Áp dụng 5s trong tổ chức sắp xếp văn phòng tại công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng kim lộc phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ

BÀI TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

Đề tài: Áp Dụng 5s Trong Tổ Chức Sắp Xếp Văn Phịng Tại
Cơng Ty Cp Xây Dựng Thương Mại Dịch Vụ Nhà Hàng Kim
Lộc Phát
(Địa chỉ: 134 Đường số 7, Phường Bình Trị Đơng B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí
Minh, Việt Nam)

Nha Trang, tháng 01 năm 2021

1


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC..3
1.1. Mục đích......................................................................................................................3
1.2. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc...................................................................3
1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng...............................................................................3
1.2.2. Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết
bị làm việc................................................................................................................4
1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng............................................................4
1.3. Các yếu tố tác động đến năng suất lao động.............................................................4
1.3.1. Khơng khí ......................................................................................................5
1.3.2. Nhiệt độ..........................................................................................................5
1.3.3. Âm thanh........................................................................................................5
1.3.4. Màu sắc..........................................................................................................6
1.3.5. Ánh sáng........................................................................................................6

1.3.6. Tiện nghi vệ sinh............................................................................................6
1.3.7. Tư thế và thao tác lao động...........................................................................6
1.4. Không gian mở của văn phòng..................................................................................7
1.4.1. Hạn chế việc sử dụng phịng riêng................................................................7
1.4.2. Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn........................................7
1.5. Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phịng........................................8
1.5.1. Seri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết......................................8
1.5.2. Seiton (Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng.......8
1.5.3. Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc........................................8
1.5.4. Seiketsu (Săn sóc): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao........................9
1.5.5. Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần
ai đó phải nhắc nhở hay ra lệnh..............................................................................9
CHƯƠNG 2: CƠNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP
XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT ....................10
2.1.Giới thiệu về công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát...10
2.1.1. Giới thiệu.....................................................................................................10
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty............................................................11
2.1.3. Các sản phẩm...............................................................................................12
2.2. Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại cơng ty Kim Lộc Phát...........................12
2.2.1 Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:….....................12
2.2.2 Nguyên nhân cơng ty thực hiện 5S:…...........................................................13
2.2.3 Lợi ích của 5S trong công ty:…....................................................................13
2.2.4 Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong công ty:….......................................15
2.3. Kết luận.....................................................................................................................19

2


CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM
VIỆC

1.1. Mục đích
Khơng gian làm việc là nơi diễn ra nhiều hoạt động khác nhau từ những hoạt động trí
óc, hoạt động thể chất thậm chí là cả khi nghỉ ngơi giữa giờ. Chính vì thế cho nên việc tổ
chức, sắp xếp không gian làm việc hợp lý sẽ giúp mang lại hiệu quả cao, khả năng sáng
tạo và tập trung tốt nhất.
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp. Nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc
các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết
bị, cách trang trí… Trong việc tổ chức phịng làm việc thì phịng làm việc của thư ký
đang được quan tâm. Bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong đó người thư
ký là người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp. Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài
hồ, bố trí phương tiện hợp lí, sạch sẽ, dẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp về doanh
nghiệp và bản thân người thư ký.
Việc tổ chức phịng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định. Tuỳ theo nội
dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đích này hay
mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ những mục đích
chủ yếu dưới đây:
• Tạo ra mơi trường thích hợp cho cơng việc của giám đốc và thư ký. Từ môi trường
làm việc thích hợp đó, người giám đốc và người thư ký có thể phát huy được khả
năng lao động, hồn thiện cơng việc của mình một cách năng suất, chất lượng.
• Tạo ra những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệu quả.
• Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hồn cảnh xuất
thân của người thư ký để nâng cao năng suất lao động và yêu thích nơi làm việc
của mình.
• Bảo đảm những ngun tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ và những
tài liệu, phương tiện khác.
1.2. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc
1.2.1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trước khi bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí hiện đại, người quản lí cần biết
rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phịng.
Khơng có một quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng

thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bố trí mặt bằng rộng hơn,
tuỳ vào diện tích mặt bằng chung mà cơng ty có được.
Vị trí của văn phịng cũng được chọn tuỳ theo chức năng cơng việc. Chẳng hạn, nếu là
văn phịng cung tiêu thì nên bố trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất. Các phịng
có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì nên sắp xếp ở phía trước gần cổng…
3


