Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố hà tĩnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
.....

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

LÊ ANH TUẤN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ TĨNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hà Nội – Năm 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

LÊ ANH TUẤN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ TĨNH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS BÙI XUÂN HỒI

Hà Nội – Năm 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả của đề tài: “Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống quản lý
thơng tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh” xin cam đoan:
Luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, được tập hợp từ nhiều tài
liệu, tự thu thập các thông tin liên quan và liên hệ thực tế trong công tác quản lý
để đưa ra các giải pháp với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc
hồn thiện cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý
và điều hành tại Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh..
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của luận văn.
Tác giả

Lê Anh Tuấn

i


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ của tơi đã được
hồn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS. Bùi Xn Hồi.
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS. Bùi Xuân Hồi trong
suốt quá trình nghiên cứu và viết đề tài đã nhiệt tình chỉ bảo phương hướng
nghiên cứu và truyền đạt cho tôi những kinh nghiệm, kiến thức q báu để tơi

hồn thành đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế và
Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý
kiến giá trị cho luận văn của tơi.
Bên cạnh đó, tơi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội, cơ quan Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh đã
tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu và cung cấp số liệu thực tế để tơi hồn thành
luận văn thạc sỹ này.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự quan tâm, động viên
của gia đình, bạn bè và đồng nghiệp trong thời gian vừa qua đã giúp tơi có thời
gian và nghị lực đề hoàn thành tốt nhất luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả

Lê Anh Tuấn

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ i
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... ii
MỤC LỤC .......................................................................................................... iii
DANH MỤC HÌNH .......................................................................................... vii
DANH MỤC BẢNG ........................................................................................ viii
MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
ĐIỆN TỬ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH .................................................. 4
1.1. Các khái niệm, đặc điểm về quản lý, quản lý hành chính nhà nước ............. 4
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 4
1.1.2. Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước ................................................. 6

1.1.3. Các hình thức quản lý hành chính nhà nước .......................................... 7
1.1.4. Vai trị của quản lý hành chính nhà nước ............................................ 10
1.2. Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý thông tin điện tử ....................... 10
1.2.1. Khái niệm về hệ thống ......................................................................... 10
1.2.2. Khái niệm về thông tin ......................................................................... 11
1.2.3 Khái niệm về hệ thống thông tin ........................................................... 12
1.2.4. Khái niệm hệ thống quản lý thông tin điện tử ..................................... 12
1.3. Hệ thống quản lý thông tin điện tử trong các đơn vị hành chính ................ 14
1.3.1. Phạm vi ứng dụng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị
hành chính ...................................................................................................... 14
1.3.2. Các yêu cầu và chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các
đơn vị hành chính. .......................................................................................... 15
1.3.2.1. Yêu cầu hệ thống quản lý thông tin điện tử .................................... 15
1.3.2.2. Chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn vị hành
chính ............................................................................................................. 15
1.3.3. Nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn
vị hành chính. ................................................................................................. 17
1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thơng tin điện tử tại các đơn vị hành
chính ................................................................................................................... 18
1.4.1. Các chỉ tiêu đánh giá ............................................................................ 18
1.4.1.1. Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật. ............................................ 18
1.4.1.2. Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực ........................................... . 19
iii


1.4.1.3. Chỉ tiêu đánh giá về mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin
điện tử. ......................................................................................................... 20
1.4.2. Các phương pháp phân tích số liệu ...................................................... 20
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị
hành chính .......................................................................................................... 22

1.5.1. Các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi ............................................... 22
1.5.2. Các yếu tố thuộc môi trường nội bộ..................................................... 23
1.6. Kinh nghiệm ở các địa phương và bài học cho Thành phố Hà Tĩnh về hệ
thống quản lý thông tin điện tử .......................................................................... 25
Kết luận chương 1 ............................................................................................ 27
Chương 2. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG HỆ
THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI UBND THÀNH PHỐ HÀ
TĨNH .................................................................................................................. 28
2.1. Tổng quan về khối văn phòng tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh ... 28
2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................ 28
2.1.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 28
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................... 28
2.1.2 Cơ cấu tổ chức khối văn phòng tại UBND thành phố Hà Tĩnh ............ 30
2.2. Hiện trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử của khối văn phòng UBND
thành phố Hà Tĩnh .............................................................................................. 32
2.2.1. Sự trao đổi thơng tin giữa các phịng, ban, bộ phận ............................ 32
2.2.1.1. Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông
tin điện tử ..................................................................................................... 32
2.2.1.2. Phân loại các hoạt động thông tin .................................................. 32
2.2.1.3. Kết quả đạt được ............................................................................. 35
2.2.2. Các phân hệ thơng tin tại Văn phịng UBND thành phố Hà Tĩnh ....... 36
2.2.2.1 Phân hệ xử lý văn bản ...................................................................... 36
2.2.2.2. Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp .................................................... 37
2.2.2.3. Phân hệ lưu trữ và khai thác thông tin ............................................ 38
2.2.2.4. Phân hệ quản lý lưu trình cơng việc ............................................... 38
2.2.2.5. Phân hệ quản trị nội bộ ................................................................... 38
2.3. Phân tích, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thơng tin Ủy Ban Nhân dân
thành phố Hà Tĩnh .............................................................................................. 39

