Một số giải pháp đổi mới công tác quản lý và sử dụng vật tư của xí nghiệp cơ điện xí nghiệp liên doanh dầu khí vietsopetro

.....

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
KHOA KINH TẾ QUẢN LÝ



ĐỀ TÀI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ CỦA XÍ NGHIỆP CƠ
ĐIỆN – XÍ NGHIỆP LIÊN DOANH DẦU KHÍ
VIETSOVPETRO

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Danh Nguyên
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Xuân Vũ

2009


Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

MỤC LỤC
Trang
I

Danh mục các bảng biểu

i

II

Danh mục các hình

i

III

Danh mục các các từ viết tắt

ii

MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VẬT TƯ
1.1
1.2

Khái niệm và bản chất của quản lý và sử dụng vật tư
Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư ở
Doanh nghiệp

1
4
4
6

1.3

Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư

9

1.3.1

Xác định nhu cầu vật tư

9

1.3.2

Lựa chọn nhà cung cấp

11

1.3.3

Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng

13

1.3.4

Tổ chức thực hiện hợp đồng

13

1.3.5

Nhập kho, bảo quản và cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

15

1.4

Quản lý và sử dụng vật tư trong nội bộ tổ chức

18

1.4.1

Mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, quản trị cung ứng
và quản lý vật tư ở công ty

18

1.4.2

Hệ thống thông tin

19

1.4.3

Lập kế hoạch và kiểm soát dự trữ vật tư

20

1.4.4

Tổ chức thu hồi- tái chế- tận dụng phế liệu, phế phẩm, các sản
phẩm thừa

KẾT LUẬN CHƯƠNG I
CHƯƠNG II: HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ SỬ

22
22

DỤNG VẬT TƯ TẠI XNSCCĐ -LDDK”VIETSOVPETRO”

23

Giới thiệu tổng quan về XN CĐ-LDDK”Vietsovpetro”

23

2.1

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT


Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

2.1.1

Quá trình hình thành và phát triển

23

2.1.2

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

25

2.1.2.1 Chức năng

25

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

26

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

28

2.1.3

Cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu

32

2.1.4

Thị trường và khách hàng

34

2.1.5

Kết quả SX KD trong 2 năm 2007 - 2008

34

2.2

Công tác quản lý và sử dụng vật tư tại XN CĐ -

LDDK”Vietsovpetro”

37

2.2.1

Cơ cấu tổ chức phòng vật tư

37

2.2.2

Quy trình cung ứng vật tư

38

2.2.2.1 Xác định nhu cầu vật tư

48

2.2.2.2 Lập kế hoạch tài chính và giải trình mua vật tư, thiết bị

40

2.2.2.3 Lập kế hoạch đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp

40

2.2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng cung ứng

42

2.2.3

Quy trình nhập vật tư vào kho

43

2.2.4

Quy trình quản lý vật tư trong kho

48

2.2.5

Quy trình xuất vật tư ra khỏi kho

54

2.2.6

Quản lý vật tư cũ thu hồi

57

2.2.7

Quy trình thanh lý vật tư

59

2.2.8

Quy trình bảo hành

62

2.2.9

Hệ thống thông tin trong quản lý và sử dụng vật tư

63

2.2.10

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhập vật tư năm 2007

68

KẾT LUẬN CHƯƠNG II
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI XNSCCĐ
3.1

Bối cảnh chung của nền kinh tế Việt Nam

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT

73
74
74


Luận văn tốt nghiệp

3.2
3.2.1

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

Chiến lược phát triển của XNSCCĐ sau 2010
Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược phát triển của XNSCCĐ sau
2010

74

74

3.2.2

Khách hàng của xí nghiệp

75

3.2.3

Chiến lược kinh doanh trong giai đoạn 2011-2020

75

3.3
3.3.1
3.3.1.1

3.3.1.2

3.2.2
3.2.3

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sử
dụng vật tư
Giải pháp 1: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho
Áp dụng phần mềm Maximo để hoàn thiện công tác lập kế
hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại XNSCCĐ
Áp dụng hệ thống ERP để hoàn thiện công tác lập kế hoạch
và quản lý cấp phát vật tư tại XNSCCĐ