Việc cung cấp máy móc, thiết bị cũng cần phù hợp với tính chất cơng việc và số người
thực hiện công việc.
1.2.2. Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm
việc
Trong công việc văn phịng sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng hạn chế sự di
chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh xuyên ngang hoặc đi theo
đường vịng. Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp vụ, người quản trị sẽ có cách thức bố
trí, sắp xếp phịng làm việc thích hợp với luồng cơng việc, bằng cách nghiên cứu khoảng
cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn
vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ,... Những bộ phận
thực hiện cơng việc có liên quan thì nên bố trí gần nhau. Khi bố trí văn phịng cũng cần
lưu ý lối thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa các nguy cơ.
1.2.3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải
mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng cơng việc. Loại ghế sử
dụng cho văn phịng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng
xoay chuyển khi cần thiết. Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh
hưởng năng suất làm việc mà đến cả sức khoẻ và sự an toàn của nhân viên.
1.3. Các yếu tố tác động dến năng suất lao động
Ai cũng biết trong 24 giờ ngoài số giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, ít nhất ai
cũng làm việc 8 giờ/ngày và sống tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này kể ra cũng khá
dài. Nếu nhân viên có đủ sự khoan khối hứng thú trong cơng việc, năng suất lao động sẽ

cao. Do đó, trong hoạt động văn phịng cần tạo những điều kiện lao động để tăng năng
suất, hào hứng và an tồn, cũng như giữ gìn khả năng cơng tác lâu dài.
Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo hoàn cành
thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đến con người trên
hai phương diện tâm lý và sinh lý.
• Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với mơi trường thuận tiện thì con
người sẽ khoẻ mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc thường xuyên
với môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm,...
thì cịn người sẽ phát bệnh, ảnh hworng đến sức cơng tác.
• Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong mơi trường thuận tiện, mát mẻ, sạch sẻ,...
thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say.

4


1.3.1. Khơng khí
Khơng khí trong phịng làm việc rất quan trọng. Để đảm bảo yếu tố này phòng làm
việc phải rộng, khơng khí trong phịng phải trong sạch và lưu thơng. Người ta tính rằng,
trong 4 giờ làm việc trong phịng, một người cần 7m3 khơng khí trong sạch.
1.3.2. Nhiệt độ
Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ con người
• Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chống lạnh. Khi
nhiệt độ bên ngồi hạ xuống thì hoạt động trao đổi nhiệt độ và điều hoà nhiệt của
cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lực tăng lên, khả năng chú ý của con người giảm
nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động.
• Ở nhiệt độ cao, cơ thể phải mấy thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể bình
thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều làm giảm
lượng muối trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và kết quả lao
động giảm xuống.
Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa:

• Mùa đơng phải có thiết bị sưởi ấm
• Mùa hè phải có hệ thống thơng gió, quạt điện, máy điều hồ nhiệt độ. Ngoài ra
phải sử dụng hợp lý hài hoà màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa sổ, quần áo
thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp. Nhiệt độ thích
hợp với cơ thể con người là khoảng 18-24 độ C, để theo dõi nhiệt độ trong phòng
ra dùng nhiệt kế để bàn tay treo tường.
1.3.3. Âm thanh
Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động.
• Âm nhạc ảnh hưởng tốt đến thần kinh con người, một số bản nhạc có thể làm giảm
căng thẳng thần kinh, tăng tư duy.
• Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí. Nếu tiếng động lớn và liên
tục có thể gây ra tình trạng rối loạn thần kinh. Để do tiếng động, người ta dùng
đơn vị deciben, cường độ càng mạnh số deciben càng lớn.
Văn phòng trung bình có mức ồn ào từ 45-50 deciben. Độ ồn trên 90 deciben có thể
gây thương tổn cho thính giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khoẻ thần kinh. Một số
biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu cách âm hoặc thẩm ẩm (trần,
tường, tấm ngăn, kính cửa,...); kiểm sốt âm thanh của các thiết bị gây ồn (máy in phun,
máy photocopy) bằng cách đặt chúng ở vị trí thích hợp hoặc điều chỉnh âm thanh (máy
điện thoại)