iv

2.3.1. Phân tích Hệ thống quản lý thơng tin điện tử trong phục vụ quản lý,
điều hành tại UBND thành phố Hà Tĩnh ........................................................ 39
2.3.1.1. Các ứng dụng phục vụ quản lý, cập nhật, khai thác văn bản hiện
hành trên nền Lotus Notes 8.5 ..................................................................... 39
2.3.1.2. Các ứng dụng phục vụ công tác quản lý, điều hành và cơ sở dữ liệu
....................................................................................................................... 41
2.3.1.3. Quy trình trao đổi thơng tin trên hệ thống mạng ............................ 44
2.3.2. Quy mô và độ sâu của hệ thống quản lý thông tin điện tử .................. 45
2.3.2.1. Quy mô triển khai ........................................................................... 45
2.3.2.2. Độ sâu của hệ thống quản lý thông tin điện tử ............................... 46
2.3.3. Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thông tin tại Ủy Ban Nhân dân
thành phố Hà Tĩnh .......................................................................................... 47
2.3.3.1. Đánh giá về hạ tầng hệ thống quản lý thông tin điện tử ................. 47
2.3.3.2. Đánh giá theo hạ tầng nhân lực ...................................................... 49
2.3.3.3. Đánh giá về mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 52
2.3.4. Tổng hợp các kết quả phân tích đánh giá chung về hệ thống quản lý
thông tin UBND thành phố Hà Tĩnh .............................................................. 54
2.3.4.1. Các kết quả đạt được ...................................................................... 54
2.3.4.2. Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân ............................................. 56
Kết luận chương 2 ............................................................................................ 59
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG
THƠNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ
TĨNH .................................................................................................................. 60
3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin
điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017-2020 ............ 60
3.1.1. Mục tiêu chung ..................................................................................... 60
3.1.2. Phương hướng phát triển hệ thống quản lý thông tin tại UBND TP Hà
Tĩnh giai đoạn 2017-2020 .............................................................................. 62

3.1.2.1. Nâng cấp, phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật ................................... 62
3.1.2.2. Hệ thống thông tin .......................................................................... 62
3.1.2.3. Phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử ................. 62
3.1.3. Nhiệm vụ của khối Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh ................. 63
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ứng dụng CNTT trong quản lý
và điều hành ........................................................................................................ 63
v


3.2.1. Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức về CNTT và vai trò, tác dụng của ứng
dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý điều hành đơn vị hành
chính tại UBND thành phố Hà Tĩnh. ............................................................. 63
3.2.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp .................................................................. 63
3.2.1.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp................... 64
3.2.1.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .......................................................... 67
3.2.2. Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ chuyên trách
và người sử dụng HTQLTT cơ quan UBND thành phố Hà Tĩnh. ................. 68
3.2.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp .................................................................. 68
3.2.2.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp ................... 69
3.2.2.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .......................................................... 71
3.2.3. Giải pháp 3: Đầu tư xây dựng và thực hiện các chương trình phần mềm
về quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi và hiệu quả. ...................................... 72
3.2.3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp .................................................................. 72
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp ................................................................... 72
3.2.3.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .......................................................... 76
Kết luận chương 3 ............................................................................................ 76
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 81

vi

DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1. Mơ hình cơ bản của hệ thống quản lý thơng tin điện tử ................ 18
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh . 31
Hình 2.2. Mơ hình hóa quy trình trao đổi và xử lý thơng tin trên hệ thống quản
lý thông tin điện tử của UBND thành phố ..................................................... 33

vii


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật ................................................. 19
Bảng 1.2. Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực ............................................... 19
Bảng 1.3. Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử ... 20
Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật ................................................................................. 48
Bảng 2.2. Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng kỹ thuật CNTT của các tỉnh, thành năm
2016 .................................................................................................................... 49
Bảng 2.3. Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng nhân lực CNTT của các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương năm 2016....................................................................... 50
Bảng 2.4. Hạ tầng nhân lực sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử........... 51
Bảng 2.5. Kết quả sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử.......................... 53
Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành
phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017 - 2020 ................................................................... 61

viii


MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài

Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, cuộc cách
mạng về công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra trên quy mơ tồn cầu, đã và
đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội của nhân loại. Trong mọi lĩnh
vực, nhất là quản lý nhà nước, quản lý xã hội, các hoạt động liên quan đến công
nghệ thông tin đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế việc đẩy mạnh phát triển
và ứng dụng CNTT nhằm khai thác triệt để mọi năng lực của lĩnh vực khoa học
mũi nhọn này, nhằm thay đổi phương thức quản lý, đem lại hiệu quả cao trong
công việc và đổi mới nền sản xuất đã trở thành cần thiết và tất yếu đối với các
quốc gia đang phát triển khi bước vào giai đoạn cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Cơng nghệ thơng tin (CNTT) là một trong bốn trụ cột của kinh tế tri thức,
giữ vai trò nền tảng, thúc đẩy sự phát triển nhanh, bền vững của đất nước. Ở
nước ta, trong q trình thực hiện cơng cuộc đổi mới, để phát triển nhanh và
hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh
nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng
cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phịng và tạo khả
năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ
trương đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT. Nhận thức rõ điều đó, trong
những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đầu tư và phát triển
CNTT, như việc ban hành Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về
CNTT”; Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy
mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội
nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về
Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong
hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016-2020. Kế thừa và phát triển tư
tưởng của Đảng về khoa học, công nghệ trong các Đại hội trước, Văn kiện trình
Đại hội XII của Đảng xác định: “Phát triển mạnh mẽ khoa học và công nghệ,
làm cho khoa học và công nghệ thực sự là quốc sách hàng đầu, là động lực quan
trọng nhất để phát triển lực lượng sản xuất hiện đại, kinh tế tri thức, nâng cao
năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế; bảo vệ mơi