Giải pháp 2: Thay thế nguồn cung ứng vật liệu phụ ngoại
nhập bằng hàng sản xuất trong nước.
Giải pháp 3: Quản lý chi phí hiệu quả

77
77
79

84

90
91

KẾT LUẬN CHƯƠNG III

95

KẾT LUẬN CHUNG

96

PHỤC LỤC

98

TÀI LIỆU THAM KHẢO

111

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT

Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

Trang
I

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1

Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả SXKD trong 2 năm
2007- 2008

35

Bảng 2.2

Danh sách các khách hàng cung ứng vật tư

43

Bảng 2.3

Thời gian lưu hồ sơ

64

Bảng 2.4

Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2008

69

Bảng 2.5

Tình hình sử dụng vật tư năm 2008

69

Bảng 2.6

Tình hình nhập vật liệu điện năm 2008

71

Bảng 3.1

Chi phí áp dụng phần mềm Maximo để quản lý vật tư

80

Bản 3.2

Chi phí áp dụng phần mềm ERP để quản lý vật tư

85

II

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1

Tổ chức phịng vật tư theo ngun tắc chức năng

6

Hình 1.2

Tổ chức phịng vật tư theo ngun tắc mặt hàng

8

Hình 1.3

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

12

Hình 1.4

Mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng/thu
mua/quản trị cung ứng và quản trị vật tư ở công ty

19

Hình 2.1

Cơ cấu tổ chức

28

Hình 2.2

Quy trình cung ứng vật tư

39

Hình 2.3

Quy trình nhập vật tư vào kho

44

Hình 2.4

Quy trình quản lý vật tư trong kho

48

Hình 2.5

Phân bố giá kho quản lý vật tư kho số 1

50

Hình 2.6

Phiếu xuất kho

51

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT


Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

Hình 2.7

Kho chứa các hóa chất dầu mỡ

53

Hình 2.8

Kho chứa các chất dung mơi dễ cháy nổ

53

Hình 2.9

Kho vật tư chính nhìn từ mặt trước

54

Hình 2.10

Kho vật tư chình nhìn từ mặt hơng

54

Hình 2.11

Quy trình xuất vật tư ra khỏi kho

55

Hình 2.12

Quy trình quản lý vật tư cũ thu hồi

57

Hình 2.13

Quy trình thanh lý vật tư

60

Hình 2.14

Quy trình bảo hành

62

Hình 2.15

Trao đổi thơng tin trong quản lý và sử dụng vật tư

67

Hình 3.1

Mơ hình phần mềm quản lý vật tư áp dụng cho
XNSCCĐ

81

Hình 3.2

Hệ thống vận hành và tương tác trên cơ sở Work Flow

83

Hình 3.3

Hện thống vận hành và tương tác trên cơ sở Work
Request

Hình 3.4

83

Sơ đồ các cách kiểm sốt vật tư tồn kho trong hệ thống
ERP

87

Hình 3.5

Ví dụ quy trình mua sắm trong hệ thống ERP

88

Hình 3.6

Máy doa ngang W100A được sản xuất vào năm 1987

94

Hình 3.7

Máy doa đứng BKQ240 được sản xuất vào năm 1986

94

III

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

XN

Xí nghiệp

XNLD,VSP Xí nghiệp Liên doanh “Vietsovpetro”

XN CĐ

Xí nghiệp Cơ điện

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT


Luận văn tốt nghiệp

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

SXKD

Sản xuất kinh doanh

KH

Kế hoạch

KT

Kế toán

VT

Vật tư

CD

Cơ điện

AC

Quản trị hành chánh

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

CN

Chức năng

HĐNTKT

Hội đồng nghiệm thu kỹ thuật

XNDV

Xí nghiệp dịch vụ

MB

Mẫu biểu

SCTB

Sửa chữa thiết bị

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên


Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô giáo khoa Quản Trị Kinh
Doanh trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Trong suốt hai năm qua thầy cơ đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong học tập, nghiên cứu và tích lũy kiến
thức.
Xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Danh Ngun đã tận tình hướng
dẫn tơi hồn thành bản luận văn tốt nghiệp này.
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình học tập và tìm kiếm tài liệu nhưng
do kiến thức cịn nhiều hạn chế vì vậy bản luận văn này chắc chắn khơng
tránh khỏi các thiếu sót, khiếm khuyết. Tơi rất mong được sự đồng tình ủng
hộ và đóng góp ý kiến của q thầy, cơ cùng các bạn để giúp tơi hồn thành
tốt luận văn của mình.
Vũng tàu, ngày tháng năm 2009
Học viên

