Tìm hiểu về tiêu chuẩn 5s trong sắp đặt và bố trí văn phòng tiêu chuẩn 5s của công ty toyota tại việt nam

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG


BÀI TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI: Tìm hiểu về tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn
phòng. Tiêu chuẩn 5S của công ty Toyota tại Việt Nam.
(Phường Phúc Thắng, Thành Phố Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc)

Nha Trang, tháng 1 năm 2021


2

MỤC LỤC
MỤC LỤC...........................................................................................................................................................2
LỜI CÁM ƠN......................................................................................................................................................2
LỜI KẾT THÚC..................................................................................................................................................18
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................................................19

LỜI CÁM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nha Trang đã
đưa môn học Quản trị và điều hành văn phòng vào trương trình giảng dạy. Đặc biệt, em
xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – Thầy Lê Hồng Lam đã dạy dỗ, truyền
đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Trong thời gian
tham gia lớp học Quản trị và điều hành văn phịng của Thầy, em đã có thêm cho mình
nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc. Đây chắc chắn sẽ là những

kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này.
Bộ môn Quản trị và điều hành văn phịng là mơn học thú vị, vơ cùng bổ ích và có
tính thực tế cao. Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh
viên. Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn
nhiều bỡ ngỡ. Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể
tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ cịn chưa chính xác, kính mong Thầy xem xét và
góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


3

LỜI MỞ ĐẦU
I.

Lí do lựa chọn đề tài.
Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh

nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt
khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì
sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt. Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả
năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh
cũng như trong cách quản lý. Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ
thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thỏa mãn các yêu cầu của
khách hàng và thị trường. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu
tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công
cho doanh nghiệp. Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý con người
là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch
đẹp, thống đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và
điều kiện lao động sẽ cao hơn. Hiện nay một số nước đã áp dụng mơ hình này trong đó có

các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã ứng dụng mơ hình 5S vào cơng ty của mình và đã
mang lại một mơi trường làm việc hiệu quả. Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên
em xin được làm rõ hơn về mơ hình 5S này.
II.

Đối tượng nghiên cứu.


4

Công ty Toyota tại Việt Nam (Phường Phúc Thắng, Thành phố Phúc Yên, tỉnh
Vĩnh Phúc).


5


6

A. TÌM HIỂU VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S
I.
Khái niệm 5S.
- 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ
quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện
lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc
áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Phương pháp 5S được phát mình
bởi người Nhật và Toyota là một trong những công ty áp dụng phương pháp này rất thành
công.
II.
Phương pháp 5S là gì?

- 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”,
SEIKETSU” và “SHITSUKE”.
- Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”,
“SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
- Thật may mắn, khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là “SÀNG
LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SĨC” và “SẴN SÀNG”
III. Phân tích phương pháp 5S.
1. SERI (Sàng lọc):
- Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm
việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên
quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi
những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết
mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
2. SEITON (Sắp xếp):
- Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật
liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên
tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm
theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
3. SEISO (Sạch sẽ):
- Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các
khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3
cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
4. SEIKETSU (Săn sóc):
- Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và
Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những


7

quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất

triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một q trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV
trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
5. SHITSUKE (Sẵn sàng):
- Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Sẵn
sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành
viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn
các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất
chung của Công ty cao hơn.
IV.
Ý nghĩa của hoạt động 5S
- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Tạo tinh thần làm việc và bầu khơng khí cởi mở
- Nâng cao chất lượng cuộc sống
- Nâng cao năng suất
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người
Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực
hiện các cơng việc đó. Người Nhật ln tìm cách sao cho người cơng nhân thực sự gắn
bó với cơng việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy
ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tơi”, “chỗ làm việc của tơi”, “máy
móc của tơi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của
mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hồn thành “cơng việc của mình” một
cách tốt nhất.
V.
-

Lợi ích của 5S:
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:


8

-

Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
Giảm chi phí (C – Cost)
Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
Đảm bảo an toàn (S – Safety)
Nâng cao tinh thần (M – Morale)
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu.

Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết
được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc
thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh
thần tập thể, khuyến khích sự hồ đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái
độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.
VI. Lý do ngày càng có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi qui mơ doanh nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất,
thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
- Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau:
- Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hạot động khác, khơng
có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
- Lãng phí thời gian, cơng sức trong phần lớn các cơng việc
- Tồn tại nhiều sai sót trong cơng việc
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc
khơng hoạt động cao
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ
người lao động
- Nơi làm việc khơng an tồn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
- Những nơi công cộng (phịng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) khơng sạch sẽ
- Tinh thần làm việc của công nhân kém
- Người lao động không tự hào về công ty và cơng việc của mình
VII. Mục tiêu chính của chương trình 5S


9

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường
làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao
gồm:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

VIII. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực
hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm cơng tác
và chỉ đạo thực hiện.
- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,
cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã
có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các
hoạt động 5S.
- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành cơng khi thực hiện 5S là tạo
ra một mơi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.
- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại
khơng ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.
IX. Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri
Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kỳ
- 10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5S


10

+ Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy
+
+
+
+
+

+
+

động trí não.
Ln ý thức tìm ra các điểm khơng thuận tiện để cải tiến.
Ln ý thức tìm ra những nơi làm việc khơng ngăn nắp để cải tiến.
Tìm ra những khu vực làm việc khơng an tồn để cải tiến.
Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến.
Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.
Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
Chú ý tới các khu vực cơng cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành

lang ngoài và bãi đỗ xe.
+ Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S.
+ Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.
B. NHỮNG KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN 5S
Với đa số các DN trong q trình thực hiện 5S, có khơng ít các vấn đề thường phát
sinh ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện 5S.
Ở giai đoạn bắt đầu áp dụng: do thói quen và nếp làm việc cũ của cơng nhân
trước khi tiếp cận 5S khiến cơng nhân viên khó thay đổi trong mơi trường và chính sách
mới. Cụ thể, khi triển khai 5S, người công nhân không chỉ phải thực hiện các cơng việc
hàng ngày mà cịn dọn dẹp, sắp xếp các dụng cụ, đồ dùng vào đúng vị trí và bảo quản các
dụng cụ này sạch sẽ. Bên cạnh đó, người cơng nhân viên cũng được u cầu nỗ lực liên
tục cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc.
Ở giai đoạn đang áp dụng: đôi khi các DN cịn gặp khó khăn do sự khác biệt về
tính kỷ luật và yêu cầu duy trì chặt chẽ khi áp dụng 5S, đặc biệt khi muốn hướng tới S4 –
săn sóc, và S5 – sẵn sàng, và yêu cầu linh hoạt trong các tình huống phát sinh.
Ở giai đoạn tự duy trì: sau khi đã hiểu rõ về 5S, lợi ích cũng như cách thực hiện,
hầu hết công nhân viên đều hăng hái tham gia vào các cuộc thi hay phong trào về thực
hiện 5S, nhờ đó hiệu quả sản xuất và công việc được nâng cao. Tuy nhiên, sau một thời

gian đã triển khai, để duy trì hiệu quả 5S, công tác kiểm tra và check 5S vẫn cần được
duy trì thường xun, tránh vì các cơng việc phát sinh mới mà bỏ qua.
Nhìn chung, phương pháp 5S đang được phát triển trong các MSMEs Việt Nam
nói chung và Hà nội nói riêng. Tại một số doanh nghiệp áp dụng thành công, các hoạt
động 5S đã được thực hiện khá bài bản và mang lại hiệu quả đáng kể. Tuy nhiên, số
lượng doanh nghiệp đã áp dụng 5S lại chiếm tỷ trọng rất nhỏ (nhỏ hơn 10%, nguồn


11

TAC); các doanh nghiệp này lại chỉ áp dụng thành công ở mức 3S. S4 và S5, mặc dù đã
được áp dụng song chưa thể duy trì đều đặn và ổn định. Như vậy, vấn đề tồn tại ở đây là
5S vẫn chưa phát triển toàn diện ở cả số lượng và chất lượng. Dựa trên kết quả khảo sát,
nhóm sử dụng phương pháp 5WHYS để tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề, từ đó đề xuất
một số khuyến nghị.
Theo continuous improvement consulting JSC (2011) và CICC (2013) có một số những
khó khăn sau khi thực hiện 5S
- Khơng xác định rõ ràng đối tượng, mục tiêu là gì? Kế hoạch chưa cụ thể, rõ ràng.
- Cần một kế hoạch cụ thể, những việc gì cần thực hiện trong giai đoạn nào, mục
tiêu đạt được trong giai đoạn đó là gì.
- Sự thiếu thống nhất về thơng tin của cấp trên và cấp dưới. Công tác thông tin
tuyên truyền phải mạnh, mọi người không chỉ cần biết mà phải hiểu những việc mà mình
cần làm thì hiệu quả cải tiến sẽ cao hơn. Cần có sự cam kết về lợi ích đạt được của ban
lãnh đạo và nhân viên thực hiện 5S đến cùng, sự cam kết của lãnh đạo về lợi ích chính là
động lực để giúp nhân viên thực hiên 5S.
- Cần có những nhân viên trẻ, năng động, tự giác cao, có tinh thần trách nhiêm, tiếp
thu cái mới nhanh chóng, có rất nhiều các chương trình đào tạo- huấn luyện và hướng dẫn
triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự
nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp song trong thực tế còn rất nhiều các kho khăn để áp
dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là

phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải
được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các
phòng ban chức năng văn phòng/ nhà xưởng/ kho bãi và lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay
cả khách hàng và nhà cung ứng...
- Các tiêu chí đánh giá khơng rõ ràng. Để thực hiện 5S thành công, các nguyên tắc
của cơng việc được chuẩn hóa và kèm theo là mức độ kỷ luật và tính tuân thủ cao. Song
hầu hết các tiêu chuẩn thao tác/côn việc tại các doanh nghiệp vẫn chưa được chuẩn hóa
hoặc là chuẩn hóa chưa đầy đủ. Vì vậy 5S và tiêu chuẩn hóa cơng việc/thao tác khơng thể
nào tách rời, tiêu chuẩn hóa là sản phẩm của quá trình thực hiện 5S.


12

- Chỉ một nhóm người thực hiện 5s, cả tập thể thì khơng, việc thực hiện này khơng
được duy trì. Một số công ty cho rằng thực hiện 5S là của một nhóm người, thực tế 5S
cần sự hợp tác thực hiện của tất cả mọi người trong côn ty. Không hiểu rõ, nhầm lẫn
trong việc áp dụng đúng 5S, thì việc thay đổi gặp rất nhiều khó khăn, gây tốn chi phí.
VD: Nhiều cơng ty thực hiện 5S chỉ để thực hiện 3S đầu tiên: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ.
Một vài nơi họ cho rằng sau khi thực hiện việc lau dọn, nhân viên sẽ bắt chước nhau duy
trì nhà máy “thơng thống” của chính họ. Nhiều cơng ty cũng phàn nàn rằng họ đã cố
thực hiện 5S song không phát huy hiệu quả. Sau khi nghiên cứu sự thất bại của một số
nhà máy, người ta phát hiện nhiều nguyên nhân cốt lõi của việc thất bại này là do khơng
thực hiện 2S cuối: săn sóc, sẵn sàng.
Bài học rút ra là khi 3 bước đầu tiên được hoàn thành, tổ chức cần xác định các mong đợi
của mình và niêm yết các trách nhiệm và lịch trình thực hiện rõ ràng, viết ra một chính
sách về thời gian cải tiến trong đó xác định thời gian bao nhiêu là đủ để thực hiện 5S
thường xuyên.
- 5S rất dễ hiểu nhầm, nó như những cạm bẫy làm cho doanh nghiệp khó áp dụng và
duy trì thành cơng chương trình, thơng thường 5S hay bị xem như là một phương pháp
luận cho công việc giữ vệ sinh nhà xưởng, song việc này hồn tồn khơng chính xác vì

việc tổ chức một nơi làm việc có tổ chức hơn hẳn viện việc lau chùi quét dọn và giữ vệ
sinh.
- 5S có nguồn gốc xuất phát từ các cơng ty Nhật. Nếu chúng ta cứ rập khuôn và sử
dụng giống với văn hóa ln chia sẻ, ln sẵn sàng làm việc nhóm với tính ngun tắc và
ln tn thủ các quy định của người Nhật mà áp vào văn hóa doanh nghiệp
- Việt Nam thì khởi đầu sẽ rất gian nan. Vì thế chúng ta nên tạo ra một mơi trường
riêng một phong cách riêng tương ứng với mỗi loại hình doanh nghiệp đặc biệt làm sao
để ln nhận được sự động viên khích lệ từ lãnh đạo cấp cao, bên cạnh đó cũng nên có
các chế tài cụ thể cho việc hời hợt không tuân thủ.
- Quyền lợi của cấp lãnh đạo và người thực hiện 5S. Vấn đề này đặc biệt là ở trong
các công ty nhà nước. Khi việc đổi mới được thực hiện, những người cấp dưới sẽ là
những người thực hiện, họ bị thêm phần cơng việc cho mình mà lương thì khơng tăng,


