Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc phòng tổ chức hành chính

Page 1 of 11

BẢN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH


I - MỤC ĐÍCH:

- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu
quả trong công việc.
- Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.

II – PHẠM VI:

Áp dụng cho Phòng Tổ chức Hành chánh Công ty

III – NỘI DUNG:

1. Sơ đồ tổ chức Công ty:

Page 2 of 11

1. Sơ đồ tổ chức:
Page 3 of 11




Trưởng phòng
Phó phòng
Lương Chế
độ
QLNS
Y
tế
Lái
xe
Bảo
vệ
Ban An toàn
Sức khoẻ
Văn
thư

2. Chức năng:
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui đònh, chỉ thò của Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ).
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui đònh áp dụng trong Công ty.
- Nghiên cứu và nắm vửng qui đònh pháùp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt
động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.
- Kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vò khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào
tạo
- Phục vụ các công tác hành chánh để BTGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành
chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BTGĐ và Người lao động trong
Công ty.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã
hội tại Công ty.
3. Nhiệm vụ:
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
- Tổ chức thực hiện các Quyết đònh, Quy đònh của BTGĐ.
- Báo cáo đầy đủ, kòp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện

nhiệm vụ BTGĐ giao.
- Chòu trách nhiệm về kết quả công việc do Phòng thực hiện.
- Chấp hành các quyết đònh khen thưởng, kỷ luật của BTGĐ đối với kết quả công việc của Phòng.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt.
- Cùng với Công đoàn trao đổi, dung hoà các lợi ích giửa cá nhân với cá nhân, giửa cá nhân với tổ
chức.
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty.
- Thụ lý và cố vấn Ban Giám đốc về bồi thường thiệt hại khi xảy ra tổn thất về tài sản của Công ty.
Page 4 of 11
- Sửa chửa kòp thời những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Tổng hợp ý kiến của mọi bộ phận và cá nhân trong Công ty để tham mưu cho Ban GĐ trong công tác
quản lý.
- Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui đònh cho Công ty và quản lý việc chấp hành các nội qui
đó.
- Xây dựng, tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Quản lý và cải tiến công tác hành chánh trong Công ty.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.
- Làm cầu nối giửa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
- Xử lý tốt các mâu thuẩn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giử đoàn kết và kỷ luật trong Công ty.
- Xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đạiï.
- Bảo vệ con người, quản lý và bảo vệ tài sản của Công ty.
- Tổ chức, phối hợp và hổ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do Ban Giám đốc
phân công.
- Thực hiện các công tác pháp lý cơ bản, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của
Công ty.
- Phối hợp với các đơn vò khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ,
phát minh, sáng chế… của Công ty.

- Cập nhật, phổ biến các qui đònh luật pháp, tư vấn pháp luật cho BTGĐ.
- Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Liên hệ với các cơ quan, đơn vò bên ngoài về chế độ chính sách cho người lao động.
- Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.
- Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên
nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách
hàng.
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp
luật, công nghệ và kòp thời báo cáo BTGĐ để có quyết đònh kòp thời.
4. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
4.1 Trưởng phòng:
a> Trách nhiệm:
- Tham mưu cho BTGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
- Thiết lập xây dựng quy chế lương cho từng đơn vò theo mô hình sản xuất.
- Vận động, hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy đònh, nội quy của công ty đề ra.
- Tham gia phổ biến văn bản pháp luật, xử lý việc vi phạm kỷ luật trong công ty.
- Đảm bảo tuyệt đối về an toàn sản xuất.
- Bảo quản tốt tài sản của công ty và đảm bảo cuôc sống ổn đònh cho CBCNV.
- Tham gia xây dựng, thực hiện các Hệ thống quản lý trong toàn cty (như ISO 9000, SA 8000)
− Tổ chức cho CBCNV học tập luật lao động, luật công đoàn, PCCC, Vệ sinh công nghiệp, an toàn lao
động ….
- Xây dựng đề án tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất.
- Tham mưu cho BTGĐ đăng ký nhãn hiệu cho công ty.
- Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng trong và ngoài nước.
- Xây dựng, lưu trữ hồ sơ CBCNV trong toàn công ty.
- Làm cầu nối xây dựng mối đoàn kết giữa CBCNV và người sử dụng lao động và người lao động.
- Tiếp nhận đơn khiếu kiện, xử lý những CBCNV vi phạm theo luật lao động
Page 5 of 11
- Xây dựng mạng lưới bảo vệ, công tác PCCC, an ninh trật tư trong môi trường hoạt động của công ty.
b> Quyền hạn:

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui,
qui đònh Công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền thừa lệnh TGĐ công ty xử lý những CBCNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải
bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng phòng và giám đốc xí nghiệp Dệt – Nhuộm – May – thêu
nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
- Tham gia cùng các trưởng đơn vò xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự
đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
- Được quyền áp dụng một số biện pháp tức thời nhằm đảm bảo lợi ích của công ty và người lao động.
- Ký một số giấy tờ hành chánh được BTGĐ cho phép.
- Thừa uỷ nhiệm của BTGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thò của hội đồng thành viên, nhà nước để
CBCNV am hiểu và thực hiện.
- Phối hợp với công đoàn cơ sở xây dựng các phong trào văn thể mỹ, phong trào thi đua tăng năng suất
chất lượng.
- Hàng năm giúp BTGĐ có kế hoạch tổng kết thi đua khen thưởng đối với các đơn vò, cá nhân trong
công ty.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng
hoàn thành nhiệm vụ do BTGĐ giao.
- p dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả
nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
- Xử lý các sai phạm của CBCNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban TGĐ cho phép.
- Tạm thời đình chỉ công tác đối với CBCNV theo ủy nhiệm của BTGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm
ngiêm trọng nội qui, qui đònh của Công ty như không chấp hành Lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật
tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CBCNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho
Công ty v.v...
- Ký giấy tờ cho CBCNV ra ngoài.
- Ký các thông báo.
- Thừa ủy nhiệm của BTGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thò đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều
khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thò BTGĐ.

- Lập Kế hoạch về hành chánh nhân sự và trình Phó Tổng Giám đốc nội chính duyệt.
- Đào tạo cho nhân viên trong phòng các chủ trương của BTGĐ Công ty.
- Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc nội chính giao.
c> Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo trực tiếp công việc cho Phó Tổng Giám đốc nội chính.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho Phó Trưởng Phòng thực hiện.
d> Tiêu chuẩn:
- Kiến thức: Tốt nghiệp Đại học..
- Kỹ năng: Vi tính văn phòng, Tiếng Anh thành thạo (trình độ C).
- Đã qua một số khóa học về quản trò nhân sự, quản trò hành chánh văn phòng.
- Phẩm chất đạo đức trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác, sáng tạo trong công việc.
4.2 Phó Trưởng phòng:
a> Trách nhiệm:
- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của Trưởng phòng.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng.