THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI MAY CÔNG TY THÁNG 8

Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI
MAY CÔNG TY THÁNG 8
I. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu ở đội may Công ty
1. Đặc điểm vật liệu:
Công ty Tháng 8 là doanh nghiệp tham gia nhiều lĩnh vực sản xuất, sản phẩm
khác nhau và mẫu mã khác nhau tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản
phẩm có nhiều loại khác nhau, nhiều mẫu mã khác nhau tùy theo đơn đặt hàng
của khách hàng. Nguyên vật liệu được cung cấp theo mỗi đơn đặt hàng có đặc
điểm khác nhau. Vì vậy, quy trình hạch toán kế toán phải đảm bảo phản ánh
chính xác sự lưu thông, biến động của nguyên vật liệu. Đặc điểm của nguyên
vật liệu tuỳ theo đặc điểm của ngành sản xuất.
Tuy nhiên, Công ty vẫn phải đảm bảo các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo
quản, dự trữ và sử dụng nguyên liệu đúng chế độ tài chính kế toán.
Nguyên vật liệu ngành may
Đơn đặt hàng của Công an Thành phố là hình thức chủ yếu chiếm 70 % giá
trị sản xuất trong ngành may. Do sản xuất gia công theo đơn đặt hàng nên vật
liệu chính sản xuất sản phẩm đa số là được cung cấp từ Công an Thành phố.
Nguyên liệu và phụ liệu đơn đặt hàng cung cấp, kế toán nguyên vật liệu không
đánh giá giá trị nguyên vật liệu, không hạch toán mà chỉ theo dõi về mặt số
lượng, quá trình xuất dùng. Phần nguyên vật liệu này không hạch toán vào giá
thành sản phẩm.
Ngoài việc nhận đơn đặt hàng gia công, công ty cũng nhận đơn đặt hàng may
sản phẩm. Với những đơn đặt hàng này, việc lên kế hoạch mua vật liệu, phụ liệu
do đội trưởng xưởng may và phòng kế hoạch phối hợp thực hiện và được giám
đốc ký duyệt. Nguyên vật liệu loại này được theo dõi cả về số lượng và giá trị,
kiểm soát chất lượng trong quá trình sử dụng.
Với những vật liệu, phụ liệu thu lại sau mỗi đơn đặt hàng do tiết kiệm trong sản
xuất được nhập kho luôn được đánh giá giá trị cẩn thận để tránh làm chệnh lệch
- 1 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C

giá thành đơn đặt hàng hiện tại và những đơn đặt hàng tiếp sử dụng vật liệu, phụ
liệu này.
Trong ngành may, trong sản xuất luôn thu được phế liệu, phế liệu được nhập
kho và dồn tích đến khi thanh lý. Phế liệu được theo dõi với đơn vị tính chủ yếu
là kg và giá trị thường là nhỏ.
Nguyên vật liệu ngành in
Sau khi công ty nhận đơn đặt hàng kèm bản mẫu in của Công an thành phố,
phòng kế hoạch cùng đội trưởng đội in lên kế hoạch vật tư cần dùng chủ yếu là
giấy, mực in, bản kẽm. Nếu vật liệu tồn không đủ thì được duyệt mua thêm.
Hạch toán nguyên vật liệu ngành in luôn chú trọng tới giá trị thực của vật liệu
bởi đặc điểm của nó là thường bị mốc, ngả màu theo thời gian. Việc đánh giá
giá trị thực đảm bảo sổ sách phù hợp thực tế.
Nguyên vật liệu xây dựng
Mỗi công trình xây dựng được phòng kế hoạch và đội xưởng đội xây dựng
lập kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu thường gồm gạch, đá, xi măng, sắt
thép….. Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng thường là không nhập kho, mua
theo nhu cầu sử dụng ngắn hạn, ký hợp đồng với nhà cung cấp giao hàng theo
đợt. Nguyên vật liệu xây dựng luôn được nhân viên thống kê theo dõi và báo
cáo. Dựa trên báo cáo này, kế toán vật tư xác định số lượng giá trị nguyên vật
liệu dùng cho mỗi công trình.
Vật liệu trong công ty được phân loại theo công dụng, tính năng, phẩm cấp để
quản quản lý và sử dụng. Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ,
nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi.
2. Phân loại vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công
dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng. Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến
động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại
vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch
toán khác nhau.
- 2 -

Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành:
Vật liệu do bên gia công chuyển sang
Vật liệu do mua ngoài
Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho
Phế liệu thu hồi.
Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu
của Công ty được phân loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên
thực thể sản phẩm như các loại vải chính, vải lót, mếch…
Vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như tăng chất lượng
sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm như các loại cúc khóa, nhãn mác, đệm vai…
Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như điện thắp sáng,
điện để là, dầu mỡ máy khâu…
Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết phục vụ thay thế sửa chữa máy vá các
thiết bị từng loại như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và các vật liệu
khác.
Bao bì: Là loại vật liệu dung để đóng gói, làm đẹp bảo quản sản phẩm hoàn
thành như bìa cứng, túi nilon…
Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn…
3. Đánh giá vật liệu:
Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất.
Đối với số lượng vật liệu gia công kế toán của Công ty theo dõi về mặt số
lượng, không đánh giá về mặt giá trị.
Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty, các nghiệp vụ xuất nhập không
nhiều, số lượng và giá trị không lớn, do đó Công ty sử dụng giá thực tế để
đánh giá nguyên vật liệu.
3.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu gia công nhập kho:

- 3 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Như ở trên đã trình bày, Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng
Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho:
Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau vào các thời điểm khác
nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu cũng
khác nhau.
Có hai loại để hạch toán vật liệu song trong thực tế Công ty chỉ sử dụng một
loại giá thực tế để hạch toán vật liệu:
Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí
vật liệu mua = ghi trên + nhập khẩu + thu mua
ngoài nhập kho hóa đơn (nếu có) (theo chứng từ)
Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế vật liệu nhập
kho chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT.
Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế
nhập kho.
3.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Giá thực tế vật liệu gia công xuất kho:
Khi xuất kho hàng gia công, kế toán vật liệu chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng,
khi nào hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển những chi phí vận
chuyển vào chi phí gia công và không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi
lần xuất kho vât liệu.
Giá thực tế vật liệu mua ngoài xuất kho:
Doanh nghiệp tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
VD: Tài liệu của Công ty
- 4 -
Ngày N – X Tên vật tư Mã hàng Số lượng Đơn giá
Ngày 01/3/09 nhập Vải thun 1.000 8.000
Ngày 08/3/09 nhập Vải thun 200 8.100
Ngày 15/3/09 xuất kho Vải thun 900 8.000

Ngày 23/3/09 xuất kho Vải thun 100
200
8.000
8.100
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công:
Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an
Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho
Công ty. Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho
của Công ty.
Tại đây, khi tiến hành thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên:
- Một liên giao cho người vận chuyển đến
- Một liên giữ tại kho
- Một liên gửi lên phòng kế toán theo sổ
Biểu số 1:
- 5 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN
Mẫu số 01 – VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48
– DNN /2006
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 8 tháng 3 năm 2009
- Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Chính
- Theo ….. số …… ngày ….. tháng ….. năm 2009
- Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở
Stt Tên vật liệu Mã
số

Đ/v
tính
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Vải Gabadin K1,4 m 3.300
2 Vải Bay K1,4 m 3.600
3 Vải lót K0,8 m 1.200
Cộng 8.100
Thủ tục nhập vật liệu mua ngoài về:
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức cho
cán bộ đi mua. Tất cả nguyên vật liệu sau khi mua về đều phải tiến hành thủ tục
nhập kho đầu tiên. Thủ kho ghi đơn giá vật tư và ghi phiếu nhập kho theo số
thực nhập, phiếu nhập được thủ kho lập thành 3 liên.
Một liên kèm biên bản kiểm kê thừa, thiếu (nếu có) về phòng kế hoạch
Một liên kèm theo chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán
- 6 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Biểu số 2:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số:
01GTKT - 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng 01 - B
Ngày 01 tháng 3 năm 2009 BC: 033629
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú
Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội

Số điện thoại: 043 8691873
Mã số thuế: 0100101108
Họ tên người mua hàng: Công ty tháng 8
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Trả chậm
Mã số thuế: 0100110581
Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Vải thun K1,6 Mét 1.000 8.000 8.000.000
Cộng tiền hàng: 8.000.000
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 800.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.000
Số tiền viết bằng chữ: (Tám triệu tám trăm nghìn đồng chẵn)
Biểu số 3:
Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006
PHIẾU NHẬP KHO
- 7 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Ngày 01 tháng 3 năm 2009
Số: 12
Họ và tên người giao hàng: Trần Thị Hoài
Theo ….. số ….. ngày …. tháng ….. năm 2009 của
Nhập tại kho: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội
Stt Tên vật liệu Mã
số
Đ/v
tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Vải thun K1,6 m 1.000 1.000 8.000 8.000.000
Cộng 8.000.000
Cộng thành tiền (viết băng chữ): (tám triệu đồng chẵn).
Biểu số 4:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng 01 – B
Ngày 08 tháng 3 năm 2009 BC: 033640
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú
Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội
Số điện thoại: 043 8691873
Mã số thuế: 0100101108
Họ tên người mua hàng: Công ty Tháng 8
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Trả chậm
Mã số thuế: 0100110581
Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Vải thun K 1,6 mét 200 8.100 1.620.000
Cộng tiền hàng: 1.620.000
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.782.000
Số tiền viết bằng chữ: (bảy triệu một trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn)