13

trong khi đó nếu thực hiện thành cơng thì chỉ có cấp lãnh đạo là những người được khen
thưởng. Vì vậy nên họ không thiết tha với những việc đổi mới.
- Nhân viên không hiểu rõ về 5s và không biết cách áp dụng 5S vào thực tế.
- Công ty phải thay đổi cơ cấu để thực hiện 5S, như vậy trong thời gian đầu mất
nhiều chi phí. Ví dụ như kiểu bố trí mặt bằng, hay những phương tiện vận chuyển như
băng tải, xe đẩy, ... cần phải được thay đổi, thay thế. Nếu như ban lãnh đạo không nhận ra
được lợi ích lâu dài của 5S thì việc thay đổi khó được tiếp tục chấp nhận thực hiện.
- Thiếu sự quan tâm của lãnh đạo trong việc thực hiện 5S
C. TOYOTA ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S.
Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định phương
thức làm việc, hiệu quả công việc của cả một doanh nghiệp hay công ty. Để cải tiến môi
trường làm việc nhằm đạt được chất lượng và năng suất tốt hơn, triết lý 5S của Toyota đã
ra đời, đánh dấu sự thành công đầu tiên tại Nhật Bản và dần dần nâng cao tầm ảnh hưởng
cùng tính ứng dụng trên toàn thế giới. Dưới đây là chi tiết quy trình 5S của Toyota.

5Scủa Toyota được tạo nên từ 5 chữ cái đầu tiên của tiếng Nhật “SEIRI”,
“SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” & “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng
lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn Sóc” & “Sẳn sàng”.
I.

Quy trình 5S của Toyota.
Với mỗi chữ S trong tiêu chuẩn ứng với mỗi nguyên tắc chung của thực hành được

hiểu đại khái như sau:
- SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và
loại bỏ chúng.
- SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi
khi sử dụng
- SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho khơng cịn rác hay bụi bẩn tại
nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)
- SEIKETSU (Săn sóc): là ln săn sóc, giữ gìn nơi làm việc ln sạch sẽ, thuận
tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
- SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy
trì mơi trường làm việc thuận tiện.


14

Việc áp dụng mơ hình 5S của Toyota địi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người
trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhìn chung, đây là một phương pháp hiệu quả
trong việc cải tiến môi trường làm việc, nâng cao trình độ, tính kỹ luật cho cá nhân và tập
thể, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc thông qua một số lợi ích cơ
bản mà mơ hình này mang lại như:
Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
Tăng cường phát huy sáng kiến.

Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.
Môi trường làm việc được cải thiện, tăng tính thuận tiện và an tồn.
Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh
doanh…
Ngồi ra, mơ hình 5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety
(An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi.
Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (tương ứng với 3S đầu
tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.
II.

Phương pháp quản lý theo tiêu chí 5S của Toyota:
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các cơng ty

Nhật Bản, dần dần mở rộng sự ảnh hưởng sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu
được áp dụng vào năm 1993 ở 1 công ty Vyniko đến từ Nhật Bản.
Phương pháp quản lý theo tiêu chí 5S của Toyota
Ở Toyota, với mục tiêu ban đầu đề ra nhằm tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Làm
như thế nào để đảm bảo chất lượng của sửa chữa ô tô?”, tiêu chuẩn 5S của Toyota đã ra
đời và được ứng dụng nhằm tạo ra một môi truờng làm việc thuận tiện và nhanh chóng
với 2 tiêu chí cơ bản:
Giữ cho nơi làm việc của bạn sạch và ngăn nắp.


15

Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc, trước tiên hãy cố gắng khơng làm bẩn nó.
Khơng chỉ dừng lại ở khơng gian làm việc, duy trì ngun tắc 5S của Toyota đã
giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai
yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là
nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các

tai nạn lao động.
Về cơ bản, việc ứng dụng mơ hình 5S của Toyota được thực hiện như sau:
1. SEIRI (SHIFTING – Sàng lọc):
SEIRI có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước
đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S.
Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán
đi hoặc tái sử dụng:
Hãy tổ chức và tận dụng tất cả vật dụng, cho dù chúng là dụng cụ, phụ tùng hay
thông tin v.v. dựa vào tính cần thiết của chúng.
Quy định một khu vực ở nơi làm việc, ở đó đặt tất cả những vật không cần thiết.
Hãy thu thập những vật không cần thiết ở nơi làm việc sau đó vứt chúng đi.
Việc cất giữ cẩn thận những thứ cần thiết là rất quan trọng, thì việc vứt bỏ những
thứ khơng cần thiết cũng quan trọng không kém.
2. SEITON (SORTING – Sắp xếp):
Đây là một công đoạn để sắp xếp dụng cụ và phụ tùng theo trật tự, sau khi đã loại
bỏ các vật dụng khơng cần thiết thì cơng việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại
một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
Hãy:
Đặt những vật hay ít dụng ở một nơi riêng biệt.


16

Đặt những vật thường xuyên sử dụng ở gần bạn.
3. SEISO (SHINE – Sạch sẽ):
Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh
tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc.
S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời
nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
Qua đó phản ánh hiện tượng: Một vị trí làm việc bẩn phản ánh lịng kém tự trọng

gây mất hình ảnh cơng ty và doanh nghiệp. Vì vậy, hãy tạo thói quen giữ cho vị trí làm
việc sạch sẽ.
4. SEIKETSU (SET IN ORDER – Săn sóc):
SEIKETSU hướng đến mục tiêu kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Thơng qua việc phát
triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới
hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
Hãy chú trọng đến các yếu tố:
Mọi thứ đều là yếu tố ảnh hưởng đến sự sạch sẽ của vị trí làm việc: màu sắc, hình
dạng và bố trí của tất cả vật dụng, chiếu sáng, thơng thống, ngăn đựng, …
Nếu vị trí làm việc của bạn trở thành một mơi trường thống đãng và sáng sủa, nó
có thể đem lại cảm giác tốt đến khách hàng.
5. SHITSUKE (SUSTAIN – Sẵn sàng):
Công đoạn này liên quan đến việc đào tạo tổng quát để mang lại niềm tự hào cho
nhân viên của Toyota. Shitsuke có nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác
phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Shitsuke cũng có thể hiểu như một quá trình đào tạo để nắm được những nguyên
tắc. Thông qua việc đào tạo này, kỹ thuật viên sẽ xứng đáng là một nhân viên Toyota.


17

Một người xứng đáng là một nhân viên Toyota là một người có được sự đối xử ân cần của
mọi người, khơng làm cho họ cảm thấy khó chịu, và có thể dễ dàng làm những việc tốt.
Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.


18

LỜI KẾT THÚC
Cơng ty ƠTƠ TOYOTA Việt Nam (TMV) là cơng ty có uy tín trong ngành ơ tơ Việt

Nam. Là một trong những liên doanh ơ tơ có mặt đầu tiên tại thị trường Việt Nam, TMV
luôn nỗ lực phát triển bền vững và cùng Việt Nam “Tiến tới tương lai”. TMV đã, đang và
sẽ không ngừng cung cấp những sản phẩm có chất lượng cao và dịch vụ sau bán hàng
hồn hảo nhằm mang đến sự hài lịng cao nhất cho khách hàng, cũng như đóng góp tích
cực cho sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô và đất nước Việt Nam.
Mơ hình 5S ban đầu nhấn mạnh sự vận hành trong phân xưởng, theo đó người quản lí
giúp người cơng nhân khơi dậy ý thức "cơng việc của tơi", "chỗ làm việc của tơi", "máy
móc của tơi". Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc "chiếc máy của
mình", "chỗ làm việc của mình" và cố gắng để hồn thành tốt nhất "cơng việc của mình".
Mơ hình 5S thỏa mãn mọi u cầu của giao tiếp tích cực. Do đó ngày nay, mơ hình 5S
được xem là mơ hình kiến tạo khơng gian làm việc mang tính trực quan, kiểm sốt thị
giác. Dĩ nhiên một mơ hình kiến tạo khơng gian chính là một mơ hình quản trị, và ở điểm
ấy mơ hình 5S lại càng trở nên đắt giá.
Tuy nhiên, chương trình 5S khơng thể thành cơng nếu khơng có sự đồng lịng của tồn bộ
nhân viên Khối Văn phịng cũng như sự quyết tâm của Ban lãnh đạo. Chương trình thực
hiện cần được thường xuyên chỉnh sửa, cập nhật và linh động để phù hợp với tình hình
kinh doanh của các phịng ban.
Lời nói cuối cùng, em muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến Thầy Lê Hồng Lam đã truyền đạt
cho em những kiến thức sâu sắc về môn học cũng như đời sống. Chúc Thầy luôn luôn
mạnh khỏe để cống hiến hết mình với nghề.
Em xin chân thành cám ơn Thầy!


19

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bài giảng của Thầy Lê Hồng Lam.
[2] />
13872.html
[3] />

nh.html?page=9