trường, bảo đảm quốc phịng, an ninh.” và “Xây dựng chiến lược phát triển
1


công nghệ của đất nước, chiến lược thu hút công nghệ từ bên ngồi và chuyển
giao cơng nghệ từ các doanh nghiệp FDI đang hoạt động trên đất nước ta”. So
với các văn kiện tại các Đại hội trước, tại Văn kiện trình Đại hội XII lần này,
khoa học, cơng nghệ đã được Đảng ta nhận thức đầy đủ hơn và đã có sự phát
triển mới.
Tại thành phố Hà Tĩnh, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian
qua đã được tăng cường, nhiều lĩnh vực đã đạt những thành quả nhất định, song
so với yêu cầu vẫn còn nhiều hạn chế, chưa khai thác, phát huy được tối đa tính
năng, lợi ích, hiệu quả sử dụng thiết bị CNTT; chưa thực sự đánh giá đúng tầm
quan trọng của ứng dụng CNTT, đặc biệt là ứng dụng hệ thống quản lý thông tin
điện tử trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, chưa thực sự coi hệ thống quản lý
thông tin điện tử là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách
phát triển. Do vậy, việc đẩy mạnh phát triển và ứng dụng hệ thống quản lý thông
tin điện tử phục vụ cho nhu cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đang là vấn đề
cần quan tâm, địi hỏi phải có những cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này, cả
dưới góc độ lý luận và góc độ thực tiễn. Chính vì vậy, đề tài: “Một số giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân
thành phố Hà Tĩnh” đã được tác giả chọn làm Luận văn Thạc sỹ.
II. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quản lý điều hành
đơn vị hành chính, hệ thống quản lý thông tin điện tử và ứng dụng hệ thống
quản lý thông tin điện tử.
- Đánh giá thực trạng công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện
tử trong quản lý điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý thông
tin điện tử trong quản lý điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh.

III. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về thực trạng công tác ứng
dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban
Nhân dân thành phố Hà Tĩnh.
- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn phạm vi nghiên cứu ở công tác ứng dụng
hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban Nhân dân
thành phố Hà Tĩnh từ năm 2017 đến năm 2020.

2


IV. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tham khảo các tài liệu lý luận khoa
học, tạp chí, sách, báo, các báo cáo của Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh .
- Phương pháp so sánh, chuyên gia.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: thống kê các số liệu, phân tích và
đánh giá.
V. Những đóng góp của luận văn
- Luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng
dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử rộng rãi và hiệu quả trong mọi hoạt động
của cơ quan, làm cơ sở để phục vụ cải cách hành chính, triển khai thực hiện ứng
dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng
ISO (ISO điện tử), nâng cao năng suất lao động, góp phần hiện đại hóa nền hành
chính, nâng cao năng lực cạnh tranh của thành phố, đảm bảo an ninh mạng, an
tồn thơng tin.
- Phân tích, đánh giá về cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin
điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành dựa trên cơ sở mục tiêu, những kết
quả đạt được của việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử
trong hoạt động quản lý và điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh.
- Trên cơ sở các kết luận về thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý thông

tin điện tử trong quản lý và điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh,
đặc biệt là các tồn tại, hạn chế ảnh hưởng đến công tác ứng dụng hệ thống quản
lý thông tin điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành, luận văn đề xuất một
số giải pháp và những kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện việc ứng dụng hệ
thống quản lý thông tin điện tử cho hoạt động quản lý điều hành tại Ủy Ban
Nhân dân thành phố Hà Tĩnh, nâng cao chất lượng hoạt động trên lĩnh vực
CNTT, hướng tới mục tiêu xây dựng đô thị thông minh.
VI. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý thơng tin điện tử trong
đơn vị hành chính.
Chương 2: Phân tích hiện trạng cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông
tin điện tử tại UBND thành phố Hà Tĩnh.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ứng dụng hệ thống
quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố
Hà Tĩnh.
3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƠNG TIN ĐIỆN TỬ
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
1.1. Các khái niệm, đặc điểm về quản lý, quản lý hành chính nhà nước
1.1.1. Khái niệm
a. Khái niệm về quản lý
Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều
cách khác nhau.
Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có
nghĩa là điều khiển bằng tay).

Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là
"nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". [12, tr.62].
Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực
sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức". [12, tr.62].
Theo PGS.TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một
cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định
để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính
ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. [12, tr.62].
Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức)
quản lý và đối tượng bị quản lý. Nội dung của quản lý chính là hoạt động của
chủ thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một
đối tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành
vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo
những mục tiêu đã định”.
Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau:
- Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể có thể là
cá nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các
công cụ, với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định.
- Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp
nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý.
- Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của
chủ thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội.
4


- Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định
do chủ thể quản lý định trước. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác
động quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp.
Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc

vào nhiều yếu tố khác nhau. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân cơng, hợp
tác lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung.
Quản lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn
hơn trong công việc. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ
đơn giản đến phức tạp. Trình độ xã hội hóa càng cao thì u cầu quản lý càng
cao và vai trị của nó càng tăng lên. Quản lý cịn có tính thời gian, tính khơng
gian, tính hướng đích…
b. Khái niệm về quản lý hành chính nhà nước
Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự xuất hiện của Nhà nước. Quản lý
nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, trình độ phát triển kinh tế - xã
hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử. Ngày nay quản lý nhà nước bao
gồm hoạt động lập pháp của cơ quan lập pháp, hoạt động hành pháp của Chính
phủ và hoạt động tư pháp của cơ quan tư pháp.
Có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang
tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh các hành
vi của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan
trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con
người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
Quản lý hành chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước vì:
- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp, tức
là hoạt động chấp hành và điều hành;
- Chủ thể quản lý hành chính nhà nước là các cơ quan, cán bộ, cơng chức
hành chính nhà nước trong hệ thống hành chính từ Trung ương đến cơ sở.
Như vậy, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành
pháp nhằm tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với
các q trình xã hội và hành vi của cơng dân do các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở thực hiện để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội, duy trì trật tự an ninh, thỏa
mãn nhu cầu hàng ngày của nhân dân.
Khái niệm trên có ba điểm cần lưu ý:

5


- Một là, quản lý hành chính nhà nước có tính quyền lực nhà nước;
- Hai là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực hiện hàng ngày, tổ
chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của công dân bằng
việc ra các quyết định quản lý hành chính và thực hiện các hành vi hành chính.
- Ba là, quản lý hành chính nhà nước được thực hiện bởi các pháp nhân
công quyền. Trong hệ thống này đứng đầu là Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,
các Bộ, các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương, các cấp quản lý hành
chính nhà nước địa phương. [26, chuyên đề 3 Một số vấn đề chung về quản lý
hành chính nhà nước].
1.1.2. Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước
Đối với nhà nước xã hội chủ nghĩa, quản lý hành chính nhà nước gồmcó
những đặc điểm cơ quản sau:
Một là, quản lý hành chính nhà nước ln mang tính quyền lực, tính tổchức
chặt chẽ. Đặc điểm pháp lý của quan hệ quản lý là sự khơng bình đẳnggiữa các
bên trong quan hệ quản lý, vì vậy, trong quản lý hành chính nhà nước, mọi mệnh
lệnh, quyết định quản lý ln ln mang tính đơn phương, một chiều, bắt buộc
thực hiện và khi cần thiết các chủ thể quản lý có thể áp dụng các biện pháp
cưỡng chế thi hành. Các mệnh lệnh, quyết định quản lýphải được chấp hành một
cách nghiêm túc, triệt để, xác định rõ trách nhiệm pháp lý và xử lý nghiêm minh
mọi trường hợp vi phạm, hoặc làm trái các qui
định đã được đưa ra.
Hai là, quản lý hành chính nhà nước là các hoạt động có mục tiêu rõ ràng,
có chiến lược và kế hoạch cụ thể để thực hiện các mục tiêu đưa ra. Đặcđiểm này
đòi hỏi các cơ quan hành chính nhà nước phải xác định mục tiêu,xây dựng chiến
lược và kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các mụctiêu đã xác định
trên cơ sở chiến lược, kế hoạch của cấp trên và đường lốichính sách của Đảng.
Như vậy, các cơ quan hành chính nhà nước phải xácđịnh cho mình những mục

tiêu và kế hoạch dài hạn, trung hạn và hang năm.Bên cạnh việc xác định các
mục tiêu, định hướng chủ yếu cần dự báo tìnhhình, những biến động, những
thay đổi có thể xảy ra để dự kiến các biện phápđiều chỉnh, cân đối, nhằm thực
hiện được các mục tiêu và định hướng chủyếu, có tính chiến lược.
Ba là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động dựa trên những quiđịnh
chặt chẽ của pháp luật, đồng thời là hoạt động có tính chủ động, sáng tạo và linh
hoạt trong thực tiễn điều hành, quản lý. Trên cơ sở những qui định của pháp luật
6


