tr USD
trở lên
Chủ tịch
HĐQT liên
doanh
Bộ phận giúp

việc có liên
quan
dưới 3 tr
USD
dưới 10 tr
USD
Tổng công ty cũng có QĐ số 4917/QĐ-VPTĐ về việc thực hiện quy chế đấu
thầu trong TCT-DKVN. Trong đó, chi tiết hoá mức giá trị ước tính của gói thầu
phải được Tổng công ty phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu đối
với các đơn vị thành viên, công ty liên doanh.
Xem bảng 6 trang sau.
PHÂN CẤP PHÊ DUYỆT DỰ ÁN Ở TỔNG CÔNG TY DKVN
Bảng 6
Các công ty Cấp phê duyệt Cấp thẩm định Trị giá (USD)
Đơn vị thành viên
hạch toán độc lập
Tổng công ty Hội đồng thẩm
định
trên 300.000
Đơn vị hạch toán phụ
thuộc
TCT HĐ thẩm định trên 100.000
XNLD Vietsovpetro TCT HĐ thẩm định trên 500.000
(riêng HĐ tư
vấn: 350.000)
CTLD Vietross TCT HĐ thẩm định trên 300.000
Chỉ định tổ chuyên gia giúp việc đầu thầu
Lập kế hoạch đầu thầu và chuẩn bị tài liệu thầu
Thông báo mời thầu
Nhận đơn thầu

Mở thầu
Đánh giá hồ sơ dự thầu
Trình duyệt kết quả
Thông báo kết quả và thực hiện ký kết thực hiện hợp đồng
Kiểm tra thực hiện hợp đồng
TCT thực hiện quyền chỉ đạo, giám sát, kiểm tra công tác đấu thầu của đơn
vị cũng như tiến hành thanh tra định kỳ hàng năm và thanh tra đột xuất ngoài kế
hoạch tình hình triển khai hoạt động đấu thầu của đơn vị khi xét thấy cần thiết.
Đồng thời, các đơn vị thành viên phải gửi báo cáo định kỳ hàng năm cho TCT về
tình hình triển khai hoạt động đấu thầu.
3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty
DKVN
Là một Tổng công ty nhà nước duy nhất trực thuộc Thủ tướng Chính phủ
nên quy trình đấu thầu được quy định trong quy chế đấu thầu kèm theo NĐ 88/CP,
NĐ 14/CP và thông tư 04/2000/TT-BKH đã được Tổng công ty DKVN vận dụng
hết sức linh hoạt phù hợp với những đặc điểm riêng của mình. Chu trình đấu thầu
tổng quát có thể dùng chung cho các dự án đầu tư mà Tổng công ty DKVN thường
dùng.
CHU TRÌNH ĐẤU THẦU TỔNG QUÁT
3.1-Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu
Trong lĩnh vực đầu tư theo dự án, khi thực hiện xong giai đoạn chuẩn bị đầu
tư (có quyết định phê duyệt đầu tư), một số công việc của giai đoạn chuẩn bị thực
hiện đầu tư phải tổ chức đấu thầu như: thiết kế tư vấn, mua và lắp đặt thiết bị.
Để thực thi công việc của dự án, cấp phê duyệt đầu tư ra quyết định thành
lập Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu phối hợp với Văn phòng Thẩm định thầu
giúp TGĐ thực hiện các hợp đồng kinh tế nói chung và hoạt động đấu thầu nói
riêng. Tiêu chuẩn để lựa chọn các thành viên của Tổ chuyên gia là:
+ Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu
+ Am hiểu về nội dung cụ thể của gói thầu
+ Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu

+ Am hiểu quá trình đánh giá tổ chức, xét chọn kết quả đấu thầu.
3.2- Lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị tài liệu đấu thầu
a. Lập kế hoạch đấu thầu
Văn phòng thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ tiến hành lập
kế hoạch đấu thầu theo các công việc sau:
1-Phân chia dự án thành các gói thầu
Hầu hết đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN là mua sắm thiết
bị toàn bộ song trên thực tế thì rất ít nhà thầu có thể cung cấp toàn bộ thiết bị. Vì
vậy, khi thực hiện đấu thầu hoặc các nhà thầu liên doanh với nhau hoặc Tổng công
ty DKVN phân chia gói thầu ra thành nhiều gói thầu nhỏ và tiến hành gọi thầu
nhiều cuộc. Thực tế, khi gọi thầu mua sắm thiết bị toàn bộ TCT thường hay cho
phép các nhà thầu liên doanh để vừa bảo đảm theo quy chế đấu thầu vừa đỡ tốn
thời gian nếu phải phân lô hàng ra thành nhiều gói thầu nhỏ.
Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc phân chia dự án
thành các gói thầu theo các nguyên tắc:
+ Phù hợp với tính chất, công nghệ hoặc trình tự thực hiện dự án
+ Có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án.
Trong lô gọi thầu mua tàu cho chiến dịch khoan 1 giếng chắc chắn và một
giếng lựa chọn năm 2000, Tổng công ty DKVN đã chia làm hai lô nhỏ gọi thầu
theo 2 loại thầu: tàu kéo 14.000 mã lực và tàu dịch vụ dự phòng 12500 mã lực.
Đề án LPG (công trình khí) chia làm hai gói thầu lớn:
+ Gói 1 (do nhà thầu Samsung thực hiện) về cơ bản đã hoàn thành, tháng
7/2000 nhà máy đã đi vào hoạt động.
+ Gói 2 (do PVECC làm tổng thầu): Trong số 9 gói thầu nhỏ có tổng trị giá
27.219.000 USD, Văn phòng Thẩm định thầu đã phối hợp với các phòng ban chức
năng của TCT chỉ đạo Petechim/ PVECC ký kết được 8 gói thầu.
2- Ước tính giá của từng gói thầu dựa trên giá cả thị trường (tuỳ theo phạm vi
đấu thầu, chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà giá tham khảo là giá trong nước hay
quốc tế).
Trong lô gọi thầu trên được chia thành 2 gói thầu với giá ước tính:

+ 2 tàu kéo 14.000 mã lực ước tổng giá trị 800.000 USD
+ Tàu dự phòng ước tổng giá trị 200.000 USD
Sau khi gọi thầu tháng 12/2000 thì 6 trong 8 công ty mời thầu đã nộp hồ sơ
dự thầu và kết quả thu được.
GIÁ MUA TÀU
Bảng 7
Tên tàu Giá mua tàu (tr USD) Xếp hạng về giá
Redrooster 1,456 1
Lady Andrey 1,565 2
Pacific Frontier 2,687 3
Maersk Bonavister 4,795 4
Salvana 5,564 5
(Nguồn: tài liệu Văn phòng Thẩm định thầu về xét gói thầu mua tàu tháng 12/2000).
3-Xác định hình thức và phương thức đấu thầu
 Hình thức đấu thầu: trước đây, lựa chọn hình thức đấu thầu chỉ căn cứ vào sự
phê duyệt của chủ đầu tư. Hiện nay, Văn phòng Thẩm định thầu có thể trình bày ý
kiến của mình và trình chủ đầu tư phê duyệt. Văn phòng Thẩm định thầu sẽ cân
nhắc hình thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế, đấu thầu trong nước hay đấu thầu
quốc tế dựa trên những nguyên tắc:
+ Chất lượng công nghệ hiện có.
+ Số lượng các công ty có khả năng cung ứng được thiết bị công nghệ phù
hợp hoặc đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của gói thầu.
+ Khả năng và trình độ nghiệp vụ thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu.
Trên thực tế, đấu thầu ở Tổng công ty DKVN chủ yếu đấu thầu hạn chế và
tổ chức đấu thầu quốc tế. Điều này là do tính chất, đặc điểm riêng của ngành dầu
khí, các thiết bị vật tư đòi hỏi có kỹ thuật cao và các nhà thầu trong nước cung ứng
về ngành dầu khí chưa phát triển, đặc biệt là với các dự án mua sắm thiết bị, vật tư
phục vụ trực tiếp cho SX-KD của ngành dầu khí. Khoảng 90% thiết bị nhập từ các
nước phát triển đặc biệt là từ Mỹ và các nước Tây Âu.
Petrofina muốn thuê dàn khoan, công ty đã gửi thư mời thầu tới 9 công ty