Nguyễn Xuân Vũ

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT

Luận văn tốt nghiệp

GVHD: T.S. Nguyễn Danh Nguyên

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu độc lập của tôi
không sao chép bất cứ một cơng trình hay luận văn nào của bất cứ tác giả nào.
Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực. Các tài liệu trích dẫn có
nguồn gốc rõ ràng.
Học viên

Nguyễn Xuân Vũ

Học viên : Nguyển Xuân Vũ – 07 – VT


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề:
Doanh nghiệp có vai trị rất to lớn trong nền kinh tế của bất kỳ quốc gia
nào. Doanh nghiệp là một tế bào, là đơn vị cơ sở sản xuất ra hàng hóa và dịch
vụ, thu hút chủ yếu nguồn lực của xã hội để sáng tạo và trao đổi hàng hóa,
dịch vụ trên thị trường. Doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích chủ yếu
là thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh để tìm kiếm lợi nhuận. Nền
kinh tế nước ta đang trong thời kỳ đổi mới, chuyển từ nền kinh tế tập trung
bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự định hướng của nhà nước. Quy luật
của nền kinh tế thị trường là cạnh tranh và nó là động lực cho sự phát triển

của nền kinh tế. Đặc biệt trong xu thế hội nhập tồn cầu hóa như hiện nay
việc cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt vì vậy để có thể tồn tại và phát
triển vững chắc các doanh nghiệp phải phân tích, xây dựng cho mình các
chiến lược cạnh tranh phù hợp.
Làm thế nào để đứng vững trên thị trường? Làm thế nào để có thể đáp
ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao,
giá thành hạ? Đây là những câu hỏi luôn đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. Chính
vì vậy mà doanh nghiệp sản xuất cần phải có phương án sản xuất ngay từ
khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất. Tức là từ khi tìm
nguồn nguyên vật liệu để thu mua đến khi tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm để
đảm bảo thu hồi nhanh đồng vốn lưu động và tăng nhanh tốc độ chu chuyển
vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, mở rộng sản xuất, cải thiện đời
sống cho người lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, có điều kiện tích
luỹ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, điều đó có ý nghĩa quyết định cho
các doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường nói
chung và tổng cơng ty nói riêng.
Để thực hiện được điều này, các nhà doanh nghiệp phải tiến hành đồng
bộ các biện pháp quản trị mọi yếu tố liên quan đến sản xuất kinh doanh. Làm
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

1


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

tốt công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp cũng là một phương

án góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đem lại lợi nhuận, tiết kiệm
lao động cho doanh nghiệp. Hiện tại Xí Nghiệp Cơ Điện mỗi năm thực hiện
kế hoạch mua hơn 6,000,000 mặt hàng vật liệu điện, 4,000,000 phụ tùng máy
móc và 1,000,000 các loại vật liệu khác với chi phí hàng năm lên đến 300 tỷ
đồng. Để quản lý và sử dụng một khối lượng vật tư lớn như thế doanh nghiệp
cần phải được hoàn thiện từ khâu tổ chức cung ứng, dự trữ đến việc tính tốn
chính xác chi phí vật tư làm sao cho hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả thì mới
đáp ứng được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm.
Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác quản lý và sử dụng vật tư đến lợi
ích hoạt động sản xuất kinh doanh. Tơi muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài
mặt cũng như một số khía cạnh của cơng tác quản lý và sử dụng vật tư tại XN
CĐ với đề tài “Một số giải pháp đổi mới công tác quản lý và sử dụng vật
tư của Xí nghiệp Sửa Chữa Cơ Điện – LDDK “Vietsovpetro””.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu công tác quản lý và sử dụng vật tư tại XN CĐ, nhằm mục
tiêu tìm ra những điểm yếu, điểm mạnh, vấn đề cần khắc phục, điểm cần phát
huy thông qua số liệu thực tế. Trên cơ sở đó xây dựng một số giải pháp nhằm
hồn thiện cơng tác quản lý và sử dụng vật tư được tốt hơn.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài giới hạn trong phạm vi là nghiên cứu công tác quản lý và sử dụng
vật tư tại Xí nghiệp sửa chữa cơ điện - LDDK “Vietsovpetro”.
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài.
Đề tài sử dụng các phương pháp thống kê và phương pháp so sánh để
phân tích, đánh giá. Kết hợp với nghiên cứu tình hình thực tế ở các phịng
ban, các bộ phận trong Xí nghiệp, cũng như sử dụng các tài liệu và sách tham
khảo. Các số liệu sử dụng trong đề tài đều lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh
năm 2007-2008 của xí nghiệp.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

2


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

+ Phương pháp thống kê
Là thống kê các số liệu thực tế của quá trình được rút ra từ hệ thống
thông tin kinh tế của doanh nghiệp để làm cơ sở so sánh, phân tích các chỉ
tiêu một cách chính xác.
+ Phương pháp so sánh
Là phương pháp xem xét một chỉ tiêu nghiên cứu bằng cách dựa trên
việc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Đây là phương pháp đơn
giản và được sử dụng nhiều nhất trong phân tích hoạt động sản xuất kinh
doanh. Kết quả so sánh sẽ cho ta biết xu hướng phát triển của hiện tượng kinh
tế cần nghiên cứu, mức độ tiên tiến, lạc hậu giữa các đơn vị sản xuất, giữa các
thời kỳ, tỷ trọng các thành phần trong tổng thể.
Các chỉ tiêu so sánh đựơc phải phù hợp về không gian thời gian; cùng
nội dung kinh tế; đơn vị đo lường, phương pháp tính tốn; quy mơ và điều
kiện kinh doanh.
Các trường hợp so sánh gồm :
+ So sánh số tuyệt đối : Là so sánh trị số thực hiện trong kỳ nghiên cứu
(năm, tháng, quý) với thời kỳ trước đó (năm trước, tháng trước, quý trước)
để thấy được sự biến động của chỉ tiêu theo thời gian.
So sánh số tuyệt đối: Là hiệu số của hai chỉ tiêu: Chỉ tiêu kỳ phân tích và
chỉ tiêu kỳ cơ sở .
+ So sánh số tương đối: Là so sánh mức độ thực tế đã đạt được trong kỳ
với mức độ thực tế đã đạt được trong kỳ đề ra để thấy được mức độ hoàn

thành kế hoạch, sự biến động về quy mô, khối lượng của chỉ tiêu kinh tế nào
đó.
So sánh số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm giữa chỉ tiêu kỳ phân tích với
chỉ tiêu kỳ gốc.
5. Nội dung của đề tài
Kết cấu đề tài bao gồm :
Mở đầu
Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý và sử dụng vật tư
Chương II: Hiện trạng hoạt động quản lý và sử dụng vật tư của XNCĐ
Chương III: Một số giải pháp hồn thiện hoạt động cơng tác quản lý và
sử dụng vật tư tại XNCĐ
Kết luận và kiến nghị
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

3


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

Chương I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ
Để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành
được đều đặn, liên tục thì phải thường xun đảm bảo cho nó các loại vật tư,
nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách phẩm chất.
Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì khơng thể có quy trình sản xuất

sản phẩm được, là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền
sản xuất xã hội.
1.1. Khái niệm và bản chất của quản lý và sử dụng vật tư
* Khái niệm về quản lý và sử dụng vật tư
Quản lý và sử dụng vật tư có vai trị quyết định đến tồn bộ quá trình sản
xuất. Mặc dù quản lý và sử dụng vật tư không tác động trực tiếp đến người
tiêu dùng cuối cùng nhưng chất lượng của quản lý và sử dụng vật tư sẽ có ảnh
hưởng quyết định đến chất lượng phục vụ khách hàng và qua đó tác động
mạnh mẽ đến người tiêu dùng cuối cùng. Thực tế cho thấy, nếu quản lý
khơng có hiệu lực và hiệu quả luồng vật tư đầu vào thì q trình sản xuất
khơng thể cho ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và
thời hạn giao hàng.
* Định nghĩa quản lý và sử dụng vật tư
Quản lý và sử dụng vật tư là chức năng quan trọng không thể thiếu của
mọi tổ chức. Quản lý và sử dụng vật tư bao gồm các công việc: quản trị cung
ứng vật tư và theo dõi, quản lý vật tư trong suốt quá trình vật tư tồn tại trong
tổ chức như một tài sản thuộc sở hữu của tổ chức.
* Phân loại vật tư
Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế và tính
năng lý hố học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta
phân vật tư ra thành nhiều loại:
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