và mục tiêu, định hướng, kế hoạch đã xác định, các cơ quan quản lýhành chính
các cấp phải phát huy tối đa tính chủ động, sang tạo của mìnhtrong quản lý, điều
hành, nhằm động viên được mọi tiềm năng, nguồn lực tạo nên sức mạnh tổng
hợp, thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụcủa mình theo đúng
quy định của pháp luật.
Bốn là, quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm nguyên tắc côngkhai,
dân chủ. Nhà nước là nhà nước của dân, do dân và vì dân. Vì thế, trong hoạt
động của mình, các cơ quan, cán bộ, cơng chức thực hiện chức năng quản lý
hành chính nhà nước phải cơng khai mọi hoạt động của mình, thểhiện tinh thần
tôn trọng nhân dân, để mọi việc dân biết, dân bàn, dân làm, dânkiểm tra; phải
biết lắng nghe ý kiến của dân, có biện pháp thu hút, tổ chức cho nhân dân tham
gia quản lý nhà nước và xã hội.
Mặc dù quản lý hành chính nhà nước ln có tính đơn phương , mệnh lệnh
nhưng một văn bản phải đề cao các biện pháp giáo dục, thuyết phục, vận động
quần chúng, chống quan liêu, cửa quyền ức hiếp dân chúng. Mặc khác, phải
từng bước hiện đại hoá nền hành chính, khắc phục tình trạng tuỳtiện, xuề xồ,
luộm thuộm, xây dựng phong cách làm việc chính qui, bảo đảm hiệu lực của các
quyết định, mệnh lệnh quản lý.
1.1.3. Các hình thức quản lý hành chính nhà nước
Đặc trưng của hình thức quản lý hành chính nhà nước là những hình thức

pháp lý liên kết chặt chẽ với nhau trên cơ sở sự thống nhất của chức năng chấp
hành và điều hành. Ta có thể chia hình thức quản lý hành chính nhà nước thành
hai loại cơ bản sau:
- Những hình thức quản lý mang tính pháp lý.
- Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý.
[26, chuyên đề 3 Một số vấn đề chung về quản lý hành chính nhà nước]
a) Những hình thức quản lý mang tính pháp lý
Những hình thức quản lý mang tính pháp lý được pháp luật quy định cụ thể
về nội dung, trình tự, thủ tục. Hình thức quản lý mang tính pháp lý bao gồm:
* Văn bản có tính chất chủ đạo
Là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm đề ra
những chủ trương, nhiệm vụ và biện pháp lớn đề cập đến những vấn đề chung
có tính chính trị - pháp lý của quốc gia và địa phương.

7


Các văn bản này là cơ sở trực tiếp để ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và thường thể hiện dưới hình thức nghị quyết, quyết định. Nó đảm bảo sự thống
nhất trong lãnh đạo của các cơ quan hành chính nhà nước.
* Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Thông qua các văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan hành chính nhà
nước quy định những quy tắc xử sự chung trong lĩnh vực quản lý hành chính
nhà nước; những nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia
quan hệ quản lý hành chính nhà nước; xác định rõ thẩm quyền và thủ tục tiến
hành hoạt động của các đối tượng quản lý. Ban hành văn bản quy phạm pháp

luật là hình thức pháp lý quan trọng nhất trong hoạt động của các chủ thể quản
lý hành chính nhà nước nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Văn bản cá biệt
Là loại văn bản do các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền ban hành
theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ
thể, đối với những đối tượng cụ thể.
Ban hành văn bản cá biệt là hình thức hoạt động chủ yếu của các cơ quan
hành chính nhà nước, đặc biệt là cấp cơ sở. Nội dung của nó là áp dụng một hay
nhiều quy phạm pháp luật vào một trường hợp cụ thể, trong những điều kiện cụ
thể. Việc ban hành văn bản cá biệt làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt những
quan hệ pháp luật hành chính cụ thể.
* Văn bản hành chính thơng thường
Là những văn bản mang tính thơng tin, phản ánh tình hình, giao dịch, trao
đổi, ghi chép công việc, đề xuất… của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung, bao
gồm: thơng báo, báo cáo, tờ trình, cơng văn hành chính, biên bản, cơng điện,
giấy mời, giấy đi đường…
* Các hình thức quản lý mang tính pháp lý khác:
- Hoạt động cấp các loại giấy phép.
- Hoạt động cấp các loại giấy chứng nhận.
- Trưng dụng, trưng mua.
- Công chứng, chứng thực.
8


- Phịng ngừa, ngăn chặn hành chính.
- Xử phạt vi phạm hành chính.
- Các biện pháp xử lý hành chính khác: giáo dục tại xã, phường, thị trấn;
đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh.
- Tài trợ: là việc Nhà nước hỗ trợ cho một tổ chức, nhóm đối tượng hoặc cá
nhân để họ thực hiện một nhiệm vụ hoặc thỏa mãn nhu cầu nhất định thơng qua

các hình thức như: trợ giá, trợ cấp, miễn, giảm thuế.
- Cung cấp dịch vụ công: là hoạt động phục vụ các lợi ích chung thiết yếu,
các quyền và nghĩa vụ của công dân, tổ chức do các cơ quan nhà nước trực tiếp
thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức phi nhà nước thực hiện.
b) Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý
Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý được pháp luật quy định về
nguyên tắc, khuôn khổ chung để tiến hành chứ khơng quy định cụ thể về nội
dung, trình tự, thủ tục. Pháp luật cho chủ thể có quyền được lựa chọn biện pháp
thực hiện để bảo đảm tính chủ động, sáng tạo của các cơ quan quản lý. Hình
thức quản lý ít mang tính pháp lý bao gồm:
* Hình thức hội nghị
Hình thức hội nghị có mục đích chủ yếu là để thống nhất ý kiến của tập thể
lãnh đạo và điều phối cơng việc. Hình thức hội nghị cịn sử dụng để thơng báo,
truyền đạt chủ trương, chính sách và pháp luật, triển khai các kế hoạch, giáo dục
và đào tạo và giải quyết những công việc chuyên mơn.
Hội nghị có nhiều hình thức như: hội nghị truyền thống, hội nghị chuyên
môn, hội nghị chuyên đề, phổ biến, hội thảo...
Trong hình thức hội nghị, điều quan trọng là chương trình nghị sự, nội dung
và cách chủ trì hội nghị phải được thực hiện theo phương pháp khoa học, người
đứng ra tổ chức hội nghị phải có kỹ năng tổ chức, điều hành.
* Hình thức hoạt động điều hành bằng các phương tiện thơng tin kỹ thuật
hiện đại.
Đó là việc các cơ quan hành chính nhà nước và các cán bộ, cơng chức hành
chính nhà nước sử dụng các phương tiện kỹ thuật vào hoạt động quản lý như:
máy điện thoại, máy Fax, mạng máy tính, chính phủ điện tử, chính phủ kỹ thuật
số v.v…
Ưu điểm của hình thức này là nhanh chóng, kịp thời, song có nhược điểm là
khơng đảm bảo được bí mật khi cần thiết và tốn kém.
9

1.1.4. Vai trị của quản lý hành chính nhà nước
Quản lý hành chính nhà nước có quan hệ mật thiết với nền hành chính nhà
nước, nên vai trị của quản lý hành chính nhà nước được thể hiện thơng qua vai
trị của nền hành chính nhà nước.
Thứ nhất, nền hành chính nhà nước là bộ phận lớn nhất trong hệ thốngcác
cơ quan của bộ máy nhà nước, được tổ chức thành hệ thống chặt chẽ theo
nghành và cấp từ Trung ương đến cơ sở. Vậy quản lý hành chính tốt sẽ giúphệ
thống có thể hoạt động thơng suốt và hiệu quả.
Thứ hai, nền hành chính nhà nước có vai trị là hệ thống chuyển tảiđường
lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước vào cuộc sống, trực tiếp tổ
chức thực hiện đường lối, chính sách, pháp luật đúng đắn nhưng nếu khơng có
nền hành chính nhà nước tổ chức khoa học, đủ năng lực, quyền lực, hoạt động
có hiệu lực, hiệu quả thì đường lối, chính sách pháp luật không thể đi vào cuộc
sống hoặc không được thực hiện tốt trong thực tiễn. Mặt khác, trong quá trình tổ
chức thực hiện đường lối, chính sách, phápluật, các cơ quan hành chính nhà
nước cịn góp phần cụ thể hố và sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện đường
lối, chính sách và pháp luật.
Thứ ba, hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước có vai trị trực tiếpxử lý
công việc hang ngày của nhà nước, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với nhân
dân, giải quyết các yêu cầu chính đáng, hợp pháp của nhân dân, là cầu nối trực
tiếp giữa Đảng, Nhà nước với nhân dân. Do tiếp xúc trực tiếp với cán bộ, nhân
dân hang ngày nên hệ thống cơ quan hành chính nhà nước là “bộ mặt” của Nhà
nước. Nhân dân sẽ đánh giá nhà nước qua hoạt động của các cơquan hành chính
nhà nước và qua cử chỉ, hành vi, thái độ và cung cách làm việc của các cơ quan
này, cũng như của các cán bộ, cơng chức tiếp dân.
Thứ tư, nền hành chính nhà nước bảo đảm cho hoạt động quản lý nhànước
đối với các lĩnh vực đời sống xã hội được thực hiện theo chương trình, kế hoạch
đã được dự kiến, xử lý các tình huống, bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, từng
bước nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân.

1.2. Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý thông tin điện tử
1.2.1. Khái niệm về hệ thống
Có nhiều cách diễn đạt về hệ thống, như “Hệ thống là một tập các thành
phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó”.[12,
tr. 22]
10


Hoặc: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” [4, tr.26].
Mỗi hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất, như người, máy móc,
thơng tin dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình ứng xử…Trong
mỗi hệ thống, các phần tử có mối quan hệ tương tác (ràng buộc) với nhau và
cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Trong q trình hoạt động có thể
có trao đổi vào, ra với mơi trường bên ngoài.
Phần tử ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, là các thành phần hợp thành hệ
thống. Các phần tử có khi rất đa dạng và khơng đơn giản, có thể là những thực
thể rất phức tạp; bản thân nó cũng đã có thể là một hệ thống.
Hệ thống có thể có nhiều tầng, nấc. Mỗi hệ thống có thể được hợp thành từ
nhiều hệ thống nhỏ và trong mỗi hệ thống nhỏ đó lại có các hệ thống nhỏ hơn.
Ví dụ trong hệ Thiên hà có hệ Mặt trời, trong hệ Mặt trời có hệ thống các hành
tinh. Một trong những hành tinh đó là Trái đất lại có hệ thống sơng ngịi, hệ
động vật, hệ thực vật…
1.2.2. Khái niệm về thông tin
Trong hoạt động của con người, thông tin được hình thành từ những dữ liệu
(ban đầu là những thơng tin rời rạc, khơng có chủ ý, khơng có mục đích, cịn gọi
là “thơng tin thơ”).
- Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và
thông tin. Dữ liệu là “thông tin thô”. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp,
diễn giải theo một hình thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý [5,

