QUY TRÌNH áp DỤNG mô HÌNH 5s tạo môi TRƯỜNG làm VIỆC HIỆU QUẢ tại CÔNG TY TNHH MTV điện lực đà NẴNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ

BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN
PHỊNG

Tên đề tài:

QUY TRÌNH ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM
VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
(Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - thành phố Đà Nẵng)

Nha Trang, 20/12/2020


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nha Trang đã
đưa mơn học Quản trị và điều hành văn phịng vào trương trình giảng dạy. Đặc biệt, em
xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – Thầy Lê Hồng Lam đã tận tâm hướng
dẫn, dạy dỗ và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập
vừa qua. Trong thời gian tham gia lớp học Quản trị và điều hành văn phòng của thầy, em
đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích về cách sắp xếp, làm việc văn phịng hiệu
quả, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý
báu, là nền tảng hành trang để em có thể vững bước trên con đường sau này.
Quản trị và điều hành văn phòng là mơn học thú vị, vơ cùng bổ ích và có tính thực
tế cao. Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên. Thầy
cơ thường nói kiến thức là vơ hạn mà khả năng tiếp thu kiến thức của mỗi người đều có
hạn chế nhất định, do đó với vốn kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp
thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ. Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu

luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ cịn chưa chính xác, mong thầy
xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Lời cuối cùng, em xin kính chúc thầy nhiều sức khỏe, thành công và hạnh phúc
trên con đường giảng dạy của mình. Chúc thầy và gia đình một năm mới an khang thịnh
vượng!!
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................4
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S...........................1
1.1 Tìm hiểu chung về 5S........................................................................................................................1

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MƠI TRƯỜNG
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG3
2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược về cơng ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng..........................................4
2.2 Quy trình áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH MTV
Điện lực Đà Nẵng....................................................................................................................................4

KẾT LUẬN...............................................................................................................6
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................8


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay với đường lối đổi mới, chủ động hòa nhập nền kinh tế quốc tế của Đãng
và Nhà nước ta đã làm thay đổi ít nhiều hình ảnh Việt Nam trên trường quốc tế. Việc hội
nhập kinh tế quốc tế đã mở ra cho các doanh nghiệp Việt Nam khơng ít thuận lợi, cơ hội
đồng thời cũng mang đến một số khó khăn thách thức phải cạnh tranh gay gắt. Đặt biệt
vấn đề quản lý chất lượng rất được quan tâm và giải quyết.

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi
nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp.
Từ lâu, Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý con người là trung tâm của mọi
sự phát triển. Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện lợi
thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao
hơn.
Hiện nay một số nước đã áp dụng mơ hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt
Nam. Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là một trong những doanh nghiệp đã ứng
dụng mơ hình 5S từ đầu năm 2011 tại cơng ty của mình mang lại một môi trường làm việc
hiệu quả. Nhận thấy được tầm quan trọng này em đã quyết định chọn đề tài “ Áp dụng hệ
thống 5S tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”.
Với mục tiêu là những vấn đề xung quanh 5S tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà
Nẵng.
− Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
+ Đối tượng: là những vấn đề lý luận và thực tiễn của 5S tại công ty TNHH MTV
Điện lực Đà Nẵng( Phòng tổ chức lao động, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh,…)
+ Phạm vi nghiên cứu:
Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng- thực hiện mơ hình 5S và đưa ra một số
biện pháp nhằm cải thiện 5S tại công ty.
Về thời gian: Nghiên cứu công tác áp dụng thực hiện mơ hình từ khi cơng ty bắt
đầu áp dụng vào năm 2011 đến 2014


CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S

1.1 Tìm hiểu chung về 5S
1.1.1

Khái niệm chung về 5S
5S là một cơng cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi

5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và
Shitsuke dịch sang tiếng Việt là sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. 5S là sự
khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thỏa mái,
và an tồn cho mọi người. Tiết kiệm được nhiều khơng gian và thời gian lãng phí.
a.

Sàng lọc
Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây là

bước đầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính trong S1 là
phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc. Như vậy, thực hiện S1 sẽ
giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí trong việc tìm kiếm vật dụng và xây dựng môi
trường làm việc an tồn hơn.
b.

Sắp xếp
Seiton hay Sắp xếp, có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Sau khi đã

loại bỏ các vật dụng khơng cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng cịn lại
một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Mỗi vật dụng cần thiết
sẽ được sắp xếp vào một vị trí nhất định và duy nhất, từ đó tạo nên mơi trường làm việc
an toàn, tiết kiệm thời gian di chuyển và thuận tiện cho người sử dụng chúng.
c.

Sạch sẽ
Sạch sẽ có nghĩa là vệ sinh nơi làm việc và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Giữ gìn

sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy
móc, vật dụng, và khu vực làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm

thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng
của bụi bẩn)

1


d.

Săn sóc
Seiketsu hay Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu

tiên. Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào
nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vơ cùng
cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó.
e.

Sẵn sàng
Sẵn sàng là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 4S còn lại. Sẵn sàng bắt

đầu từ việc thay đổi tư duy và nhận thức về 4S, tư duy về cắt bỏ lãng phí thơng qua áp
dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp. Ngồi ra, Sẵn sàng cịn giúp rèn luyện,
tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho người lao động khi thực hiện S4. Mục tiêu
chính của S5 là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt
nội quy tại nơi làm việc và luôn hướng tới cải thiện việc thực hiện 5S trong doanh nghiệp;
từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tóm lại, 5S là một phương pháp hữu ích giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí,
xây dựng mơi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, phát triển ý thức của nhân viên và văn hóa
cơng ty. Thực hiện tốt 5S có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp như: nâng cao
năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm, cắt giảm chi phí, giao hàng đúng hẹn, đảm bảo an
tồn trong cơng việc và nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên.

1.1.2 Mục tiêu của mơ hình 5S
− Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
− Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
− Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế
− Xây dựng cơ sở đưa vào các kỹ thuật cải tiến
− Mục tiêu chính đó là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc
1.1.3 Ý nghĩa của mơ hình 5S
−
−
−
−

Đảm bảo sức khỏa nhân viên
Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
Tạo tinh thần và bầu khơng khí làm việc cởi mở
Nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống

2


1.1.4 Lợi ích của mơ hình 5S
−
−
−
−
−
−
1.1.5

Tăng cường phát huy sáng kiến cải tạo
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn
Mọi người trở nên kỹ luật hơn
Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn
Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét
Bước 2: Phát động mơ hình 5S
Bước 3: Nhân viên công ty tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Sàng lọc
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng
Bước 6: Kiểm tra đánh giá định kì

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM
VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

3


2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược về công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0511.2220.501
Fax: 0511.2220.521
2.2 Quy trình áp dụng hệ thống 5S tạo mơi trường làm việc hiệu quả tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
Nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường làm việc thật ngăn nắp,
khoa học, và phát huy tính sáng tạo của cán bộ cơng nhân viên chức . Cơng ty đã hướng
đến việc đưa mơ hình 5S vào áp dụng, triễn khai cho mọi người trong công ty. Cụ thể

Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã tiến hành hệ thống 5S như sau:
2.2.1 Chuẩn bị, xem xét
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng quyết tâm thực hiện một cách bài bản,
khoa học bằng việc mời chuyên gia tư vấn lên đánh giá thực trạng 5S.
Tổ chức tập huấn cho cán bộ công nhân khu vực văn phịng Cơng ty và lãnh đạo,
các phân xưởng.
Các chuyên gia và cán bộ của công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã thống
nhất phương pháp triển khai và tiêu chí đánh giá.
Ban đầu, chưa phải ai cũng hiểu rõ khái niệm và nhìn thấy lợi ích của 5S cho nên
công việc quan trọng là tuyên truyền, phổ biến kiến thức về 5S cho mọi người.
Tháng 4/2011, Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thành lập ban điều hành
5S, do ơng Phó Giám Đốc Cơng ty làm trưởng ban.
Ban Giám Đốc, Ban thường vụ Cơng đồn ra chỉ thị thi đua thực hiện tốt chương
trình 5S. Tiếp đó một kế hoạch cụ thể, u cầu tồn thể cán bộ công nhân tham gia. Trước
tháng 4 phải thực hiện 2 bước: sàng lọc, sắp xếp, loại bỏ tài liệu, vật dụng không cần
thiết, sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng. Các hệ thống và thiết bị điện,… phải dán
đề can hướng dẫn.

4


2.2.2 Phát động mơ hình 5S
Cơng ty đã tổ chức một buổi lễ khai mạc áp dụng mơ hình 5S vào cơng ty với sự
có mặt đầy đủ của tồn bộ cán bộ công nhân và khách mời. Giám Đốc đại diện nêu lên ý
nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn đối với sự thành cơng của mơ hình 5S.
2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh
Nhận thấy được sự hiệu quả của 5S toàn bộ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của
công ty đều tham gia. Ban chỉ đạo thực hiện 5S đã phân công lao động cụ thể cũng như
cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, tủ để sắp xếp
và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc và duy trì việc tổng vệ sinh 3 lần trong

năm.
2.2.4

Bắt đầu sàng lọc
Mỗi bộ phận, đơn vị của Cơng ty đưa ra các tiêu chí để xác định những vật dụng,

thiết bị, nguyên vật liệu,… không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực
sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nhà xưởng.
2.2.5 Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng hàng ngày
2.2.5.1 Thực hiện sàng lọc
Những vật dụng, tài liệu sử dụng thường xuyên được để thuận tiện cho việc sử
dụng và dễ dàng. Những vật dụng, tài liệu không thường xuyên được lưu trữ ở những nơi
thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng.
Chỉ có những đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Những vật dụng không cần
thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý.
2.2.5.2 Thưc hiện sắp xếp
Bàn ghế làm việc, nơi sắp đặt các dụng cụ văn phịng được bài trí gọn gàng ngăn
nắp, đúng nơi quy định. Sắp xếp từng ngăn tủ, từng hộp đựng hồ sơ ngăn nắp, quy định rõ
vị trí hồ sơ, vị trí đặt thiết bị để mọi người đều dễ nhận biết , điều đó giúp việc tra cứu,
tìm tài liệu dễ dàng hơn.

5


2.2.5.3 Thực hiện sạch sẽ
Nguyên tắc này được thực hiện qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể cũng như vệ sinh
hàng ngày máy móc, thiết bị, dụng cụ và khu vực làm việc. Luôn kiểm tra bàn làm việc,
đồ dùng, máy móc, thiết bị khơng bị bụi bẩn. Cơng ty đã tạo thói quen tốt cho nhân viên
là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, ngăn nắp và
sạch sẽ. Giữ gìn sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro,

tai nạn, giảm thời gian lãng phí.
Máy móc, thiết bị được vệ sinh định kì ln trong tình trạng sẵn sàng vận hành,
thiết bị hỏng chờ sửa có dấu hiệu nhận biết . Trên bàn làm việc chỉ để các tài liệu, hồ sơ
đang chờ xử lý, sàn nhà sạch sẽ, khơng có rác, các đồ vật không cần thiết trên sàn , các
thiết bị điện đều dán nhãn hướng dẫn.
2.2.5.4 Thực hiện săn sóc
Cơng ty duy trì định kì 3 ngun tắc trên một cách liên tục có hệ thống và khoa
học. Công ty đã đề ra lịch làm vệ sinh cụ thể hàng năm, thiết kế các nhãn dán cho các
thiết bị điện rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định.
2.2.5.5 Thực hiện sẵn sàng
Cán bộ cơng nhân viên công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Được thực hiện
một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở
thành một thói quen. Tạo ra bầu khơng khí lành mạnh và thoải mái cho nhân viên. Việc
đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S của Công ty.
Theo kế hoạch đặt ra, Ban lãnh đạo công ty đồng thời sẽ áp dụng phương pháp
quản lý trực quan ở các khu vực làm việc thuộc phạm vi triển khai 5S. Điều này sẽ giúp
cho cán bộ trong công ty đều cố gắng thực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra, hướng tới mục
tiêu chung đó là: Thuận tiện – Chính xác – Nhanh chóng – An tồn – Sạch đẹp. Đồng
thời, u cầu các đơn vị thực hiện tốt, thường xuyên cải tiến các hoạt động Sàng lọc, Sắp
xếp, Sạch sẽ ở khu vực thuộc trách nhiệm 5S của đơn vị, đảm bảo trong các năm tới tất cả
các đơn vị đều đạt được xếp loại A theo tiêu chí thực hành tốt 5S của công ty.
KẾT LUẬN

6


Thực hành tốt 5S là một công cụ nền tảng giúp các tổ chức, doanh nghiệp cải tiến
năng suất và giảm thiểu lãng phí. Việc triển khai áp dụng 5S nhưng mang lại nhiều lợi ích,
phải kể đến như: tạo môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, gọn gàng, thơng qua đó nâng
cao năng suất, hiệu quả cơng việc và thuận lợi cho việc nhận diện các lãng phí để có biện

pháp giảm thiểu các lãng phí…
Từ những lợi ích trên, sau khi thực hiện 5S thành công từ những năm trước đó
cơng ty điện lực Đà Nẵng đã có kế hoạch tiếp tục triển khai chương trình “Thực hành tốt
5S giai đoạn 2019 – 2020”. Để thực hiện được chương trình 5S tại nơi làm việc thì khơng
chỉ là sự quyết tâm từ lãnh đạo công ty mà còn đòi hỏi sự quyết tâm, cố gắng và ý thức
thực hiện từ những cán bộ công nhân viên trong cơng ty.
Vì vậy, cơng ty có tiến hành tổ chức nhiều hoạt động để chương trình lan tỏa rộng
hơn đến các nhân viên trong công ty như đào tạo cho các bộ công nhân viên trong phạm
vi triển khai 5S, để họ nắm được nguyên tắc cũng như vận dụng thực hành tại nơi làm
việc. Qua đó, nhân viên trong cơng ty có thể áp dụng được tồn diện các Quy định thực
hành tốt 5S.

7


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

/>
luc-da-nang.html
2. />3.

/>
dien-luc-Da-Nang.aspx

8