4


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế
- Công cụ, dụng cụ
- Hàng hố
Ngồi ra, căn cứ vào đặc điểm của vật tư, hàng hố có thể phân chúng
thành các loại khác nhau:
+ Theo công dụng:
Là những loại vật tư được phân loại theo cơng dụng và tính
chất của nó trong q trình sử dụng:
- Nhóm 1 gồm: ngun, nhiên vật liệu, bán thành phẩm
- Nhóm 2 gồm: thiết bị máy móc cơng cụ, dụng cụ…
+ Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm
- Nhóm 1: nhóm vật tư chuyển một lần vào giá trị sản phẩm
- Nhóm 2: nhóm vật tư chuyển từng phần váo sản phẩm.
+ Theo tầm quan trọng của vật tư
Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (Được xác định theo giá trị của vật
tư và cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó).
- Loại 1: Vật tư quan trọng (các loại vật tư có độ khan hiếm cao, hoặc ít
có trên thị trường).
- Loại 2:Vật tư ít quan trọng hơn (vật tư sẵn có trên thị trường, kế hoạch
khơng cần phải dự trữ nhiều).
Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư quan trọng có độ khan
hiếm cao, với mức dự trữ cao hơn bình thường để đảm bảo độ an tồn ở
Doanh nghiệp, tránh rủi ro.
+ Theo tính chất sử dụng
- Nhóm vật tư thơng dụng: Nhóm vật tư này được sử dụng nhiều ở các
Doanh nghiệp mang tính phổ biến.
- Nhóm vật tư chuyên dùng: là vật tư dùng cho một số ít các ngành
khơng phổ biến trong nền kinh tế. Loại này, Doanh nghiệp phải xác định

Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

5


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả đáng ổn định hoạt động kinh
doanh của mình.
+ Theo sự phân cấp quản lý:
- Nhóm vật tư được quản lý tập trung: Thị trường loại vật tư này do nhà
nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu.
- Nhóm vật tư quản lý khơng tập trung: loại vật tư được mua bán tự do và
có sẵn trên thị trường.
1.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư ở Doanh
nghiệp
Có 2 nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư ở Doanh
nghiệp
* Nguyên tắc chức năng:
Theo nguyên tắc này thì chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phịng vật tư
được chun mơn hố cho từng bộ phận, cho từng phịng ban theo hình theo
sơ đồ sau:

Hình 1.1: Tổ chức phòng ̣ vật tư theo nguyên tắc chức năng
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

6


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này như sau:
- Tổ kế hoạch cung ứng vật tư:
+ Làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư cho Doanh nghiệp.
+ Lên phương án mua sắm vật tư
+ Lập đơn hàng vật tư
+ Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức
+ Chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư thiết bị
+ Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật tư
+ Lập kế hoạch vật tư mới.
+ Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để có thể trả lời được những
câu hỏi: Giá cả, chất lượng, số lượng, nguồn cung ứng.
- Tổ tiêu thụ sản phẩm:
+ Nghiên cứu thị trường tiêu thụ
+ Theo dõi, thống kê, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
- Tổ kho:
+ Tiếp nhận, bảo quản và cấp phát vật tư đầy đủ, chính xác.
- Tổ vận chuyển:
Đối với các cơng ty lớn chun chở, có đội xe riêng của công ty. Tuỳ
theo quy mô, yêu cầu mà cần đến những số lượng và đội xe khác nhau. Công
tác này, nó góp phần chủ động trong việc vận chuyển vật tư trang thiết bị,

thuận tiện linh hoạt mọi lúc, mọi nơi.
-Tổ tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật tư, áp tải vật tư hàng hoá, theo
dõi giao nhận vật tư đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng
mua hàng.
* Nguyên tắc mặt hàng
Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản lý và sử dụng vật tư được
thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật
tư chủ yếu của Doanh nghiệp.
Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy như sau:
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