5


1.3.4. Màu sắc
Màu sắc cũng tác động đến tâm lý con người, ảnh hưởng đến năng suất lao động. Màu
sắc được chia thành 2 loại chính:
• Các màu nóng như màu hồng, đỏ, da cam, vàng và độ đậm nhạt chúng thúc đẩy
hoạt động, ủng hộ nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời
gian ngắn. Những người trẻ tuổi và phụ nữ rất ưa thích các màu này.
• Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và độ đậm nhạt của

chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất lao động.
Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường độ sáng của phòng làm việc và biến đổi
cảm giác về không gian. Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ khơng gian. Các màu lạnh
có cảm giác làm lớn khơng gian. Các phịng q lớn, trần nhà cao cũng thể gây cảm giác
hạ thấp xuống bằng cách sơn trần nhà với màu nóng.
1.3.5. Ánh sáng
Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực. Tránh để đèn quá
gần hoặc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên.
1.3.6. Tiện nghi vệ sinh
Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn phòng sống tại nơi
làm việc của mình. Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làm việc của
mình thì năng suấ lao động sẽ tăng lên rõ rệt. Một trong những điều kiện để bảo đảm cho
con người thoải mái là việc bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện, khơng gây ra
những phiền phức, khó chịu.
1.3.7. Tư thế và thao tác lao động
Trong lao động của con người trong văn phịng, thường có những độc tác thừa, nếu bỏ
được những độc tác đó, tăng tốc độ với những động tác cần thiết thì sẽ tiết kiệm được
thời gian và năng lượng hao phí trong lao động.
Các cơng trình nghiên cứu đã đưa ra các yêu cầu để cải tiến tư thế và thao tác lao động
như sau:
• Thay đổi tư thế
• Tốc độ các thao tác
• Tính nhịp nhàng trong thao tác
• Việc sử dụng đồng thời hai tay
• Tầm với hoạt động của thao tác phù hợp với góc độ và thể chất
• Giải lao và ăn uống bổ sung
• Điều chỉnh hoạt động khi cơng việc khơng có kết quả
• Phân bố công việc
6

•

Sắp xếp trật tự khi kết thúc công việc

1.4. Không gian mở của văn phòng
1.4.1. Hạn chế việc sử dụng phịng riêng
Ngày nay, khi bố trí văn phịng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng phòng riêng
cho bộ phận hành chính. Ngun nhân là vì việc sử dụng phịng riêng làm tăng chi phí
mặt bằng, điện, nước; chiếm nhiều diện tích; khơng linh hoạt trong cơng việc thay đổi
công việc và điều quan trọng hơn cả là không gian đóng làm trì trệ luồng cơng việc và
khó kiểm tra. Tuy nhiên, thơng thường cơng ty cũng có sẽ có một số phịng riêng, thường
là phịng dành cho lãnh đạo, cho các bộ phận làm việc cần tâp trung hoặc sự sáng tạo và
cho các công việc cần bảo mật.
1.4.2. Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn
Mơi trường làm việc cơng sở có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc
và tinh thần làm việc nhóm. Vì vậy, các quản trị văn phịng ln hướng tới một khơng
gian mở mà ở đó chỉ có những người và máy móc ln được gắn kết với nhau một cách
dễ dàng, hồn tồn khơng có cách biệt, ngăn cách. Mỗi một không gian đảm bảo riêng tư
và tăng tính độc lập nhưng khơng tách biệt.
Một khơng gian văn phịng thống đãng, gọn gàng ln gây được thiện cảm với mọi
người và tạo hiệu quả cao cho cơng việc. Thơng thống trong văn phịng rất quan trọng vì
mật độ người ngồi làm việc thường lớn. Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ
0,8 đến 1,2m2 / một người.
Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ
giao tiếp với nhau thuận tiện.
Khi trang trí nội thất cho văn phịng, dựa theo tính chất của công ty và phong cách
thiết kế sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu cơng ty mang tính chất sang trọng thì phong
cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ, thảm.
Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu quả lao động. Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá

nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn tạo ra
ngăn nắp. Bàn làm việc của nhân viên là những vách ngăn cao vừa tầm, đủ lượng ánh
sáng làm việc. Để tiết kiệm điện năng thì thơng thường màu sắc của văn phịng là những
màu sáng khơng q chói.