kinh doanh trong lĩnh vực chuyên ngành này là: Pedco, Atwood, Jet Drilling,
Odfjell, Santafe, Sedo Foex, Canmar, Stena Drilling và Foramex. Vào ngày
9/10/2000 thì có 5 công ty có Hồ sơ dự thầu.
 Phương thức đấu thầu:
Cũng như thông lệ ở Việt Nam, phần lớn các cuộc đấu thầu ở Tổng công ty
DKVN đều dưới hình thức đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì). Nhưng đối với
các dự án lớn như đấu thầu xây lắp nhà máy LPG hay tư vấn quản lý dự án nhà
máy lọc dầu số 1 thì gọi thầu theo phương thức đấu thầu 2 giai đoạn.
4- Lựa chọn các ứng thầu viên
Để đưa ra được danh sách các ứng thầu viên có khả năng dự thầu trong đấu
thầu hạn chế, Văn phòng Thẩm định thầu phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Có đủ các điều kiện pháp lý để cung cấp hàng hoá dịch vụ.
+ Có khả năng cung cấp và bảo hành hàng hoá dịch vụ.
+ Có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, cung ứng hàng hoá dịch vụ.
+ Ưu tiên đối với những công ty trực tiếp SXKD trang thiết bị, phụ tùng,
hàng hoá dịch vụ hoặc đại lý của những công ty này.
Chẳng hạn để chuẩn bị gọi thầu mua thiết bị cho mỏ Rạng Đông, công ty
JVPC (Japan Vietnam Petroleum Co.Ltd đã xem xét và chọn ra các ứng thầu sau:
Mitsubishi Heavy Industries, Bluewater Offshore Production System Ltd, Brown
& Root Energy Services, MODEC, McDermott Marine Contruction Limited. Đây
đều là các công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho giàn khoan và đã
từng có quan hệ với công ty.
5- Yêu cầu tính năng kỹ thuật
Văn phòng Thẩm định thầu quy định càng chi tiết càng dễ đánh giá và loại
bỏ các nhà thầu không đủ khả năng cung ứng hàng hoá có kỹ thuật theo yêu cầu
của chủ đầu tư. Đối với lô thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN thì hầu hết
phải đặt tính năng lên hàng đầu, vì vậy vấn đề lựa chọn nhà thầu đảm bảo yêu cầu
kỹ thuật là rất quan trọng.
6-Thời gian gửi thư mời thầu
Văn phòng Thẩm định thầu thường xác định thời gian gửi thư mời thầu

trong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầu
viên.
7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần
Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thang
điểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trước khi mở thầu.
8-Thời gian mở thầu
Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi thư mời thầu và không quá 48 giờ
sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấu
thầu.
9- Thời hạn xét thầu
Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp để
xem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư phê
duyệt.
10- Phương thức thực hiện hợp đồng
Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lượng, chất
lượng, thời gian.. cho nên phương thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phương thức
hợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng.
11- Thời gian thực hiện hợp đồng
Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng như các thiết bị và dịch
vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng cho
hợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu.
Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trên
khi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào. Ngoài ra trong cuộc họp
đầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc,
nhiệm vụ của từng thành viên phải được thông qua. Cuộc họp phải lập biên bản
báo cáo trình chủ đầu tư phê duyệt.
b. Chuẩn bị tài liệu mời thầu
Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ được giao, Tổng công ty
DKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo
hồ sơ mời thầu trước rồi trình TCT phê duyệt trước khi gửi tới các ứng thầu viên.

Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ
mà quyết định xem có nên tham gia hay không. Mục tiêu của thông báo mời thầu
là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu.
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
 Thư mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ:
+ Mục đích mời thầu
+ Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung)
+ Nhận dạng cơ quan chủ đầu tư, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu.
+ Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: được xác định trên các chi phí mà Văn phòng
Thẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu. Có trường hợp các nhà thầu được
nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí.
+ Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu.
+ Ngày giờ mở thầu
+ Chữ ký đại diện bên mời thầu
 Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents)
 Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, số
lượng, quy cách thiết bị...
 Mẫu đơn dự thầu (bid form)
 Mẫu giá thiết bị (price schedue)
 Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form)
 Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form)
 Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form)
Mẫu hồ sơ dự thầu được áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầu
trong TCT, trong trường hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơ đấu thầu.
3.3- Thông báo mời thầu
Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một số
hạn chế các nhà thầu dưới hình thức chỉ định thầu.
Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam
Địa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà Nội

Tel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942
Tên công ty:(được mời thầu)
Địa chỉ:
Ngày... tháng.... năm .....
Chủ đề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí.
Với sự tham gia của Ngài............................. - Chức danh:
Thưa Ngài,
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cung
cấp tàu ở trên. Tài liệu đấu thầu được kèm dưới đây.
Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầu
khí Việt Nam (với bản copy có ký ở dưới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu và
cho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không?
Kính thư
Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam
(ký tên và đóng dấu)
3.4- Nhận đơn thầu
Các ứng thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu theo địa điểm và đúng thời hạn
đấu thầu đã được quy định sẵn trong thông báo mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được
hoàn chỉnh theo các nội dung sau:
1- Thủ tục hồ sơ
Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải được viết bằng tiếng Anh.
Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau:
+ Đơn dự thầu,
+ Giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh,
+ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị
dự thầu tại Việt Nam (trường hợp nhà dự thầu với tư cách là đại lý hoặc nhà phân
phối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia
dự thầu (trường hợp nhà thầu là tổ chức thương mại XNK),
+ Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lượng và

trình độ cán bộ chuyên môn.
Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận...của
nhà thầu.
Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự ở Việt Nam
+ Bảng trả giá thiết bị