tr.124].
- Các nhà thống kê hiểu “thơng tin là những gì làm cho sự hiểu biết một sự
kiện đơn giản hơn, giảm đi những gì bất định (khơng xác định). [5, tr.125].
- Các nhà làm công tác nghiên cứu thông tin và truyền thơng tin cho rằng
“Thơng tin là những gì có thể truyền được từ người này sang người khác thông
qua nhiều kênh lan truyền khác nhau”). [5, tr.125].
- Trong quản lý, thông tin được các nhà quản lý hiểu theo một nghĩa thực
dụng hơn. Nói đến thơng tin là nói đến những gì mà họ cần cho việc ra quyết
định quản lý.
Thơng tin có thể được phân loại theo chức năng; theo nội dung, hoặc nhóm
nội dung; theo nguồn gốc cung cấp; theo mức độ sử dụng; theo mục đích phục
vụ quản lý; theo góc độ tổ chức; theo mạng thơng tin…
11


1.2.3 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những người, bộ phận, tổ chức, làm nhiệm vụ
khai thác, tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tạo thành hệ thống thông tin.
Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển hiện đại, CNTT ngày càng tác động
sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của CNTT đã được khẳng
định, chúng ta có thể hiểu "Hệ thống thơng tin là hệ thống sử dụng nguồn lực
con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý
chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra". [15, tr.152].
Hệ thống thông tin có 3 thành phần cơ bản, gồm:
- Nguồn lực con người: Bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ
thống thông tin. Đây là lực lượng chủ yếu trong sử dụng và nâng cao chất lượng,
hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin.
- Công nghệ thông tin: Bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng
để xử lý thông tin. CNTT là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị, hiệu quả của hệ
thống thông tin.

- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là các thông tin sơ cấp, thông tin ban đầu của một
tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thơng tin có giá
trị gia tăng (Value added information). Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thơ”
của một hệ thống thơng tin. Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác
nhau như: Văn bản, hình ảnh, âm thanh...
1.2.4. Khái niệm hệ thống quản lý thông tin điện tử
Hệ thống quản lý thông tin là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được mơ tả rõ ràng nhờ đó mà con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và
phân tích dữ liệu nhằm tạo các thông tin cần thiết cho các nhà soạn thảo quyết
định.
Hệ thống thông tin điện tử là một hệ thống thông tin được sử dụng để tạo ra
một hoặc nhiều trang có thơng tin được trình bày dưới các chữ viết, chữ số, hình
ảnh, âm thanh hay đặc biệt hơn là các ký hiệu để phục vụ cho việc cung cấp
thông tin trên internet.
Hệ thống thông tin điện tử có 5 loại chính là: báo mạng điện tử, trang thông
tin điện tử tổng hợp, trang thông tin điện tử nội bộ, trang thông tin điện tử cá
nhân và trang thông tin điện tử chuyên ngành. Mỗi loại đều có những đặc thù và
ứng dụng riêng của mình.

12


a. Báo mạng điện tử
Báo mạng điện tử là một phương tiện truyền thông đại chúng, luôn cập nhật
những tin tức chính trị xã hội nóng hổi trên cả nước để cung cấp thông tin cho
người dân. Báo mạng điện tử cũng giống như một trang thông tin điện tử nhưng
lại được thiết lập và hoạt động theo những quy tắc của báo chí.
b. Trang thơng tin điện tử tổng hợp
Trang thơng tin điện tử tổng hợp là gì? Là một trang tin tức thể hiện trên
nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Trang thông tin điện tử tổng hợp không

giống báo mạng điện tử ở chỗ là không được tự ý sản xuất các thông tin và đưa
lên web mà phải lấy các thông tin từ những trang báo hoặc trang web khác có
trích nguồn cung cấp và đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Trang thông tin điện tử tổng hợp có 2 loại chính là loại thuộc cơ quan báo
chí và loại khơng thuộc cơ quan báo chí. Về giao diện thì trang thơng tin điện tử
tổng hợp có nhiều điểm giống với báo mạng điện tử từ cách trình bày và cách
thiết kế các bản tin.
c. Trang thông tin điện tử nội bộ
Là trang thông tin của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để
quảng báo thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm hay các dịch vụ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đó.
d. Trang thông tin điện tử cá nhân
Trang thông tin điện tử cá nhân là trang thông tin của riêng một cá nhân,
được cá nhân đó thiết lập nhằm sử dụng các dịch vụ mạng internet để cung cấp,
giới thiệu các thông tin của cá nhân đó đến với mọi người trên internet. Trang
thơng tin điện tử cá nhân khơng mang tính chất đại diện cho một tổ chức nào và
cũng không cung cấp các thông tin tổng hợp.
Trang thông tin điện tử cá nhân và trang thông tin điện tử nội bộ phải tuân
thủ theo các quy định của nhà nước về việc đăng ký và sử dụng các tài nguyên
có trên internet.
e. Trang thông tin điện tử chuyên ngành
Trang thông tin điện tử chuyên ngành là trang thông tin của các cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp được xây dựng để cung cấp các dịch vụ, sản phẩm chuyên
ngành của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đó. Chỉ cung cấp các thông tin
chuyên ngành mà không cung cấp các thông tin tổng hợp.