7


1.5. Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp dặt và bố trí văn phịng
1.5.1. Seri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết
Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ. Vận dụng 5S để phân biệt những thứ thiết yếu
và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn.
Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp phát hiện
và loại bỏ những thứ khơng cần thiết. Nếu khơng tự mình quyết định thì hãy đề ra một
thời hạn xử lý.
Chú ý:
• Khi sàng lọc, khơng được qn những gì ở trong ngăn tủ
• Khi huỷ những thứ thuộc tài sản công ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền
biết
1.5.2. Seiton (Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng
Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng và
nhanh chóng. Khi sắp xếp các đồ vậy có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầm với.
Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng, tài liệu sao cho khơng mất thời gian tìm
kiếm. Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả khơng bỏ qua điều kiện
an tồn và chất lượng. Như vậy cần phải bố trí, sắp đặt từng vật theo chức năng sử dụng.
Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời. Tài liệu của hồ sơ
nên luôn luôn được đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên đặt ở
trên cùng của tập hồ sơ. Mỗi hồ sơ cần nhãn dán, kí hiệu để nhanh chóng nhận diện khi
cần thiết. Cần thống nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họ tự sử dụng
mà không cần hỏi ai. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người

biết cái gì để lưu giữ. Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hoả và
những chỉ dẫn cần thiết khác.
Chú ý:
• Mục đích của Seiton - Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu
quả khi làm việc
• Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu hoặc tài
liệu thì càng tốt.
1.5.3. Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh. Một khi mọi thứ đã xếp đặt
theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ. Cần phải quét dọn rác, bụi
bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt
động của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường. Mặt khác, môi trường
làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của cơng việc.
Như vậy, Seiso phải được thực hiện hàng ngày đôi khi là trong suốt cả ngày. Nên dành
ba phút mỗi ngày để làm Seiso. Mỗi người đểu phải có trách nhiệm môi trường xung
8


quanh nơi làm việc. Hãy tạo thói quen sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi. Bộ phận làm vệ
sinh chịu trách nhiêhm ở những khu vực chung. Ngoài ba phút hàng ngày cho Seiso, hãy
có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại lớn hơn nhiều
lần so với thời gian bỏ ra.
1.5.4. Seiketsu (Săn sóc): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức dộ cao
Săn sóc nghĩa là giữ gìn nơi làm việc nơi luôn ngăn nắp. Khi đã loại bỏ những thứ vơ
ích, sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí làm việc thì cần phát triển cơng việc này thành thói
quen thường xun. Để duy trì nề nếp cần có một số khẩu hiệu, biểu bảng một cách sinh
động để nhắc nhở của một người.
Để khơng lãng phí những nổ lực đã bỏ ra, không nên dừng lại sau khi đã thực hiện
được 3S nói trên. Hãy tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm
việc và cần có lịch làm vệ sinh, phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân

xưởng để mọi người đều tích cực tham gia thực hiện 5S.
Chú ý:
• Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc
• Kiểm tra và đánh giá thườg xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị
thực hiện
• Đừng chỉ chỗ chưa tốt để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen
thưởng động viên
1.5.5. Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà khơng cần phải
có ai dó nhắc nhở hay ra lệnh
Sẵn sàng nghĩa là duy trì nội dung quy định một cách chặt chẽ. Mục tiêu là duy trì nội
dung, quy chế để hệ thống 5S luôn được mọi người tơn trọng, tránh trở lại tình trạng bề
bộn, thiếu ngăn nắp. Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện một cách
nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm? Làm những việc gì? Thời gian cần tiến hành công
việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng cụ thể.
Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay
lẽ sống. Khơng có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho
tới khi mà mọi người đều u 5S. Cần tạo ra một bầu khơng khí lành mạnh để mọi người
thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy cần phải xem nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai
của mỗi người, nhận thức được công ty như là nơi tạo ra thu nhập cho bản thân và gia
đình. Hãy cố gắng làm cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái và dễ chịu như ở nhà.