7


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội
Phó giám đốc kinh doanh

Ban hố
chất vật liệu

Tổ kế
hoạch
thống
kê

Tiếp

liệu
hố
chất
vật
liệu

Ban máy móc
thiết bị

Kho
tàng
hố
chất
vật
liệu

Nghiên
cứu
kế
hoạch

Ban vật tư
kỹ thuật

Tiếp
nhận
vận
chuyển
vật tư

Quản
lý
kho
tàng
bến
bãi

Hình 1.2: Tổ chức phịng vật tư theo ngun tắc mặt hàng
Mơ hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được áp dụng đối các
doanh nghiệp có quy mơ sản xuất kinh doanh lớn. Một bộ phận quản trị kinh
doanh không thể quán xuyến được tất cả những mặt hàng cho nên tổ chức
theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng đối với từng mặt hàng.
Đặc điểm mơ hình tổ chức này là có thêm một cấp trung gian phụ trách
một nhóm các mặt hàng vật tư. Tuỳ theo chủng loại vật tư ở doanh nghiệp,
người ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản
lý nào đó. Từng ban trong bộ máy quản lý và sử dụng vật tư đều được cấu
thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc
thống nhất từng mặt hàng.

Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

8


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

1.3. Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư
Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư bao gồm những công việc sau:
- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị…
- Lựa chọn nhà cung cấp.
- Soạn thảo đơn đặt hàng – ký kết hợp đồng.
- Tổ chức thực hiện đơn hàng/hợp đồng.
- Nhập kho vật tư - bảo quản - cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu.
1.3.1 Xác định nhu cầu vật tư
Xác định nhu cầu vật tư là bước đi đầu tiên của việc lập kế hoạch cung
ứng, nên nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc đảm bảo vật tư cho sản xuất
có được kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại
hay không, một phần lớn do việc tính tốn nhu cầu vật tư quyết định.
Trong mỗi tổ chức, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên
vật liệu, máy móc, thiết bị (nhu cầu vật tư) bao gồm các bước sau:
- Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận.
- Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức.
- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm.
* Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận thuộc tổ chức/ công ty:
Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận
quản lý hàng tồn kho. Phòng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên các
cơ sở sau:
- Phiếu yêu cầu vật tư.
- Bảng dự tốn nhu cầu vật tư.
* Có 3 phương pháp xác định nhu cầu vật tư:
- Phương pháp tính theo mức sản phẩm
Nsx = ∑Qi * mi
Trong đó: Nsx: nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm i
Qi: số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch
mi: mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang:

9


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Phương pháp xác định theo mức sử dụng bình qn của sản phẩm
Nsx = ∑Qi * m
Trong đó: Nsx: Lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm i
Qi: Số lượng sản phẩm i sản xuất trong kỳ kế hoạch
m: Mức sử dụng vật tư bình quân của 1 sản phẩm
- Phương pháp tính theo hệ số biến động
Nsx = Nbc *Tsx * Hsd
Trong đó: Nbc: Số vật tư đã sử dụng năm trước
Tsx: Nhịp độ sản xuất kỳ kế hoạch
Hsd: Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm trước
* Tổng hợp nhu cầu vật tư của tồn thể tổ chức/ cơng ty:
Khi nhận được các phiếu yêu cầu vật tư, bảng dự toán nhu cầu vật tư của
các bộ phận cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hồn chỉnh và tính chính xác
của chúng. Trên cơ sở đó lập nhu cầu từng loại vật tư. Điều này đặc biệt quan
trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
* Xác định nhu cầu vật tư cần mua:
Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận
trong tổ chức - Tồn kho - Lượng vật tư mà tổ chức/ doanh nghiệp có thể tự
sản xuất.
Vì vậy, để xác định lượng vật tư cần mua thì sau khi tổng hợp được nhu

cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức theo từng nhóm, phân nhóm,
chủng loại cụ thể, tiếp theo bộ phận cung ứng phải tiến hành kiểm tra hàng
tồn kho (kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ, máy tính và đối chiếu với tồn kho thực
tế). Nếu loại vật tư nào trong kho còn đủ đáp ứng nhu cầu thì sẽ khơng cần
mua thêm.
Tiếp đó, một vấn đề quan trong cần phải giải quyết là: Tự làm hay đi
mua? Để̉ giải quyết việc này bộ phận cung ứng hay nhóm chức năng chéo cần
cân nhắc kỹ các yếu tố:
- Năng lực nhàn rỗi của tổ chức/ doanh nghiệp.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 10