13


Trang thông tin điện tử chuyên ngành được thiết lập và hoạt động theo

những quy định của nhà nước về chuyên ngành.
1.3. Hệ thống quản lý thông tin điện tử trong các đơn vị hành chính
1.3.1. Phạm vi ứng dụng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các
đơn vị hành chính
- Ứng dụng trong cơng việc thu thập, xử lý thơng tin: Các hình thức thu
thập tư liệu qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay trước kia, nay có thể
được dùng bằng máy tính và qua mạng (chia sẻ, khai thác qua mạng nội bộ,
internet...). Sử dụng thư điện tử cho phép nhanh gấp nhiều lần so với cách làm
thông thường. Thư điện tử cịn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thơng tin
thu thập sẽ trở nên cụ thể, rõ rang, nhanh chóng, tiện lợi, chất lượng tốt hơn, tiết
kiệm thời gian và hiệu quả hơn.
- Ứng dụng trong công tác lưu trữ: Trước đây, các hồ sơ được lưu trữ trong
các cặp và tủ tài liệu, rất dễ hư hỏng, mục nát, thất thốt, lại mất nhiều thời gian
tìm kiếm. Khi ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào công tác lưu trữ,
các thông tin được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa.
Như vậy các thơng tin ln được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí
mật của thơng tin và dễ dàng trong việc tìm kiếm, sử dụng.
- Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch, tham mưu: Với chức năng, nhiệm
vụ của mình, nhà lãnh đạo phải xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động
của đơn vị và phải dựa trên những thông tin thu thập được, qua q trình xử lý,
phân tích, tổng hợp, để đưa ra những phương án thực hiện thích hợp. Việc ứng
dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong công tác lập kế hoạch, tham mưu
sẽ dễ dàng cho phép xem xét và lựa chọn một phương án tối ưu để thực hiện.
Như vậy không những tiết kiệm thời gian mà cịn có thể tham khảo được nhiều
phương án, giúp cho việc ra quyết định chỉ đạo đúng đắn hơn. Điều này hết sức
quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị.
- Ứng dụng trong công tác quản lý điều hành trực tiếp. Với việc ứng dụng
hệ thống quản lý thông tin điện tử vào công tác quản lý điều hành đơn vị hành
chính sẽ giúp cho việc quản lý điều hành khoa học bài bản hơn, giảm thiểu bớt
những động tác thủ công như trước đây, tiết kiệm thời gian công sức, đỡ phải tổ

chức những cuộc hội họp hay gặp mặt không cần thiết mà vẫn tiến hành quản lý
điều hành trực tiếp được.

14


- Ứng dụng trong công tác kiểm tra, giám sát: Việc kiểm tra, giám sát sẽ
giúp cho lãnh đạo nắm được thực trạng tình hình, kịp thời có những quyết định
khắc phục những sai sót và rút ra được những bài học kinh nghiệm. Kết quả của
cơng việc có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kiểm tra, giám sát có
chặt chẽ hay khơng. Ứng dụng hệ thống quản lý hệ thống thông tin trong công
tác kiểm tra, giám sát cho phép công việc được tiến hành dễ dàng, thường
xuyên, tiện lợi và hiệu quả hơn.
1.3.2. Các yêu cầu và chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử
tại các đơn vị hành chính.
1.3.2.1 Yêu cầu hệ thống quản lý thông tin điện tử
Hệ thống phải cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính, hệ
thống biểu mẫu kèm theo thơng qua giao diện người dùng.
Bên cạnh phương thức giao dịch truyền thống là tổ chức, cá nhân tiếp xúc
trực tiếp cơ quan hành chính để được hướng dẫn và phục vụ giải quyết thủ tục
hành chính, Hệ thống phải cung cấp mở rộng các kênh giao tiếp đơn giản, thuận
tiện cho tổ chức, cá nhân như sử dụng mạng internet, mạng điện thoại, sử dụng
hệ thống tin nhắn (SMS), ...
Hệ thống phải cung cấp công cụ chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp, chun
mơn cho cơ quan hành chính nhà nước, cho phép cán bộ, cơng chức trong cơ
quan hành chính nhà nước phối hợp giải quyết thủ tục hành chính xuyên suốt,
nhất quán nhưng vẫn đảm bảo công khai, minh bạch trên môi trường mạng.
Hệ thống phải cung cấp công cụ, phục vụ cơ quan hành chính nhà nước
trong cơng tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài hồ sơ thủ
tục hành chính của tổ chức, cá nhân.

Hệ thống phải cung cấp một nền tảng ứng dụng để từng bước cho phép các
cơ quan hành chính nhà nước phối hợp giải quyết thủ tục hành chính trên môi
trường mạng một cách xuyên suốt, nhất quán theo tinh thần “một cửa liên
thông”.
1.3.2.2. Chức năng của hệ thống quản lý thơng tin điện tử trong đơn vị
hành chính
Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị hành chính, để đảm bảo
phù hợp với nhiệm vụ, hệ thống quản lý thông tin điện tử phải đảm nhận các
chức năng cụ thể như sau:

15