9


CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT
2.1. Giới thiệu về công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát
2.1.1. Giới thiệu
SỨ MỆNH: Chúng tôi phân phối các loại hải sản, thực phẩm sạch thiết yếu hàng ngày
để :

 Giúp người nông dân ngư dân làm giàu chân chính bằng những sản phẩm nơng
nghiệp sạch.
 Giúp người tiêu dùng được yên tâm dùng nguồn hải sản và thực phẩm sạch hàng
ngày.
Giúp các thành viên làm việc đam mê hết mình và trưởng thành mỗi ngày.
GIÁ TRỊ CỐT LÕI:
 Luôn tiên phong về chất lượng sản phẩm so với doanh nghiệp cùng ngành.
 Mọi nhân viên luôn phục vụ khách hàng bằng cả trái tim và lịng trung thực.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Tên quốc tế: KIM LOC PHAT RESTAURANT SERVICE TRADING
CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: KIM LOC PHAT RESTAURANT SERVICE TRADING
CONSTRUCTION JSC
Loại hình: Cơng ty cổ phần
Nghành nghề: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
Thành lập: 29/01/2018
Trụ sở chính: 134 Đường số 7, Phường Bình Trị Đơng B, Quận Bình Tân, Thành
phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Khu vực hoạt động: thành phố Hồ Chí Minh và Đơng Nam Bộ
Đại diện pháp luật: Bùi Quang Thành
Dịch vụ: nhà hàng hải sản, bán sỉ & lẻ hải sản và các loại thực phẩm sạch
Số nhân viên: 30 người
Khẩu hiệu: Sự lựa chọn hoàn hảo của những người yêu hải sản sống
Websize: />
10


Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát là một trong những
đại lý lớn nhất tại thành phố Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp nhà hàng hải sản, bán sỉ & lẻ
hải sản và các loại thực phẩm sạch tại thành phố Hồ Chí Minh. Là Doanh Nghiệp có thời
gian hoạt động và mới phát triển tại đây.
Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát là nhà đại lý dịch vụ
nhà hàng của nghành thương mại thành phố Hồ Chí Minh chiếm khoảng 20% thị trường
về nhà hàng hải sản và 40% về bán sỉ & lẻ hải sản và các loại thực phẩm sạch. Ngoài việc
phân phối chính tại thành phố Hồ Chí Minh với trên 40 điểm, cơng ty cịn cung cấp cho
những nhà hàng và đại lý nhỏ khác ở khắp thành phố Hồ Chí Minh, Đông Nam Bộ… Sau
hơn 2 năm hoạt động, công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát
đã có một cơng ty riêng cho mình, nhà hàng Hải Sản, và một số nơi bán sỉ & lẻ hải sản và
các loại thực phẩm sạch khắp thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ tổ chức của công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát
được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp
lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty. Sơ dồ tổ
chức giúp cho chúng tôi hoạt động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp
nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng
Kim Lộc Phát vững mạnh.

Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ

nhà hàng Kim Lộc Phát

11


2.1.3. Các sản phẩm:
Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát có những mặt hàng
với các ngành hàng chính như:
Nhà hàng Hải Sản :
• Phục vụ các món ăn hải sản tươi sống tại nhà hàng.
• Giao hải sản tươi sống, chế biến sẵn tại nhà cho quý khách.
• Bán sỉ & lẻ hải sản và các loại thực phẩm sạch :
• Bao gồm các loại hải sản sống và hải sản được cấp đơng ngay khi cịn tươi sống,
khơng chứa chất bảo quản, phân urê
• Chế biến các món hải sản, món ăn truyền thống gia đình với tất cả nguyên vật liệu
đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm và khơng hóa chất bảo quản. Tất cả các món
ăn do đầu bếp có nhiều năm kinh nghiệm thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thưởng
thức món ăn ngon cho tất cả khách hàng.
• Các loại rau củ quả an tồn được thu mua từ những hộ nơng dân uy tín, nhà cung
cấp thực phẩm sạch được kiểm duyệt. Sản phẩm đảm bảo an tồn cho người sử
dụng.
• Các Loại Trái Cây thu mua tận nhà vườn uy tín và chín tự nhiên
2.2. Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ
nhà hàng Kim Lộc Phát
2.2.1 Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, một
chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành
chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến đại lý, hay nhà hàng hải sản hoặc bán sỉ & lẻ hải sản và

các loại thực phẩm sạch. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần
sạch sẽ. Khơng có hoạt động 5S thì khơng thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn
chặn sự xuống cấp của công ty, tạo sự thơng thống cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian
cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy
thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động
trong mơi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Chính vì vậy, cơng ty Cổ
phần xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát đã áp dụng 5S vào trong cơng
ty mình.