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Khả năng làm việc:
+ Nhân lực.
+ Trang thiết bị.
+ Các khả năng trong tương lai.
- Yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế:
+ Chi phí cần tăng thêm là bao nhiêu nếu như tự sản xuất và kết quả?
+ Phân bố chi phí quản lý như thế nào? Và kết quả mang lại ra sao?
- Độ tin cậy của các nguồn cung cấp?
- Các mối quan hệ thương mại.
- Điều kiện làm việc ổn định
- Sử dụng các nguồn lực khác.
Sau khi tì̀m được lời đáp cho bài toán “làm hay mua?” Đối với từng loại

vật tư cụ thể bộ phận cung ứng sẽ xác định được đáp số cuối cùng của bài
toán là: Nhu cầu vật tư cần mua bằng tổng nhu cầu vật tư cần cung cấp trừ đi
lượng vật tư đơn vị tự sản xuất.
1.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng
phải tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.
* Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên thì điều tra thêm để
chọn nguồn cung cấp tốt nhất.
* Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên
cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.
Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp:
* Giai đoạn khảo sát:
Là giai đoạn thu thập thông tin về các nhà cung cấp:
- Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)
- Các thơng tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thơng tin.
- Các thơng tin có được qua các cuộc điều tra.
- Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 11


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Xin ý kiến các chuyên gia.

Hình 1.3: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp
* Giai đoạn lựa chọn:

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, cần tiến hành :
- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà
cung cấp đạt yêu cầu.
- Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập
được.
- Chọn nhà cung cấp chính thức.
* Giai đoạn đàm phán - ký kết hợp đồng:
Giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với
nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị
- Giai đoạn tiếp xúc.
- Giai đoạn đàm phán.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 12


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng.
- Giai đoạn rút kinh nghiệm.
* Giai đoạn thử nghiệm:
Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần phải tổ chức tốt khâu thực
hiện hợp đồng.
Trong q trình này ln theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ lâu dài. Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì
chọn nhà cung cấp khác.

Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên
quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong
muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương
trường, bên cạnh đó cịn ln nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp
tục đạt được thành tích cao hơn.
Bởi vậy khi đã lựa chọn được nhà cung cấp tốt thì phải có chính sách để
phát triển và duy trì được các nguồn cung cập đó bền vững, lâu dài.
1.3.3 Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng
Sau khi chọn được nhà cung cấp, cần tiến hành lập đơn đặt hàng/ hợp
đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng một trong hai cách sau:
* Cách 1: Người mua lập đơn hàng → quá trình giao dịch bằng thư, Fax,
Email → Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/ký hợp đồng.
* Cách 2: Người mua lập đơn hàng → quá trình đàm phán gặp mặt trực
tiếp→ ký kết hợp đồng cung ứng.
1.3.4 Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/ hợp đồng được ký kết thì nhân
viên phịng cung ứng sẽ thường xun nhắc nhở nhà cung cấp (bằng điện
thoại, fax, email) để họ giao hàng theo đúng yêu cầu .Và tùy từng trường hợp
cụ thể, sẽ thực hiện các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/ hợp
đồng.
- Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 13