Biểu số 5:

Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số: 01 - VT
Địa chỉ: 119 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08 tháng 3 năm 2009
- 8 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C

Số: 20
Họ và tên người giao hàng: Đinh Văn Hiếu
Theo ..….. số……ngày……tháng…..năm 2009 của
Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở - Hà Nội
Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000
Cộng 1.620.000
Thủ tục nhập kho vật liệu tiết kiệm được:
Bộ phận cung tiêu cùng thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, lập 2 liên phiếu
nhập kho và cùng thủ kho ký vào. Sau đó gửi cho thủ kho một liên phiếu nhập
kho.
Đối với vật liệu tiết kiệm được trong quá trình sản xuất, các nhân viên hạch
toán ở Công ty theo dõi được số lượng của các loại vật liệu đó. Cuối tháng, các
nhân viên này gửi bản báo cáo lên phòng kế toán vật liệu theo dõi
Thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi:
Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua
ngoài, phiếu nhập kho lập thành 3 liên:

Một liên gửi thủ kho giữ
Một liên gửi lên phòng kế toán
Một liên phân xưởng giữ
2. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Thủ tục xuất kho vật liệu gia công:
Theo định mức vật tư sản xuất hàng gia công giữa Công ty và bên bán hàng
ký kết, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng. Thủ tục
tiến hành xuất vật liệu theo số lượng trên, thủ kho lập bốn liên phiếu xuất kho:
Một liên do thủ kho giữ
Một liên gửi lên phòng kế hoạch
- 9 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Một liên phân xưởng giữ
Một liên gửi lên phòng kế toán
- 10 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Biểu số 6:
Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 - VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /
2006
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 3 năm 2009
Số:
10
Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Nguyên liệu 1
Stt Tên vật liệu
Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng

từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Vải Gabadin m 2.200 2.200
2 Vải Bay m 2.400 2.400
3 Vải Lót m 800 800
Cộng 5.400 5.400
- 11 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Biểu số 7:
Đơn vị: Công ty Tháng 8
Mẫu số 02 – VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /
2006
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 3 năm 2009
Số: 10
Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Nguyên liệu 1
Stt Tên vật liệu
Mã số Đ/v
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Vải Gabadin m 1.100 1.100

2 Vải Bay m 1.200 1.200
3 Vải Lót m 400 400
Cộng 2.700 2.700
Cộng tiền (bằng chữ): (hai triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn)
Thủ tục xuất kho vật liệu mua ngoài:
Do nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ
vào sản lượng định mức và định mức hao nguyên liệu để ra lệnh xuất kho
nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành ba liên. Khi lĩnh vật
tư đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào
thẻ kho. Cuối tháng thủ kho ghi lại phiếu của các đơn vị tính ra tổng số vật tư đã
xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào 3 liên. Một liên thủ kho gửi cho phòng kế
hoạch, một liên đơn vị giữ, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- 12 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Biểu số 8:
Đơn vị: Công ty Tháng 8
Mẫu số 02 - VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /
2006
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 3 năm 2009
Số: 05
Họ tên người nhận hàng: A. Bình Địa chỉ: Phân xưởng 2
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Nguyên liệu 2
Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ

Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Vải thun K 1,6 m 900 900 8.000 7.200.000
Cộng 7.200.000
Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Bảy triệu hai trăm nghìn đồng chẵn)
- 13 -
Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C
Biểu số 9:
Đơn vị: Công ty Tháng 8
Mẫu số 02 – VT
Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 23 tháng 3 năm 2009

Số: 23
Họ tên người nhận hàng: A. Tường Địa chỉ: Phân xưởng 2
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Nguyên liệu 2
Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Vải thun K 1,6 m 100 8.000 800.000
Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000
Cộng 2.420.000
Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Hai triệu bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn)
3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Như đã biết, chi phí nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá

thành sản phẩm. Vì vậy, công tác kế toán phải luôn đặt ra những yêu cầu chặt
chẽ nhằm phản ánh đúng tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại vật liệu, về
số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để đáp ứng được yêu cầu này, Công
ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi
thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc thực
hiện nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép của kế toán. Trên cơ sở đó, ở kho
chỉ theo dõi về mặt số lượng và giá trị của vật liệu.
PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG
Phiếu nhập kho
- 14 -