12


2.2.2 Nguyên nhân công ty thực hiện 5S:

Khi công ty mới đi vào hoạt động thì việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic,
hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho
những thứ khơng sử dụng được.Tại sao khơng sử dụng được?
• Thứ nhất là khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết
mình đang có cái gì, khi cần tìm khơng biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù
đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng.
• Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử
dụng được, thứ sử dụng được thì khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất
thời gian tìm kiếm.
• Mơi trường làm việc bề bộn, khơng vệ sinh tạo thành thói quen, khơng ai quan
tâm, chỉ làm khi có đồn kiểm tra.
• Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình
hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện
2.2.3 Lợi ích của 5S trong công ty:

Lý do mà công ty cổ phần xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát tham

gia thực hiện 5S:
– 5S là quá trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua
quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:
13


– 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mơ doanh nghiệp
– 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất,
thương mại hay dịch vụ.
– Triết lý của 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
– Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
– Tăng cường phát huy sáng kiến.
– Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.
– Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh.
– Những vật dụng thừa được loại bỏ.
– Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
– Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.
– Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm
kiếm, chất lượng cơng việc tăng.
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:
– Có rất nhiều những thứ khơng cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
– Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác,
khơng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
– Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
– Tồn tại nhiều sai sót trong cơng việc
– Nhiều cơng việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ
nhiều
– Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
– Thiết bị văn phịng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc

khơng hoạt động cao
– Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ
người lao động
– Nơi làm việc khơng an tồn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
– Những nơi cơng cộng (phịng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
– Tinh thần làm việc của công nhân kém
– Người lao động không tự hào về cơng ty và cơng việc của mình
Mục tiêu chính của chương trình 5S:
– Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
– Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
– Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế.
– Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Bốn yếu tố cơ bản để thực hiện thành cơng 5S:
• Lãnh đạo ln cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực
hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm
cơng tác và chỉ đạo thực hiện
14


• Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,
cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình.
Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ
động trong các hoạt động 5S
• Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành cơng khi thực hiện 5S là tạo
ra một mơi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người
• d. Lặp lại vịng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại
khơng ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý
2.2.4 Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong công ty:

STT

1

2

3

Nội dung
Sơ đồ vị trí
khu vực
làm việc
của nhân
viên, sếp,
khu vực lối
đi chung
Qui định
sắp xếp dữ
liệu trên
máy tính

Cách thức sắp xếp

Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong
tổ Đào tạoPhân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài
liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…

Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ H) và loại
dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung
Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được

nội dung bên trong.
Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật
dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi
qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang giải quyết:
Qui định Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc
sắp xếp hồ hoặc thời gian
sơ tài liệu : Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
đang giải Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
quyết, chưa 2. Chưa qiải quyết:
giải quyết, Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của cơng
đã giải
việc hoặc thời gian
quyết, lưu Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
trữ
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời
gian và theo từng đơn vị hợp tác
15

Ghi
chú


4

5
6

Qui định
sắp xếp hồ
sơ tài liệu :
lưu trữ dài
hạn, băng
dĩa, hình
ảnh dự liệu
và tài liệu
tham khảo
Qui định
sắp xếp lưu
giữ và sử
dụng VPP
Lưu hồ sơ,
giấy tờ

– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngồi hồ sơ do
P.Nhân Sự thíêt kế
– Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn
nhận biết bên ngồi và mục lục bên trong từng File để dễ
tìm
– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung
tâm được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.
Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải:
cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
Qui định thời gian lưu: theo S1

Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác dộng đến trạng thái tâm lý làm viêc cũng
như hiệu suất công việc của nhân viên.

Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tùy theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn những
kiểu dáng và mơ hình khơng gian làm việc thích hợp. Nhân viên nào cũng mong muốn
được làm việc trong môi trường năng động, dễ chịu, thoải mái. Ngoài ra, nơi làm việc có
sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phịng nhằm mục đích hỗ trợ hiểu quả công
việc. Với một môi trường làm viêc tốt, không gian thống má và cung cách làm việc
khơng q nặng nề sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những
quyết định, phương án hoặc cả một chiến lược đúng đắn. Vì vậy, việc tổ chức môi trường
làm việc cũng cần đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản. Đó là đáp ứng được nhu cầu sử
dụng, phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm
việc, và cuối cùng là bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

16


Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát được xem là một
công ty triển vọng, có tiềm năng và đã đáp ứng tốt các kỳ vọng về triển vọng nghề
nghiệp, môi trường làm việc, sự hấp dẫn của thương hiệu Kim Lộc Phát đã tuyển dụng và
đang nắm giữ nhiều nhân tài trong các bộ phận làm việc.
Văn phịng của cơng ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát thiết
kế theo dạng những ô vuông, chữ nhật lớn tương ứng với mỗi nhóm nhân viên. Về cách
thiết kế như vậy tạo được không gian làm việc thoải mái, tạo được sự thoáng đãng, gọn
gàng gây được thiện cảm và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Nơi làm việc giữa
các nhân viên trong cùng một nhóm khơng có vách ngăn, tiện cho việc trao đổi cơng việc.
Ngồi ra nó cịn tạo sự đồn kết, trao dổi trong q trình làm việc giữa các nhân viên với
nhau. Cùng nhau thảo luận bàn bạc dể hồn thành cơng việc. Kim Lộc Phát còn trang bị
đủ các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên. Các thiết bị cá
nhân được sắp xếp gọn gàng, phù hợp hỗ trợ cho quá trình làm việc một cách tốt nhất. Có
đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy in, laser, máy in màu, máy photocopy,... Tài
liệu hồ sơ được sắp xêp một cách gọn gàng ngăn nắp, dễ cho việc tìm kiếm.

17


Sử dụng ghế xoay lưới, văn phòng đã chật hẹp, ghế ngồi lại cứng nhắc, rồi phải ngồi
trong đó hơn 8 tiếng/ngày,... Thật là nổi cực hình cho nhân viên phải làm việc. Vì vậy,
Tiến Dương đã sử dụng những chiếc ghế xoay lưới để dễ dàng linh hoạt trong di chuyển,
cũng như tạo cảm giác thơng thống, dễ chịu.
Cơng ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát tạo môi trường làm
việc hiện đại và thoải mái nhất dành cho nhân viên. Bởi lẽ có rất nhiều yếu tố trong văn
phòng ảnh hưởng đến năng suất lao động. Chẳng hạn như ánh sáng, Kim Lộc Phát sử
dụng ánh sáng trắng, đủ lượng ánh sáng làm việc cho nhân viên. Khơng gian văn phịng
được thiết kế theo phong cách sang trọng với gam mà trắng (Màu đại diện của thương
hiệu Kim Lộc Phát) làm gam chủ đạo khi trang trí. Cơng ty sử dụng những tơng màu sáng
cho phòng làm việc bởi chúng sẽ đưa đến cảm giác thống đãng, rộng rãi hơn cho văn
phịng. Kết hợp màu sắc đồ nội thất cũng cần giống với màu sơn tường. Màu trắng đem
lại sự tinh tế, sang trọng đem lại sự mát mẻ và dễ chịu. Công ty chú trọng đến màu sắc
của không gian làm việc bởi lẽ đây cũng là yếu tố tác động đến tâm lý con người và ảnh
hưởng đến năng suất. Không gian văn phịng ln sạch sẽ thống mát. Hoa và cây cảnh
được đặt ở nhiều nơi tạo nên một bầu khơng khí trong lành, mát mẻ hịa nhập với thiên
nhiên. Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rá trong văn phịng, giúp nhân viên có thể
họp nhóm hoặc thảo luận nhanh.

18


Các mặt hàng của Công ty được đặt cố định tại các kho riêng biệt, giúp văn phịng có
thể gọn gàng giao dịch và trao đổi với khách hàng một cách thuận tiện hơn.
Phòng làm việc của sếp được bố trí ở vị trí riêng biệt, n tĩnh khơng nên ở chung
cùng một phạm vi với các nhân viên khác. Sử dụng tường cách âm để chống ồn tạo sự
yên tĩnh và tập trung.

2.3. Kết luận
Như vậy, không gian làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động.Một không
gian sạch sẽ, được sắp xếp một cách gọn gàng ngăn nắp sẽ giúp cho hiệu quả làm việc
của các nhân viên văn phịng đạt kết quả tốt nhất. Khơng gian làm việc thực sự có ảnh
hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm
bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác hoạt động thực hiện
nhiệm vụ công việc là một yêu cầu mà người quản trị cần quan tâm và đáp ứng.

19