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

* Nhận hàng tại cơ sở của người bán/ nhà cung cấp:
+ Đến cơ sở người bán nhận hàng
+ Kiểm tra kỹ lượng hàng hoá cả về mặt số lượng và chất lượng.
+ Kiểm tra hoá đơn và các chứng từ khác
+ Đối chiếu hàng hoá với chứng từ
+ Nhận hàng – thanh toán
+ Vận chuyển hàng về.
* Người bán/ nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở của người mua/ người
đặt hàng:
Bằng cách kiểm tra các ghi chú của của nhà cung cấp so với đơn đặt
hàng để kiểm tra xem hàng được giao có phải là hàng của hãng mình hay
khơng. Nếu tất cả đều khớp thì tiến hành các bước tiếp theo:
- Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải sao cho:
+ Hàng không bị hư hỏng
+ Nhận được đủ số kiện hàng đã ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra xem hàng hoá được giao có khớp với:
+ Đơn đặt hàng/ hợp đồng khơng?
+ Các chỉ tiêu và hàng mẫu không?
+ Các ghi chú của nhà cung cấp?
Bằng các phương pháp kiểm tra thích hợp, tiến hành kiểm tra:
+ Số lượng hàng hoá được giao có đúng với đơn hàng và hố đơn khơng.
+ Chất lượng có phù hợp với quy định khơng.
- Ký vào các chứng từ cần thiết:
Nếu mọi thứ đều đúng, thì ký vào chứng từ giao hàng.
Nếu chưa có đủ thời gian để kiểm tra tồn diện thì ký vào chứng từ và
ghi thêm “chưa kiểm tra”.
Nếu hàng bị hư hỏng, thì ghi rõ số hàng bị thiếu hụt, hư hỏng và ký.
Đồng thời lập biên bản, yêu cầu người giao hàng ký và xác nhận.

Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 14


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

+ Ghi mã số hàng hoá và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù
hợp.
+ Kiểm tra kỹ các hoá đơn và tiến hành thanh toán.
+ Đánh giá lại tồn bộ q trình cung ứng hàng hố, rút kinh nghiệm.
+ Hoàn tất đơn đặt hàng, lưu trữ hồ sơ.
- Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngoài/ Nhập khẩu.
+ Thực hiện những bước đầu của khâu thanh toán.
+ Xin giấy phép/ làm thủ tục nhập khẩu (theo quy định hiện hành của
nhà nước)
+ Thuê phương tiện vận tải (Nếu nhập khẩu theo các điều kiện EXW,
FCA, FAS, FOB)
+ Mua bảo hiểm cho hàng hoá (Nếu nhập khẩu theo các điều kiện EXW,
FCA, FAS, FOB, CFR, CPT)
+ Kiểm tra chứng từ – Nhận bộ chứng từ.
+ Làm thủ tục hải quan.
+ Nhận hàng.
+ Kiểm tra hàng nhập khẩu.
+ Khiếu nại/giải quyết khiếu nại (nếu có).
+ Hồn tất thủ tục thanh toán.
+ Thanh lý hợp đồng.
1.3.5 Nhập kho, bảo quản và cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu:
Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận kho - quản lý vật tư của phòng cung

ứng cần làm tốt các công việc:
+ Nhập kho
+ Bảo quản (tuỳ theo tính chất của từng loại vật tư)
+ Cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.
* Tổ chức tốt việc tiếp nhận/ nhập kho vật tư:
Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm
vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 15


Luận văn cao học QTKD

T rường Đại học Bách khoa Hà Nội

Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất
lượng, chủng loại vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng của vật tư hạn chế sự
nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra .
* Nhiệm vụ của tiếp nhận/nhập kho vật tư:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng
quy định trong hợp đồng
- Chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp
tránh hư hao mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu
sau đây:
+ Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ.
+ Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác
định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Phải có biên bản xác nhận
nếu có thiếu, thừa, hỏng hoặc sai quy cách.
+ Khi tiếp nhận vật tư cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với người giao

hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho. Sau đó chuyển cho
bộ phận kế toán ký nhận vào sổ chứng từ.
Sắp xếp vật tư: Tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật tư
cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật tư hợp lý tạo điều kiện tốt cho
việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an tồn lao động
trong kho.
Bảo quản vật tư: Sau khi được sắp xếp hợp lý vật tư cần được bảo quản
theo đúng quy trình, quy phạm ban hành. Xây dựng và thực hiện nội quy, chế
độ trách nhiệm và kiểm tra trong bảo quản vật tư.
Cấp phát vật tư cho các bộ phận có nhu cầu là cơng việc rất quan trọng
của phịng vật tư ở doanh nghiệp. Nó giúp cho việc quản lý và sử dụng vật tư
có hiệu quả thể hiện ở một số ý nghĩa sau:
Công tác quản lý và sử dụng vật tư với vai trị chức năng đảm bảo vật tư,
khơng tính đến các yếu tố thương mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó cịn
gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Học viên: Nguyễn Xuân Vũ - 07 – VT

Trang: 16